Автоматизированные архивные технологии в ГБУ ГАНО:
современное состояние и перспективы ближайшего развития
Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности: государственного учета, научно-справочного аппарата, комплектования, обеспечения сохранности архивных документов, использования.
Работа ГБУ ГАНО по внедрению автоматизированных архивных технологий началась с конца 1996 г. Первая перспективная программа информатизации архива была разработана в 1998 г. С 2004 г. в архиве действует локальная вычислительная сеть, модернизированная в 2006 году с соединением двух корпусов архива.
На сегодняшний день технический парк нашего учреждения включает 4 сервера, 62 компьютера, 36 принтеров, 10 многофункциональных устройств/копиров, 3 сканера, 4 единицы аудио - видео оборудования. Информационная инфраструктура ГБУ ГАНО представлена локальной вычислительной сетью, объединяющей более 40 рабочих станций. Internet ресурсы, в т. ч. правовые базы и электронная почта, доступны посредством подключения к домену Правительства Новосибирской области. ГАНО планомерно осуществляет замену устаревающего оборудования: только в 2010 г. приобретены 10 четырехядерных компьютеров, на конец года намечено проведение модернизации ЛВС, которая на порядок увеличит скорость работы ЛВС и повысит ее надежность.
Основные направления развития ГБУ ГАНО в области информационных технологий с целью создания в нем современной информационной системы определены концепцией «Автоматизации информационных ресурсов ГБУ ГАНО» на 2009 – 2012 гг.
Учреждение использует как самостоятельно разработанные так и готовые программные продукты.
В сфере государственного учета используется программный комплекс "Архивный фонд", выполняющий функции базового программного обеспечения в системе единого государственного учета. В 2010 г. осуществлен переход на 4 версию программы. Информационный потенциал БД "Архивный фонд" значительно увеличивается при вводе сведений об описях. Для ввода описей нами приобретается специальный программный продукт «Авто АФ-4», имеющий функцию для импорта обработанных описей в БД «Архивный фонд».
Для обеспечения учета состояния хранения архивных документов, находящихся в организациях-источниках комплектования нами используется программный комплекс «Источники комплектования», разработанный Центром архивных технологий Федерального архивного агентства.
Программный комплекс «Источники комплектования» предназначен для сбора и ведения данных об организациях-источниках комплектования архива, о хранящихся в них документах, о работе архива с организациями-источниками комплектования и для подготовки к передаче в вышестоящий орган управления архивным делом сведений, определенных Правилами работы архивов.
Сведения об организации–источнике комплектования включают в себя паспортные данные организации (полное и сокращенное название, отраслевая принадлежность, тип архива организации (профиль), уровень организации, подчиненность, подведомственность, форма собственности, дату утверждения согласованной с архивными учреждениями номенклатуры дел, дату утверждения согласованной с архивными учреждениями инструкции по делопроизводству, форму приема дел (полная, неполная, выборочная), штат архива организации, количество помещений, хранилищ), а также сведения о документах организации, переименованиях организации, фондах организации, осуществленных проверках организации.
В целях обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения и всестороннего использования документов в ГБУ ГАНО формируется электронный фонд пользования.
В 2008 г. по областной целевой программе приобретена роботизированная DVD библиотека KUBOTA COMPS серии BA. Это оптическая библиотека, представляющая из себя специализированное устройство для долговременного (более 50 лет) хранения файлов информации и обеспечения произвольного доступа к ним. DVD библиотека вмещает 2 привода и 200 DVD дисков общей емкостью 1,88 Тбайт. Механизм транспортировки дисков «Rotary Picker» позволяет работать с одно - и двусторонними дисками без механического контакта с их поверхностью. Диски переворачиваются без дополнительного механизма переворота, в связи с чем на загрузку диска уходит 2,5 секунды. DVD библиотека помещается в стандартной 19" стойке.
