Выбор системы документооборота

Выбор системы документооборота

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭДО), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭДО на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

бизнес-требования требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

пользователи системы хранилище данных работа с документами работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware, PAM, winbind и т. п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов

Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т. д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) - 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к электронному документообороту для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т. д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т. п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭДО. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь	Дата	Операция	Комментарий
Иванов	10.10.02	Создание	Документ создан
Сидоров	12.10.02	Создание копии	По приказу №5.783.3
Петров	15.10.02	Создание резолюции	Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. СЭДО позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам. 

Работа с бизнес-логикой

Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов – от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем. 

Требования к ресурсам

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т. е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом  будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т. п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т. п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов.  Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная  

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

защищенность протокола связи интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

2. Авторизация

возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

3. Разграничение прав доступа к документам

возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т. п.) для пользователей и групп пользователей делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

2. Поиск документов

поиск по полям документа контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

3. Архивация документов

вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

только для чтения с возможностью сохранения изменений

Работа с документами

1. Работа с типами документов

создание новых типов наличие конструктора форм справочные (подстановочные) поля история документа отслеживание версий документов

2. Конвертация документов

сканирование импорт из других форматов файлов

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

2. СУБД

необходимость приобретения сторонней СУБД

3. Зависимость от сторонних продуктов

наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

4. Аппаратная часть

производительность компьютеров

Стоимость продукта

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

соответствие документации текущей версии продукта наличие электронных обучающих материалов освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

доступность управляющих элементов количество элементарных операций для выполнения действий

Автоматизация документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства. Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Внедрение СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота – сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

системы автоматизации делопроизводства и документооборота системы управления потоками работ системы организации и управления архивами документов системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP – часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации ДОУ». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые, надеемся, помогут избежать многих типичных ошибок.

Совет №1 – определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 – определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 – обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи документооборота в территориально-распределенных организациях.

Совет №4 – выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т. е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 – проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 – не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте то, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение – этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего – некоторые внедренцы часто говорят, что внедрят систему в кратчайшие сроки, в этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим. Масштаб внедряемой системы. Срок внедрения системы безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система – пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение. Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами – настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования. Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения – эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса внедрения.

Вопрос 4. Экономическая эффективность – миф или реальность?

В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Вывод: внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Подытоживая наши рассуждения, хочется еще раз обратить внимание руководителей предприятий, сотрудников служб документационного обеспечения управления и других специалистов на следующие моменты: На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM

Общая информация о системе DIRECTUM (pdf, 790 Кб)

Функциональные возможности DIRECTUM (pdf, 1,81 Мб)

Архитектура и технические возможности DIRECTUM (pdf, 730 Кб)

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow). Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.). Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами. Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота. Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset и открытой архитектуре. Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации. Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через корпоративный портал. Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа. Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами. Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Системы управления документами

Системы управления документами используются организациями для решения различных задач, связанных с документооборотом. Как правило, в функции подобных систем входит создание, хранение и редактирование документов, контроль над их движением внутри предприятия, управление доступом к данным и интеграция с другими информационными системами.

Переходя на систему управления документами, компания получает:

Ускорение поиска документов. Ускорение работы с документом. Оптимизацию процесса обработки и обмена информацией внутри организации. Контроль над прохождением документа. Снижение риска утраты, порчи или несанкционированного доступа к документам. Уменьшение бумажного документооборота. Оперативность доступа к архивной информации и снижение стоимости хранения электронных документов. Инструмент для оценки эффективности работы сотрудников в компании. Накопление корпоративных знаний. Снижение времени на обучение сотрудников.

Т. о. внедрение системы управления документами направлено на сокращение временных расходов, связанных с документооборотом, и повышение уровня обоснованности принятых решений.

Эффект от внедрения DIRECTUM

В период кризиса и рационализации бюджетов специальные предложения DIRECTUM позволяют получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Бизнес-процессы настраиваются силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации. Повышение исполнительской дисциплины.
По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации. Исключение утечки информации.
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются. Наличие необходимой информации "под рукой".
При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса. Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании. Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т. д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы DIRECTUM. Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи. Но чтобы сделать оптимальный выбор для внедрения документооборота, целесообразно опираться на материалы из независимых источников информации, ряд из которых приведен на странице "Пресса о нас".

Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Российские программы документооборота ждет большое будущее

Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

В последнее время проблемы, связанные с электронным документооборотом в России, становятся все более актуальными. Так, в статье Арама Пахчаняна, вице-президента компании ABBYY, и Дмитрия Романова, директора Департамента систем ДОУ компании АйТи, довольно подробно рассмотрены общие проблемы систем электронного документооборота (далее СЭД) и дан анализ некоторых систем, представленных в России.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД. Подобный анализ, данный в исследовании, проведенном Департаментом консалтинга РБК, поможет лучше ориентироваться среди представленных СЭД и понять перспективы их развития как потребителям, так и производителям. Данная статья является кратким изложением основных параметров проведенного исследования рынка систем электронного документооборота.

Основным параметром, характеризующим рынок, является его объем. РБК оценивает его в сумму, равную $20 млн. В данную сумму не входят поставки оборудования, но включаются некоторые консалтинговые услуги. Следует отметить, что при реализации некоторых проектов затраты на консалтинговые услуги могут составлять от 30% до 50%.

На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Впрочем, вскоре можно ожидать, что в России появятся новые системы и новые компании, что также будет способствовать развитию рынка. Сами производители и поставщики СЭД отмечают, что в России уже существующие СЭД не могут обеспечить все потребности рынка и особенности заказчика. Так, в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100% в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003—2005 годах (около 60% в год).

На данный момент основными потребителями СЭД являются государственные органы власти и крупный российский бизнес. Но, со временем, и эта тенденция будет только увеличиваться, доля среднего и малого бизнеса будет возрастать. Мы ожидаем, что и через пять лет доля малого бизнеса будет минимальна в силу того, что далеко не всем компаниям этого сектора необходимы системы электронного документооборота.

Региональная структура потребления СЭД также будет подвержена изменениям. На данный момент основные потребители сосредоточены в Московском регионе, но уже через пять лет основные потребители будут находиться в регионах. Во многом такое перераспределение будет связано с тем, что в Московском регионе рынок в основном будет заполнен.

Важной проблемой дальнейшего развития отрасли будет ее государственное регулирование. В этой связи большое значение имеет ФЦП «Электронная Россия». Все программы, связанные с документооборотом, выиграла компания «Техносерв А/С». Именно эта компания будет выполнять все работы, связанные с созданием СЭД для государственных и муниципальных органов. Также эта компания будет выполнять работы по созданию единых стандартов для СЭД.

Помимо «Техносерв А/С» работы в рамках «Электронной России» в рамках субподряда будут выполнять несколько известных ИТ-компаний: «ИнтерТраст», «Когнитивные Технологии».

Тем не менее, любое положительное развитие ФЦП «Электронная Россия» в области электронного документооборота даст сильный толчок развитию данной ИТ-области.

Впрочем, помимо «Электронной России» государство оказывает влияние на рынок СЭД изданием законов, ГОСТов и различных инструкций. К сожалению, пока законодательное регулирование, без которого ИТ-отрасль не может активно развиваться, находится только на начальном уровне. Так, из необходимых законов принят только закон об ЭЦП, а закон «Об электронном документе» находится с 2000 года в разработке и неизвестно, когда начнется его активное обсуждение.

По мнению авторов исследования, есть несколько факторов, влияющих на рынок помимо государственного регулирования и «Электронной России». Среди факторов, отрицательно влияющих на развитие СЭД в России, следует, прежде всего, отметить:

Финансовый фактор. Фактор персонала. Реклама СЭД. Структура компаний-потребителей. Уровень понимания задач СЭД.

А среди факторов, которые способствуют развитию СЭД, прежде всего, следует отметить:

Общую потребность в создания систем хранения и управления данными. Увеличение предприятий, сертифицированных по ISO 9000. Стимулирование спроса на СЭД. Появление новых систем электронного документооборота. Создание Гильдии Управляющих Документацией.

Особо необходимо отметить, что государство может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние.

Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Такой системой, например, являлась «ДЕЛО» компании ЭОС. В последнее время наметилась тенденция к тому, что системы делопроизводства постепенно переделываются под полноценные системы документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Так, появится специализация по отраслям. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст). С появлением все новых систем их специализация будет становиться все более отчетливой.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

Системы западного производства. Среды разработок. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. Полностью российские разработки.

