Система автоматизации работы рекламного агентства
Руководство пользователя
Рязань, 2009
Оглавление
Введение. 3
Системные требования. 3
Установка и первый запуск. 3
Работа со справочниками системы.. 6
Справочник Сотрудники. 6
Справочник Клиенты.. 8
Справочник Услуги. 8
Справочник Ставки. 9
Справочник Единицы измерения. 10
Справочник Материалы.. 10
Работа с документами и обработками системы.. 11
Документ Приходная накладная. 11
Документы Заявка, Оплата и Списание материалов. 13
Документ Поступление средств. 23
Документ Обработка разнесение средств. 23
Работа с отчетами системы.. 25
Отчет по заявкам.. 25
Отчет по начислениям.. 26
Отчет по прибыли. 27
Акт сверки. 28
Введение
Данное руководство описывает функционал системы автоматизации рекламного агентства (далее системы), ввод данных и проведение основных операций. При создании документа предполагалось, что пользователь обладает первичными навыками работы с информационной системой 1С:Предприятие.
Системные требования
Система функционирует на базе платформы 1С:Предприятие 8.1 (возможны модификации, работающие с 1С:Предприятие 8.0). Никаких дополнительных требований, кроме системных требований платформы 1С:Предприятие 8.0/8.1 не предъявляется.
Установка и первый запуск
Установка осуществляется с использованием инсталлятора, который подсказывает последовательность действий. В комплект установочного пакета входят файлы:
– 1Cv8.,
– 1cv8.efd (файл демо-данных),
– Setup. exe (инсталлятор).
Рисунок 1 – Окно приветствия инсталлятора
Рисунок 2 – Путь установки шаблона
Рисунок 3 – Подтверждение установки
После установки шаблона конфигурации запустите 1С:Предприятие и создайте новую информационную базу. Выберите информационную базу из шаблонов (Автоматизация РА (демо)).
Рисунок 4 – Создание новой информационной базы
Рисунок 5 – Создание новой информационной базы. Выбор шаблона
Рисунок 6 – Создание новой информационной базы. Ввод названия
Рисунок 7 – Создание новой информационной базы. Путь к информационной базе
После установки демо-версии системы вы можете запустить информационную базу для ознакомления. Логин и пароль для входа в демонстрационную базу , пароль не установлен.
Рисунок 8 – Окно системы сразу после установки
Работа со справочниками системы
В системе предусмотрены шесть справочников, обеспечивающих все бизнес-процессы, в их состав входят: Сотрудники, Клиенты, Услуги, Ставки, Единицы измерения и Материалы. Обо всех справочниках будет рассказано подробней ниже.
Справочник Сотрудники
Справочник Сотрудники содержит информацию о сотрудниках компании, контактную информацию, определяет роли в производственном процессе, устанавливает направления работы, устанавливает уровень доступа к информации и пользовательские интерфейсы.
Рисунок 9 – Справочник Сотрудники создание нового сотрудника
Роль сотрудника в системе определяет вид заявок, с которыми он будет работать. Например, сотрудники обеспечивающее выполнение заказов по оперативной полиграфии не видят заявок на выполнение работ по наружной рекламе.
Во время ввода пароля оценивается и уровень защиты, о чем пользователь информируется по средствам цветного индикатора.
Рисунок 10 – Справочник Сотрудники определение роли в системе и ввод пароля
Справочник Клиенты
Справочник Клиенты содержит необходимую контактную информацию по каждому клиенту.
Рисунок 11 – Справочник Сотрудники определение роли в системе и ввод пароля
Справочник Услуги
Справочник Услуги содержит перечень услуг. По умолчанию в справочнике заведено 4 группы: Наружная реклама, Оперативная полиграфия, Офсет и Широкоформатная печать. Эти группы используются при создании и управлении заявками. Количество групп в справочнике может быть расширено по усмотрению пользователя.
Рисунок 12 – Справочник Услуги
Справочник Ставки
Справочник Ставки используется для начисления бонусов менеджерам при выполнении заказов по определенным направлениям работы. В справочнике выбирается направление и процент начисления.
Рисунок 13 – Справочник Ставки
Справочник Единицы измерения
Справочник Единицы измерения вспомогательный, он используется для проведения операций с материалами.
Рисунок 5 – Справочник Единицы измерения
Справочник Материалы
Справочник Материалы используется для выполнения хозяйственных операций, таких как поступление материалов и их списание.
Рисунок 14 – Справочник Материалы. Ввод нового элемента
Работа с документами и обработками системы
В системе предусмотрены пять документов, на основе взаимодействия которых, построена работа всей системы, это – Заявка, Оплата, Списание материалов, Поступление средств и Приходная накладная. Так же в системе предусмотрена обработка «Разнесение средств» - инструмент позволяющий работать с заявками и документами оплаты, в тех случаях, когда оплата заказа производится поэтапно.
Основным документом в системе является документ Заявка, на основе которого строится взаимодействие всех остальных документов. На основе Заявки проводится списание материалов, оплата, начисление бонусов, а также построение отчетов.
Отдельным документом является Приходная накладная, результатом проведения которой, является поступление материалов на склад. Приходная накладная используется в процессе формирования Отчета по складу.
Документ Приходная накладная
Как было сказано выше, приходная накладная осуществляет поступление материалов на склад.
Рисунок 15 – Документ Приходная накладная. Ввод материалов
Рисунок 16 – Документ Приходная накладная. Печатная форма
Документы Заявка, Оплата и Списание материалов
Документ Заявка является основанием для списания материалов и проведения платежей. Документ имеет два интерфейса: для заявки по наружной рекламе и всех остальных видов работ. Заявка по наружной рекламе имеет дополнительные закладки.
