Приложение
Общие требования
к Единой Автоматизированной Системе Управления персоналом на платформе SAP ERP
Оглавление
1. Программа внедрения SAP ERP. 3
2. Функциональные требования к ЕАСУП.. 4
ФТ-1. Общие функциональные требования к системе. 4
2.1. Проект 1. Фаза 1. ЕАСУП. Базовая функциональность.. 5
ФТ-2. Организационный менеджмент. 5
ФТ-3. Администрирование персонала. 5
ФТ-4. Управление временными данными. 6
ФТ-5. Планирование затрат на персонал. 7
ФТ-6. Управление вознаграждением.. 7
ФТ-7. Расчет заработной платы.. 8
ФТ-8. Управление командировками. 10
2.2. Проект 2. Фаза 1. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.. 10
ФТ-9. Подбор и найм персонала. 10
ФТ-10. Управление эффективностью деятельности. 11
2.3. Проект 2. Фаза 2. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.. 12
ФТ-11. Управление льготами. 12
ФТ-12. Подбор и найм персонала (развитие) 13
2.4. Проект 2. Фаза 3. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.. 13
ФТ-13. Оценка работников. 14
ФТ-14. Управление корпоративным обучением.. 14
2.5. Проект 2. Фаза 4. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.. 15
ФТ-15. Управление вознаграждением.. 15
ФТ-16. Управление карьерой и преемственностью.. 16
ФТ-17. Управление командировками. 16
2.6. Организация Self-сервисов. 17
ФТ-18. Self-сервисы (ESS+MSS). 17
2.7. Дополнительные требования. 20
ФТ-19. Формирование аналитической и оперативной отчетности. 20
ФТ-21. Организационные диаграммы.. 20
ФТ-22. Требования к документации. 20
ФТ-23. Смежные системы.. 21
2. Программа внедрения SAP ERP
В Банке реализуется Программа внедрения SAP ERP.
1.1 Цели Программы:
· Повышение эффективности управления расходами по административно-хозяйственной деятельности.
· Повышение прозрачности и качества данных.
· Повышение эффективности бизнес-процессов.
· Упрощение ИТ-архитектуры.
· Повышение интегрируемости ИТ-систем.
1.2 Функциональные рамки Программы:
· Управление персоналом (кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, автоматизация HR-функций).
· Планирование и бюджетирование.
· Финансы (бухгалтерский, налоговый и управленческий учет).
· Снабжение и закупки (снабжение, склады, инвентаризация, логистика).
· Аналитика (финансовый анализ, оперативный анализ, анализ персонала).
· Корпоративные сервисы (управление портфелем объектов недвижимости и др.).
1.3 Географические рамки Программы:
· Центральный Аппарат.
· Московский Банк Сбербанка.
· 17 Территориальных Банков.
В рамках Программы внедрения SAP ERP выделено направление «Управление персоналом».
1.4 Цели направления «Управление персоналом»:
· Создание Единой Автоматизированной Системы управления персоналом федерального масштаба по всей структуре Сбербанка России (ЕАСУП) на платформе SAP ERP.
1.5 Функциональные рамки Программы:
· Кадровое делопроизводство.
· Расчет заработной платы.
· Планирование затрат и численности.
· Управление вознаграждением.
· Подбор и найм персонала (внешний и внутренний подбор).
· Управление эффективностью деятельности (управление по целям).
· Управление льготами.
· Оценка работников.
· Управление корпоративным обучением.
· Управление карьерой и преемственностью.
· Управление командировками.
· Сервисы самообслуживания.
1.6 Географические рамки Программы:
· Центральный Аппарат.
· Московский Банк Сбербанка.
· 17 Территориальных Банков.
· Профильные дочерние общества, созданные или создаваемые для обслуживания Сбербанка по направлению «Управление персоналом».
3. Функциональные требования к ЕАСУП
ФТ-1. Общие функциональные требования к системе
ФТ-1.1 Требования к модели бизнес-процессов
ФТ-1.1.1 Создаваемая модель бизнес-процессов в Системе должна учитывать возможность тиражирования решения на другие организационные структуры Банка (Территориальные Банки).
ФТ-1.1.2 Создаваемая модель бизнес-процессов в Системе должна учитывать возможные варианты развития Системы в будущем ходе реализации Программы внедрения SAP ERP.
ФТ-1.2 Требования к интеграции
ФТ-1.2.1 Система должна обеспечивать интеграцию с внешними информационными системами, в случае, если выполнение бизнес-процессов, входящих в функциональные рамки Проектов внедрения ЕАСУП, требует передачи/получения данных из других систем как в режиме «онлайн» так и в режиме «оффлайн».
ФТ-1.2.2 Обмен данными с внешними системами должен быть обеспечен с периодичностью, необходимой и достаточной для транзакционного функционирования бизнес-процесса.
ФТ-1.2.3 Интеграция должна обеспечиваться через слой интеграции существующий в SAP (SAP Netweaver).
ФТ-1.2.4 Интеграция с другими системами должна поддерживаться через корпоративную сервисную шину (КСШ), через механизмы IBM WebSphere MQ (асинхронный обмен XML-сообщениями) или веб-службы (требуется поддержка WSI Profile 1.1).
ФТ-1.2.5 Система должна обеспечивать интеграцию модулей SAP HCM. Учитывая различную этапность внедрения, необходимо, чтобы работы каждого этапа включали доработку эксплуатируемой функциональности на момент ввода новой для обеспечения полной интеграции.
ФТ-1.3 Требования к транзакционности отражения бизнес операций
ФТ-1.3.1 Система должна обеспечивать регистрацию бизнес операций в режиме реального времени, по факту их совершения.
