Оптимизация рекрутинговой и административной функций службы персонала

ОПТИМИЗАЦИЯ РЕКРУТИНГОВОЙ И АДМИНИСТРАТИВНОЙ ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА.

Опыт применения в Калужской области.

Сегодня всё более актуальным для предприятий нашего региона вследствие бурного экономического развития и острой нехватки кадров становится вопрос о работе HR-службы предприятия при динамичных проектах, требующих больших финансовых и временных затрат.

Динамичные проекты – это проекты, при которых необходимо подобрать и оформить большое количество персонала за короткое время, в ограниченные сроки.

Проекты, о которых пойдет речь в этой статье, прежде всего, связаны с массовым подбором и администрированием персонала:

К динамичным проектам мы относим:

•  комплексный подбор специалистов разного уровня в момент открытия новых заводов, цехов, гостиниц, магазинов, сервисных центров, направлений

•  подбор большого количества персонала для проведения акций по продвижению товаров или обслуживания выставок, мероприятий

•  периодический плановый подбор, связанный с постепенным ростом компании или повышенной текучестью кадров

•  подбор, связанный с сезонностью работ (подбор временного персонала)

•  администрирование персонала при большом количестве трудоустроенных (особенно администрирование временного персонала).

Агентство «Карьера» профессионально занимается реализацией массовых проектов, имеет хороший опыт в организации и выполнении проектов подбора и администрирования персонала и ее сотрудники с удовольствием поделились с нами возможностями оптимизации работы службы персонала при таких условиях работы.

Итак, с какими же сложными задачами сталкивается компания в работе с персоналом? Как могут ей помочь специализированные организации?

В первую очередь, очень трудоемким и затратным для организации и ее HR-отдела является массовый подбор персонала – подбор большого количества сотрудников на однотипные позиции (более 10 человек на одну должность) в ограниченные сроки.

Отличия массового от обычного подбора (сложности):

Большой поток соискателей Высокая значимость рекламной кампании и, как следствие, высокие затраты на ее организацию Большой объем рутинной работы при отборе соискателей Высокий процент отсева во время испытательного срока

Если Вы работаете с кадровым агентством, то, конечно же, все эти сложные моменты оно берет на себя:

● разработка и реализация рекламной кампании силами агентства

● первичный отсев большого потока соискателей (call-centre, reception)

● гарантия замены

Результат: возможность закрыть большое количество вакансий в сжатые сроки.

В любом случае, чтобы грамотно организовать подбор большого количества сотрудников, необходимо в первую очередь четко прописать этапы работы и ответственных за каждое действие сотрудников.

Агентство «Карьера» за многолетний опыт выработало следующие этапы работы, которые помогают наиболее эффективно и оперативно организовать подбор. Впоследствии клиенты агентства, самостоятельно занимаясь отбором, очень часто перенимают эту схему, адаптируя ее к компании:

1. Подготовительный этап. Работа на этом этапе проводится совместно со службой персонала компании:

Определение численности и должностного состава персонала; Согласование процедуры подбора персонала; Составление графика выхода персонала на работу; Составление "идеального" портрета кандидата на каждую должность; Составление реального портрета кандидата с учетом ситуации, существующей на рынке труда; Разработка и согласование проведения РК по привлечению кандидатов Подготовка проекта по массовому подбору персонала, формирование проектной группы. Согласование стоимости проекта

На этом этапе одним из самых важных моментов является разработка рекламной кампании для привлечения соискателей, для обеспечения потоком.

2. Основной (производственный) этап. Выполняется сотрудниками агентства.

Привлечение кандидатов (реализация спланированной заранее кампании); Первичный отбор (телефонное интервью, анкетирование) Финальный отбор (собеседование, анализ анкет, проверка рекомендаций, представление кандидатов и организация собеседований у заказчика); Выбор кандидатов заказчиком, принятие решения (собеседование у заказчика, обратная связь) Оформление трудовых отношений с работниками.

3. Гарантийное сопровождение. Выполняется сотрудниками агентства совместно со службой персонала предприятия.

·  Курирование устроенных сотрудников (поддерживаем связь с кандидатами, чтобы избежать тех /иных недоразумений, можно сказать проводим первичную адаптацию).

·  подбор персонала взамен сотрудников, не выдержавших испытательный срок или уволившихся по собственной инициативе.

Как мы и отметили ранее, очень важным и одним из самых сложных этапов при массовом подборе персонала является правильная организации рекламной кампании, что позволит нам привлечь большой поток соискателей, причем именно тех соискателей, которые нам нужны, чтобы процент отсева был ниже.

Во-первых, при размещении рекламы важно учитывать сам характер должности и требования к специалистам, которых ищет компания.

Во-вторых, При планировании рекламной компании следует обратить особое внимание на выбор рекламных источников для привлечения кандидатов.

