Информационные технологии - http://www. *****/
ISSN . Международный форум по информации, 2000 – том 25, № 3 - с.24-27.
,
Компания ТИКА, г. Москва, Россия
Создание автоматизированной системы контроля и управления товарооборотом на примере торговой компании
Большинство функционирующих в настоящий момент автоматизированных систем управления обеспечивают, в основном, статичное отображение существующего состояния с элементами сравнения и обобщения, и не учитывает в полной мере фактор времени. Тем не менее, правильно построенный анализ динамики позволяет, во-первых, устанавливать и прогнозировать имеющиеся тенденции, а, во-вторых, оперативно выявлять отклонения от этих тенденций, названные нами управленческими ситуациями или проблемами. Именно подобный подход позволяет решать задачи управления с учетом развития при постоянно меняющихся внешних условиях. В опубликованной ранее статье [1], была обоснована необходимость разработки основанных на этих принципах автоматизированных систем контроля и управления. В настоящей работе приведен пример разработки такой системы применительно к товарообороту крупной торговой компании.
Анализ динамики контролируемых процессов – ключ к управлению
Значение любого анализируемого показателя во времени t (в дальнейшем будем называть контролируемым показателем - КП) представляет собой, в общем случае, случайный процесс Pt, который можно представить состоящим из трех составляющих: тенденции Tt, отклонений от тенденции Ot и случайных флюктуаций или колебаний Et, то есть:
Pt = Mt + Ot + Et
Составляющая Mt характеризует закономерное изменение КП, установившееся на достаточно длительном промежутке времени. Ее моделирование позволяет обоснованно решать задачу прогнозирования выделенных тенденций. Прогнозирование тенденций выполняется путем построения моделей динамики, основанных на корреляционном или спектральном анализах случайных процессов. Учет и анализ этой составляющей используются при планировании деятельности.
Составляющая Ot характеризует локальные во времени изменения КП, не укладывающиеся в выделенную тенденцию, что может быть связано с появлением нового действующего фактора или возможной сменой тенденции. Раннее выявление и анализ этой составляющей (управленческой ситуации – УС) важно для решения задач оперативного управления, когда требуется срочно разобраться в возникшей ситуации и в случае необходимости принять адекватные меры воздействия.
Таким образом, и тенденции, и управленческие ситуации являются двумя взаимосвязанными сторонами динамики развития и напрямую связаны с управлением. Тенденции важны для планирования или стратегического управления, когда положительные тенденции необходимо закрепить, а отрицательные, наоборот, нивелировать или свести к минимуму. Управленческие ситуации, как было сказано, имеют иной смысл и связаны с оперативным управлением, когда требуется срочно разобраться в возникшей ситуации и в случае необходимости принять адекватные меры воздействия.
Составляющая Et отвечает за случайные изменения КП, зависящие от множества неучтенных факторов, и которые в силу этого необходимо принимать как должные. С математической точки зрения эта составляющая является «белым шумом» с нулевым математическим ожиданием.
Оперативное выявление управленческих проблем
Как было сказано ранее, оперативное выявление изменений КП (составляющей Ot) или управленческих ситуаций (УС) является основой эффективного оперативного управления. С этой точки зрения важно любое изменение КП, что, однако, не означает, что любое изменение КП требует управляющих воздействий. Тем не менее, выявить данный факт необходимо. Совокупность взаимосвязанных УС будем называть управленческой проблемой.
Применительно к деятельности торговой фирмы управленческими ситуациями являются, например, смена номенклатуры продаваемых товаров или лидеров продаж, изменение тенденции роста прибылей или затрат, нереализуемый товар на складе, низкие показатели деятельности сотрудников, задержки сроков поставки и так далее. Выявление УС можно и должно выполнять полностью в автоматическом режиме. От человека требуется только запускать и контролировать работу соответствующих программ. Для решения подобных задач применяются методы фильтрации случайных процессов совместно со статистическими критериями оценки значимости выявляемых отклонений.
