Система Управления Электронным Документооборотом
"проДокумент"
(DocFlow System "proDocument")
Система Управления Электронным Документооборотом "проДокумент"
(DocFlow System "proDocument")
Обзор
В любом информационно-зависимом производстве для всех участников очень важен обмен точной, свежайшей информацией. Впустую потраченные время и деньги почти всегда могут быть списаны на плохую координацию, вызванную поздней, неточной, неадекватной или непоследовательной информацией – а иногда и комбинацией всего вышеперечисленного!
proDocument - это продукт proTeam SPb, разработанный для оптимизации и интенсификации совместного труда коллективов на всем протяжении жизненного цикла широкого спектра проектов, совместимых с методологией проектного управления PRINCE-2. proDocument позволяет членам команды, вне зависимости от их физического местоположения, динамически, оперативно и эффективно обмениваться проектной документацией и контролировать ее выполнение. Клиенты, консультанты и поставщики объединяются; время, стоимость и риски выполнения проекта снижаются; эффективность, связь и качество улучшаются.
proDocument отвечает информационным требованиям разнообразных организаций, профессий и дисциплин, связанных с распределенными проектами на протяжение всего их жизненного цикла.
proDocument обеспечивает постоянное, высоко структурированное состояние базы данных, сфокусированной на специфике проекта
Наше Решение - proDocument
Пользователю нужен только персональный компьютер с Internet Explorer, соединенный с сетью Интернет или локальной сетью организации в случае локальной защищенной установки системы; нет необходимости заменять, обновлять или покупать новое аппаратное или программное обеспечение для компьютера или серверную систему (за исключением случая локальной защищенной установки системы).
Как поставщик услуг (Application Service Provider – ASP), proTeam SPb предоставляет зарегистрированным пользователям proDocument защищенный доступ к их проектам и документам 24 часа в сутки 7 дней в неделю. При фиксированной ежемесячной подписке, клиент обеспечивается индивидуальной онлайновой информационной средой, которая:
- уникальна специфична для бизнес-сферы клиента обеспечивает самую современную, точную и важную информацию, основанную на материалах архива.
Приложение proDocument так же полезно в случаях, когда бизнес-группы / проектные коллективы создаются на длительный период, а не для разовых проектов, объединяя финансы, проектирование, внешнюю тренинговую и операционную деятельность. Для мульти-проектных и мульти-фазовых схем бизнеса происходит автоматическая интеграция опыта, информации и практик, полученных на ранних стадиях, что улучшает использование проектных документов и снижает риски на более поздних этапах работы.
Основные Возможности и Положительные Стороны
proDocument разработан с использованием современных технологий и методик Microsoft на основе 2.0, и сервера баз данных MS SQL 2005. Система реализует классическую для приложений Microsoft 3-уровневую архитектуру, в которой доступ к данным, критический с точки зрения потенциального несанкционированного доступа, инкапсулируется в защищенной зоне системы и контролируется средствами MS SQL 2005.
Логическая и административная структура рабочего пространства каждого проекта определяется бизнес-потребностями Клиента, конфигурируется интерактивно и не требует модификации программного кода.
Поддержка пользователей PC и Mac
Вне зависимости использует ли клиент PC или Macintosh, он может работать с любыми формами документов, так как proDocument не акцентирован для работы с какими-либо специальными форматами. Используя встроенные в proDocument инструменты, пользователь может масштабировать изображения и изменять области видимости, слои, перекрестные ссылки на другие документы.
Не требуется специального клиентского программного обеспечения
proDocument был разработан для поддержки широкого спектра проектов не только в области информационных технологий. Многие пользователи не хотят покупать и устанавливать специальные приложения для коллаборативной работы с общими документами проекта. Технология proDocument предлагает использовать единственное стандартное ПО – это Интернет-обозреватель.
Пользователи получают доступ ко всем необходимым функциям через стандартные программы веб-обозреватели (например, Internet Explorer, Netscape). Соответственно, нет никаких требований к аппаратному обеспечению клиентских компьютеров или тренировки персонала.
"Pull"- based технология
proDocument практически полностью’pull’-based, что означает автоматическую предварительную обработку/сортировку любого публикуемого материала. Когда материалы публикуются, система распознает, кто их разместил и автоматически маркирует тип документа, фирму и лицо и кто должен быть информирован о том, когда документ был размещен.
Зачастую пользователи подключаются к системе раз в день в удобное для них время. Специальная служба отмечает их подключение к базе данных профайлов пользователей и создает страницу «Заголовки», уникальную для них, где показаны все новые документы, предназначенные для них. Так же там представляются ссылки на документы, где были оставлены комментарии, с которыми они должны ознакомиться.