ФТ-1.4 Требования к распределенности регистрации бизнес операций
Система должна обеспечивать регистрацию бизнес операции сотрудником Банка, отвечающим за результат данной операции, в месте ее возникновения.
ФТ-1.5 Требования к полноте управленческого учета
Реализация управленческого учета в Системе должна обеспечивать полный набор аналитических признаков, необходимых для анализа управленческой информации и поддержки принятия управленческих решений.
ФТ-1.6 Требования к построению отчетов
ФТ-1.6.1 Система должна позволять строить аналитические отчеты в необходимом числе разрезов по любым признакам и аналитикам, предусмотренным в Системе.
ФТ-1.6.2 Система должна позволять формировать отчеты в соответствии с требованиями, предусмотренными регламентирующими документами Банка.
ФТ-1.6.3 Перечень отчетов, приведенный в данных функциональных требованиях ниже, не является исчерпывающим и будет уточняться на этапе концептуального проектирования.
ФТ-1.7 Требования к нормативно справочной информации
ФТ-1.7.1 Система должна обеспечить единой, полной и актуальной нормативно-справочной информацией все подразделения Банка, задействованные в бизнес-процессах по управлению персоналом.
3.1. Проект 1. Фаза 1. ЕАСУП. Базовая функциональность.
ФТ-2. Организационный менеджмент
В блок Организационный менеджмент входят следующие бизнес-процессы:
· Управление структурой банка и структурой персонала.
· Управление организационной структурой.
· Управление системой оплаты труда.
ФТ-2.1 Управление структурой банка и структурой персонала
Система должна обеспечивать возможность ведения различных ракурсов структуры банка (географической, нескольких видов функциональных структур, юридической структуры и пр.), а также должна обеспечивать управление структурой персонала в части группировок по основным критериям управления персоналом и кадрового учета.
ФТ-2.2 Управление организационной структурой
Система должна обеспечивать формирование организационно-штатной структуры, ведение иерархии организационных единиц, формирование и изменение штатного расписания с возможностью формирования документов в рамках рассматриваемого бизнес-процесса.
ФТ-2.3 Управление системой оплаты труда
Система должна обеспечивать ведение тарифной структуры, структуры грейдов и окладной системы оплаты труда, присвоение штатной должности тарифной структуры/структуры грейдов и значений соответствующих окладных вилок.
ФТ-3. Администрирование персонала
Данный блок включает в себя:
· Мероприятия по движению персонала.
· Ведение кадрового учета персонала.
· Формирование приказов и первичной документации.
· Мероприятия по предоставлению отпуска.
· Награждение работников.
· Квотирование рабочих мест.
· Формирование оперативной и аналитической отчетности по администрированию персонала.
ФТ-3.1 Мероприятия по движению персонала
Система должна обеспечивать проведения основных мероприятий по движению персонала, в частности, мероприятий приема, перевода/перемещения, увольнения, сокращения (с отслеживанием сроков) сотрудников, установления индивидуального рабочего графика, оформления и расторжения договора ГПХ с работником, аннулирования трудового договора/отмены приказа, сокращения работников, оформления неработающих пенсионеров, практикантов, оформления успешных кандидатов на работу.
ФТ-3.2 Ведение кадрового учета персонала
В системе должны быть предусмотрены следующие функции, относящиеся к ведению учета персонала:
· Ведение персональных данных.
· Ведение данных организационного присвоения работников.
· Ведение данных нормативного времени.
· Ведение графиков рабочего времени для штатной должности и индивидуальных графиков работы.
· Ведение данных о выплатах работникам.
· Ведение дат, связанных с трудовой деятельностью работника, и отслеживание сроков.
· Ведение отпусков и прочих отсутствий и присутствий работника, оформляемых на основании первичных документов
· Ведение данных воинского учета
ФТ-3.3 Формирование приказов и первичной документации
Система должна обеспечивать формирование унифицированных форм учетных документов по персоналу, формирование форм приказов по персоналу, специфичных для банка и связанных документов, формирование фиксированных форм отчетности и печатных форм (в т. ч. специфичных для банка).
ФТ-3.4 Мероприятия по предоставлению отпуска
В системе должны быть реализованы мероприятия предоставления отпуска (по запросу ESS и без него) и отзыва из отпуска.
ФТ-3.5 Награждение работников
В системе должна быть реализованы процессы награждения и поощрения сотрудников, включающие ведение соответствующих справочников, формирование списков на поощрение, процедуры представления кандидатов к наградам, формирование приказов и ведение данных о поощрениях и взысканиях сотрудников банка.
ФТ-3.6 Квотирование рабочих мест
Система должна обеспечивать ведение учета квотирования рабочих мест для установленных категорий сотрудников.
ФТ-4. Управление временными данными
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Планирование рабочего времени и отпусков.
· Регистрация фактического рабочего времени.
· Ведение и регистрация отсутствий.
· Оценка времени.
ФТ-4.1 Планирование рабочего времени и отпусков
Система должна обеспечивать ведение графиков рабочего времени для всех категорий сотрудников и формирование графика отпусков.
ФТ-4.2 Регистрация фактического рабочего времени.
Система должна предусматривать:
· Регистрацию отклонений от графика рабочего времени (негативный учет).
· Регистрацию изменений запланированного графика (замещений).
· Регистрацию сверхурочных работ.
· Регистрацию выходов на работу в выходные и праздничные дни.
· Регистрацию замещения по штатной должности.
· Регистрацию выходов на работу в выходной или праздничный день, включенный в график (как дополнительный рабочий день).
ФТ-4.3 Ведение и регистрация отсутствий.
