Тема 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА
1.1 Сущность и содержание понятия менеджмент
1.2 Организация как система управления. Внешняя и внутренняя среда организации.
1.3 Процесс управления организацией. Функции менеджмента.
1.1 Сущность и содержание понятия менеджмент
Что такое менеджмент? Менеджмент и управление. Это одно и тоже?
Английское слово «менеджмент» переводится на русский язык как «управление». Однако, вопреки словарю, термин «менеджмент» не является точным синонимом русскому слову «управление».
УПРАВЛЕНИЕ – это осознанная целенаправленная деятельность людей, с помощью которой они упорядочивают и подчиняют себе окружающий мир.
Когда говорят об управлении, обычно выделяют объект и субъект управления, для того чтобы понять, КТО и ЧЕМ управляет.
Субъект управления (СУ) – это тот, КТО управляет.
Объект управления (ОУ) – это то, ЧЕМ (или кем) управляют.
Между СУ и ОУ управления существуют прямые и обратные связи.
Прямая связь – это команда, поступающая от СУ к ОУ.
Обратная связь – это информация об исполнении команд, поступающая от ОУ к СУ.
Объекты управления чрезвычайно разнообразны. Чем можно управлять? Все ли это можно назвать менеджментом?
Наука об управлении системами различной природы называется кибернетикой[1]. Управление организацией и называется менеджментом.
Под организацией понимается объединение двух или более людей, взаимодействующих друг с другом для достижения определенной цели.
Термин «менеджмент» имеет несколько значений. Его можно рассматривать как:
1. 
ПРОЦЕСС, в ходе которого:
создаются организации, формулируются их цели,
выбираются методы достижения этих целей,
осуществляется планирование и координация деятельности организации в целом и её структурных подразделений.
2. ВИД ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, предполагающий целенаправленную концентрацию усилий людей для получения определенного экономического эффекта.
3. КАТЕГОРИЯ ЛЮДЕЙ, являющихся субъектами управления, наделенных определенными полномочиями в принятии и реализации управленческих решений и обладающих определенной ответственностью (менеджеры).
4. Менеджмент часто определяют как АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ. Он объединяет совокупность различных отделов организации выполняющих управленческие функции.
Какие отделы организации включаются в аппарат управления?
Плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерию, отдел кадров и т. д.
5. НАУКА. Основоположником менеджмента как науки является американский ученый Фредерик Тейлор. Менеджмент как наука представляет собой область систематизированных знаний об управлении организациями и их составляющими.
Для изучения этой области знаний ее необходимо определенным образом структурировать. Представим менеджмент в виде иерархии.
Уровень 1. Общий менеджмент.
Уровень 2. Области знаний об управлении составляющими организации: стратегический менеджмент, инновационный менеджмент, финансовый менеджмент, менеджмент персонала, менеджмент качества и т. д.
Уровень 3. Области знаний об управлении организациями конкретной отрасли. Например, менеджмент телекоммуникаций.
! Все рассмотренные значения термина «менеджмент» не противоречат друг другу. Наоборот, они тесно связаны между собой и раскрывают разные стороны понятия «менеджмент».
? Какое понятие является более узким: менеджмент или управление? Менеджмент – это более узкое понятие.
Предметом изучения науки менеджмента являются законы, принципы, методы построения и функционирования организаций, а также отношения, складывающиеся между людьми в процессе управления.
1.2 Организация как система управления. Внутренняя и внешняя среда организации.
Одной из основных категорий менеджмента является социальная система управления или организация.
Под системой понимается некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику целого. Все организации являются системами.
Организации бывают:
формальные,
неформальные.
Формальная организация – это организация, намеренно созданная по воле людей и возглавляемая руководителем (назначенным или избранным). Имеет четко поставленные цели, структуру и связи.
Неформальная организация – это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые регулярно вступают во взаимодействие друг с другом. Они не связаны должностной иерархией и объединены на основе общих интересов и дружеских симпатий. (Различные кружки по интересам).
Мы будем говорить о формальных организациях.
Простые организации имеют одну цель.
Сложные организации являются многоцелевыми.
Цель – это конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организация. Несмотря на ситуационность в выборе целей, можно указать на ряд направлений, в рамках которых компании могут устанавливать свои цели. К ним относятся:
финансовый результат (ориентир на получение определенной суммы прибыли, доходов);
эффективность (ориентир на достижение определенного уровня показателей эффективности работы предприятия, например: рентабельности, производительности труда, себестоимости);
положение на рынке (ориентир на завоевание или удержание определенной доли рынка);
продукция / услуги (целью организации может являться расширение ассортимента выпускаемой продукции или номенклатуры предоставляемых услуг, повышение их качества);
социальная ответственность (например, повышение оплаты труда сотрудников, улучшение условий труда и отдыха, благотворительная деятельность, защита окружающей среды и т. п.).