Если адресат некоторое время не подключался, система обладает возможностью «подтолкнуть» получателя, отправляя электронное письмо, уведомляющее о том, что была опубликована информация, требующая их внимания. Письмо включает в себя ссылку на пользовательскую страницу, где он может просмотреть свою информацию обычным путем.
Мощное средство поиска документов
proDocument включает в себя мощный механизм поиска, который позволяет создавать фильтры и производит поиск документов по названию или описанию, а также позволяет находить текст внутри файлов и документов за счет использования методики полнотекстового поиска. Использование MS SQL 2005 в качестве единого хранилища позволяет proDocument избегать проблемы потенциально ошибочного размещения документа не в той папке – стандартной проблемы систем, основанных на файловой структуре хранения.
Снижает трафик электронной почты
proDocument был создан как средство группового ведения проектов и автоматизации документооборота. Одним из существенных принципов дизайна является предотвращение перегрузки электронной почты. Система ведет статистику почтового трафика и для самых активных пользователей уведомления по электронной почте используются только в исключительных случаях (например, чтобы побудить членов команды к выполнению просроченных заданий).
В то же время редкие посетители могут не осознавать того, что документы были выпущены или пересланы для них. Поэтому proDocument предлагает возможность для пользователя выбирать, получать ли уведомления по электронной почте.
"Red-lining" (mark-up)
Для системы proDocument proTeam SPb разработала понятную технологию комментирования опубликованных документов, поддерживающую полный контроль ревизий.
Она также обеспечивает и ‘red-lining’ (использование инструмента рисования в обозревателе для маркирования и комментирования графических документов).
Поддержка сложных форматов файлов
proDocument поддерживает десятки форматов файлов. Любые форматы, не поддерживаемые на данный момент, могут быть добавлены по запросу клиента. Протокольный Документ для каждого проекта определяет, какие типы файлов могут быть опубликованы и включает самые стандартные типы файлов, включая и форматы Microsoft Office (например: .doc, .xls, .ppt, etc).
Cложный одновременный доступ к документам
proDocument был разработан для поддержки конкурентного доступа к публикуемым документам. Таким образом, множество пользователей получают одновременный доступ на просмотр и комментирование одних и тех же документов без опасности возникновения коллизий.
Легкая публикация документов
В случае публикации одиночного документа имеет место стандартный процесс: пользователь выбирает публикуемый документ на жестком диске своего компьютера и указывает набор дополнительных атрибутов публикации: группа пользователей этого документа, группа рассылки нотификаций и тому подобное.
Во многих случаях, компания будет публиковать множество документов для одного и того же списка пользователей. proDocument сохраняет подобные списки для повторного использования при последующих публикациях.
Ревизии документа публикуются с использованием того же файлового имени, как и у первоначального. Служба автоматически фиксирует, что файл был обновлен и назначает номера ревизий напротив каждой размещенной версии.
Структура хранения документов, управляемая базой данных
Вместо многоуровневой системы хранения документов, ориентированной на файловую структуру папок, информация, содержащаяся в службах proDocument, помечается в базе данных, всегда доступна, и может быть впоследствии расширена для более удобного поиска и индексации.
Проблема с папками состоит в том, что, пока нет строгого контроля, хранение данных может стать субъективным и открытым для неверной интерпретации различными пользователями. proDocument, напротив, позволяет пользователям искать информацию, используя широкий спектр критериев поиска.
Функция дневника проекта
proDocument предлагает Дневник Проекта, который используется, чтобы приглашать специальных лиц или группы лиц на предстоящие встречи, а так же управлять дискуссией с приглашенными в случае коллизий.
Инициатор встречи выбирает дату, время, тип встречи, место проведения (из списка предварительно оглашенных мест, или создавая новое местоположение) и затем выбирает приглашенных. Инициатору дается возможность разослать электронные письма всем приглашенным. В то же время предлагаемая встреча автоматически появится в заголовках приглашенных.
Пользователям таких программ как Microsoft Outlook или Lotus Notes предлагается возможность добавления назначения проекта в своей собственной системе. В результате, пользователям не надо осваивать две разных дневниковых системы.
Адресная книга членов команды
proDocument поддерживает базу данных всех пользователей отдельно взятого проекта. Данные изначально представлены в таблице, показывающей имена, номера телефонов, электронные адреса и так далее.