ФТ-4.3.1 Система должна обеспечивать ведение лимитов отсутствий для основного и дополнительных отпусков, а также автоматический пересчет числа дней больничных и количества дней отпуска без сохранения заработной платы в году.
ФТ-4.3.2 Система должна обеспечивать регистрацию отсутствий, включая все виды отпуска, больничные листы, командировки, отстранения от работы и прочие виды отсутствий.
ФТ-4.4 Оценка времени.
Система должна обеспечивать расчет норм рабочего времени, обработку отработанных дней и часов, обработку работы в выходные дни, учет фактического времени пребывания в условиях, дающих право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях, суммированный учет рабочего времени.
ФТ-5. Планирование затрат на персонал
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Контроль фондов оплаты труда.
· Признаки и показатели для отчетов по планированию затрат на персонал.
ФТ-5.1 Контроль фондов оплаты труда
ФТ-5.1.1 В системе должен быть реализован механизм контроля расхода фонда оплаты труда (ФОТ) по подразделениям с отслеживанием изменения фактического ФОТ, экономии ФОТ и резерва ФОТ.
ФТ-5.1.2 В системе должен быть реализован механизм моделирования назначения нового оклада сотруднику (в т. ч. с изменением должности) и проверки значения оклада на предмет соответствия вилке по разряду.
ФТ-5.1.3 Система должна обеспечивать формирование печатных форм приказов и сопутствующих документов, ведение классификатора утвержденных фондов оплаты труда подразделений.
ФТ-5.2 Признаки и показатели для отчетов по планированию затрат на персонал.
Система должна обеспечивать ведение признаков и показателей для формирования отчетов, в частности социальные выплаты, выплаты неработающим пенсионерам, должности и категории должностей и др.
ФТ-6. Управление вознаграждением
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Премирование сотрудников по результатам работы за месяц, квартал, год.
ФТ-6.1 Премирование сотрудников по результатам работы за месяц, квартал, год.
ФТ-6.1.1 Система должна обеспечивать премирование сотрудников по результатам работы за месяц, квартал, год с учетом нормативных коэффициентов для различных категорий сотрудников, оценки работы сотрудников и фондов премирования, формирующихся на основании фондов оплаты труда и нормативных коэффициентов.
ФТ-6.1.2 Система должна обеспечивать определение коэффициентов премирования руководителем на рабочем месте, электронное согласование списков на премию руководителями, и автоматическое формирование печатных форм согласованных списков по утвержденной форме(MSS).
ФТ-6.1.3 Система должна обеспечивать формирование приказа о премировании сотрудников, регистрацию приказа и передачу данных к расчету в Управление бухгалтерского учета и отчетности.
ФТ-7. Расчет заработной платы
ФТ-7.1 Для расчета заработной платы система должна обеспечивать ведение настраиваемых справочников, включающих:
· Виды начислений/удержаний с привязкой к нескольким параметрам.
· Ограничения при расчете начислений/ удержаний (по листкам временной нетрудоспособности, ежемесячным пособиям по уходу за ребенком).
· Операционные дни (присваивается № ведомости, предусмотреть возможность открытия и закрытия Операционного дня, причем в закрытом операционном дне вносить изменения невозможно).
· Возрастные параметры для расчета страховых взносов.
· Вид оплаты (повременная, почасовая оплата).
· Справки об инвалидности.
· Привязка счетов (операции по определенным подразделениям или конкретным сотрудникам отражаются в учете нестандартными проводками).
· Периоды повышения окладов в целом по Банку.
· Уведомления, подтверждающие право на имущественный вычет.
· Фонд часов и календарь.
ФТ-7.2 Система должна обеспечивать:
· Блокирование изменений данных, принятых к расчету бухгалтером.
· Электронный документооборот (приказы на бумажном носителе не передаются из кадровой в бухгалтерскую службу).
· Расчет табеля на основании введенных документов (приказы о приеме, увольнении, отпуска, листки временной нетрудоспособности) и подпись ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Допускается формирование уточненных табелей с сохранением всех подписанных ранее табелей.
· Присвоение номеров счетов аналитического учета в соответствии с требованиями Положения Банка России от 01.01.01 года «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».
ФТ-7.3 В системе должен обеспечиваться расчет следующих выплат/удержаний:
· Заработная плата (повременная, почасовая).
· Расчет оплаты труда в условиях, отклоняющихся от нормальных (Выходные, сверхурочные, праздничные (исходя из средне часовой тарифной ставки).
· Надбавки (за расширения зоны обслуживания, северные, районные коэффициенты).
· Выходное пособие.
· Зарплата на период трудоустройства.
· Компенсация за неиспользованный отпуск.
· Ежегодный отпуск.
· Учебный отпуск.
· Пособия по временной нетрудоспособности.
· Ежемесячные пособия по уходу за ребенком.
· Ежемесячные и ежеквартальные премии (в зависимости от фактически отработанного времени).
· Вознаграждение по итогам работы за год (в зависимости от фактически отработанного времени).
· Вознаграждение за выслугу лет (в зависимости от фактически отработанного времени).
· Премия (без учета фактически отработанного времени).
· Аванс (рассчитывается в размере 30% от должностного оклада пропорционально прогнозируемому отработанному времени. Прогнозируемое отработанное время определяется с учетом документов, введенных в базу на дату расчета аванса),
а также:
· Ручной ввод начислений.
· Импорт файлов с суммами начислений либо суммами для включения в совокупный доход работников.
· Расчет скидок (на материальную помощь, на подарки).
· Объединение лицевых счетов для правильного начисления налогов, страховых взносов и формирования единой справки формы 2-НДФЛ.