Пока на российском рынке полноценно представлено только три западные системы (среды разработок):

Documentum DOCS Open/DOCSFusion Lotus Domino. Doc

При этом на данный момент только Documentum и DOCS Open/DOCSFusion активно продвигаются в России.

Основными партнерами Documentum в России являются следующие компании: «РБК СОФТ», IBS, TopS Business Integrator, «АСК», «Весть-МетаТехнология», корпорация «Галактика», «Деком Компьютерные системы», «ИКТ», «Кворум», «КРОК», «Рексофт», «ТехноСерв А/С», «Фобос Плюс».

Основными партнерами DOCSFusion и DOCS Open являются компании «Весть-МетаТехнология» и HBS.

Основным партнером по продвижению Lotus Domino. Doc является компания ComputerAge.

На данный момент наибольшим количеством внедрений в России обладают системы Documentum и DOCS Open. Именно эти системы претендуют на весь рынок крупных решений. Так, в планах Documentum завоевание 20% всего рынка, под которым она подразумевает практически все решения для крупного бизнеса. DOCSFusion и DOCS Open также претендуют на лидирующие позиции.

Остальные западные системы пока мало знакомы в России, Filenet практически не представлен, другая система, Opentext, вообще не имеет партнеров в России и не планирует приходить сюда.

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст OfficeMedia - ИнтерТраст БОСС-Референт - АйТи ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ* Эскадо Интерпроком - ЛАН

*По некоторым данным, НТЦ ИРМ также разрабатывает свой продукт «ЗОЛУШКА» и на других технологиях.

Следует отметить, что системы, основанные на Lotus Domino/Notes, довольно популярны в России. Это доказывают их многочисленные внедрения, а сами компании являются лидерами в своих сегментах, большинство внедрений данных систем было успешным. Хотя, если компания уже имеет разветвленную информационную структуру, основанную на других технологиях, то переход на Lotus связан с некоторыми проблемами. Правда, как отмечает Александр Савельев, директор по консалтингу компании «ИнтерТраст», «в рамках проектов внедрения систем на базе LN достаточно часто реализуется задача интеграции с существующими системами, в том числе и с MS Exchange».

Все остальные системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C RBC Docs - РБК СОФТ DocsVision - Digital Design IIG Intravert - IIG IT - Inco - IncoFlow LanDocs - Ланит Optima-WorkFlow - Optima VisualDoc - ЦентрИнвест Софт Гран Док - Гранит Дело - ЭОС ДокМенеджер - СофтИнтегро Евфрат Cognitive - Technologies Эффект-Офис ИКК - «Гарант Интернэшнл

Данные системы в целом имеют в своей основе российские разработки. Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка. Пока именно эти системы отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Даже в случае активного прихода в Россию западных систем, они вряд ли займут более 20%-30% рынка. В отличие от ERP и других управленческих систем, российские системы документооборота вполне конкурентоспособны и вполне отвечают всем современным требованиям. Пока западные системы занимают менее 10% от всего рынка. Во многом именно рост российских разработок обеспечит развитие СЭД, так как именно они будут наиболее востребованными.

В дальнейшем именно компании среднего, малого бизнеса и государственные органы будут основными потребителями отечественных систем. Предприятия крупного бизнеса будут использовать как зарубежные, так и отечественные СЭД. Именно на предприятия крупного бизнеса рассчитывают западные компании, но и в этом сегменте им придется конкурировать с отечественными СЭД. При этом западные системы, которые сейчас представлены в России, имеют более значительные перспективы, чем не представленные. Уже через несколько лет выход в Россию новых западных систем будет сильно ограничен, так как эту нишу займут уже представленные западные и отечественные СЭД, чей функционал со временем будет только совершенствоваться.

В последующее пять-семь лет рынок СЭД будет оставаться одним их самых перспективных и быстрорастущих рынков российской ИТ-отрасли.

Процесс внедрения системы DIRECTUM

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

библиотеку типовых проектных решений; моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN; четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта; проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов; расчет эффективности по итогам внедрения; и т. д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результата заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП; высшее руководство работает с документами из системы; контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы; в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников; создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Именно такая система позволит получить эффект от внедрения.