Официальное руководство Участника выставки (стр. 1 )

23-28 мая 2013 года

Официальное руководство Участника выставки

Настоящее Руководство содержит правила и рекомендации, регламентирующие все процессы подготовки и проведения выставки, и устанавливает порядок взаимодействия Участника с Организатором, а также другими экспонентами.

1.  Тематика

Легковые автомобили, грузовые и коммерческие автомобили, автобусы, мототехника, автозапчасти, автомобильные аксессуары, сопутствующие товары и услуги, автокредиты, автострахование.

2.  Место проведения

«Минск-Арена» (конькобежный стадион)
Республика Беларусь, г. Минск, пр. Победителей, 111.

3.  График работы автосалона

23 мая – VIP-день, 11:00-19:00

официальное открытие – 11:00, 23 мая

24-28 мая – 10:00-21:00

официальное закрытие – 21:00, 28 мая

4.  Монтаж

18 мая с 8:00 – 23 мая 8:00 (круглосуточно)

5.  Демонтаж

29-30 мая с 8:00 (круглосуточно)

6.  Контрольные даты

25 марта	Информация в официальное издание	*****@***by
24 апреля	Детальный план и конструкция стенда	*****@***by
24 апреля	Заявка на подключение электроэнергии	*****@***by
6 мая	Комплект документов по противопожарной безопасности	*****@***by
6 мая	Заявка на проведения презентаций или пресс-конференций	*****@***by
6 мая	Список автомобилей на конкурс СПАВ
15 мая	Заявка на размещение конструкций под Минск-Арены
10 мая	Бэджи
16 мая	Оплата за подключение электроэнергии

7.  Контактные лица

	ФИО	Телефон	E-mail	Skype
Менеджер проекта	Эвелина Рачковская	+	*****@***by	Evelina. rachkovskaya
Главный инженер	Владислав Саликов	+375 29	*****@***by
Пресс-секретарь	Татьяна Кулакова	+	*****@***by

8.  Выставочные площади

8.1.  Выставочные площади предоставляются Участникам согласно утвержденному Организатором Плану расположения экспонентов.

8.2.  После утверждения Плана изменения возможны только при согласии сторон, чьи интересы затрагиваются данными изменениями.

8.3.  Выставочный стенд должен использоваться по его прямому назначению.

8.4.  Экспонаты должны соответствовать тематике Выставки.

9.  Требования к стендам

9.1  Минимальная площадь стенда - 6 кв. м.

9.2  В случае заказа необорудованной выставочной площади Участник обязан не позднее 24 апреля 2013 г. предоставить Организатору детальный план стенда с указанием места подвода коммуникаций, согласовать конструкцию стенда и используемые материалы, а также предоставить копии сертификатов на материалы и изделия.

9.3  Участник может заказать у Организатора в аренду стенд из типовых выставочных конструкций, который будет полностью оборудован за один день до начала работы выставки. Размещение выставочной экспозиции на таких стендах производится в день, предшествующий открытию выставки.

9.4  Условиями участия в выставке и правилами противопожарной безопасности предусматривается минимальная площадь для размещения транспортных средств:

категория М1	легковой автомобиль	25 м2
категория M2, N1, N2	микроавтобус	35 м2
категория M3, N3	грузовой автомобиль и автобус	50 м2

9.5  Участник обязан при оборудовании стендов для отделки полов, стен и потолков помещений, монтажа офисов, подиумов и ограждений, а также другого выставочного оборудования применять материалы с пожарно-техническими показателями не ниже Г2, Т2, Д2, РП3 согласно строительных норм Республики. Беларусь «Пожарно-техническая классификация зданий, строительных конструкций и материалов» (СНБ 2.24-2004, п.30, СНБ 2.02.02-01 (ППБ 2.24-2004 п.78). Прочие требования по обеспечение пожарной безопасности указаны в разделе 11.

9.6  Ковровое покрытие должно быть плотно прикреплено к полу по периметру и на стыках.

9.7  Высота глухих непрозрачных перегородок в любом месте Минск-Арены должна быть не выше - 5 м, ограничение высоты других конструкций - 6 м.