Функция рабочих архивов
proDocument поддерживает концепцию конструкционного производства рабочих архивов. proDocument размещает информацию один раз, но эта информация может быть поделена между разными архивами. Служба поставляет список рабочих архивов, который позволяет пользователю определять, какие документы должны быть помечены как связанные с определенными рабочими архивами других проектов.
Подсистема "Workflow"
proDocument помогает автоматизировать разнообразные стандартные бизнес-процессы, как например управление запросами информации, техническими вопросами, инструкциями и так далее. Эти процессы обычно разделены на специфические стадии и требуют конкретных предопределенных действий на каждой стадии, что позволяет организовать их как сценарии ‘workflow’.
Отчеты
Подсистема Отчетов позволяет пользователю производить различные отчеты по статистике доступа к системе и расписания публикации документов.
Пользователь может пожелать узнать, кто еще желал получить доступ к документу, размещенному им. Так же доступен отчет, представляющий список пользователей, которые все еще должны просмотреть какой-либо документ. proDocument представляет возможность рассылки напоминаний по электронной почте всем пользователям в списке уведомления.
Другие отчеты включают отчеты об исключительных ситуациях, чтобы освещать задержки событий.
Полный аудит
proDocument автоматически идентифицирует и производит сложные проверки документа и предоставляет полную историю документа. Комментарии хранятся в базе данных и доступны по запросу для любого документа, включая все его последующие ревизии.
Единый интерфейс для разных проектов
Если пользователь использует proDocument более чем для одного проекта, у него есть возможность доступа ко всем проектам в рамках его проектной подписки, что особенно полезно для менеджеров, курирующих серию проектов. proDocument предоставляет инструменты управления отчетами, которые позволяют оценивать прогресс на различных контрольных отметках времени.
Использование иностранных языков
proDocument предлагает пользовательский интерфейс, который по желанию команды проекта может быть переключен на английский или русский. Следует отметить, однако, что выбор другого языка не означает, что вся информация, содержащаяся в документах и комментариях, также будет представлена на выбранном языке.
Управление корпоративными стандартами
proDocument поддерживает более динамичный совместный подход к разработке и поддержанию стандартов. Это позволяет организации делиться информацией, принадлежащей более чем одному проекту, с другими проектами.
Чтобы информация по корпоративным и прочим стандартам могла быть динамически интегрирована в проектную среду, proDocument поддерживает репликацию данных между родственными базами данных.
Минимальные системные требования:
1. Сервер: MS Windows 2000 Server/2003/XP1; IIS v.5.x; MS SQL Server 2000/2005
2. Клиентские компьютеры: MS Windows 2000/XP/2003; MS Office 2003/XP
Комплект поставки и лицензирование:
Являясь серверным приложением, не имеющим ограничений на количество одновременно работающих пользователей, система доступна в следующих комплектациях
| Максимальное количество одновременных подключений | Минимальное серверное окружение | Размер базы данных | Цена |
Light | <= 5 | Windows XP Professional, | 2Гб | 120,100 |
Standard | <= 10 | Windows 2000 Server, | Без ограничений | 180,900 |
Professional | <= 20 | Windows 2000 Server, | Без ограничений | 340,200 |
Team Edition | <= 50 | Windows 2000 Server, | Без ограничений | 580,800 |
Enterprise Edition | Без ограничений | Windows 2003 Server, | Без ограничений | 1,680,400 |
Сопровождение системы:
1. Установка и настройка системы в соответствии с требованиями заказчика и формой приобретения
2. Постпродажное обучение пользователей
3. Сервисное обслуживание
1. Сервер на базе Windows XP Professional допустим только в комплектации Light
2. Использование MS SQL 2005 может поднять производительность в случае, если приложение устанавливается не на отдельный сервер, а работает совместно с уже имеющимися приложениями пользователя
3. Ограничения на количество конкурентных подключений диктуются исключительно характеристиками имеющейся у клиента сети и производительностью сервера. По отдельному соглашению с клиентом возможна установка Системы на масштабируемую «ферму» серверов.
4. В случае больших нагрузок Система может использовать внешние хранилища документов, например MS Sharepoint Portal server 2003
5. По соглашению с клиентом возможна поставка системы в «коробочной» версии, то есть без установки и конфигурирования нашими специалистами. Не рекомендуется.
6. Постпродажное сервисное обслуживание включает в себя «горячую линию» для ответов на вопросы, аварийное восстановление Системы в случае форс-мажорных обстоятельств у Клиента, а так же консультационную помощь в ре-конфигурировании Системы (администрирование Системы). Является предметом отдельного соглашения.
