Управление архивами Свердловской области
Государственное бюджетное учреждение Свердловской области
«Центр документации общественных организаций Свердловской области»
(ГБУСО «ЦДООСО»)
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫЯВЛЕНИЮ, УЧЕТУ
И ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ В ГБУСО «ЦДООСО»
Составитель:
Начальник отдела обеспечения
сохранности документов
Екатеринбург
2010
Оглавление
Список сокращенных слов ………………………………………4
Введение ………………………………………………………….5
1. Понятие «особо ценные документы»……………………….5
2. Критерии выявления особо ценных документов...…………6
3. Выявление особо ценных документов………………………10
4. Учет особо ценных документов ……………………………12
5. Организация хранения особо ценных документов.....……14
Приложения:
Приложение . Форма списка фондов, содержащих особо
ценные документы ………………………..15
Приложение . Форма титульного листа описи особо
ценных дел ……….. ………………………16
Приложение . Форма описи особо ценных дел …………17
Приложение . Форма перечня номеров (номерника)
особо ценных дел …………………………18
Приложение . Форма реестра описей особо ценных дел,
документов (номерников) .……………….19
Приложение . Форма акта о завершении работы по
выявлению особо ценных документов…..20
Приложение . Форма карточки особо ценных дел,
документов ……………………………….21
Приложение . Форма карточки учета физического
состояния дел фонда …………………….22
Список сокращенных слов
ВКП(б) - Всесоюзная коммунистическая партия (большевиков)
ВЛКСМ - Всесоюзный ленинский коммунистический союз молодежи
г., гг. - год, годы
ГБУСО «ЦДООСО» - государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»
горком - городской комитет
губком - губернский комитет
Истпарт - комиссия по истории Октябрьской революции и Российской коммунистической партии (большевиков)
комсомол - коммунистический союз молодежи
КПСС - Коммунистическая партия Советского союза
обком - областной комитет
окружком - окружной комитет
ОЦД - особо ценные документы
райком - районный комитет
РКП(б) - Российская коммунистическая партия (большевиков)
РСДРП(б) - Российская социал-демократическая партия (большевиков)
Уралбюро ЦК РКП(б) - Уральское бюро Центрального комитета Российской коммунистической партии (большевиков)
Уралбюро ЦК РКСМ - Уральское бюро Центрального комитета Российского коммунистического союза молодежи
ЭМК – экспертно-методическая комиссия
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
Введение
Для обеспечения физической сохранности особо ценных документов и создания на них копий страхового фонда и фонда пользования в государственном бюджетном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее ГБУСО «ЦДООСО», ЦДООСО, архив) проводится работа по выявлению особо ценных документов (далее ОЦД).
В целях совершенствования организации этой работы и приведения ее в соответствие с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007) составлены «Методические рекомендации по выявлению, учету и организации хранения особо ценных документов на бумажной основе в ГБУСО «ЦДООСО».
При разработке рекомендаций использованы: Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 года «Об архивном деле в Российской Федерации»; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007); «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М.,2006); «Критерии отнесения документов ЦДООСО к особо ценным. Методика выявления, описание, учет, хранение» (Екатеринбург, 1997).
Методические рекомендации предназначены для использования специалистами отдела обеспечения сохранности документов, государственного учета, других отделов при проведении работы по выявлению, учету и организации хранения ОЦД.
1. Понятие «особо ценные документы»
1.1. Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
1.2. В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного и научного значения в зависимости от смены форм власти, политической, экономической и социальной конъюнктуры.
1.3. Понятие важности событий, явлений, фактов тесно увязано с территорией – зоной комплектования архива, т. е. учитывается уровень архива – областной (Екатеринбургская губерния ( гг.), Уральская область ( гг.), с 1934 г. Свердловская область) и профиль архива – партийный, который до августа 1991 г. комплектовался исключительно документами партийных и комсомольских организаций области.