Необходимо так организовать рекламную кампанию, чтобы результат был быстрым (был поток соискателей) и к нам шли именно те специалисты, которые подходят по требованиям клиента.

Агентство «Карьера» поделилось с нами опытом в реализации рекламной кампании, как при проектах массового подбора офисного персонала, так и проектах массового подбора рабочего персонала.

Полезный опыт КА «Карьера»:

Рекламная кампания 1.

Офисный персонал – подбор специалистов отдела телефонного взыскания в сall – центр для крупного иностранного банка.

Характер работы состоит в телефонных переговорах с неплательщиками банка с целью возврата денежных средств.

Требования к кандидатам – молодежь, в основном девушки, без опыта работы, с хорошо развитыми коммуникативными навыками, выпускницы ВУЗ или обучающиеся на заочном отделении. Соответственно мы определили целевую аудиторию.

Целевая аудитория – в основном девушки 20 – 26 лет с законченным высшим образованием или обучающиеся в ВУЗе на заочном отделении, без опыта работы.

План рекламной кампании:

В этом случае мы успешно использовали канал ТНТ (транслируются передачи «Дом 2», «Счастливы вместе», «Космополитан-видеоверсия» и другие передачи, которые могли бы заинтересовать девушек) – ролики, строчки. Радио Европа + (спонсорство выпуска новостей). Хороший отклик мы получили с радио «Европа +». Это молодежное радио, а образованные молодые люди не будут пренебрегать выпуском новостей. Система взаимодействия с учебными заведениями (Для размещения листовок были выбраны Финансово-экономический институт, Академия бюджета и казначейства). Вузы профильные, студентов может заинтересовать работа в банковской сфере. Размещение привлекательных модулей в печатных изданиях («Работа для Вас», «Моя реклама»)

Внимание! Негативный опыт!

Также мы размещали листовки в троллейбусах, рассчитывая на то, что студенты ездят на городском транспорте и объявления читают, но, к сожалению листовки, не сработали, молодежь троллейбусы не посещает. В итоге агентство потеряло деньги и время, а при быстром подборе время терять недопустимо, ведь сроки очень ограничены! В этой ситуации нам пришлось давать еще более массированную рекламу на ТВ.

Результат: подбор порядка 150 специалистов благодаря потоку соискателей, который был обеспечен грамотной реализацией рекламной кампании.

Рекламная кампания 2.

Рабочий персонал – подбор сварщиков на автоматических и полуавтоматических машинах для иностранного производственного предприятия.

Целевая аудитория – мужчины 25-40 лет с профильным опытом работы.

План рекламной компании:

В данном случае мы использовали канал СТС (транслируются фильмы различных жанров – триллеры, боевики, историческое кино, комедии), рабочие отдыхают после тяжелого трудового дня сидя у телевизора. Радио Хит – ФМ, Авторадио (основная аудитория – мужчины). Размещение объявлений, модулей в печатных изданиях (хороший отклик рабочего персонала с газеты «Моя реклама»)

Результат: подбор 30 специалистов в течение 3 недель.

Когда этапы работы прописаны, конечно, мы окончательно просчитываем и согласовываем бюджет.

На что же идут основные затраты:

Персонал проекта.

Размер проектной группы зависит от масштаба проекта. По практике работы КА «Карьера», при подборе до 50 человек проектная группа состоит из 3 человек:

Ведущий консультант (руководитель проекта) - организация работы, взаимодействие с клиентом, СМИ.

Консультант - первичный прием кандидатов, анкетирование, оценка. Подготовка документов.

Телефонный секретарь (офис-менеджер агентства) – ответы на телефонные звонки, предоставление первичной информации потенциальным кандидатам.

Административные ресурсы

Офис и рабочие места, телефонные линии, интернет, помещения для проведения собеседований.

Финансовые ресурсы

Рекламная кампания, администрирование офиса, зарплата сотрудников.

Как мы видим, компания несет серьезные затраты на подбор, выливающиеся в приличные суммы. Поэтому действительно более выгодно отдать работу над подобными проектами профильной компании, так как все затраты они могут взять на себя – Вы же платите лишь за успешно устроенных в компанию сотрудников, а не финансируете полностью процесс работы.

Таким образом, для того чтобы проект по массовому подбору был успешно реализован, нужно тщательно спланировать рекламную кампанию и проектную группу. И конечно, мы можем посоветовать обратиться к профессионалам в этой сфере, чтобы получить грамотную консультацию и усвоить полезный опыт.

Говоря о массовом наборе специалистов, мы не можем не выделить такой сложный и достаточно новый для Калужской области вариант сотрудничества компании и ее работников как временный персонал.