9.8  При проектировании необходимо учитывать, что каждый Участник обеспечивает локальное освещение своего стенда.

9.9  При строительстве стен и конструкций должно быть учтено положение соседствующих стендов. Если стенды граничат друг с другом, участники обязаны согласовать строительство стендов между собой.

9.10 Видимые тыльные стороны стендов, должны быть оформлены таким образом, чтобы отсутствовала необходимость в их дополнительном оформлении соседними Участниками.

9.11 После завершения строительства стенда Участник должен предоставить Организатору акт замера сопротивления изоляции.

10.  Монтаж-демонтаж стендов

10.1.  Для взаимодействия с организаторами выставки во время монтажа, работы выставки, демонтажа, а также вопросов, связанных с взаимодействием с охраной, на стенде должен быть назначен «Старший стенда».

10.2.  Организаторы обеспечивают комплекс мероприятий по защите газона от механических повреждений в соответствии с требованиями производителя.

10.3.  Участники должны осуществлять все работы (монтаж/демонтаж) в выставочном комплексе таким образом, чтобы не допустить повреждения защитного покрытия газона.

10.4.  Запрещается строительство стендов с использованием материалов, создающих трудноочищаемый мусор в процессе сборки и/или разборки. Участник обязан обеспечить комплекс мер для немедленного устранения строительного мусора, возникающего во время работ, не допуская его накапливания и распространения.

10.5.В случае повреждения либо загрязнения покрытия Минск-Арены по вине Участника, последний компенсирует все убытки по восстановлению покрытия. Факт повреждения либо загрязнения покрытия выставочного комплекса актируется и подписывается участником, организатором и представителем администрации Минск-Арены.

10.6.  Во время работ по монтажу стенда запрещается складирование в проходах материалов, упаковочных коробок, ящиков и мусора. Все необходимое для монтажа  должно быть размещено в границах стенда. Проходы должны всегда оставаться свободными.

10.7.  Демонтаж стенда, а также полный или частичный вывоз оборудования и экспонатов, не может осуществляться ранее 21.00 часов 28 мая 2013 г.

11.  Противопожарная безопасность

11.1 Участник обязан неукоснительно соблюдать меры противопожарной безопасности, согласно рекомендациям Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Беларусь.

11.2  Участник обязан назначить сотрудника, ответственного за пожарную безопасность во время монтажа-демонтажа и работы выставки.

11.3  Участник до 6 мая должен оформить следующий комплект документов по противопожарной безопасности:

11.3.1 Приказ о назначении Ответственного по противопожарной безопасности во время работы выставки.

11.3.2 Временная инструкция по противопожарной безопасности при работе на стенде.

11.3.3 Выписка из журнала инструктажа по противопожарной безопасности при работе на стенде.

11.4 Один экземпляр комплекта документов, указанных в п.11.3 должен находиться на стенде у Ответственного по противопожарной безопасности, второй экземпляр комплекта Участник должен передать Организатору.

11.5 Все сотрудники, работающие на стенде должны быть пройти инструктаж по правилам противопожарной безопасности.

11.6 На все время работы выставки, включая монтаж и демонтаж стенда, Участник обязан обеспечить стенд ОГНЕТУШИТЕЛЯМИ, из расчета 1 огнетушитель на 100 кв. м площади стенда Участника. Тип огнетушителя ОП-5 или аналогичный.

11.7 Стенд должен быть оснащен СРЕДСТВАМИ ЭВАКУАЦИИ автомобилей (трос или жесткая сцепка), из расчета одно средство на 10 автомобилей.

12.  Электроэнергия

12.1 Заявка на подключение электроэнергии подается не позднее 24 апреля 2013 года.

12.2 Заявка должна содержать необходимую нагрузку, количество фаз и параметры разъема (16А, 32 А и т. п.), а также количество точек подключения.

12.3 Минимальная нагрузка подаваемая на стенд – 5 кВт.

12.4 Оплата за подключение производится до открытия выставки не позднее 16 мая 2013 года.

