Инструкция по работе с программой ТЭКСИС – Экспедирование грузов, редакция 2.0

Инструкция

по работе с программой ТЭКСИС – Экспедирование грузов, редакция 2.0

Оглавление

Ввод информации об организации. 1

Оформление заказа. 10

Оформление рейса. 13

Ведение рейса, реализация и поступление услуг. 14

Особенности оформления документов с привлечёнными транспортными средствами. 20

Ввод информации об организации

Сведения об организации относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. В программе ТЭКСИС – Экспедирование грузов в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц, поэтому основные сведения о каждом из них указываются в линейном справочнике Организации. Форма списка этого справочника открывается через меню Организации.

Сведения о новой организации вводятся в справочнике через соответствующую форму:

В обязательном порядке заполняются реквизиты Наименование и Код. В первом указывается название организации (сокращенное), во-втором – код (присваивается объекту автоматически при записи нового элемента в справочник). Эти данные характеризуют организацию как основной элемент справочника Организации.

Для правильного оформления документов в форме обязательно указываются:

·  полное наименование организации согласно учредительным документам;

·  сведения об организации как налогоплательщике: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП), дата регистрации, номер в ОГРН.

Если в информационной базе планируется вести учет для нескольких организаций, то обязательно заполняется реквизит Префикс. Это необходимо, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов (не более трех), с которых будет начинаться номер документа, например КС, МФК.

Создание основного банковского счета организации

Нажимаем кнопку в поле Основной банковский счет, открывается справочник Банковские счета. Нажимаем кнопку и переходим к созданию банковского счета.

Заполняем поле Номер счета и БИК банка.

Нажимаем кнопку

В поле Представление можно указать наименование банка

После этого нажимаем кнопку

После того, как внесены Основные реквизиты, чтобы введенная информация сохранилась необходимо нажать кнопку и переходить к заполнению следующей закладки.

В табличной части на закладке Контактная информация необходимо заполнить Фактический и юридический адрес, а также телефоны организации

После внесения всех необходимых сведений нажимаем кнопку .

На закладке Водители и Транспорт указывают ФИО водителей и их контактные телефоны, а также сведения об автотранспорте предприятия:

После того как все необходимая информация об организации заполнена нажимаем кнопку . Для ведения учета по нескольким юридическим лицам
в одной информационной базе аналогичную процедуру проделывают для каждой организации.

Далее необходимо заполнить справочники Котрагенты, Номенклатура, Города, Склады, Марки автомобилей (меню ).

{В справочники Транспорт и Водители информация попадает автоматически при заполнении соответствующей закладки при внесении сведений об организации. Также по мере изменения в этих справочниках можно корректировать информацию и добавлять новые сведения}

В справочнике Контрагенты указываем информацию об организациях, с которыми сотрудничаем (перевозчиках и заказчиках):

В справочнике Номенклатура – перевозимые грузы и описание оказываемых услуг (Транспортные услуги):

В справочнике Города – наименование города и области в которые осуществляется доставка грузов:

В справочнике Склады указываются адреса загрузки/выгрузки, а также контактные телефоны ответственных лиц:

В справочнике Марки автомобилей указывается список марок автотранспорта предприятия:

Оформление заказа

Для вызова формы создания документа необходимо нажать ссылку на рабочем столе в разделе .

В открывшемся документе заполняем основные параметры (подсвечены красным) в соответствии с заявкой от заказчика:

Справочник Транспонирование

При заполнении формы документа необходимо ввести параметры о грузоотправителе/грузополучателе, перевозимом грузе, месте его загрузки/выгрузке, требованиях к транспортному средству. В случае постоянных заказчиков и однотипных грузов, для быстроты оформления заказа удобнее пользоваться справочником Транспонирование.

Для вызова справочника Транспонирование нажимаем ссылку в форме Создания заказа.

Для создания нового элемента справочника нажимаем кнопку на командной панели. В открывшейся форме заполняем поля подсвеченные красным:

Для сохранения элемента нажимаем и .

{По мере работы в справочнике Транспонирование будут накапливаться информация о грузоотправителях/грузополучателях, перевозимых грузах, адреса загрузки/выгрузки}

Далее, создав нужный элемент в справочнике Транспонирование, или выбрав его из списка ранее созданных, переходим к дальнейшему заполнению формы Создания заказа: заполняем Условия экспедитора и Условия по оплате

Для сохранения документа нажимаем кнопку и

К списку всех заказов можно обратиться нажав ссылку на рабочем столе в разделе

Новые заказы выделены зеленым цветом.

{Открыть форму создания нового документа можно также непосредственно из Списка заказов нажав кнопку на командной панели}.

Оформление рейса

Чтобы создать рейс необходимо в Списке заказов выделить курсором нужный заказ и нажать кнопку на командной панели.

