Должностной регламент секретаря руководителя министерства культуры Красноярского края

УТВЕРЖДАЮ Министр культуры Красноярского края _____________________ « » _______________ 2012 года

Должностной регламент

секретаря руководителя министерства культуры Красноярского края

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование государственного органа: министерство культуры Красноярского края (далее – министерство).

1.2. Наименование должности: секретарь руководителя министерства культуры Красноярского края (далее – секретарь руководителя).

1.3. Назначение (цель) должности: организационное, документационное, информационное обеспечение деятельности руководителя (министра культуры Красноярского края, первого заместителя министра культуры Красноярского края, заместителей министра культуры Красноярского края).

1.4. Категория должности: обеспечивающие специалисты.

1.5.  Группа должности: младшая должность.

1.6. Должность непосредственного руководителя: министр культуры Красноярского края (далее – министр).

Оперативно подчиняется руководителю (первому заместителю министра культуры Красноярского края, заместителям министра культуры Красноярского края).

1.7. Перечень подчиненных должностей: не имеет.

1.8. Наименование должности лица, осуществляющего назначение на должность, порядок назначения на должность: назначается
на должность государственной гражданской службы края министром.

Порядок назначения на должность: должность замещается по конкурсу в соответствии со статьей 22 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» в порядке, установленном Указом Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».

1.9. Порядок замещения должности в период отсутствия: в период отсутствия (отпуска либо болезни) секретаря руководителя порядок замещения определяется министром.

1.10 Положение об использовании сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну,
и служебной информации: для реализации возложенных на него должностных обязанностей секретарь руководителя в работе использует служебную информацию.

1.11. Перечень основных правовых актов, которыми государственный гражданский служащий должен руководствоваться при исполнении должностных обязанностей:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон -ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «О противодействии коррупции»;

Указ Президента Российской Федерации
«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Устав края;

Закон края -4314 «Об особенностях организации
и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края»;

Закон края -1930 «О Правительстве края и иных органах исполнительной власти края»;

Закон края -3610 «О противодействии коррупции
в Красноярском крае»;

указ Губернатора края -уг «О структуре органов исполнительной власти Красноярского края»;

указ Губернатора края -уг «Об Администрации Губернатора Красноярского края»;

указ Губернатора края -уг
«Об утверждении инструкции по делопроизводству»;

постановление Правительства края от 01.01.2001
«Об аппарате Правительства Красноярского края»;

постановление Правительства Красноярского края -п «Об утверждении Положения о министерстве культуры Красноярского края и установлении предельной численности государственных гражданских служащих и иных работников министерства культуры Красноярского края»;

иные законы Красноярского края, регулирующие вопросы, отнесенные к компетенции Министерства и необходимые для выполнения должностных обязанностей;

принятые в соответствии с вышеназванными законами Красноярского края подзаконные нормативные правовые акты.

Раздел 2. Квалификационные требования

2.1. Уровень образования и (или) направления подготовки (специальности): среднее или высшее профессиональное образование.

2.2. Стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стаж (опыт) работы по специальности: требования к стажу не предъявляются.

2.3.  Профессиональные знания:

общие знания (достаточный уровень):

Конституции Российской Федерации, Устава и законов края, указов Губернатора края, постановлений Правительства края и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края по вопросам, связанным
с исполнением должностных обязанностей;

нормативных правовых актов Российской Федерации и края
о государственной гражданской службе;

правил служебного распорядка;

правил делового этикета;

правил организации документооборота и работы со служебной информацией;

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

2.4.  Умения и навыки:

навыки:

сбора и обработки информации;

систематизации и подготовки аналитического и иного информационного материала;

подготовки служебных документов и работы с документами;

делового общения;

владения компьютерной и другой современной оргтехникой, работы
с программным обеспечением, необходимым для исполнения должностных обязанностей, работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, правовыми справочными системами, почтовыми системами, Интернетом.

умения:

организовать деятельность приемной руководителя;

оперативно действовать в напряженных условиях;

избегать конфликтных ситуаций;

оперативно принимать решения в пределах своей компетенции.

Раздел 3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя осуществляет деятельность исходя из возложенных на министерство задач и выполняет следующие обязанности:

3.1. Обеспечивает эффективную связь в системе контактов министра и своевременное принятие необходимых мер по реализации его поручений.

3.2. Осуществляет в приемной министерства техническое и организационное обеспечение деятельности министра.

3.3. Ведёт предварительную запись граждан на приём к министру, при необходимости готовит для проведения приёма требующуюся информацию. Извещает граждан лично или по телефону о времени приёма, обеспечивает соблюдение имеющейся по предварительной записи очерёдности. Ведёт запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений граждан и сотрудников. Проводит посетителей в кабинет министра с обязательным предварительным докладом.

По итогам года на основании сведений, внесенных в журнал приема граждан министром, готовит итоговую справку о результатах рассмотрения обращений

3.4. Печатает по поручению министра служебные материалы, необходимые ему для работы, или вводит текущую информацию в базу данных, в небольшом объеме копирует документы через факс в приемной.