1.4. Документы, созданные в результате деятельности КПСС и ее структурных подразделений, занимают особое место среди источников по истории страны за период с начала ХХ века и по 90-е годы двадцатого столетия, обусловленное политической системой советского общества, где в качестве основного звена системы выступало советское государство, а в роли ведущего центра – коммунистическая партия.
1.5. Ценность партийных документов заключается в том, что в них собран огромный информационно-аналитический материал не только о формах и методах работы коммунистической партии, но и социально-экономических, культурных и политических процессах развития Свердловской области в гг.
Наиболее значимыми являются фонды Свердловского обкома и горкома КПСС, Свердловского обкома ВЛКСМ, Уралбюро ЦК РКП(б), Уралбюро ЦК РКСМ, Екатеринбургского губкома РКП(б), Свердловского, Нижне-Тагильского, Ирбитского окружкомов ВКП(б), горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ.
1.6. После ликвидации в государстве однопартийной системы в августе 1991 г. архив начал комплектоваться документами общественных объединений и организаций (общественно-политические, молодежные и детские, ветеранов и инвалидов, профессиональные, благотворительные, культурно-просветительские, оборонно-спортивные и другие), документы которых позволяют обогатить архивные фонды ценной информацией о политических и социальных процессах, происходивших в обществе после 1991 г.
2. Критерии выявления особо ценных документов
2.1. При выявлении ОЦД используются следующие обязательные критерии:
- время создания документа;
- ценность содержащейся в документах информации;
- юридическая сила, подлинность документов;
- значение фондообразователя;
- авторство (и адресат) документа;
- наличие палеографических, художественных особенностей документа.
2.2. «Время создания документа» – критерий, который обязательно должен учитываться при выявлении ОЦД среди документов, отражающих наиболее важные моменты и периоды в истории коммунистической партии и партийного строительства, в истории Урала, области и всей страны: период создания социал-демократических организаций на Урале в конце Х1Х – начале ХХ вв., создания и деятельности партийных организаций Урала во время революций , 1917 гг., в период гражданской войны, индустриализации и коллективизации сельского хозяйства, деятельность предприятий и организаций области в период Великой Отечественной войны.
Критерий используется и для отнесения к особо ценным документам, созданным не только в ранние периоды зарождения партийно-государственной системы, но и в особые периоды истории как страны в целом, так и области: проведение политических, социальных, экономических реформ, перестройки партийной работы и форм руководства и др.
Критерий времени создания документов более позднего времени используется в сочетании с другими критериями, в первую очередь, с критерием ценности содержащейся в документе информации, авторства и подлинности документа. Отбору подлежат документы, которые заслуживают этого по своему содержанию, а не просто являются предметными свидетельствами времени, характеризующие время коренных преобразований и смену политического строя в государстве, становление и развитие многопартийной системы, общественно-политического развития Свердловской области на рубеже ХХ – ХХ1 вв.
2.3. Критерий «ценность содержащейся в документах информации» применяется с учетом значения отраженных в документах событий и фактов, а также полноты и неповторимости информации о них.
Данный критерий тесно связан с критерием «время создания документов» и, поскольку время создания, существования и деятельности РСДРП(б) - РКП(б) – ВКП(б) – КПСС охватывает сравнительно небольшой исторический период, а также принимая во внимание факт уникальности создания под руководством коммунистической партии первого в мире социалистического государства и его существования в течение нескольких десятилетий, критерий «ценность содержащейся в документах информации» приобретает особое значение.
Особо ценная информация содержится в протоколах отчетно-выборных партийных конференций, пленумов, заседаний бюро партийных органов. Кроме того, особо ценной информацией может считаться информация обобщающего статистического характера. В фондах ЦДООСО имеется большой комплекс документов – носителей статистической, обобщающей, аналитической информации о политическом и экономическом положении отдельных административно-территориальных единиц и Уральского региона в целом, о деятельности и кадровом составе партийных и комсомольских организаций, о политических репрессиях, настроениях населения, партийных чистках, антисоветских выступлениях, о партийном руководстве всеми отраслями народного хозяйства. Они включают в себя такие виды документов как отчеты, справки, докладные записки, отчеты в форме анкет и т. д.