12.5 Использованная Участником электроэнергия не входит в стоимость подключения и компенсируется Участником после выставления счетов РУП «Энергосбыт». Возмещение затрат организатора на предоставленную энергию производится Участником согласно отдельно выставленному счету. Счет является первичным документом для отнесения расходов по электроэнергии на затраты предприятия и основанием для принятия к вычету НДС.

13.  Охрана стендов

13.1 Во время работы автосалона стенды принимаются под охрану после завершения рабочего дня выставки (23 мая после 19:00, 24-28 мая после 21:00).

13.2 В последний день монтажа, 22 мая 2013 года, стенд может сдаваться под охрану только после завершения строительно-монтажных и подготовительных работ на всех стендах. Для этого сотрудникам охраны необходимо подготовить полную Опись оборудования стенда.

13.3 В течение рабочего выставки ответственность за сохранность оборудования и экспонатов, размещенных на стенде, несет Участник выставки.

13.4 После окончания рабочего дня Участник обязан подготовить стенд для сдачи под охрану в течение 30 минут после закрытия. Ответственный представитель Участника сдает по Описи представителям охраны оборудование и имущество, размещенное на стенде.

Утром следующего дня представитель Участника должен прибыть на выставку за час до открытия работы выставки и по Описи принять стенд у представителя охраны. После сдачи стенда представителю Участника охрана ответственность за сохранность имущества не несет.

13.5 Вынос и вывоз имущества допускается только по письменной Заявке, подписанной старшим стенда и согласованной с представителем Организатора.

13.6 Для принятия стенда у охраны в день демонтажа 29 мая ответственный представитель Участника должен прибыть на выставку не позднее 9:00. После этого времени Организаторы не несут ответственность за сохранность имущества на стенде.

14.  Субэкспоненты

14.1.  Для размещения Субэкспонента на своем стенде Участнику необходимо получить разрешение Организатора, предоставив Организатору Письменную заявку.

14.2.  Субэкспонент имеет право пользоваться стендом основного Экспонента во время выставки, получить два бэджа.

14.3.  Информация о Субэкспоненте вносится в Официальное издание выставки.

14.4.  Субэкспонент обязан соблюдать все требования настоящего Руководства.

14.5.  За каждого Субэкспонента на стенде основной Экспонент доплачивает Организатору сбор в размере 599 у. е.

15.  Бэдж. Постоянный пропуск.

15.1 Основанием прохода на выставку является Бэдж с фотографией.

15.2 Бэджи предоставляются бесплатно участникам выставки из расчета 1 бэдж на каждые 20 м2 закрытой выставочной площади, но не менее 3 штук. В случае стенда на открытой площадке Участнику предоставляется 1 бэдж на каждые 40 м2 площади.

15.3 Стоимость дополнительного бэджа составляет 15 евро.

15.4 Вся информация для изготовления бэджей, в том числе фотографии, должна быть предоставлена до 10 мая включительно.

15.5. Стоимость бэджей, информация по которым получена после 10 мая, устанавливается в размере 25 евро, независимо от их принадлежности к категории бесплатных или платных бэджей.

15.6. Бэдж изымается при передаче его другому лицу.

16.  Пригласительные билеты

16.1 Пригласительный билет действителен для одноразового посещения выставки одним человеком в любой день с 24 по 28 мая включительно.

16.2 Посещение первого дня работы выставки VIP-дня организовано только по платным входным билетам.

16.3 На каждые 6 м2 закрытой выставочной площади Участнику предоставляется 1 пригласительный билет, но не менее 5 штук.

16.4 Для открытой площади предоставляется 1 пригласительный на каждые 12 м2.

17.  Презентации, шоу-программы и пресс-конференции

17.1 Презентация – шоу или представление на стенде экспонента, сопровождаемое визуальными образами, музыкальными и шумовыми эффектами.

17.2 Пресс-конференция – мероприятие на стенде Организатора или в Пресс-центре с участием представителей СМИ.

17.3 Мероприятия на закрытой площадке проводятся только в утвержденное Организатором время и только в рамках арендуемой площади.

