Руководство пользователя «SW-AZS-Office»

Руководство пользователя «SW-AZS-Office»

Содержание

Общие сведения о системе. 3

Функции выполняемые программой. 5

Вход в систему. 5

Учет данных об организациях-клиентах. 5

Персонализация платежных карт. 5

Кредитование (списание) платежных карт. 6

Ведение «Черного списка» платежных карт. 6

Персонализация дисконтных
карт. 6

Ведение списка сопутствующих товаров и услуг реализуемых на АЗС. 6

Ведение списка организаций обслуживаемых на АЗС. 7

Разграничение точек обслуживания карт оплаты, дисконтных карт и ведомостей. 7

Сбор/передача данных АЗС. 7

Формирование отчетов. 8

Отчет по картам за период. 8

Отчет по картам сводный. 8

Отчет по дисконту за период. 8

Отчет по дисконту сводный. 8

Отчет по дисконту (max). 9

Отчет по движению топлива. 9

Отчет по поступлениям товаров. 9

Отчет по продажам товаров. 9

Отчет по клиентам сводный. 9

Оборот по картам (организации). 9

Оборот по ТО (карты). 10

Общие сведения о системе

Программный комплекс «SW–AZS-Office» представляет собой автоматизированную систему сбора данных и коммерческого учета движения нефтепродуктов, сопутствующих товаров и денежных средств на автозаправочных станциях входящих в состав Компании а также формированию и пополнению платежных карт. Формированию и учету дисконтных карт.

К числу основных функций, обеспечиваемых «SW-AZS-Office» относятся:

·  Учет данных об организациях-клиентах.

·  Персонализация платежных карт.

·  Кредитование (списание) платежных карт.

·  Ведение «Черного списка» платежных карт.

·  Ведение списка сопутствующих товаров и услуг реализуемых на АЗС.

·  Ведение списка организаций обслуживаемых на АЗС.

·  Разграничение точек обслуживания карт оплаты, дисконтных карт и ведомостей.

·  Сбор данных с АЗС.

·  Формирование отчетов.

Рабочий вид программы «SW-AZS-Office».

Минимальная конфигурация системы включает в себя:

·  персональный компьютер Celeron 1200 и выше, работающий под управлением операционной системы Windows-2000/XP, укомплектованный цветным дисплеем SVGA поддерживающим разрешение экрана 1024х768, клавиатурой, мышью;

·  Для работы программного комплекса требуется 60Mb свободного места на жестком диске и 128Mb ОЗУ.

·  Ридер смарт карт.

Функции выполняемые программой

Вход в систему

Для того чтобы иметь доступ в систему пользователь должен иметь сервисную карту. Для того чтобы войти в систему выберите пункт меню «Логин» и следуйте указаниям системы (они отображаются на правой панели основного модуля программы). Пользователь получивший доступ в систему имеет возможность продублировать сервисную карту, для чего необходимо выбрать пункт меню «Смарт-карты» подпункт «Генерация сервисной».

Если оператору необходимо отлучиться он может вновь закрыть систему повторным нажатием кнопки «Логин».

Учет данных об организациях-клиентах

В левой панели программы расположен список организаций, там же могут располагаться и данные частных лиц.

Добавление и удаление записей в этой таблице осуществляется при помощи кнопок внизу панели.

ВНИМАНИЕ!!! Будьте осторожны при удалении записей, если на данную организацию заведены платежные или дисконтные карты, они могут быть безвозвратно потеряны.

Данные клиента отображаются, и доступны для изменений в панели «Данные клиента». При поступлении денежных средств или оплаты видов топлива необходимо внести эти данные на этой же панели.

Персонализация платежных карт.

Для персонализации платежных карт выведена отдельная панель с одноименным названием.

Перед персонализацией карты обязательно укажите организацию, ее название отобразится в поле «Организация» на панели «Персонализация».

Введите фамилию владельца карты, или другую, удобную Вам, информацию.

В выпадающих списках укажите типы кошельков на карте. НЕ СОЗДАВАЙТЕ несколько одинаковых кошельков.

В поле номер укажите номер платежной карты, если такой номер уже существует, система предложит его заменить.

После заполнения вышеописанных данных нажмите кнопку «Персонализировать» и следуйте указаниям системы.

Кредитование (списание) платежных карт.

Для кредитования платежных карт служит панель «Кредитование».

В левой части панели отображается список платежных карт выбранного клиента (организации).

Выберите карту с нужным Вам номером.

Нажмите кнопку «Прочитать карту» и следуйте указаниям системы, через непродолжительное время информация по карте отобразится в блоке данных над этой кнопкой.

Убедитесь что номера, в верхних полях блока, идентичны.

После этого в блоке «Обработка» укажите кошелек который необходимо пополнить (списать), в поле «Сумма» ведите необходимую сумму (литраж). И нажмите соответствующую кнопку внизу блока. После чего следуйте указаниям системы.

Ведение «Черного списка» платежных карт.

Платежная карта заносится в «Черный список» на панели «Персонализация», для чего необходимо выбрать ее в списке и нажать клавишу Del. Для возврата карты в действие необходимо нажать клавишу Ins, также функции блокирования/разблокирования карт доступны из контекстного меню списка карт.

Персонализация дисконтных карт.

Персонализация дисконтных карт аналогична персонализации платежных карт и расположена на той же панели «Персонализация».

Исключение лишь в том что можно персонализировать сразу диапазон карт, для чего вводится номер первой карты и номер последней в этом диапазоне.

Список дисконтных карт расположен в правой панели программы – закладка «Дисконтные карты», на этой же панели можно удалять карты и устанавливать их точки обслуживания (см. ниже).