Кроме того, особого внимания требуют также документы, содержащие информацию по наименее изученным темам или же опровергающие сложившуюся в современной историографии точку зрения. Такого рода информация может содержаться в фондах фракций РКП(б) за 1920-е годы, например о рабочих волнениях и забастовках, а также среди рассекреченных документов, в частности в описи № 31 фонда № 4 Свердловского обкома КПСС за гг.
В документах общественных объединений и коллекциях не содержится многоаспектной информации, касающейся всех сфер жизни общества, но следует отметить, что в документах освещены такие направления как: политическая жизнь общества, социальные вопросы, нравственное образование и развитие.
Выявлению подлежат документы, в которых отражена информация об основной деятельности организации, о выборах, референдумах, опросах общественного мнения, а также документы, отражающие реакцию граждан на политику государства (забастовки, митинги, демонстрации, акции протеста или поддержки и др.).
В фондах личного происхождения выявлению в качестве особо ценных подлежат документы, отражающие наиболее важные факты жизненного пути, результаты общественной, научной, творческой деятельности фондообразователя.
2.4. «Подлинность документа и его юридическая сила» – критерии, которые тесно связаны между собой.
Прежде всего выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников допускается возможность отнесения к ОЦД копий в случае единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно самой данной копии. Это относится в основном к документам за ранние годы (е гг.) фондов Свердловского истпарта, Уралбюро ЦК РКП(б), Екатеринбургского губкома РКП(б), окружкомов ВКП(б), фракций РКП(б) и др.
При выявлении документов общественных объединений и организаций необходимо обращать внимание на наличие на документе необходимых атрибутов, удостоверяющих его принадлежность непосредственно данной организации.
2.5. Критерий «значение фондообразователя» может применяться как самостоятельно, так и в комплексе с другими критериями, если учитывается роль, место, значение фондообразователя в системе организационного строения РСДРП(б) - РКП(б) - ВКП(б) – КПСС. ОЦД могут содержаться в фондах Свердловского истпарта, Уральского бюро ЦК РКП(б), Екатеринбургского губкома РКП(б), Свердловского окружкома ВКП(б), Свердловского обкома КПСС, Свердловского обкома ВЛКСМ и т. д.
Чем существеннее роль и значение фондообразователя в государственной и общественно-политической жизни, тем большую ценность могут представлять собой его документы с учетом критерия ценности содержащейся в документе информации.
Исходя из специфики хранящихся в ЦДООСО документальных материалов, учитывая то влияние, которое партийные органы оказывали на все аспекты общественно-политической и экономической жизни страны с 1917 г. по 1991 г., наличия в фондах партийных органов наиболее полных и всесторонних сведений о событиях, фактах, явлениях в развитии Свердловской области в этот период, представляется возможным использовать данный критерий как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно.
Среди общественных объединений следует учитывать масштаб деятельности, роль, место и значение организации в государственной, общественной, социальной, культурной и других сферах жизни области и общества в целом.
2.6. Критерий «авторство документа» может широко использоваться при выявлении ОЦД в ЦДООСО, т. к. в фондах отложилось значительное количество документов партийного делопроизводства, содержащих информацию о руководителях и деятелях партии как общегосударственного, так и регионального уровня – персональные дела коммунистов, дела номенклатурных кадров, дела по приему в члены партии, в которых содержатся автобиографии, автографы, анкеты, заявления с личными подписями и др. К особо ценным могут быть отнесены документы таких деятелей партии и государства как , , Бела Кун, , и многие другие, а также документы известных писателей , , президента Тайваня Цзян Цзиньго () и др.
В документах общественных объединений и коллекциях имеется информация о современных политических деятелях, руководителях общественных объединений, представителях науки, культуры и искусства (, , и др.), их автографы, резолюции, пометы. Но при отнесении документа к категории «ОЦД» необходимо учесть ценность как самого документа, так и значительность помет, резолюций на нем.