Ресурс DVD библиотеки может быть увеличен за счет подключения дополнительных дисков, хранящихся вне корпуса. Такое подключение может производиться по одному диску через так называемый «Mail Slot» или при помощи специальных магазинов. Существуют магазины на 35 – 55 дисков. При необходимости магазин с редко используемой информацией вставляется его в специальный слот, причем система без перезагрузки обнаруживает, что появилась новая информация.
Электронные образы документов поступают в DVD библиотеку с гибридной микрофильмирующей камеры, которая одновременно выполняет сканирование документа без распознавания текста и его микрофильмирование с целью создания страхового фонда. Сканирование осуществляется в формате TIFF с разрешением 300 точек.
Управление роботизированной DVD библиотекой осуществляет специальное программное обеспечение. Управляющее ПО позволяет представить DVD библиотеку в составе системы в виде одного логического диска большой емкости. В качестве ПО нами используется система управления электронным архивом «АС-Архив. Стандарт».
«АС-Архив» это программно-аппаратная система, обеспечивающая: регистрацию и учет, каталогизацию документов; оперативный поиск информационных ресурсов; коллективную работу пользователей с документами в единой информационной среде; целостность, надежность хранения и защиты информации.
Структура электронного архива «АС-Архив» включает в себя следующие базовые элементы:
1. Электронный каталог (механизм каталогизации, регистрационные карточки, механизм навигации по каталогу);
2. Файловое хранилище (электронные образы документов);
3. Подсистемы функционального расширения: поиск документов; управление правами; формирование отчетности; комплектование электронного архива.
Регистрационная карточка фонда содержит информацию о № фонда, названии фонда, крайних датах фонда, объеме фонда, типе документов фонда (управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация), переименованиях фондообразователя.
Регистрационная карточка описи содержит поля: № описи, название описи, крайних датах описи, объеме описи.
Регистрационная карточка дела содержит поля: № дела, индекс дела, крайние даты, предполагается ввод сведений топографического характера о месте хранения дела (не вводится)
Регистрационная карточка документа содержит поля: № листов, заголовок документа, место события, дата события, вид документа, ключи поиска (персоналии, географические сведения, тематика, прочие ключевые слова). На карточке имеется поле для прикрепления электронных образов документов. Заполнение этой карточки трудоемкий процесс, т. к. требует от оператора и хорошего владения навыками работы с программой, так и навыков археографической работы с документом. Однако качественное заполнение полей ключевых слов обеспечивает положительные результаты последующего поиска документа.
Поиск осуществляется по атрибутам регистрационных карточек. Этот поиск наиболее эффективен, если известна какая-либо информация, описывающая искомую единицу учета. Например, это может быть полное наименование или часть наименования документа, дата его создания, ключевые слова и т. п.
Условия для поиска по атрибутам регистрационных карточек формируются посредством Навигатора запросов. Условия для поиска по отдельным атрибутам можно объединять в сложные поисковые запросы. Поисковые запросы можно сохранять в библиотеке поисковых запросов для повторного использования.
Заполнение базы предусмотрено документами из категории особо ценных. В настоящее время ведутся работы по вводу в БД документов архивного фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области».
В составе фондов ГБУ ГАНО содержатся аудиодокументы. Развитие звуковоспроизводящей техники, переход на цифровые носители и обветшание пленочных носителей обусловили проведение работ по переводу информации на современные носители. С 2005 г. в ГБУ ГАНО ведутся работы по оцифрованию аудиодокументов. В настоящее время оцифровывается коллекция фольклорных материалов, собранных под руководством профессора , предстоят работы по оцифрованию аудиодокументов из личного фонда журналиста и т. д. На 20.09.2010 оцифрованы 758 аудиокассет и катушек (48 Гб).
Значительный объем фотодокументов в фондах ГБУ ГАНО обусловил разработку в 1998 г. программного обеспечения для БД «Фотодокументы».