Цели должны формулироваться в рамках основных областей деятельности организации и носить конкретный характер. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и четкая постановка задач на 50% предопределяют успешность деятельности организации.
Цели разбиваются на отдельные задачи и мероприятия, решение которых привязывается к конкретным моментам времени. Практика управления показывает, что сотрудники, которые участвовали в определении целей, показывают лучшие результаты, чем те, кому цели были обозначены «сверху». Поэтому рекомендуется привлекать сотрудников к процессу принятия решений, чувство сопричастности способствует реализации планов.
Каждая организация имеет свою внутреннюю среду и внешнюю среду.
Внутренняя среда организации заключает в себе потенциал, который дает ей возможность функционировать. Но внутренняя среда также может быть источником проблем.
Если она окажется неспособной адаптироваться к воздействиям внешней среды, то поставленные цели не будут достигнуты, а в худшем случае компания вообще может прекратить свое функционирование.
Элементы внутренне среды организации:
§ бизнес-процессы,
§ технология,
§ кадры,
§ организационная культура.
Организационная структура – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, которые обеспечивают функционирование и развитие этих элементов как единого целого.
Технология и протекающие в компании бизнес-процессы определяется её отраслевой принадлежностью и спецификой деятельности.
В зависимости от вида деятельности организации одни процессы могут занимать ведущее место, другие могут вообще отсутствовать либо существовать в небольшом объеме.
Например, если мы сравним между собой бизнес-процессы протекающие в организациях связи и в строительных компаниях, то безусловно будут общие элементы. В организации связи обязательно осуществляется строительство средств связи, но все же они не являются основным видом деятельности.
Технология – это средства, при помощи которых предмет труда трансформируется в готовую продукцию. В отрасли связи предметом труда является ИНФОРМАЦИЯ.
Кадры – это количественный и качественный состав сотрудников организации.
Организационная культура оказывает очень сильное влияние на состояние организации. Она включает:
§ философию компании, которая задает смысл существования организации, ее отношение к сотрудникам и клиентам,
§ преобладающие ценности,
§ нормы поведения, разделяемые сотрудниками организации,
§ традиции и т. п.
Носителями организационной культуры являются сотрудники организации. Влияние организационной культуры на результативность деятельности организации весьма велико: она может играть огромную роль в мобилизации ресурсов компании, но может являться мощным тормозом на пути достижения целей.
Поэтому руководству компании следует уделять достаточное внимание вопросу формирования, развития и поддержания организационной культуры. Необходимо проводить мероприятия, направленные на сплочение коллектива (team building).
Все организации являются открытыми системами [2] и подвержены влиянию внешней среды.
Внешняя среда – это вся совокупность факторов, окружающих организацию.
В процессе анализа обычно выделяют среду прямого и косвенного воздействия.
Зачем?
Это обусловлено тем, что разные компоненты внешней среды требуют разной концентрации внимания и срочности реагирования со стороны организации на их изменение.
Например:
Банкротство поставщика или появление нового конкурента требуют БЫСТРОЙ РЕАКЦИИ со стороны организации. А изменение социальной инфраструктуры (например, открытие новой школы) не требует такой быстрой реакции.
К среде прямого воздействия относятся:
экономическая среда, включающая:- потребителей, поставщиков, конкурентов, профсоюзные организации, налоговые органы и т. д.
§ внешне - и внутриполитическую ситуацию в тех государствах, на территории которых находится данная организация и на территории которых она реализует свою продукцию,
§ законодательство, разрешающее или запрещающее определенные виды производств и реализацию определенных видов товаров.
К среде косвенного воздействия относятся:
1. Социальная среда, включающая:
уровень развития социальной инфраструктуры (детские сады, школы, больницы);
социокультурные факторы (традиции, стереотипы поведения людей, жизненные ценности, приверженность определенной торговой марке);
уровень образования населения.
2. Экологическая среда. Влияние этой среды на деятельность организации постоянно возрастает, поскольку:
она влияет на здоровье и, следовательно, на производительность сотрудников;
сама организация, особенно если это промышленное предприятие, должна тратить немалые средства на создание и эксплуатацию различных очистительных сооружений;
НО, в то же время, экологические проблемы открывают новые возможности для бизнеса, ориентированного на их решение.
Среду прямого воздействия называют деловой, а среду косвенного воздействия – фоновой.
1.3 Процесс управления организацией. Функции менеджмента.
Процесс управления компанией представляет собой непрерывный цикл, состоящий из 7 основных этапов, функций управления и связующих процессов.
Исходным этапом управленческого цикла является ПРОГНОЗИРОВАНИЕ.
Под прогнозированием понимается процесс исследования, направленный на выявление тенденций развития организации и ее внешнего окружения.
Целью прогнозирования, прежде всего, является побуждение к размышлению о том, что может произойти во внешней среде и к каким последствиям для организации это приведет.
Прогнозирование позволяет оптимизировать деятельность компании, более точно распределить ресурсы.