2.7. Критерий «наличие художественных, палеографических особенностей документа» в ЦДООСО применим в первую очередь к документам, находящимся в фонде-коллекции Свердловского (Уральского) истпарта, в фонде Партийнного архива Свердловского обкома КПСС, в фонде Свердловсккого обкома КПСС: фотографии, грамоты, удостоверения, манифесты, таблицы, конъюнктурные обзоры, бланки переписи, регистрационные бланки членов партии, нагрудные знаки, карты, а также к документам личного происхождения: наличие эмблем, декоративных элементов, автографов, рисунков на полях и др.
3. Выявление особо ценных документов
3.1. Выявление ОЦД может являться как самостоятельным, планируемым видом работы, которую осуществляют специалисты отдела обеспечения сохранности документов в соответствии с Положением об отделе и должностными инструкциями, так и проводиться параллельно с другими видами работ (описанием, каталогизацией, усовершенствованием и переработкой описей, рассекречиванием, использованием документов).
3.2. Попутное выявление ОЦД среди документов фондов личного происхождения, архивных коллекций, фондов общественных объединений проводится сотрудниками отдела формирования архивного фонда на стадии приема и описания документов.
3.3. Попутное выявление ОЦД при каталогизации, усовершенствовании, переработке описей проводится сотрудниками отдела научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий при проведении данных видов работ.
3.4. Попутное выявление ОЦД при использовании документов - при подготовке публикаций, организации выставок, подготовке тематических перечней и обзоров проводят сотрудники отдела использования и публикации документов.
3.5. Попутное выявление ОЦД при рассекречивании документов проводят члены рабочей группы по рассекречиванию документов при полистном просмотре дел.
3.6. На особо ценные документы, выявленные попутно, составляются карточки ОЦД, содержащие следующие сведения: заголовок дела (документа), дата (примерная дата) документа, архивный шифр, примечания (приложение № 7). Карточки выявленных ОЦД передаются начальнику отдела обеспечения сохранности документов для ведения картотеки ОЦД в автоматизированном режиме.
3.7. Плановая работа по выявлению ОЦД, проводимая сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов, осуществляется в три этапа. Первый этап – составление перечня фондов, потенциально содержащих ОЦД, второй этап – изучение описей дел, третий этап – изучение отобранных дел с их полистным просмотром.
3.8. На первом этапе, на основании изучения сведений Краткого справочника по фондам ЦДООСО, обзоров, списка фондов, исторических справок, составляется перечень фондов, по которым предполагается проводить работу по выявлению ОЦД. Перечень фондов, подготовку которого осуществляет начальник отдела обеспечения сохранности документов, согласовывается на заседании экспертно-методической комиссии ЦДООСО.
3.9. Второй этап – выявление дел по описям включает в себя изучение предисловия к описи, исторической справки фонда, просмотр заголовков дел по описи с целью отбора дел, содержащих документы с особо ценной информацией для дальнейшего полистного просмотра. При этом необходимо учитывать тот факт, что заголовки многих дел, особенно за период с 1917 г. по 1940 г. не полностью отражают состав содержащихся в них документов.
При выявлении ОЦД в фондах Свердловского обкома КПСС, Свердловского сельского обкома КПСС, Свердловского промышленного обкома КПСС за 1917 – начало 1980-х гг. следует использовать систематический каталог ЦДООСО.
При выявлении ОЦД среди дел протокольной части горкомов, райкомов, парткомов КПСС, следует привлекать перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро, пленумов, являющиеся своеобразными указателями к глухим заголовкам дел с протоколами.
3.10. На третьем этапе проводится изучение отобранных дел с их полистным просмотром с целью выявления отдельных документов или комплексов документов, содержащих особо ценную информацию. Условием для полистного просмотра может служить не только качество формирования дел и их описания, но и степень сохранности документов. При полистном просмотре дел необходимо так же выявлять документы, нуждающиеся в реставрации, подшивке или восстановлении затухающего текста. На такие документы следует сразу составлять карточку учета физического состояния документов (приложение № 8).