Ведение списка сопутствующих товаров и услуг реализуемых на АЗС.

Список сопутствующих товаров и услуг расположен в правой панели программы – закладка «Товары и цены».

Здесь же расположена панель навигации, при помощи которой, можно удалить товар.

Ведение списка организаций обслуживаемых на АЗС.

Список организаций расположен в правой панели программы – закладка «Ведомости».

Здесь же расположена панель навигации, при помощи которой, можно удалить организацию, и блок выбора точек обслуживания (см. далее).

Разграничение точек обслуживания карт оплаты, дисконтных карт и ведомостей.

Дисконтные, платежные карты и организации, обслуживаемые по ведомостям, могут быть различными для разных АЗС (точек обслуживания).

Список точек обслуживания платежных карт расположен на панели «Персонализация».

Список точек обслуживания дисконтных карт расположен на правой панели – закладка «Дисконтные карты». Для дисконтных карт, в виду их большого количества, предусмотрена возможность задания диапазона номеров карт для точек обслуживания. Эта функция доступна из контекстного меню данной закладки.

Список точек обслуживания ведомостей расположен на правой панели – закладка «Ведомости».

Сбор/передача данных АЗС.

Сбор данных с АЗС осуществляется либо по модему (пункт меню «Транзакции», подпункт «Модемная связь»), либо через сменные носители информации – подпункты «Прием данных со сменного носителя» и «Выгрузка данных на сменный носитель». При использовании двух последних пунктов пользователю необходимо указать место сохранения/считывания информации, далее система работает автоматически.

При использовании модемной связи открывается дополнительное окно программы «Обмен данными».

В этом окне пользователю необходимо указать АЗС с которой необходимо осуществить связь, или, при необходимости, добавить новую точку обслуживанию с помощью кнопок внизу списка.

В параметрах обмена выбрать необходимые действия.

Если осуществляется передача данных на АЗС – нажать кнопку «Формирование пакета данных».

Далее нажать кнопку «Обмен данными».

Если осуществлялся прием данных с АЗС – нажать кнопку «Обработка принятых данных».

Формирование отчетов

Программа, на основе данных собранных с АЗС формирует следующие виды отчетов:

Отчет по картам за период.

Отчет по картам сводный.

Отчет по дисконту за период.

Отчет по дисконту сводный.

Отчет по дисконту (max).

Отчет по движению топлива.

Отчет по поступлениям товаров.

Отчет по продажам товаров.

Отчет по клиентам сводный.

Оборот по картам (организации).

Оборот по ТО (карты).

Отчет по картам за период.

Отчет по картам за период предоставляет информацию обо всех отпусках топлива по платежным картам за указанный период.

Выдается информация о номерах карт, дате и времени продаж, виде отпускаемого топлива, цене, литраже и стоимости продажи.

В конце отчета подсчитывается общий литраж и сумма продаж по платежным картам за выбранный период.

Отчет по картам сводный.

Отчет по картам сводный предоставляет менее полную информацию отпуска топлива по платежным картам за указанный период.

Выдается информация о номерах карт, виде отпускаемого топлива, цене, суммарный литраж и суммарная стоимость отпуска топлива по данной карте.

В конце отчета подсчитывается общий литраж и сумма продаж по платежным картам за выбранный период.

Отчет по дисконту за период.

Данный отчет аналогичен отчету по картам за период, за исключением того, что выдается информация о продажах по дисконтным картам.

Отчет по дисконту сводный.

Данный отчет аналогичен сводному отчету по картам за период, за исключением того, что выдается информация о продажах по дисконтным картам.

Отчет по дисконту (max).

Данный отчет аналогичен предыдущему, за исключением того, что выдается информация сортируется не по номерам карт, а по суммам продаж.

Отчет по движению топлива.

В данном отчете отображается суммарная информация продаж по указанной АЗС за выбранный период.

Информация группируется по видам топлива, видам оплат, и ценам, что позволяет наиболее полно оценить продажи, также вносится информация о поступлениях топлива.

Отчет по поступлениям товаров.

Данный отчет отражает суммарную информацию по поступлениям товаров (берутся все АЗС).

Информация группируется по наименованиям товаров и ценам, последующим расчетом общей стоимости товаров поступивших за указанный период.

Отчет по продажам товаров.

Данный отчет отражает суммарную информацию по продажам товаров (берутся все АЗС).

Информация группируется только по ценам, поэтому отображаются все продажи, с последующим расчетом общей стоимости товаров проданных за указанный период.

Отчет по клиентам сводный.

Сводный отчет об отпусках топлива на организации по платежным картам, отображается только литраж отпущенного топлива.

Оборот по картам (организации).

Основной отчет о движении средств по платежным картам. Выполняется с разбивкой на организации (каждая организация с новой страницы).

Далее следует разбивка на платежные карты, которые в свою очередь разделяются на платежные кошельки (рублевый или определенные виды топлива) по которым отображается следующая информация:

Входящий остаток - сумма/литраж на карте по указанному кошельку на начало выбранного периода.

Пополнено - сумма/литраж пополнений указанного кошелька за выбранный период.

Обслужено - сумма/литраж отпуска по кошельку за выбранный период.

Исходящий остаток - остаток на карте по указанному кошельку на начало выбранного периода.

Далее приводятся все пополнения и обслуживания по этой карте с отображением даты/времени обслуживания, литража и точки обслуживания.

Оборот по ТО (карты).

Подобен отчету по картам за период, но с разбивкой на точки обслуживания, и кошельки.