Как правило, подбор временного персонала связан с сезонностью работ, когда на короткий промежуток времени компании нужно достаточное большое количество специалистов. При этом, помимо трудностей, с которыми мы имеем дело при массовом подборе, возникают дополнительные сложности, такие как:

- сам характер работы, непривлекательный для ценных на рынке специалистов (временный)

- большой объем административной работы (прием, увольнение и т. д.)

Конечно, самая сложная часть при работе с временным персоналом – это его подбор и мотивация.

Сотрудники должны быть заинтересованы в этой работе несмотря на то, что она носит временный характер, поэтому при подборе временного персонала, прежде всего, необходимо определиться, каким слоям населения может быть привлекательна временная работа. Это могут быть студенты, рабочий персонал, люди находящиеся в отпусках без содержания. В зависимости от этого мотивирующие факторы могут быть различными. Именно это и необходимо использовать в рекламной кампании, привлекая тех сотрудников, которые могут и при этом хотят работать небольшой промежуток времени в этой должности.

Полезный опыт от КА «Карьера»:

Анализ мотивирующих факторов при подборе укладчиков пиломатериалов для временной работы («на сезон») на иностранном предприятии Калужской области. Июнь 2009 г.

Категория работников	Привлекательные факторы
Студенты	возможность получить профессиональный опыт.
рабочий персонал	Уровень заработной платы, как для любого рабочего это оч важно. Наличие социального пакета, оформления, несмотря на то, что это временная работа (социальные гарантии) Доставка служебным транспортом, питание
Специалисты, находящиеся в отпусках без содержания	статус компании, ее стабильное положение и возможность стать постоянным сотрудником.

С такой потребностью, как временный персонал, компании часто пробуют справиться самостоятельно, но уже очень многие из них обращаются в кадровое агентство, которое поможет организовать как подбор временного персонала, так и аутсорсинг кадровой службы (зачисление в штат работников компании и ведение всего документооборота).

Аутсорсинг – достаточно новое понятие, пришедшее к нам вместе с иностранными компаниями. До этого мало кто мог представить, что можно оформить персонал в другую компанию и полностью снять с себя обязанности Работодателя как юридического лица
.

На этом аспекте современного бизнеса мы решили остановиться подробнее, рассмотрев, какие возможности он может предоставить компании.

Аутсорсинг возможен в двух вариантах:

- агентство само подбирает сотрудников для оформления, предоставляя их компании в лизинг, с возможностью дальнейшего их перехода в штат компании.

- компания предоставляет агентству уже отобранных работников для оформления.

В каких случаях полезна и актуальна для Вашей компании эта услуга?

Потребность в услуге возникает, если компания:

имеет ограничения по численности персонала намерена сократить штатную численность без потери квалифицированных кадров хочет сэкономить средства за счет регрессии единого социального налога, но не имеет на это право намерена использовать сотрудников на временном проекте, оформив их через посредника хочет вывести в штат посредника сотрудников на время их испытательного срока, чтобы оценить работу, не принимая на себя дополнительных обязательств находится в стадии регистрации и становления заинтересована в снижении административных расходов на ведение кадрового учета и расчета заработной платы.

Многие из работодателей в силу отсутствия опыта не уверены в том, стоит ли передавать сотрудников на аутсорсинг и не повлечет ли это за собой каких-либо нежелательных последствий. Тем не менее, услуга существует в Калужской области не первый год, и опыт иностранных предприятий показывает экономическую выгоду от ее использования.

Полезный опыт от КА «Карьера»

Как выстроить взаимоотношения между Агентством и Предприятием:

- Между агентством и компанией – Клиентом заключается договор на предоставление временного персонала, в котором прописываются все условия предоставления сотрудников, в том числе условия для Работников (график, заработная плата, условия работы и т. д.)

- Подобранные согласно требованиям, кандидаты оформляются в штат аутсорсинговой компании (агентства)

- Всем сотрудникам представляются социальные гарантии согласно трудовому законодательству, что прописывается и в договоре между Агентством и Клиентом

- Аутсорсинговая компания гарантирует замену сотрудника в случае его болезни, отпуска в течение всего срока действия договора.

Если все сделано правильно, у предприятия отпадает головная боль с подбором, оформлением, увольнением, поиском замены сотрудников на временную работу. Агентство само подбирает специалистов, полностью ведет всю кадровую документацию, начисляет и выдает зарплату, налоги, в случае, если человек заболел или уволился – оперативно находит бесплатную замену (во время сезона – при высоком объеме работ - это особенно важно, так как важен каждый человек на рабочем месте).

Итак, мы с Вами видим, что рынок труда в Калужской области развивается, появляются новые возможности, новые пути реализации сложных кадровых проектов, и все мы наконец-то имеем возможность пользоваться передовым зарубежным опытом, адаптировав его под наши рыночные условия.

Желаем Вам успехов в оптимизации Вашей службы персонала и решении Ваших кадровых задач!

Евгения Максимова

Ольга Хрипанова

Кадровое агентство «Карьера»