3.11. Выявление ОЦД завершается составлением описей или перечней номеров (номерников) выявленных ОЦД, которые рассматриваются ЭМК Центра документации и утверждаются ЭПК Управления архивами Свердловской области. После утверждения ЭПК описи (номерники) утверждаются директором Центра документации.
Плановую работу по выявлению ОЦД, составлению описей (номерников), оформлению акта о завершении работы проводят специалисты отдела обеспечения сохранности документов.
4.Учет и описание особо ценных документов
4.1. Учет особо ценных документов ведется:
- по списку фондов, содержащих ОЦД (приложение № 1);
- по описям ОЦД (приложение № 3) или перечням номеров (номерникам) ОЦД (приложение № 4).
- по реестру описей ОЦД (приложение № 5).
Учет осуществляет главный хранитель.
4.2. Список фондов, содержащих особо ценные дела, документы, ведется для обеспечения суммарного учета таких фондов. В него вносятся все фонды, в которых выявлены ОЦД.
4.3. Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда.
4.4. Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения в данной описи.
В описях особо ценных дел за ними сохраняются их прежние учетные номера.
4.5. Если все, или большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда. В этом случае к ней составляется номерник.
4.6. В случае, если большинство дел по описи являются ОЦД, но их заголовки требуют составления аннотаций и уточнений, составляется отдельная опись ОЦД.
4.7. К заголовкам особо ценных дел составляются аннотации в случаях, когда:
- дело признано целиком особо ценным, но его заголовок не отражает полностью его содержания и критерии, в соответствии с которыми оно признано особо ценным;
- в деле особо ценной является лишь часть документов, особая ценность которых не отражается в его заголовке;
- в деле имеются отдельные (единичные) особо ценные документы.
Аннотация пишется после заголовка с красной строки.
Пример:
Информации и справки отделов обкома о выполнении постановлений ЦК и бюро обкома КПСС. 1988 г.
Информация отдела пропаганды и агитации о ходе выполнения постановлений ЦК КПСС и обкома КПСС за период гг., в том числе постановлений по преодолению пьянства и алкоголизма в области лл.3-11.
Информация отдела науки и учебных заведений о ходе выполнения постановления бюро обкома КПСС «Об областной комплексной программе «Здоровье» на г.» лл.21-33.
Анализ выполнения постановлений ЦК КПСС по реализации продовольственной программы лл.111-115.
4.8. Если особо ценные дела составляют небольшую часть каждой описи фонда, то опись составляется на дела одной или нескольких описей данного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения. Систематизация особо ценных дел в описи ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи – в порядке возрастания номеров дел.
4.9. К описи особо ценных дел, документов (номернику) составляется титульный лист (приложение № 2), оглавление, при необходимости - список сокращений. В левом верхнем углу обложки описи проставляется ее порядковый номер по реестру описей ОЦД.
Сведения о копировании ОЦД в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов (номерники) по мере проведения страхового копирования.
4.10. Реестр описей особо ценных дел ведется для суммарного учета описей (номерников) особо ценных документов. Каждой описи присваивается порядковый номер; указывается номер фонда и номер описи. Графы «количество дел» и «количество экземпляров» заполняются после завершения выявления всех ОЦД по фонду.
4.11. При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляются отметки «ОЦ».
В основных учетных документах отметка «ОЦ» проставляется по списку фондов к номеру фонда, номеру описи дел.
На обложках особо ценных дел в правом верхнем углу также проставляется отметка «ОЦ».
Проставление отметок «ОЦ» осуществляют главный хранитель и специалисты отдела обеспечения сохранности документов по согласованию с главным хранителем и под его контролем.
4.12. Завершение выявления ОЦД по фонду или описи оформляется актом о завершении работ (приложение № 6). Для продолжающихся архивных фондов общественных организаций – актом о проведении работы по выявлению ОЦД за соответствующий период времени.