Прогнозирование повышает бдительность менеджеров и, следовательно, их способность реагировать на изменения.
Результатом данного этапа является некое научно обоснованное предположение о состоянии системы управления в будущем (прогноз).
ЭТАП 2 - ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование можно рассматривать с двух точек зрения:
§ с управленческой,
§ 
с общеэкономической.
С управленческой точки зрения, планирование – это центральная функция менеджмента.
В чем состоит ее суть?
Ее содержание состоит в:
q умении предвидеть цели организации,
q результаты ее деятельности и
q ресурсы, необходимые для достижения этих целей.
По сути, план – это инструкция для менеджеров, описывающая какую роль каждая часть организации должна выполнять в процессе достижения главной цели.
Планирование должно дать ответы на следующие 4 вопроса:
1. Что хочет представлять собой компания?
2. Где она находится в настоящее время? (каковы итоги и условия её деятельности? Что мы имеем здесь и сейчас)
3. Куда она собирается двигаться? (Перспективы развития)
4. Как, при помощи каких ресурсов могут быть достигнуты цели компании?
Можно сказать, что планирование наводит мостик между существующим положением дел и тем, которого необходимо достичь.
Менеджер должен знать:
q какие виды планов необходимо разрабатывать,
q что они должны в себя включать,
q какие существуют методы планирования,
q когда какой метод следует применять.
Следующий блок управленческого цикла – организация.
ЭТАП 3 - ОРГАНИЗАЦИЯ.
Функция организации состоит в установлении взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования.
Данная функция предполагает определение методов и средств достижения поставленной цели, обеспечение необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми и финансовыми и т. д.)
На данном этапе осуществляется делегирование полномочий и ответственности, т. е. определяется, кто какую задачу будет выполнять, нести ответственность за ее достижение и к какому сроку.
ЭТАП 4 - КООРДИНАЦИЯ
Главная задача, решаемая на данном этапе, заключается в обеспечении согласованности действий всех подразделений, участвующих в процессе достижения цели.
Координация осуществляется посредством проведения совещаний, контактов между руководителями, согласованием планов-графиков, внесением в них коррективов.
На данном этапе должно быть определено, как будет осуществляться процесс информирования сотрудников, в организации должна быть разработана и поставлена система документооборота.
ЭТАП 5 - МОТИВАЦИЯ
На данном этапе необходимо определить, каким образом вы будете мотивировать сотрудников, т. е. какая форма мотивации будет преобладать – материальная или не материальная.
При этом очень важно учитывать мотивационные потребности сотрудников.
Система материального стимулирования обязательно должна быть формализована. Это позволит избежать неправильных управленческих решений и как следствие конфликтов.
ЭТАП 6 –КОНТРОЛЬ
Контроль бывает 3-х видов:
Предварительный контроль осуществляется до начала реализации проекта.
Его целью является определение оптимальности предлагаемых планов.
Текущий контроль осуществляется в процессе достижения целей. Позволяет получить ответ на вопрос насколько успешно проходит реализация нашего проекта.
Его целью является своевременное обнаружение отклонений от намеченных планов.
Заключительный – по истечении срок реализации проекта, показывает, смогла ли организация достичь поставленной цели.
На данном этапе проводится оценка фактических результатов работы организации и их сравнение с ожидаемыми (планируемыми).
Для проведения контроля в организации должен вестись регулярный и качественный учет.
Последний блок управленческого цикла – анализ.
ЭТАП 7 - АНАЛИЗ
АНАЛИЗ предполагает выявление причин недостижения цели организации.
В случае серьезного расхождения должен быть разработан комплекс мер по их устранению.
Связующими нитями всех блоков управленческого цикла являются КОММУНИКАЦИИ и УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ.
Управленческое решение - это воздействие субъекта управления на объект управления, направленное на достижение поставленных целей
Коммуникация – это процесс передачи информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать как отдельные люди, так и целые подразделения.
Различают:
q Вертикальные коммуникации
q Горизонтальные коммуникации
Вертикальные коммуникации – это процесс передачи информации между разными уровнями управления:
Горизонтальные коммуникации предполагают передачу информации между отделами организации (ПФО – Бухгалтерия – Отдел кадров), а также между отдельными исполнителями на одном уровне управления.
Рассмотренные функции менеджмента в специальной литературе принято называть ОБЩИМИ функциями менеджмента, т. к. они характерны для всех видов организаций.
Кроме общих функций, существуют также СПЕЦИАЛЬНЫЕ и КОНКРЕТНЫЕ функции менеджмента.
В общем случае функцией менеджмента называется вид деятельности работников аппарата управления, основанный на разделении и кооперации управленческого труда.
[1] от греч. kybernetike - искусство управления.
[2] Открытая система питается «энергией» или ресурсами извне.
Закрытые системы имеют источник «энергии» внутри себя.
