Оформление загранкомандировки, финансируемой из средств ГРАНТа
(на примере Конференции в Минске)
Необходимые документы:
1. У Вас уже есть приглашение Оргкомитета конференции с темой доклада по тематике ГРАНТа. Сделать перевод приглашения на русский язык и заверить в нашей канцелярии: подписи заверяющего и печати института будет достаточно.
2. Личное заявление 2_ZAJAVLENIE_KOMAND. doc
3. Приказ 2_PRIKAZ_KOMAND. doc
Приказ подписать у руководителя проекта («приказ вносит») и у главного бухгалтера Мазиной Галины Леонидовны. Галине Леонидовне Мазиной документы отвезти заранее, приблизительно за неделю, и оставить ей документы, а не просить по факту прямо сейчас всё сделать, так как она выясняет, пришли ли деньги на грант. После того, как она подпишет, необходимо зайти в кабинет 330 и попросить смету гранта, с которого будут выделены средства. Смету должна подписать девушка, сметами занимающаяся (её имя пока не известно).
4. Командировочное удостоверение 2_Udostoverenie_komand. doc
Внимание! Для загранкомандировки удостоверение нужно только в том случае, если при пересечении границы НЕ проходят паспортный контроль (например, при въезде в Белоруссию). Если Паспортный контроль есть – вместо удостоверения ксерокопия паспорта с отметками о пересечении границы
Приглашение, заявление, приказ и командировочное удостоверение подписать у Директора Института, приказ зарегистрировать в НАШЕЙ канцелярии. Печать на приказ НЕ ставится (внутренний документ), а на удостоверение поставить или нашу или некую «красную» в отделе документации над бухгалтерией на 4-м этаже (ещё требуется уточнить).
По приезду сдать следующие документы в Отдел командировок (комн. 331 и в правую дверь, :
Ø приказ,
Ø заявление,
Ø приглашение с переводом,
Ø удостоверение (если есть),
Ø проездные документы,
Ø счёта об оплате регистрационного взноса (перевести и заверить в нашей канцелярии подписью директора или зав. канцелярией и поставить печать НИИМА),
Ø документы об оплате проживания (перевести и заверить в нашей канцелярии подписью директора или зав. канцелярией и поставить печать НИИМА),
Ø копию страниц загранпаспорта, где проставлена виза и штамп о пересечении границы.
Ø Если хотите, чтобы деньги были зачислены на карточку, ещё нужно заявление
Любая из девушек в отделе командировок проверит документы и поможет заполнить авансовый отчёт.
Авансовый отчёт нужно подписать в институте (печать не нужно), потом отвезти обратно в отдел командировок.
Если хотите получить деньги наличными, вам дадут ордер с прикрепленной к нему копией приказа. Ордер нужно подписать в 330 каб. у зав. по командировкам Сабины Вячеславовны (в 330 кабинете её дверь слева) и уже идти в кассу за деньгами, если в кассе есть наличка. Или скажут, когда подъехать.