5. Организация хранения особо ценных документов
5.1. В целях обеспечения сохранности ОЦД фонды, признанные особо ценными в полном объеме, подлежат хранению в архивохранилище № 1 (ф.4 «Свердловский обком КПСС») и в изолированной части хранилища № 2 (ф.41 «Свердловский (Уральский) истпарт», ф.128 «Нижнетагильский истпарт», ф.1494 «Уралбюро ЦК РКП(б)», ф.1495 «Уралбюро ЦК РКСМ»).
5.2. Отдельные дела или группы дел, документы которых отнесены к категории особо ценных, хранятся в составе фонда на общих основаниях с маркировкой коробок, содержащих особо ценные дела, пометкой «ОЦ».
5.3.Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. ОЦД, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.
5.4. Плановая проверка наличия ОЦД на бумажной основе проводится один раз в 10 лет.
5.5. Выдачу ОЦД из архивохранилищ (на основании письменного разрешения директора или его заместителя) и раскладку, проверку наличия, полистную проверку, контроль за условиями хранения осуществляют заведующие архивохранилищами под контролем начальника отдела обеспечения сохранности документов и главного хранителя.
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО:
решением методической Протокол ЭМК ГБУСО
комиссии Управления архивами «ЦДООСО»
Свердловской области
Протокол
Приложение
Список фондов, содержащих
особо ценные документы
№ п/п | Номер фонда | Название фонда | Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого на 01.01. … г. _____________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
Приложение
Государственное бюджетное учреждение Свердловской области
«Центр документации общественных организаций
Свердловской области»
_________________________________________________________
(номер и название фонда)
ОПИСЬ № _____
особо ценных дел
Форма титульного листа описи особо ценных дел
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГБУСО «ЦДООСО»
______________ Ф. И.О.
«___»___________2010 г.
№ п/п | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Номер ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда | Приме- чание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого по описи __________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
________________________________________________ из них скопировано
Наименование
должности
составителя
описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК Управления архивами
Свердловской области
от ______________ № ________
Форма описи особо ценных дел
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГБУСО «ЦДООСО»
______________ Ф. И.О.
«___»___________ 2010 г.
№ п/п | Номер описи | Номер ед. хр. | Номера ед. уч. (ед. хр.) страхового фонда | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого по перечню (номернику) ________________________________ед. хр.,
(цифрами и прописью)
из них скопировано _____________________________________
Наименование
должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК Управления архивами
Свердловской области
от _____________ № _______
Форма перечня номеров (номерника) особо ценных дел
Приложение
№ п/п | Номер фонда | Номер описи (номерни- ка) | Кол-во ед. хр. | Кол-во экземпляров | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого на 01.01. _______ г. ________________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в ______ г. ___________________описей (номерников)
(цифрами и прописью)
выбыло в _______ г. _______________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма реестра описей особо ценных дел, документов (номерников)
Приложение
ГБУСО «Центр документации УТВЕРЖДАЮ
общественных организаций Директор ГБУСО «ЦДООСО»
Свердловской области» _____________ Ф. И.О.
«____»_____________2010 г.
АКТ
о завершении работы по
выявлению особо ценных дел
В течение ______ г. проведено выявление особо ценных дел по фонду №
В результате выявлено:
№ описи | Количество дел (ед. хр.) | Примечание |
1 | 2 | 3 |
Всего выделено ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Сведения внесены в учетные документы
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о завершении работы по выявлению особо ценных дел
Приложение
Карточка особо ценных дел, документов ЦДООСО
№ фонда | № описи | № дела | Кол-во листов, листы | Заголовок дела, документов | Дата дела, док-та | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма карточки особо ценных дел, документов
Приложение
ГБУСО «Центр документации
общественных организаций
Свердловской области»
Карточка учета
физического состояния архивных документов фонда №______
__________________________________________________________
(название фонда)
Дата записи | Номера дел, требующих | |||||||||
описания документов | дезинфекции | ремонта | подшивки или переплета | шифровки | замены и оформления обложек | нумерации листов | составления листов-заверителей | картонирования | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Итого | ||||||||||
Форма карточки учета состояния дел фонда
