Программа испытаний документооборота между органами исполнительной власти.
Документооборот между органами власти можно разделить на следующие документопотоки:
1. Запрос информации (Исходящие письма в государственные органы исполнительной власти Тюменской области).
2. Рассылка распоряжений и постановлений Губернатора и Правительства Тюменской области.
3. Исполнение документов согласно резолюции высшего руководителя (входящих документов, распоряжений, постановлений Губернатора или Правительства Тюменской области).
4. Передача обращений граждан из Аппарата Губернатора в орган исполнительной власти.
1. Запрос информации.
Схема механизма запроса информации органом исполнительной власти (ОВ1) из другого органа исполнительной власти (ОВ2) представлена на рисунке.
Схема запроса информации ОВ1 из ОВ2.
Пояснения к схеме:
1. Орган исполнительной власти подготавливает запрос в другой орган исполнительной власти. Регистрирует его как исходящий документ. И отправляет его средствами DIRECTUM.
2. Орган исполнительной власти, в который поступил запрос, регистрирует входящий документ. Подготавливает ответный документ. Регистрирует ответный документ как исходящий и средствами DIRECTUM связывает его с соответствующим входящим. Отправляет ответный документ средствами DIRECTUM в орган власти, от которого поступил запрос. При этом в орган власти, от которого поступил запрос, средствами DIRECTUM направляется информация о регистрации документа (номер, дата, резолюция).
3. При поступлении ответа на запрос, орган исполнительной власти регистрирует его как входящий и связывает с соответствующим его исходящим средствами DIRECTUM.
Программа испытаний:
1. В ОВ1 регистрируется исходящий документ в адрес ОВ2. Нажимается кнопка «Отправить».
2. В ОВ2 автоматически создается входящая РКК с прикрепленными к ней электронными документами (если он был прикреплен в ОВ1) со статусом «не утверждена».
3. Ответственный за регистрацию в ОВ2, регистрирует данную РКК путем выбора журнала, заполнения дополнительных реквизитов и нажатие кнопки «сохранить».
4. Дальнейшая работа осуществляется аналогично работе с входящими документами в ОВ2.
5. После регистрации документа в ОВ2 в поле «Информация» исходящей РКК ОВ1 заносится регистрационный номер и дата регистрации документа в ОВ2.
6. После вынесения резолюции и отправке на исполнение документа в ОВ2 (согласно пункту 4) в поле «Информация» исходящей РКК ОВ1 заносится содержание резолюции вынесенной в ОВ2.
Примечание: в рамках программы испытаний с целью ускорения тестирования запуск программных сценариев системы производится вручную. В процессе эксплуатации данные сценарии запускаются автоматически с определенным интервалом (1 раз в 30 минут).
2. Рассылка распоряжений и постановлений Губернатора и Правительства Тюменской области.
Рассылка распоряжений и постановлений Губернатора и Правительства Тюменской области осуществляется согласно регламенту работы Правительства Тюменской Области.
Программа испытаний:
1. Распоряжения и постановления Губернатора или Правительства Тюменской области регистрируются отделом организационного и документационного обеспечения правительства области в соответствующем модуле. На вкладке «список рассылки» указываются органы исполнительной власти, в которые должны быть отправлены копии документов. После сохранения нажимается кнопка «Выгрузить».
2. В ОВ, указанные в списке рассылки (с которыми установлена интеграция) формируется входящая РКК со связанными электронными документами (постановления, распоряжения и приложения к ним).
3. Ответственный за регистрацию в ОВ, регистрирует данную РКК путем выбора журнала, заполнения дополнительных реквизитов и нажатие кнопки сохранить.
4. Дальнейшая работа осуществляется аналогично работе с поступившими постановлениями и распоряжениями.
Примечание: в рамках программы испытаний с целью ускорения тестирования запуск программных сценариев системы производится вручную. В процессе эксплуатации данные сценарии запускаются автоматически с определенным интервалом (1 раз в 30 минут).
3. Исполнение документов согласно резолюции высшего руководителя (входящих документов, распоряжений, постановлений Губернатора и Правительства Тюменской области).
Схема механизма исполнения документов согласно резолюции высшего руководителя представлена на рисунке. На схеме АГ - Аппарат Губернатора Тюменской области; ОВ1,…,ОВN – государственные органы исполнительной власти Тюменской области согласно списку рассылки документа; СВОД – государственный орган исполнительной власти Тюменской области, ответственный за подготовку сводного ответного документа.
Схема механизма исполнения распоряжений, постановлений Губернатора и Правительства Тюменской области.