· Расчет страховых взносов во внебюджетные фонды (учесть возможность получения дохода и начисления страховых взносов на предыдущем месте работы в обособленном подразделении Банка и объединение нескольких лицевых счетов в одном подразделении Банка).
· Изменение параметров лицевого счета.
· Перерасчет отпусков (по подразделениям за любой период).
· Перерасчет пособий по временной нетрудоспособности (по подразделениям за любой период).
· Расчет удержаний.
· Формирование ведомости проводок, проводок и их экспорт в ГБК.
· Формирование платежных поручений на перечисление средств по оплате труда, алиментов для зачисления во вклад, налогов, взносов.
· Формирование файлов к платежным поручениям для зачисления средств на счета физических лиц.
ФТ-7.4 Система должна обеспечивать следующие выходные формы:
· Лицевой счет (ф. 54-а) с возможностью экспорта выписок по лицевым счетам в электронный архив.
· Ведомость открытых/закрытых лицевых счетов.
· Ведомость расхождения аналитического и синтетического учета.
· Налоговая ведомость.
· Ведомость долга по налогу на доходы физических лиц.
· Ведомость долга по авансу.
· Расчетные листки.
· Количество дней компенсации за отпуск на дату (форма 19.6 МСФО).
· Расчетная ведомость с детализацией.
· Расчетная ведомость ф. Т-51.
· Платежная ведомость.
· Сводная платежная ведомость.
· Платежная ведомость по алиментам.
· Генерация произвольных отчетов.
· Регистры налогового учета.
· Отчет по оплате труда (Форма П-4).
· Расчетная ведомость в ФСС (Форма - 4 ФСС).
· Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (Форма РСВ-1 ПФР) и выгрузка в файл формата XML для передачи в ПФ РФ.
· Справки для работников.
· Таблица для заполнения оборотной стороны листков временной нетрудоспособности автоматически с использованием принтеров ТМ950.
· Справка налогового агента об уплаченных налоговых суммах дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.
· Реестр сведений о доходах физических лиц и файл в формате XML со справками ф. 2НДФЛ для передачи в МИ ФНС РФ.
· Отчетные формы по персонифицированному учету.
· СЗВ-6-1.
· СЗВ-6-2.
· АДВ-6-2.
· АДВ-6-3.
· ДСВ-3.
· Выгрузка в файл формата XML для передачи в ПФ РФ.
ФТ-8. Управление командировками
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Планирование командировок
· Учет командировок
ФТ-8.1 Планирование командировок
Система должна обеспечивать формирование заявок на командировки выплату авансов.
ФТ-8.2 Учет командировок
Система должна обеспечивать заполнение отчета о командировке, расчет командировки, отмену и изменение командировок.
3.1. Проект 2. Фаза 1. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.
ФТ-9. Подбор и найм персонала
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Планирование потребности в персонале.
· Определение текущей потребности в персонале.
· Подготовка кампании по найму.
· Регистрация и информирование участников процесса.
· Регулярная проверка и очищение базы данных кандидатов.
· Отбор кандидатов.
· Закрытие вакансии (кампании по найму).
· Адаптация вновь принятых работников.
· Оценка эффективности процесса подбора и найма персонала.
· Подготовка среды/центральное управление данными.
ФТ-9.1 Планирование потребности в персонале
Система должна обеспечивать анализ и долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное прогнозирование потребности в персонале.
ФТ-9.2 Определение текущей потребности в найме
Система должна обеспечивать формирование заявки на поиск линейным руководителем и подтверждение необходимости поиска.
ФТ-9.3 Регистрация и информирование участников процесса
Система должна обеспечивать регистрацию внешних кандидатов с указанием идентификатора(внешний).
ФТ-9.4 Регулярная проверка и очищение базы данных кандидатов
Система должна обеспечивать проверку базы данных кандидатов на наличие дубликатов резюме, по срокам поданных резюме, соответствию кандидата потребностям Банка и проводить корректировку (очищение) базы данных.
ФТ-9.5 Отбор кандидатов
Система должна обеспечивать процессы предварительного и окончательного отбора кандидатов.
ФТ-9.6 Закрытие вакансии (кампании по найму)
Система должна обеспечивать проведение завершающих мероприятий, передачу данных кандидата для оформления, оценку эффективности работы по заявке.
ФТ-9.7 Адаптация вновь принятых сотрудников
Система должна обеспечивать процессы включения вновь принятого сотрудника в сообщество, планирование и проведение мероприятий по адаптации.
ФТ-9.8 Подготовка среды централизованного управления данными
Система должна обеспечивать ведение шаблонов для процессов отбора и найма, включая ведение групп талантов и ведение операций с кандидатами на различные позиции.
Примечание.
Реализация бизнес-процессов по подбору и найму персонала на данном этапе должна ограничиваться следующей функциональностью:
- формирование заявок на подбор кандидатов от руководителей, размещение информации о вакансиях на официальном сайте Сбербанка России, разработка шаблонов (template) для заполнения резюме, сбор резюме кандидатов средствами Exchange, hh, SJob и др. в виде файлов, сортировка вакансий в соответствии с кодом по предполагаемым позициям, работа с финалистами до приема сотрудника на работу.
ФТ-10. Управление эффективностью деятельности
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Стратегическое планирование.
· Постановка целей.
· Промежуточный обзор выполнения/корректировка целей.
· Оценка эффективности деятельности.
· Планирование управления эффективностью.
ФТ-10.1 Стратегическое планирование
Система должна обеспечивать:
· Создание и каскадирование (делегирование) целей Банка для выбранных подразделений.
· Создание и каскадирование (делегирование) целей отдела (группы) для выбранных работников руководителем в MSS.