Проведение операций с документом ограничено ролью пользователя в системе. Наибольшими возможностями обладает Старший менеджер, который может вводить, документ, ставить задачи работникам, проводить оплаты и списание средств по заявке, закрывать документ и возобновлять работы по заявке.
Менеджер имеет права на ввод документа, постановку задач сотрудникам. Проведение финансовых операций по заявке запрещено.
Работники могут открывать заявку только в режиме ограниченного интерфейса (закладки с заданиями). Работники могут подтверждать выполнение задач и проводить списание материалов со клада.
Непосредственно с формы документа Заявка можно проводить оплаты (создание документа Оплата) и списание материалов (создание документа списание Материалов).
Рисунок 17 – Документ Заявка. Создание документа. Закладка Общее
Рисунок 18 – Документ Заявка. Создание документа. Закладка Заказ
Рисунок 19 – Документ Заявка. Создание документа. Закладка Задание
Рисунок 20 – Документ Заявка. Создание документа. Закладка Дополнительные расходы
После создания заявки можно проводить оплату по ней. Оплата может быть как полной, так и частичной (в случае поэтапной оплаты).
Рисунок 21 – Документ Оплата. Ввод документа на основе заявки
Рисунок 22 – Документ Заявка. После проведения оплаты по документу
Учет материалов осуществляется на основе Приходной накладной и документа Списание материалов. К каждой заявке может быть привязано Списание материалов, которое отражает движения материалов на складе.
Рисунок 23 – Документ Списание материалов. Создание документа
Документ Заявка может быть закрыт после проведения всех операций. В журнале документов закрытые заявки подсвечиваются зеленым.
Рисунок 24 – Журнал документов Заявка. Закрытые заявки
Заявка по наружной рекламе отличается от всех остальных видов заявок наличием дополнительных закладок и учетом расходов, связанных с оказанием данного вида услуг.
Рисунок 25 – Документ Заявка. Наружная реклама. Общее
Рисунок 26 – Документ Заявка. Наружная реклама. Заказ
В числе дополнительных вкладок описания заданий на широкоформатную печать и нарезку.
Рисунок 27 – Документ Заявка. Наружная реклама. Задание
Рисунок 28 – Документ Заявка. Наружная реклама. Задание ШП
Рисунок 29 – Документ Заявка. Наружная реклама. Задание на нарезку
Рисунок 30 – Документ Заявка. Наружная реклама. Дополнительные расходы
При работе с Заявками интерфейс менеджера отличается от интерфейса старшего менеджера отсутствием возможностей по выполнению финансовых операций и списанию материалов.
Рисунок 31 – Документ Заявка. Интерфейс менеджера
Интерфейс работников ограничен еще больше. Каждый работник может просматривать заявки, относящиеся только к его направлению работы, при работе с заявками доступно только подтверждение выполнения задания и списание материалов.
Рисунок 32 – Документ Заявка. Интерфейс работника. Журнал документов
Рисунок 33 – Документ Заявка. Интерфейс работника. Общее
Рисунок 34 – Документ Заявка. Интерфейс работника. Задание
Рисунок 35 – Документ Заявка. Интерфейс работника. Задание ШП
Документ Поступление средств
Документ Поступление средств используется в тех случаях, когда оплата заказов производится поэтапно. Документ фиксирует поступление средств в виде контрагента и внесенной суммы. В случае, когда один клиент имеет несколько заказов, внесенные средства могут быть распределены менеджером по заявкам по своему усмотрению.
Рисунок 36 – Документ Поступление средств
Документ Обработка разнесение средств
Обработка Разнесение средств используется для распределения сумм поступивших от клиентов и учтенных на основе документов Поступление средств.
Рисунок 37 – Обработка разнесение средств. Создание приходного ордера
Рисунок 38 – Обработка разнесение средств. После создания приходного ордера
Работа с отчетами системы
Основным аналитическим инструментом в системе являются отчеты. Система отчетов устроена таким образом, чтобы пользователь мог максимально гибко получить интересующие его срезы данных. Всего используется пять аналитических отчетов: Отчет по заявкам, Отчет по складу, Начисления, Отчет по прибыли и Акт сверки.
Отчет по заявкам
Отчет по заявкам один из самых гибких отчетов, он позволяет получать практически любые срезы данных. Отчет по заявкам – основной инструмент оперативной аналитики.
Рисунок 39 – Отчет по заявкам. Настройка
Отчет является интерактивным. Печатная форма отчета позволяет просматривать редактировать связанные документы.
Рисунок 40 – Отчет по заявкам. Печатная форма
Отчет по начислениям
Отчет по начислениям учитывает дополнительные выплаты сотрудникам. Как-то бонусы менеджерам, дополнительные выплаты монтажникам и прочие выплаты.
Рисунок 41 – Отчет по начислениям. Форма настройки и печатная форма
Отчет по прибыли
Отчет по прибыли – основной инструмент финансового контроля. Отчет учитывает все расходы и доходы, рассчитывает оборот и прибыль. Расшифровка расходов позволяет наглядно оценить эффективность работы. Печатная форма отчета является интерактивной, щелчком мыши можно открывать связанные документы.
Рисунок 42 – Отчет по прибыли. Форма настройки и печатная форма
Акт сверки
Акт сверки – инструмент выявления задолженностей. Типовой бухгалтерский отчет.
Рисунок 43 – Акт сверки. Форма настройки и печатная форма