Автоматизированная система «Фотодокументы» предназначена для ввода, хранения, обработки и многокритериального поиска фотодокументов в электронном виде. Автоматизированный учет фотодокументов позволяет увеличить скорость и точность поиска информации для выполнения тематических запросов, а также выполняет задачу повышения сохранности фотодокументов благодаря электронному представлению и хранению информации.
Программа разработана средствами технологии IBM DB2 и работает в операционной среде Windows 98, 2000. Программа является сетевой. Каждый пользователь имеет разные уровни доступа к информационным полям.
Интерфейс программы позволяет работать в режиме рубрикатора и карточкой фотодокумента.
Для занесения в БД фотографии сканируются в формате JPEG. На 01.09.2010 г. в базу внесено 25926 фотодокументов.
Поиск информации возможен по атрибутам регистрационной карточки: принадлежности к фонду, описи, ед. хранения, рубрике, подрубрике, дате события, месте события, автору, аннотации.
В процессе работы с БД «Фотодокументы» выявились недостатки в работе программы. Так функция ведения статистики осуществляет подсчет о введенной информации до 1000 карточек, режим сканирования JPEG обеспечивает качественный просмотр фотодокумента, однако возможности улучшения изображения через использование программы «Фотошоп» ограничены, что не устраивает потребителей информации и т. д. Для модернизации программы составлены требования к техническому заданию, объявлен конкурс на производство работ. Новая версия программы должна появиться в 2011 г.
Так же в 1998 г. разработано программное обеспечение для базы данных «Автоматизированный контроль исполнения запросов (АКИЗ)». БД предназначена для регистрации и контроля исполнения социально-правовых запросов, поступающих в ГБУ ГАНО.
При запуске разворачивается журнальная форма БД с общим списком фамилий заявителей, которые сгруппированы по дате поступления, начиная с ранней даты, а внутри хронологической группы – по алфавиту.
БД имеет следующие информационные поля: дата поступления запроса; регистрационный номер (проставляется автоматически); порядковый номер; фамилия; имя; отчество; вид запроса; исполнитель; дата исполнения; категория ответа; дата отправки. В программе имеется шаблон (бланк учреждения) на котором набирается и распечатывается текст архивной справки.
БД АКИЗ ведется с 2000 г. и к настоящему времени потребовалось разграничение прав доступа, введение новых информационных полей: (адресат, срок исполнения, способ получения запроса) и дополнительных отчетов. Для модернизации программы составлено техническое задание, объявлен конкурс на производство работ.
В целях минимизации трудозатрат при наведении тематических запросов, при проведении работ по публикации документов, обеспечения доступа к документам широкого круга пользователей, предполагается создание новой тематической БД «Решения органов власти». ГБУ ГАНО сформулированы общие предложения к разработке технического задания. Эта база будет рассчитана как на функционирование в сетевом режиме, но предполагает возможность работы пользователей через Internet. Пользователь получит возможность просмотра электронного образа документа.
Интерфейс должен представлять собой схему систематизации (рубрикатор: индекс, рубрика, подрубрика) решений органов власти.
В результате поиска по рубрикатору (по нажатию из списка) раскрывается карточка, имеющая следующие поля: индекс, рубрика, подрубрика, название органа власти, вид документа, № документа, дата документа, место события, самоназвание документа, название документа (археографическое), текст документа, название архива, № фонда, № описи, № дела, № листа, составитель карточки, дата составления и команды: просмотр, добавление, удаление, листание записей вперед, листание записей назад, выход в начало БД, выход в конец БД.
В дальнейших планах – разработка программных продуктов тематических баз данных «История госучереждений», «Метрические книги», полнотекстовой базы «Картографические документы».
Завершая свое выступление хочется сказать, что автоматизированные технологии не вытеснят объект труда архивных работников, но могут существенно облегчить учет и поиск документов, перейти на новый уровень взаимоотношений с потребителями документальной информации.
, и. о. начальника отдела НСА и ААТ ГБУ ГАНО