ФТ-10.2 Постановка целей
Система должна обеспечивать:
· Постановку целей работником (с автоматическим уведомлением руководителя об изменениях статуса плана).
· Постановку целей руководителем в MSS (с автоматическим уведомлением работника об изменениях статуса плана).
· Постановку целей руководителем проекта (с автоматическим уведомлением работника и руководителя об изменениях статуса плана).
· Уточнение и подтверждение целей.
ФТ-10.3 Промежуточный обзор выполнения/корректировка целей
Система должна обеспечивать проверку выполнения сроков и процентов выполнения целей.
ФТ-10.4 Оценка эффективности деятельности
Система должна обеспечивать автоматический расчет целей по показателям, самостоятельную оценку выполнения целей работником и оценку выполнения целей руководителем в MSS. После ввода в эксплуатацию функциональности Расчет заработной платы на SAP HCM, система должна обеспечить автоматическую передачу данных результирующих оценок по целям для расчета премий. На данном этапе интеграция с системой вознаграждения не предусматривается.
ФТ-10.5 Планирование управления эффективностью
Система должна обеспечивать ведение моделей процессов оценки эффективности деятельности и ведение формуляров оценки.
3.2. Проект 2. Фаза 2. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.
ФТ-11. Управление льготами
Данный блок включает в себя следующие подразделы:
· Негосударственное пенсионное обеспечение.
· Формирование планов и программ льгот (кроме НПО).
· Промежуточный обзор выполнения/корректировка целей.
· Администрирование программ.
· Ведение работы с провайдерами услуг.
· Ведение бюджета по льготам.
ФТ-11.1 Негосударственное пенсионное обеспечение
Система должна обеспечивать расчет и оформление документов для назначения негосударственной пенсии за счет взносов банка, досрочной пенсии за счет средств банка, единовременных выплат уволенным сотрудникам.
ФТ-11.2 Формирование планов и программ льгот (кроме НПО)
Система должна обеспечивать:
· Формирование плана.
· Определение правил допустимости.
· Определение группировок работников.
· Формирование программы для выбранной группировки.
ФТ-11.3 Администрирование программ
Система должна обеспечивать:
· Регистрацию работников специалистом по льготам.
· Регистрацию группы специалистом по льготам.
· Регистрацию на льготы работником.
· Ведение событий.
· Оформление изменений программы для работников.
· Оформление завершения программы для работников.
ФТ-11.4 Ведение работы с провайдерами услуг
Система должна обеспечивать ведение реквизитов провайдеров и перенос данных поставщикам услуг.
ФТ-11.5 Ведение бюджета по льготам
Система должна обеспечивать формирование и корректировку бюджета по льготам на период, сравнение плановых и фактических затрат по льготам.
ФТ-12. Подбор и найм персонала (развитие)
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Планирование потребности в персонале.
· Определение текущей потребности в персонале.
· Подготовка кампании по найму.
· Регистрация и информирование участников процесса.
· Регулярная проверка и очищение базы данных кандидатов.
· Отбор кандидатов.
· Закрытие вакансии (кампании по найму).
· Адаптация вновь принятых работников.
· Оценка эффективности процесса подбора и найма персонала.
· Подготовка среды/центральное управление данными.
ФТ-12.1 Планирование потребности в персонале
Система должна обеспечивать анализ и долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное прогнозирование потребности в персонале.
ФТ-12.2 Определение текущей потребности в найме
Система должна обеспечивать формирование заявки на поиск линейным руководителем и подтверждение необходимости поиска.
ФТ-12.3 Регистрация и информирование участников процесса
Система должна обеспечивать регистрацию внешних кандидатов с указанием идентификатора(внешний).
ФТ-12.4 Регулярная проверка и очищение базы данных кандидатов
Система должна обеспечивать проверку базы данных кандидатов на наличие дубликатов резюме, по срокам поданных резюме, соответствию кандидата потребностям Банка и проводить корректировку (очищение) базы данных.
ФТ-12.5 Отбор кандидатов
Система должна обеспечивать процессы предварительного и окончательного отбора кандидатов.
ФТ-12.6 Закрытие вакансии (кампании по найму)
Система должна обеспечивать проведение завершающих мероприятий, передачу данных кандидата для оформления, оценку эффективности работы по заявке.
ФТ-12.7 Адаптация вновь принятых сотрудников
Система должна обеспечивать процессы включения вновь принятого сотрудника в сообщество, планирование и проведение мероприятий по адаптации.
ФТ-12.8 Подготовка среды централизованного управления данными
Система должна обеспечивать ведение шаблонов для процессов отбора и найма, включая ведение групп талантов и ведение операций с кандидатами на различные позиции.
На данном этапе должны быть реализованы процессы по подбору и найму персонала, не включенные в этап 2 проекта ЕАСУП по автоматизации HR-функций.
3.3. Проект 2. Фаза 3. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.
ФТ-13. Оценка работников
Данный блок включает в себя следующие разделы:
· Ведение каталога оценок.
· Проведение и учет результатов оценок и аттестаций.
ФТ-13.1 Ведение каталога оценок
Система должна обеспечивать:
· Настройку шкал оценок.
· Настройку формуляров оценок, в т. ч. на конкретный период времени, с возможностью задания разнообразных алгоритмов расчета промежуточных и конечных результатов, с возможностью выбора видов предоставления ответов.
· Присвоение формуляров оценок процессам и категориям работников.
· Присвоение формуляров оценок индивидуально работникам с автоматической рассылкой напоминаний всем участникам оценки о необходимых действиях по оценке.