17.4 Проведение всех мероприятий осуществляется по графику, составленному Организатором на основании предварительных заявок участников.

17.5 Для внесения в общий график мероприятий автосалона Участник должен подать заявку Организатору не позднее 6 мая 2013 г.

17.6 Объявления любого характера допускаются с централизованного радио пункта  с разрешения и по согласованию с Организатором.

17.7 Организаторы выполняют строительство временного пресс-центра.

17.8 Звуковое и видеооборудование может быть предоставлено Организатором за дополнительную плату.

18.  Официальное издание

18.1 Каталог Моторшоу-2013 является Официальным изданием выставки.

18.2 Для размещения в Официальном издании Участник должен не позднее 25 марта 2013 года предоставить следующие данные:

·  наименование организации на русском и английском языках;

·  адрес, индекс, телефон, e-mail, http;

·  логотип (векторный вид, формат. cdr, .ai, .eps);

·  краткую информацию о компании (до 1000 знаков).

18.3 Информация отправляется на электронный ящик *****@***by согласно правилам оформления информации для Официального издания.

18.4 Организатор не несет ответственности за достоверность информации, предоставленной Участником.

19.  Конкурс «Самый популярный автомобиль»

19.1 Каждый посетитель, купивший билет на выставку, имеет право проголосовать за понравившийся автомобиль с помощью отрывного купона в «Бонусной книжке МОТОРШОУ», которая вручается каждому посетителю.

19.2. По итогам голосования выбираются самые популярные модели автомобилей. Победитель получает традиционный переходящий кубок «МОТОРШОУ»

19.3 В конкурсе могут принимать участие только автомобили серийного производства.

19.4 Все автомобили, участвующие в конкурсе «Самый популярный автомобиль выставки», должны иметь номера-наклейки на лобовом стекле. Номера изготавливаются организаторами и выдаются Участникам не позднее Официального открытия выставки.

19.5Списки автомобилей принимаются до 6 мая 2013 в формате *.xls с обязательным указанием автомобильного бренда и модели на английском языке.

20.  Размещение растяжек, осветительных ферм внутри Минск-Арены (конькобежный стадион).

20.1 Размещение любых рекламных материалов под куполом Минск-Арены (плакатов, баннеров, растяжек, флагов), а также крепление осветительных ферм и других конструкций производится по предварительным заявкам.

20.2 Заявки на размещение вышеуказанных рекламных материалов и конструкций необходимо отправить Организатору для обобщения и составление сводного заказа до 15 мая 2013 года.

21.  Уборка стендов.

21.1 Организаторы выполняют уборку только проходов между стендами.

21.2 Поддержание чистоты и порядка на стенде осуществляется силами Участника.

21.3 Для своевременной эвакуации мусора Участник после завершения рабочего дня должен выставить пакеты с мусором в проходы около своего стенда или загрузить мусор в специальные контейнеры, размещенные в зале. Мусор, оставленный Участником на стенде, Организатором не эвакуируется.

22.  Доступ посетителей в салоны экспонируемых автомобилей.

22.1 Для эффективной работы Организатор рекомендует всем Участникам обеспечить свободный доступ посетителей в салоны экспонируемых автомобилей.

22.2 Окончательное решение о доступе посетителей в салоны экспонируемых автомобилей принимает каждый Участник самостоятельно.

ВЫПИСКА ИЗ рекомендаций государственного пожарного надзора

1.  Участник обязан не позднее, чем за 10 дней до ввоза экспонатов на выставку предоставить сведения о материалах и экспонатах, планируемых к использованию на стендах выставки. (ППБ 2.24-2004 п.11).