В форме создания Рейса часть полей заполниться автоматически на основании сведений заказа. Необходимо проверить дату создания документа (по умолчанию ставиться текущая дата), а также ввести данные о водителе и транспортном средстве:

Для сохранения документа нажимаем кнопку .

{После этого возможно обратится к печатной форме Договора заявки нажав соответствующую кнопку }

Далее нажимаем . В Списке заказов изменился статус нашего заказа, а также создался рейс:

Ведение рейса, реализация и поступление услуг

Обратиться к списку документов Рейс можно нажав ссылку «Открыть список документов» раздела на рабочем столе:

Новые рейсы (оформленные) выделены серым цветом. Устанавливаем курсор на нужном документе и нажимаем кнопку на командной панели. Заполняем форму ведения рейса:

Чтобы отразить текущее состояние рейса указываем фактические значения по прибытию к месту загрузки, окончанию факта загрузки, прибытие к месту выгрузки, окончание факта выгрузки. Также можно указать, что для некоторых перевозчиков достаточно факта подтверждения выгрузки груза и на основании этого считать рейс завершенным.

Можно готовить документы для заказчика на оплату. Документы на оплату часто отправляются почтой для этого в Ведении рейса есть соответствующее поле.

После этого нажимаем кнопку Записать и закрыть.

В списке документов Рейс изменился статус нашего рейса:

По факту отражения информации в Ведении рейса, создаются документы со статусами. Их можно посмотреть в самом рейсе на вкладке «ведение»

На основании ТТН и данных заказа оформляются документы об оказанных услугах для заказчика. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Реализация услуг.

{Если на момент создания документа нет действующего договора с заказчиком, то будет предложено создать договор. Для этого необходимо заполнить соответствующую форму}

Форма Реализация услуг заполняется автоматически на основании сведений Рейса. С помощью кнопок , и можно сформировать соответствующие печатные формы документов для заказчика.

Для сохранения документа нажимаем .

В списке документов Рейс появляется сумма Остатка по заказу:

При поступлении оплаты – суммы задолженности заказчика уменьшается на сумму оплаты.

Для отражения факта оплаты по безналичному расчету необходимо выбрать раздел . Кнопкой на командной панели открывается форма Поступление на расчетный счет. В форме указывается:

- дата документа;

- контрагент (кнопкой выбора );

- сумма;

{Если в одной базе ведется учет по нескольким организациям, то в поле Организация с помощью кнопки выбора выбрать нужную}

- договор (кнопкой выбора ).

В табличной части с помощью команды открывается форма Подбора заказов по данному контрагенту.

В соответствующем поле заказа необходимо поставить Флаг. То есть должно быть явно указано по какому заказу выполнена оплата. Далее нажимаем кнопку .

В форме документа Поступление на расчетный счет заполнилась табличная часть:

Для сохранения документа нажимаем (документу автоматически присваивается номер) и (проводим документ).

Документ об оплате за наличный расчет формируется непосредственно из списка документов Рейс. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Приходно-кассовый ордер, в которой вписываем сумму оплаты:

С помощью кнопки можно сформировать печатную форму документа

Проводим документ нажатием кнопки .

Особенности оформления документов с привлечёнными транспортными средствами

Если транспортная компания использует транспортные средства других перевозчиков, то схема оформления документов несколько отличается.

Оформляем заказ в соответствии с заявкой от заказчика (форму создания нового документа открываем с помощью ссылки на рабочем столе или командой из Списка Заказов):

Сохраняем нажатием и .

Из Списка заказов создаем рейс с помощью команды Создать рейс:

В форме указываем, что перевозчик сторонняя организация (ставим флаг в соответствующем поле), указываем перевозчика, а также ставку и форму оплаты. Сохраняем документ с помощью кнопки .

Контролируем выполнение рейса. Для этого в списке документов Рейс устанавливаем курсор на нужном документе и нажимаем кнопку на командной панели.

Заполняем форму ведения рейса:

После этого нажимаем кнопку Записать и закрыть.

На основании ТТН и данных заказа оформляются документы об оказанных услугах для заказчика. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Реализация услуг:

Форма Реализация услуг заполняется автоматически на основании сведений Рейса. С помощью кнопок , и можно сформировать соответствующие печатные формы документов для заказчика.

На основании ТТН и данных рейса оформляются документы об услугах перевозчика для транспортной компании.

Если оплата перевозчику осуществляется за наличный расчет, то в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Расходный кассовый ордер:

Форма заполняется автоматически на основании данных рейса, необходимо заполнить сумму платежа и провести документ.

С помощью кнопки можно сформировать печатную форму документа:

Если оплата перевозчику осуществляется по безналичному расчету, то в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Поступление услуг:

Форма заполняется автоматически на основании данных рейса. С помощью кнопок и можно сформировать соответствующие печатные формы документов.

При поступлении оплаты – суммы задолженности заказчика уменьшается на сумму оплаты. Отражение факта оплаты заказчика осуществляется с помощью ссылки или аналогично как если компания использует свои транспортные средства.