ФТ-13.2 Проведение и учет результатов оценок и аттестаций
Система должна обеспечивать проведение и учет результатов нескольких видов оценок: плановой оценки 360, плановой оценки по компетенциям, оценки по результатам проекта, оценки готовности резервиста, оценки выполнения индивидуального плана развития, плановой оценки профессиональных знаний, плановой оценки профессиональных умений, плановой оценки результатов труда, итоговой оценки.
ФТ-14. Управление корпоративным обучением
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Подготовка среды обучения (прогнозирование потребностей в обучении на период).
· Определение потребностей в обучении и формирование предварительного бюджета на период (год, квартал, месяц).
· Подготовка обучения.
· Проведение планового обучения.
· Учет внепланового самостоятельного обучения работников.
· Организация завершающих мероприятий.
· Управление корреспонденцией.
· Участие работников в конференциях.
ФТ-14.1 Подготовка среды обучения
Система должна обеспечивать:
· Планирование обучения на период (год, месяц, квартал).
· Формирование предварительного каталога ресурсов.
· Ведение ресурсов.
· Ведение контента обучения.
ФТ-14.2 Определение потребностей в обучении и формирование предварительного бюджета на период (год, квартал, месяц)
Система должна обеспечивать:
· Проведение заявочной компании (в период управления эффективностью/ в начале периода).
· Проведение заявочной компании (в период управления эффективностью/ в начале периода) для обучения ИТР.
· Формирование бюджета на обучение.
· Формирование приказов на обучение.
ФТ-14.3 Подготовка обучения
Система должна обеспечивать подготовку внутреннего обучения и обучения сотрудников во внешних учебных центрах.
ФТ-14.4 Проведение планового обучения
Система должна обеспечивать:
· Профессиональная подготовка сотрудников (с итоговой аттестацией, формированием протокола).
· Повышение квалификации и обучение, включающее стажировки, дополнительное образование, послевузовское образование, внутренние и внешние курсы, программы MBA, второе высшее образование, программы резерва.
· Обучение внешних участников.
ФТ-14.5 Учет внепланового самостоятельного обучения работников
Система должна обеспечивать учет обучения, пройденного сотрудником самостоятельно.
ФТ-14.6 Управление корреспонденцией
Система должна обеспечивать формирование уведомлений участников обучения, регистрацию участников, уведомление преподавателей о запланированном обучении
ФТ-14.7 Участие работников в конференциях
Система должна обеспечивать процесс участия во внешних конференциях, организации и проведения внутренних и внешних конференций
3.4. Проект 2. Фаза 4. ЕАСУП. Автоматизация HR-функций.
ФТ-15. Управление вознаграждением
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Оценка должностей
· Управление структурой доходов.
· Формирование бюджета на вознаграждение.
· Первичный (предварительный) расчет величины вознаграждения.
· Окончательный расчет вознаграждения.
ФТ-15.1 Оценка должностей
Система должна обеспечивать анализ рынка заработных плат. Обеспечивать сопоставление должностей и обзор данных заработных плат, путем импорта данных.
ФТ-15.2 Управление структурой доходов.
Система должна обеспечивать ведение видов и программ вознаграждений, формирование программ вознаграждений, запись работников на программы вознаграждений при приеме.
ФТ-15.3 Формирование бюджета на вознаграждения.
Система должна обеспечивать создание и ведение бюджета вознаграждений, включая детальное планирование и утверждение бюджета
ФТ-15.4 Первичный (предварительный) расчет величины вознаграждения.
Система должна обеспечивать проверку готовности данных к расчету вознаграждений, запуск расчета.
ФТ-15.5 Окончательный расчет вознаграждения.
Система должна обеспечивать итоговую проверку готовности расчета, запуск и завершение расчетов с передачей итоговых данных в расчет заработной платы.
ФТ-16. Управление карьерой и преемственностью
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Определение ключевых позиций.
· Формирование кадрового резерва (планирование преемственности).
· Планирование карьеры и развития.
· Оценка эффективности управления талантами.
· Подготовка среды / центральное управление данными.
ФТ-16.1 Определение ключевых позиций
Система должна обеспечивать определение структуры должностей для целей управления талантами (Talent Management) и определение ключевых позиций и потребностей в ключевых работниках.
ФТ-16.2 Формирование кадрового резерва (планирование преемственности)
ФТ-16.2.1 Система должна обеспечивать:
· Поддержку профиля талантов в актуальном состоянии.
· Предварительный отбор преемников руководителем без проведения комплексной субъективной оценки.
· Предварительный отбор преемников руководителем в результате проведения комплексной субъективной оценки в MSS.
· Формирование кадрового резерва и групп талантов сотрудников.
ФТ-16.3 Планирование карьеры и развития
Система должна обеспечивать ведение планов развития.
ФТ-16.4 Подготовка среды и централизованное управление данными для управления карьерой и преемственностью
Система должна обеспечивать ведение шаблонов оценки, ведение групп талантов для целей управления карьерой и преемственностью, ведение каталога компетенций, формирование шаблонов для Карт талантов (Talent maps).
ФТ-17. Управление командировками
Данный блок включает в себя следующие бизнес-процессы:
· Управление командировками.
ФТ-17.1 Управление командировками
Система должна обеспечивать управление командировками, в частности производить обзор командировочных расходов, число командировок, хранить плановые командировочные расходы.
3.5. Организация Self-сервисов[1]
ФТ-18. Self-сервисы (ESS+MSS)
В системе должна быть реализована функциональность, обеспечивающая следующие сервисы ESS:
· Просмотр личного табеля рабочего времени.
· Просмотр информации о неиспользованных отпусках.
· Запрос на оформление отпуска.
· Просмотр информации об организационной структуре Банка.