Пояснения к схеме:
1. Аппарат Губернатора регистрирует документ. Отсылает его согласно резолюции высшего руководителя органам исполнительной власти Тюменской области на исполнение средствами DIRECTUM.
2. Органы исполнительной власти Тюменской области получают документ. Регистрируют его в журнале входящих документов. Готовят ответный документ. Регистрируют ответный документ в журнале исходящих документов. Отправляют, средствами DIRECTUM, ответный документ в орган исполнительной власти Тюменской области, ответственный за подготовку сводного ответного документа.
3. Орган исполнительной власти Тюменской области, ответственный за подготовку сводного ответного документа получает ответные документы. Регистрирует их в журнале входящих документов. Готовит сводный документ. Регистрирует сводный документ в журнале исходящих документов, связывает, средствами DIRECTUM, с соответствующими входящими и отправляет его средствами DIRECTUM в Аппарат Губернатора Тюменской области.
4. Аппарат Губернатора получает сводный документ. Регистрируют его в журнале входящих документ, связывает его с соответствующим распоряжением (постановлением) средствами DIRECTUM.
Программа испытаний:
1. В АГ регистрируется входящий документ и отправляется на резолюцию высшему руководителю.
2. Резолюция высшего руководителя заносится работником канцелярии АГ в карточку поручения.
3. В ОВ, в которые адресовано поручение (с которыми установлена интеграция), формируется входящая РКК со связанными электронными документами и информацией о резолюции высшего руководителя.
4. Ответственный за регистрацию в ОВ, регистрирует данную РКК путем выбора журнала, заполнения дополнительных реквизитов и нажатие кнопки «сохранить».
5. Дальнейшая работа осуществляется аналогично работе с входящими документами в ОВ.
6. После регистрации документа в ОВ в поле «Примечание» поручения АГ заносится регистрационный номер и дата регистрации документа в ОВ2.
7. После вынесения резолюции и отправке на исполнение документа в ОВ в поле «Примечание» поручения АГ заносится содержание резолюции вынесенной в ОВ.
8. Переписка в рамках подготовки ответного документа, как и сам ответный документ, ведется согласно механизму запроса информации (исходящие письма в государственные органы исполнительной власти Тюменской области).
Примечание: в рамках программы испытаний с целью ускорения тестирования запуск программных сценариев системы производится вручную. В процессе эксплуатации данные сценарии запускаются автоматически с определенным интервалом (1 раз в 30 минут).
4. Передача обращений граждан из Аппарата Губернатора в орган исполнительной власти.
Схема механизма передачи обращений граждан из Аппарата Губернатора в орган исполнительной власти представлена на рисунке 4.3.4. На схеме ОВ – Аппарат Губернатора Тюменской области, в который поступило обращение; ОВ1 – орган исполнительной власти Тюменской области.
Схема механизма передачи обращений граждан в орган исполнительной власти по компетенции.
Пояснения к схеме:
1. Аппарат Губернатора Тюменской области регистрирует обращение. Определяет орган исполнительной власти, под компетенцию которого подпадает поступившее обращение. Если обращение подпадает под компетенцию Аппарата Губернатора, то в данном органе власти подготавливается и отправляется ответ гражданину. Если обращение подпадает под компетенцию другого органа исполнительной власти, то оно отправляется средствами DIRECTUM в этот орган власти. Обратившемуся гражданину отправляется уведомление о передачи обращения.
2. Орган исполнительной власти, под компетенцию которого подпадает обращение, получает его. Готовит ответ на обращение и отсылает его гражданину. Отправляет средствами DIRECTUM копию ответа на обращения тот орган исполнительной власти, в который оно поступило.
Программа испытаний:
1. Аппарат Губернатора Тюменской области регистрирует обращение и отправляет его на резолюцию руководителя.
2. Резолюция руководителя заносится работником отдела обращений граждан в карточку поручения.
3. В ОВ, в которые адресовано поручение (с которыми установлена интеграция), формируется карточка обращения со статусом «не утверждена» со связанными электронными документами и информацией о резолюции руководителя.
4. Ответственный за регистрацию в ОВ, регистрирует данную карточку обращения путем нажатия кнопки «в работу», заполнения дополнительных реквизитов и нажатие кнопки сохранить.
5. Дальнейшая работа осуществляется аналогично работе с обращениями в ОВ.
6. Переписка в рамках работы с обращением, ведется согласно механизму запроса информации (исходящие письма в государственные органы исполнительной власти Тюменской области).
Примечание: в рамках программы испытаний с целью ускорения тестирования запуск программных сценариев системы производится вручную. В процессе эксплуатации данные сценарии запускаются автоматически с определенным интервалом (1 раз в 30 минут).