2.  Участники выставки должны предоставить следующую документацию:

2.1.  Приказ руководителя предприятия, учреждения, организации о назначении ответственных лиц за обеспечение пожарной безопасности при проведении выставки;

2.2.  Журнал учета или список лиц с регистрацией о прохождении инструктажа по пожарной безопасности на выставке;

2.3.  Временную инструкцию по пожарной безопасности при проведении выставки. (ППБ 2.24-2004 п.15)

3.  При оборудовании выставки для отделки стен и потолков помещений, монтажа офисов, подиумов и ограждений и другого выставочного оборудования применять материалы с пожарно-техническими показателями не ниже Г2, Т2, Д2, РП3 согласно строительных норм Республики Беларусь «Пожарно-техническая классификация зданий, строительных конструкций и материалов. (СНБ 2.24-2004, п. 30).

4.  Складирование (хранение) экспонатов, запасного оборудования, тары и упаковочных материалов предусмотреть в специально отведенных помещениях, отвечающих противопожарным требованиям технических нормативных правовых актов системы противопожарного нормирования и стандартизации. (ППБ 2.24-2004 п.28)

Складирование веществ и материалов осуществлять с учетом их агрегатного состояния, совместимости хранения, а также однородности средств пожаротушения. (ППБ 2.24-2004 п.29)

5.  Демонстрацию твердых легковоспламеняющихся веществ и материалов, легковоспламеняющихся и горючих жидкостей в выставочном зале производить в упаковке производителя. При этом общая масса выставляемых веществ и материалов не должна превышать 50кг на одно выставочное место. Выставку вышеуказанных веществ и материалов разместить на открытых площадках или в специализированных выставочных павильонах, расположенных в отдельно стоящих зданиях. (ППБ 2.24-2004 п. п. 25,26)

6.  Не допускать применения источников открытого огня на территории выставки. (ППБ 2.24-2004 п.39)

7.  Ковровые покрытия, применяемые на выставках, прочно прикрепить к полу по периметру и на стыках. Не допускать применения ковровых покрытий, имеющих пожарно-технические показатели ниже установленных СНБ 2.02.02-01. (ППБ 2.24-2004 п.78)

8.  В здании размещать только транспортные средства, работающие на бензине и дизельном топливе. (ППБ 2.24-2004 п.96)

9.  Для демонстрации выставлять транспортные средства с технически исправными системой питания и электрооборудованием. (ППБ 2.24-2004 п.97)

10.  Места расстановки транспортных средств обеспечить буксирными тросами или штангами из расчета один трос (штанга) на 10 единиц техники. (ППБ 2.24-2004 п.101)

11.  В здании и на открытых площадках техника должна находиться с отсоединенными аккумуляторами, количество топлива в баках не должно превышать 5 л. (ППБ 2.24-2004 п.102)

12.  После постановки транспортных средств в здании двигатель их должен быть немедленно остановлен. Не допускать запуска двигателя для любых целей, кроме выезда из здания. (ППБ 2.24-2004 п.103)

13.  В здании и на открытых площадках выставки транспортных средств запрещается:

13.1.  Устанавливать транспортные средства в количестве, превышающем расчетное количество;

13.2.  Нарушать план расстановки транспортных средств;

13.3.  Уменьшать расстояние между транспортными средствами, а также от них до конструктивных элементов зданий и сооружений;

13.4.  Загромождать пути эвакуации и выездные ворота;

13.5.  Заправлять транспортные средства непосредственно в помещении горючим, маслами и сливать из них топливо;

13.6.  Содержать транспортные средства с открытыми горловинами топливных баков;

13.7.  Подзаряжать аккумуляторы непосредственно на транспортных средствах, находящихся в зданиях и сооружениях;

13.8.  Проводить техническое обслуживание и ремонт техники. (ППБ 2.24-2004 п.105)

15. Участник обязан все выставочные места обеспечить первичными средствами пожаротушения согласно нормам. (ППБ 2.24-2004 п.106)

16. Курение разрешается только в специально отведенных местах. (ППБ 2.24-2004 п.37)

Образец приказа о назначении ответственного лица по пожарной безопасности

ПРИКАЗ №

Г. Минск «__» мая 2013 г.