· Работа с адресной книгой Банка.
· Проверка своих персональных данных в адресной книге на предмет достоверности и уведомление службы поддержки портала.
· Просмотр данных о контрольных сроках (испытательный, срок действия разрешения на работу, льготы и др.).
· Просмотр данных по стажу (льготный, непрерывный, стаж работы в Сбербанке России, общий банковский стаж).
· Запрос на изменение персональных данных работника.
· Запрос на изменение основных данных работника, относящихся к работе (номер телефона, размещение).
· Ознакомление работника с внутренними документами подразделения и Банка.
· Формирование запросов на подготовку и печать различных справок с места работы.
· Запрос на подготовку справки по установленной форме женщинам (больничные по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком).
· Запрос на формирование справки 2-НДФЛ.
· Формирование расчетных листков.
· Ввод авансового отчета по командировкам.
· Заполнение и редактирование анкет-резюме для отклика на интересующие вакансии внутри Банка.
· Просмотр истории рассмотрения по различным вакансиям.
· Получение обратной связи по результатам рассмотрения собственной кандидатуры в личном кабинете и по электронной почте.
· Возможность отклика на несколько вакансий одновременно, в т. ч. в различных регионах.
· Доступ к индивидуальным отчётам по результатам оценочных мероприятий.
· Доступ к данным по результатам психологического тестирования.
· Работа с личной мотивационной анкетой.
· Получение приглашений и организационных данных об оценочных мероприятиях (время, место, программа мероприятия и др.).
· Оформление заявки на разовый пропуск (опция только для секретаря руководителя).
· Формирование табеля рабочего времени и работа с ним.
· Возможность подачи заявки на обучение английскому языку.
· Возможность подачи заявки на отказ от обучения английскому языку.
· Получение обратной связи по заявке на обучение\отказ от обучения английскому языку.
· Возможность подачи заявки на обучение MBA, e-MBA, MBI.
· Получение обратной связи по заявке на обучение MBA, e-MBA, MBI.
· Возможность подачи заявки на IT обучение в сторонних организациях.
· Возможность просмотра списка учебных центров - партнеров Банка по организации внешнего обучения.
· Возможность просмотра программ учебных центров - партнеров Банка по организации внешнего обучения.
· Просмотр списка назначенных учебных дистанционных курсов.
· Просмотр назначенных учебных тестов.
· Просмотр тренингов, на которые приглашен сотрудник.
· Просмотр информации по тренингам, доступным на ближайшую неделю.
· Возможность подачи заявки на дистанционный курс.
· Получение обратной связи по результатам рассмотрения заявки на дистанционный курс.
· Просмотр информации по новым дистанционным курсам.
· Возможность подачи заявки на тренинг.
· Получение обратной связи по результатам рассмотрения заявки на тренинг, с указанием куратора, места и времени проведения мероприятия.
· Возможность заполнения электронной анкеты обратной связи.
· Возможность подачи заявки на прохождение теста.
· Получение обратной связи по результатам рассмотрения заявки на прохождение теста.
· Возможность создания индивидуального плана развития сотрудника.
· Получение согласования руководителя на созданный индивидуальный план развития.
· Возможность редактирования индивидуального плана развития (ИПР) сотрудника.
· Получение уведомления о необходимости заполнения ИПР.
· Получение уведомления о необходимости промежуточного контроля ИПР.
· Запрос на оплату 50% от стоимости внешнего обучения.
· Подтверждение оплаты внешнего обучения.
· Возможность просмотра графика загрузки учебных аудиторий.
· Возможность направления заявки на бронирование учебной аудитории.
· Получение подтверждения заявки на бронирование учебной аудитории.
· Возможность направления заявки на ВКС.
· Получение подтверждения заявки на ВКС.
· Возможность подачи заявки на резервирование оборудования (проектор, презентер, микрофон, видеокамера, аудио гарнитура для синхронного перевода, флипчарт, и т. д.).
· Получение подтверждения о зарезервированном оборудовании.
· Просмотр сертификатов о пройденном обучении.
· Получение уведомления об истечении срока действия сертификата об обучении.
· Просмотр информации о пройденных учебных мероприятиях в течение года.
В системе должна быть реализована функциональность, обеспечивающая следующие сервисы MSS:
· Просмотр календаря отсутствий подчиненных работников.
· Планирование и утверждение отсутствий (отпусков) подчиненных работников.
· Формирование и утверждение табеля рабочего времени.
· Формирование отчетов по рабочему времени подчиненных работников.
· Просмотр штатной расстановки подразделения.
· Просмотр и анализ фонда оплаты труда.
· Подготовка представления на изменение штатного расписания подразделения.
· Подготовка представления на кандидата о приеме на работу.
· Просмотр прохождения кандидатом стадий приема.
· Просмотр профиля подчиненных организационных единиц (численность, вакансии).
· Оформление заявки на создание новой вакантной штатной позиции.
· Согласование кадровых изменений в штате подчиненного подразделения (перевод, увольнение работников).
· Просмотр штатной расстановки по подчиненной организационно-штатной структуре на дату.
· Просмотр сведений о наличии подчиненного персонала по профессиям/должностям (штат/факт).
· Просмотр сведений об оплате труда подчиненных сотрудников (оклады, расход фонда оплаты труда, определение предельных значений окладов).
· Согласование приказов на изменение организационно-штатной структуры.
· Работа с персональными данными подчиненных работников.
· Работа с запросами на изменение персональных данных подчиненных работников в системе управления персоналом.
· Работа с оперативной отчетностью с кадровой информацией, о подчиненных работниках.
· Определение коэффициентов премирования сотрудников (за месяц, квартал, год).