3.5. Принимает и отправляет документы с помощью факсимильной связи.

3.6. Передает министру и его заместителям поступившие от сектора документационного обеспечения организационного отдела документы на рассмотрение и на подпись.

3.7. Приглашает по поручению министра сотрудников министерства и подведомственных учреждений, организует его телефонные переговоры, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие министра принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.

Осуществляет справочно-информационную службу в приёмной. Ежедневно утром уточняет информацию обо всех встречах, назначенных на день, и о местопребывании всех руководителей. В случае если министр остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечивает его всей необходимой информацией.

3.8. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке совещания, регистрация участников).

3.9. Следит за состоянием рабочего места министра, наличием необхо-димых принадлежностей, за надлежащим эксплуатационным состоянием средств связи, качеством уборки кабинета. Обеспечивает нормальные условия труда (освещение, температура и т. п.) в кабинете министра.

3.10. Выполняет при необходимости копировально-множительные работы.

3.11. Оформляет заявку в управление делами Губернатора и Правительства края на автомобиль министра в случае убытия его в командировку.

3.12. Выполнение иных правомерных поручений руководства в пределах компетенции.

Раздел 4. Права

В целях исполнения должностных обязанностей секретарь руководителя имеет право:

на обеспечение надлежащими организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения должностных обязанностей;

вносить предложения по улучшению организации труда приемной руководителя;

получать доступ к справочно-информационным системам «Консультант-Плюс», Интернет;

выписывать по согласованию с министром пригласительные билеты на мероприятия подведомственных министерству культуры театрально-зрелищных учреждений;

взаимодействовать с государственными гражданскими служащими структурных подразделений министерства, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края по вопросам, касающимся исполнения секретарем руководителя должностных обязанностей.

Раздел 5. Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

Секретарь руководителя несет ответственность в соответствии
с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей,
в том числе за:

систематическое нарушение без уважительных причин сроков выполнения должностных обязанностей;

некачественное выполнение обязанностей;

несвоевременное представление в сектор документационного обеспечения организационного отдела подписанных документов, повлекшее
нарушение сроков рассмотрения служебных документов
и обращений граждан.

Раздел 6. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

В пределах своей компетенции принимает решения в отношении организации работы, способов и механизмов выполнения полученных
от руководства заданий и поручений, а также принимает решение о передаче проектов служебных документов на подпись руководителю.

Раздел 7. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих
и иных решений

Секретарь руководителя не принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих решений.

Раздел 8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

К должности секретаря руководителя не применяется.

Раздел 9. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего

Вид должностной обязанности	С кем взаимодействует (сторона взаимодействия)	В чём выражается взаимодействие (вид взаимодействия)
Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке совещания, регистрация участников)	Государственные гражданские служащие, министерства, иных органов исполнительной власти края, специалисты и руководители подведомственных министерству учреждений культуры и образования, и иных организаций	Информирование о проведении совещания (о дате и месте, повестке совещания, составе участников)
Обеспечение руководителя в установленном порядке канцелярскими принадлежностями, справочным материалом	Государственные гражданские служащие министерства	Уточнение количества и вида требуемых канцелярских принадлежностей. Уточнение формата подготовки запроса на канцелярские принадлежности
Оформление заявки в управление делами Губернатора и Правительства края на автомобиль министра в случае убытия его в командировку.	Государственные гражданские служащие и иные работники управления делами Губернатора и Правительства края	Информирование о дате, времени и пункте назначения командировки

Раздел 10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа

Секретарь руководителя государственные услуги в пределах должностных обязанностей не оказывает.

Раздел 11. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего

Должностная обязанность (функция)	Виды показателей эффективности и результативности	Примеры показателей результативности и эффективности
Организация приема посетителей	Качество	Отсутствие жалоб и замечаний со стороны посетителей и руководителя
Организация и проведение телефонных переговоров	Своевременность Качество	Оперативное соединение по телефону по поручению руководителя Грамотное и корректное общение по телефону
Передача информации полученной в отсутствие руководителя	Своевременность Качество	Своевременное доведение до руководителя полученной информации Полное изложение полученной информации
Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем	Своевременность Качество	Своевременное оповещение участников о времени и месте проведения Создание условий для проведения заседаний, совещаний в части обеспечения необходимыми материалами
Печатание служебных документов, различных материалов по поручению руководителя	Своевременность Качество	Выполнение заданий в установленные руководителем сроки Отсутствие замечаний по качеству исполнения документа
Выполнение иных поручений в пределах компетенции, определяемых руководителем	Своевременность Качество	Выполнение поручений в установленные руководителем сроки Отсутствие замечаний по качеству исполнения правомерных поручения

Согласовано Начальник отдела кадровой политики ______________ «________»______________2012 г.

Ознакомлен Секретарь руководителя Министерства культуры _________________ «________»______________2012 г.