Регистрация изменений КП осуществляется на основе анализа нормализованной статистики Zt, характеризующей степень отклонения фактического значения КП Pt от тенденции:
Pt ─ M t
Z t = —————
S t
где: St - значение стандартного отклонения (корень квадратный из дисперсии) Pt, которое вычисляется на основе значений КП до изменения, то есть, при Ot = 0;
Mt - в этом случае, является математическим ожиданием (или средним) от Pt (так как, математическое ожидание составляющей Et всегда равно нулю)
Вычисляемые значения статистики сравниваются с порогами на возможное начало и начало изменения (отклонения от тенденции), по которым и устанавливается факт его наличия (Ot ≠ 0). Выявляемые при этом управленческие ситуации (УС) могут быть как «положительными», то есть означающими изменения КП в благоприятном направлении (например, прирост продаж или снижение брака), и «отрицательными» (соответственно, снижение продаж или повышение брака). И те, и другие важны для управления. В первом случае, при «положительных» изменениях КП желательно закрепить их и перевести в разряд тенденции. Во втором случае, когда изменения КП «отрицательные», наоборот требуется как можно быстрее исключить их и исправить ситуацию.
После выявления УС следует оповещение соответствующих лиц с возможностью выбора двух вариантов действий:
- если выявленная ситуация стандартная и на нее есть конкретные мероприятия, то предлагается их выполнение;
- если выявленная ситуация нестандартная или на нее нет соответствующих мероприятий, то предлагается перейти к анализу причин, поиску критических факторов и выработке управляющих воздействий;
- в случае успешного выполнения предыдущего этапа данная УС может быть переведена в разряд типовой.
В любом случае принятые к исполнению мероприятий должны ставиться на контроль.
Решение задач оперативного контроля и управления товарооборотом
В системе оперативного контроля и управления товарооборотом исходными контролируемыми показателями (КП) являлись (Pt):
- товарное наличие на складах по каждой из нескольких тысяч наименований, которыми торгует компания (количество);
- продажи этого товара (количество и выручка);
- приходные (от поставщика) и продажные цены товара;
- маржинальная прибыль от продажи товара.
Перечисленные показатели ежедневно анализируются. В результате по каждому КП определяются тенденции (составляющая Mt) и отклонения от тенденций (составляющая Ot), где t - дни.
Тенденции КП используются для прогнозирования. В результате определяются прогнозируемые скорости продаж товара, оптимальные цены на него и маржинальная прибыль от продажи.
Выявляемыми отклонениями от тенденций являлись изменения скоростей продаж товара и маржинальной прибыли с установлением даты начала и степени изменения (как по каждой товарной позиции, так и в целом).
В итоге настоящие показатели используются при планировании закупок с учетом оставшегося числа дней реализации по каждому товару, определяемых на основании их наличия, прогнозируемых тенденций продаж и оперативным изменением спроса для этого товара.
На рис. 1 показана технологическая схема, обработки данных, выполняемая по каждой товарной позиции.
На рис. 2 приведен основное окно разработанной системы контроля и оперативного управления, включающей помимо описанного выше анализа все необходимые сведения по поставщикам и клиентам (покупателям).
На рис 3 приведены формируемые в результате анализа данные о наличии и продажах товара: маржинальная прибыль, наличие, резерв, скорость продажи и ее изменение (в процентах), предполагаемая оценка расхода в днях и на неделю торговли (5 дней): положительные величины (в штуках и рублях) означают избыток товара, соответственно, отрицательные – его нехватку.
На рис. 4 приведен пример выполнения процедуры моделирования и прогнозирования тенденций КП, входящей в качестве подсистемы в систему контроля и оперативного управления.
Настоящие задачи можно реализовать в виде надстройки или дополнения к любой имеющейся автоматизированной системе. Основным условием является наличие необходимой для управления информации и возможность доступа к ней.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кривенко информации в живых организмах и совершенствование систем управления – Международный форум по информации и документации, 1999 – том 24, № 2 - с.32-33.
 |  |  |
|
 |
 |
 |  |
|  |
| |
| |
 |
 |  |
Рис. 1. Технологическая схема обработки данных
Рис. 2. Основное окно разработанной системы оперативного контроля и управления товарооборотом
Рис 3. Данные о наличии и продажах товара
 |
Рис. 4. Пример выполнения процедуры моделирования и прогнозирования тенденций контролируемых показателей
Информационные технологии - http://www. *****/