· Согласование списков на премирование сотрудников.
· Печать списков на премирование по установленной в Банке форме.
· Формирование справок-объективок с фотографией сотрудника.
· Работа по подбору сотрудников в подразделение.
· Оформление заявки на проведение оценочных мероприятий для сотрудников.
· Доступ к отчётам и сводным таблицам по результатам оценки подчинённых.
· Доступ к отчётам по результатам психологического тестирования подчинённых.
· Проведение оценки "5+" (оценка сотрудников непосредственным руководителем).
· Формирование заявок в подразделения оценки и карьерного развития на замещение вакантных управленческих позиций.
· Обратная связь по результатам социолог8ических исследований для работников и руководителей.
· Координаты отправки анкет при отсроченном анкетировании.
· Получение подробных описаний проводимых социологических исследований.
· Адресные запросы по исследованиям (вопросы, уточнения).
· Получение формы для комментариев по проведенным исследованиям (анонимный/авторизованный данных).
· Рассылка приглашений к социологическим исследованиям.
· Возможность подачи заявки на разработку электронного дистанционного курса.
· Возможность подачи заявки на разработку электронного теста.
· Возможность согласования поданных сотрудниками заявок на дистанционный курс.
· Возможность согласования поданных сотрудниками заявок на тренинг.
· Возможность согласования поданных сотрудниками заявок на тест.
· Возможность редактирования ИПР сотрудника.
· Возможность согласования ИПР сотрудника.
· Получение уведомления о необходимости заполнения ИПР сотрудниками.
· Получение уведомления о необходимости промежуточного контроля ИПР сотрудников.
· Согласование заявки сотрудника на обучение английскому языку.
· Согласование заявки сотрудника на обучение MBA, e-MBA, MBI.
· Согласование заявки сотрудника на IT обучение.
· Получение подтверждения обучения сотрудника на тренинге.
· Получение уведомления о неявке сотрудника на учебное мероприятие.
· Получение уведомления о статусе прохождения сотрудником дистанционного курса.
· Получение уведомления о статусе прохождения сотрудником теста.
· Просмотр сертификатов сотрудников о пройденном обучении.
· Получение уведомления об истечении срока действия сертификатов сотрудников.
· Возможность просмотра сметы подразделения по обучению.
3.6. Дополнительные требования
ФТ-19. Формирование аналитической и оперативной отчетности
Система должна обеспечивать формирование широкого набора аналитических и оперативных отчетов для каждого функционального блока из перечисленных в разделах ФТ-2 – ФТ-18.
ФТ-20. Ведение архива электронных копий документов
Система должна обеспечивать сбор, регистрацию и хранение электронных копий документов.
ФТ-21. Организационные диаграммы
Система должна обеспечивать автоматизацию процесса построения организационных диаграмм Банка, включающих такие элементы организационной структуры как организационные единицы, штатные должности, вакансии, сотрудники, кандидаты, планы карьерного развития.
Требования к построению организационных диаграмм:
· Web-интерфейс для просмотра организационных диаграмм.
· Печать организационных диаграмм в различных форматах, с возможностью склейки организационной диаграммы из ее составных частей.
· Возможность создания и просмотра организационных диаграмм из любого места в любое время (с учетом требований безопасности).
· Возможность создания сводных организационных диаграмм с возможностью детализации и построения различных срезов.
· Возможность построения различных видов организационных диаграмм.
· Визуализация результатов планируемых перестановок с помощью организационных диаграмм.
ФТ-22. Требования к документации
· Документация должна быть подготовлена доступным и простым языком, понятным конечному пользователю (вплоть до ученика 6 класса средней образовательной школы).
· Все определения, заключения и выводы должны однозначно трактоваться.
ФТ-23. Смежные системы[2]
ФТ-23.1 Интеграция со смежными системами
Система должна обеспечивать интеграцию со следующими автоматизированными системами:
· АС «Кадры и Зарплата».
· АС «УВХД». Автоматизированная система «Управления Внутрихозяйственной деятельностью» на базе SAP ERP.
· АС «БРИЗ». Автоматизированная система «Бюджет расходов и затрат» на базе SAP ERP.
· АС «СУДИР» - Система управления доступом к информационным ресурсам.
· ФП ГБК-98 АБС ГАММА (выгрузка списка подразделений и сотрудников с использованием хранимых процедур).
· ИАС Кредитование физических лиц (загрузка в АС «Кадры-Зарплата» ЦА данных по материальной выгоде).
· АС «Service Desk» (формирование в виде файлов специального формата актуальных справочников подразделений и сотрудников).
· АС «Заявка на доступ» (формирование в виде файлов специального формата актуальных справочников подразделений и сотрудников).
· АС «Повышение квалификации» (АС ПК).
· АС ЦФО НДФЛ (передача в виде XML-файлов справок 2НДФл по сотрудникам).
ФТ-23.2 Выгрузки из системы
Система должна обеспечивать следующие выгрузки по установленным формам:
· Выгрузка стажа по форме СЗВ-К.
· Выгрузка данных в налоговую инспекцию в соответствии с форматом ГНИ.
· Выгрузка данных в ПФ РФ в соответствии с форматом ПФ.
· Выгрузка данных по отчетам "Страховые взносы" в формате ПФ.
· Импорт номеров счетов сотрудников.
ФТ-23.3 Интеграция с web-сайтами.
Система должна обеспечивать обмен данными по вакансиям и резюме со следующими интернет-сайтами:
· www. *****
· www. *****
[1] Подключение self-сервисов должно происходить в соответствующих проектах (этапах).
[2] Перечень смежных систем может быть расширен при проектировании решения.