«О назначении ответственного лица по пожарной безопасности во время

проведения международного автосалона МОТОРШОУ»

В целях выполнения правил и норм пожарной безопасности на стенде________________________во время проведения международного автосалона «МОТОРШОУ», проводимого с 23 по 28 мая 2013 года по адресу: «МИНСК-АРЕНА» (конькобежный стадион), г. Минск, пр. Победителей, 111.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Назначить ответственным лицом за соблюдение правил и норм пожарной безопасности при проведении выставки на стенде _______________________ руководителя стенда _______ФИО_________, «,,,менеджера по рекламе,,,».

2.  Инженеру по ОТ и ПБ ________ФИО________ разработать временную инструкцию по пожарной безопасности при проведении выставки, провести инструктаж и вручить руководителю стенда ____ФИО________ под роспись.

3.  Руководителю стенда ________ФИО________ и лицам, участвующим в обслуживании стенда на выставке пройти инструктаж по пожарной безопасности. До начала выставки предоставить организаторам выставки следующие документы:

·  копию данного приказа;

·  временную инструкцию по пожарной безопасности при проведении выставки;

·  выписка из журнала о прохождении инструктажа по пожарной безопасности

Директор _____________

С приказом ознакомлен:

_______________

______________

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ НА СТЕНДЕ

___________________________________» ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВКИ «МОТОРШОУ» с 23 по 28 мая 2013 г.

УТВЕРЖДАЮ

Технический директор

___________________________»

Ф. И.О.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:

1. Ответственный за пожарную безопасность – руководитель стенда, обязан контролировать строгое соблюдение правил и норм пожарной безопасности работникам и посетителям стенда.

2. Во время работы стенда работник должен неотлучно находиться на территории стенда.

3. Запрещается на рабочем месте курить.

4. Иметь на территории стенда средства пожаротушения – не менее 2-х огнетушителей.

5. Количество топлива в баках не должно превышать 5л.

6. За невыполнение инструкции несёт персональную ответственность руководитель стенда.

2. ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ:

1. Принять стенд от охраны выставки.

2. Проверить наличие и состояние противопожарного оборудования.

3. Проверить состояние стенда (исправность освещения, электропроводки,

электророзеток, оборудования и т. д.).

4. Проверить и при необходимости освободить проезды, проходы.

3. ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ:

1. Постоянно следить за выполнением правил и норм пожарной безопасности посетителями стенда.

2. Запрещается отвлекаться во время работы с территории стенда.

3. При необходимости убытия с территории стенда руководитель стенда оставляет за себя ответственное лицо из числа работников стенда.

4. Запрещается пользоваться огнеопасными жидкостями (заправлять автомобили бензином, маслом, производить протирку оборудования стенда легковоспламеняющимися жидкостями и т. д.)

5. Запрещается устанавливать и использовать в служебном помещении электроприборы (холодильник, микроволновые печи, электрообогреватели, электрочайники и т. д.)

6. Запрещается подзаряжать АКБ непосредственно на транспортных средствах.

4. ДЕЙСТВИЯ ПРИ АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ:

1. При возникновении ЧС немедленно прекратить работу.

2. Вызвать пожарную команду по и немедленно приступить к ликвидации ЧС с помощью подручных средств.

3. Отключить от электросети все имеющееся оборудование.

4. Принять меры по эвакуации оборудования стенда.

5. При получении травм работниками или посетителями стенда, оказать первую помощь пострадавшему и вызвать скорую помощь по

6. Произвести эвакуацию посетителей.

7. Сообщить о случившемся руководителю.

5. ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ:

1. Отключить от электросети все имеющееся оборудование и аппаратуру.

2. Проверить состояние стенда и имеющегося оборудования.

3. Сдать стенд под охрану выставки.

Инженер по ОТиПБ Ф. И.О.

ВЫПИСКА из журнала регистрации инструктажа по пожарной безопасности ответственных работников ____________________________на стенде выставки «МОТОРШОУ» с23 по 28 мая 2013 г.

№ п/п	Ф. И.О.	Профессия Должность инструктируемого	Наименование производственного подразделения, куда направляется инструктируемый	Ф. И.О. Должность инструктирующего	Дата инструктажа	Подпись инструктируемого	Подпись инструктирующего
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Выписка верна: