Приложение к приказу
Контрольно-счётной палаты
от 24 ноября 2011 г. № 3
РЕГЛАМЕНТ
Контрольно-счётной палаты Белгородской области
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент Контрольно-счётной палаты Белгородской области (далее – Регламент) является локальным нормативным правовым актом Контрольно-счётной палаты Белгородской области (далее – Контрольно-счётная палата), определяет внутренние вопросы деятельности Контрольно-счётной палаты, полномочия председателя Контрольно-счётной палаты, обязанности заместителя председателя Контрольно-счётной палаты, аудиторов, порядок ведения дел, подготовки и проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, иной деятельности.
1.2. Регламент разработан и утверждён в соответствии со статьёй 6 «Регламент Контрольно-счётной палаты Белгородской области» закона Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области» от 12 июля 2011 г. № 53.
1.3. Регламент вступает в силу в день, следующий за днём его утверждения.
1.4. В Контрольно-счётной палате действуют следующие локальные нормативные правовые акты, которые обязательны к исполнению всеми работниками Контрольно-счётной палаты:
· приказы Контрольно-счётной палаты – нормативные правовые акты, издаваемые председателем Контрольно-счётной палаты в рамках его компетенции и имеющие обязательную силу для всех сотрудников Контрольно-счётной палаты;
· распоряжения Контрольно-счётной палаты – индивидуальные нормативные правовые акты, принимаемые председателем Контрольно-счётной палаты, обязательные для исполнения только прямо указанным в них сотрудникам или структурным подразделениям Контрольно-счётной палаты.
1.5. По вопросам, не урегулированным настоящим Регламентом и законом Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области» решения принимаются председателем Контрольно-счётной палаты.
2. Внутреннее устройство Контрольно-счётной палаты
2.1. Председатель Контрольно-счётной палаты
2.1.1. Председатель Контрольно-счётной палаты осуществляет руководство деятельностью Контрольно-счётной палаты, организует её работу в соответствии с настоящим Регламентом и действующим законодательством.
2.1.2. В рамках осуществления руководства и организации работы председатель Контрольно-счётной палаты:
· устанавливает конкретное содержание каждого из направлений деятельности Контрольно-счётной палаты, возглавляемых аудиторами;
· осуществляет полномочия представителя нанимателя;
· утверждает структуру и штатное расписание Контрольно-счётной палаты, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты сотрудников Контрольно-счётной палаты;
· утверждает и организует выполнение годовых планов работы Контрольно-счётной палаты;
· определяет содержание, форму и объём информации о деятельности Контрольно-счётной палаты, предоставляемой средствам массовой информации;
· издает приказы, распоряжения, подписывает представления, предписания, экспертные заключения Контрольно-счётной палаты.
2.1.3. Для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности Председатель Контрольно-счётной палаты:
· осуществляет распоряжение финансовыми средствами и материально-техническими ресурсами, имеет право первой подписи на банковских, финансовых и других документах, касающихся финансово-хозяйственной деятельности Контрольно-счётной палаты;
· утверждает бюджетную смету Контрольно-счётной палаты;
· принимает решение об оплате труда и поощрении сотрудников, утверждает соответствующие положения;
· заключает договоры с юридическими и физическими лицами;
· определяет необходимость и порядок материально-технического обеспечения подразделений и сотрудников Контрольно-счётной палаты.
2.1.4. В рамках обеспечения взаимодействия с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Белгородской области, их контрольными, фискальными и правоохранительными органами, органами государственного финансового контроля зарубежных государств, их международными объединениями (ассоциациями, союзами и т. п.) председатель Контрольно-счётной палаты:
· представляет Контрольно-счётную палату в органах государственной власти и местного самоуправления Белгородской области;
· поддерживает связи со Счётной палатой Российской Федерации, с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, другими органами, осуществляющими функции государственного финансового контроля, их объединениями (ассоциациями, союзами и т. п.), в том числе международными;
· обеспечивает исполнение поручений Белгородской областной Думы, предложений и запросов Губернатора Белгородской области;
· представляет Белгородской областной Думе годовой отчёт о деятельности Контрольно-счётной палаты Белгородской области, результатах проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
· представляет информацию о результатах проведённых контрольных и экспертно-аналитических мероприятий в Белгородскую областную Думу и Губернатору Белгородской области;
· участвует с правом совещательного голоса в заседаниях Белгородской областной Думы, её Совета, комитетов и комиссий, заседаниях Правительства Белгородской области и иных органов исполнительной власти области, а также в заседаниях координационных и совещательных органов при Губернаторе Белгородской области;
· подписывает соглашения о сотрудничестве и взаимодействии.
2.2. Заместитель председателя Контрольно-счётной палаты
2.2.1. Заместитель председателя Контрольно-счётной палаты выполняет должностные обязанности в соответствии со статьей 5 закона Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области», настоящим Регламентом и исполняет в отсутствие председателя Контрольно-счётной палаты его функции.
2.2.2. Заместитель председателя координирует взаимодействие между аудиторскими направлениями Контрольно-счётной палаты.
На заместителя председателя Контрольно-счётной палаты возлагаются следующие обязанности:
· организует подготовку годовых планов работы Контрольно-счётной палаты и осуществляет контроль за их исполнением;
· организует работу по подготовке ежегодного отчёта о работе Контрольно-счётной палаты, проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий и предоставлению его Белгородской областной Думе;
· руководит подготовкой заключений по проектам законов Белгородской области об областном бюджете и бюджете территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области их доходных и расходных статей, дефицита областного бюджета, размера государственного долга Белгородской области;
· руководит подготовкой заключений по проектам областных программ, включая целевые программы, на финансирование которых направляются средства областного бюджета, бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области и иные финансовые средства, предоставляемые Белгородской области;
· руководит подготовкой заключений и письменных ответов по другим вопросам, входящим в полномочия Контрольно-счётной палаты;
· руководит и контролирует подготовку ежеквартальных заключений о результатах анализа хода исполнения областного бюджета и бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области в текущем финансовом году;
· осуществляет организационное и методологическое исполнение контрольных мероприятий;
· совместно с аудиторами и инспекторами Контрольно-счётной палаты готовит мероприятия по реализации итоговых материалов контрольных мероприятий;
· при необходимости может совмещать функции аудитора Контрольно-счётной палаты;
· организует работу по проведению внешней проверки годового отчёта областного бюджета, бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области и оформление результатов этих проверок;
· исполняет иные поручения по приказам или распоряжениям Контрольно-счётной палаты;
· участвует с правом совещательного голоса в заседаниях Белгородской областной Думы, её Совета, комитетов и комиссий, заседаниях Правительства Белгородской области и иных органов исполнительной власти области, а также в заседаниях координационных и совещательных органов при Губернаторе Белгородской области.
2.3. Аудиторы Контрольно-счётной палаты
2.3.1. Согласно статье 7 закона Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области» в полномочия аудиторов Контрольно-счётной палаты (далее – Аудиторы) входит руководство следующих направлений деятельности Контрольно-счётной палаты:
1. По контролю доходов, состоянием государственного долга области, за соблюдением установленного порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в государственной собственности области, по контролю расходов на общегосударственные вопросы, национальную оборону, национальную безопасность и правоохранительную деятельность, охрану окружающей среды и межбюджетные трансферты, а также бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области.
Муниципальные образования: муниципальные районы – «Алексеевский район и город Алексеевка», «Борисовский район», «Красненский район», «Ракитянский район», «Ровеньский район», «Чернянский район», «Яковлевский район»; городской округ «Город Белгород».
2. По контролю расходов на национальную экономику и жилищно-коммунальное хозяйство.
Муниципальные образования: муниципальные районы – «Вейделевский район», «Волоконовский район», «Грайворонский район», «Красногвардейский район», «Новооскольский район», «Шебекинский район и город Шебекино»; Губкинский городской округ.
3. По контролю расходов на образование, культуру и кинематографию, здравоохранение, социальную политику, физическую культуру и спорт, средства массовой информации.
Муниципальные образования: муниципальные районы – «Белгородский район», «Город Валуйки и Валуйский район», «Ивнянский район», «Корочанский район», «Краснояружский район», «Прохоровский район»; Старооскольский городской округ.
4. Экспертно-аналитическое: экспертиза проектов законов об областном бюджете и проектов законов о бюджете территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области; финансово-экономическая экспертиза проектов законов Белгородской области и нормативных правовых актов органов государственной власти Белгородской области (включая обоснованность финансово-экономических обоснований) в части, касающейся расходных обязательств Белгородской области, а также государственных программ Белгородской области; анализ бюджетного процесса в Белгородской области и подготовка предложений, направленных на его совершенствование; контроль за ходом и итогами реализации планов и государственных программ Белгородской области; поквартальное проведение экспертизы исполнения областного бюджета и бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области.
Конкретное содержание аудиторского направления деятельности за каждым Аудитором устанавливается распоряжением председателя Контрольно-счётной палаты.
2.3.2. Для исполнения возложенных обязанностей за каждым Аудитором приказом Контрольно-счётной палаты закрепляются инспекторы. Вместе они образуют аудиторское направление.
2.3.3. Аудиторы, каждый по возглавляемому направлению, организуют и осуществляют контрольную и экспертно-аналитическую деятельности, обеспечивающие единую систему контроля за исполнением областного бюджета, бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области, проводят проверки главных распорядителей, распорядителей и получателей средств областного бюджета, проверки местных бюджетов – получателей межбюджетных трансфертов из областного бюджета и несут ответственность за полученные результаты в пределах своей компетенции, что предусматривает:
· руководство соответствующими аудиторскими направлениями, обеспечение полноты и качества проводимых ими мероприятий;
· исполнение должностных обязанностей в соответствии с действующим законодательством, настоящим Регламентом и должностными регламентами государственных гражданских служащих, замещающих должности в Контрольно-счётной палате;
· разработку и внесение предложений к проекту годового плана работы Контрольно-счётной палаты;
· подготовку предложений по соответственным мероприятиям;
· внесение предложений в программу проведения контрольного мероприятия, в котором участвуют два и более аудиторских направления;
· внесение на рассмотрение председателя Контрольно-счётной палаты или его заместителя отчётов о результатах контрольных мероприятий, проектов представлений и предписаний Контрольно-счётной палаты, а также проектов отчётов или заключений по результатам экспертно-аналитических мероприятий;
· разработку в возглавляемом Аудитором направлении методических документов, касающихся проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий с учётом их специфики, которые подлежат утверждению председателем Контрольно-счётной палаты;
· определение должностных обязанностей инспекторов и специалистов;
· подготовку предложений по поощрению или применению дисциплинарных взысканий, увольнению, аттестации и обучению, по командированию сотрудников и другим вопросам;
· определение численного и персонального состава групп, формируемых для проведения в рамках соответствующего направления деятельности Контрольно-счётной палаты конкретных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а также внесение предложений по персональному составу групп, формируемых для проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, охватывающих вопросы, входящие в компетенцию двух и более аудиторов Контрольно-счётной палаты;
· участие в установленном порядке в совместных контрольных и экспертно-аналитических мероприятиях, проводимых другими органами в рамках действующих Соглашений о сотрудничестве;
· обеспечение предоставления в установленные сроки
отчётности о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
· организацию контроля за реализацией материалов о результатах проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
· исполняет иные поручения, данные председателем Контрольно-счётной палаты или заместителем председателя Контрольно-счётной палаты в пределах их компетенции;
· по поручению председателя Контрольно-счётной палаты участвует с правом совещательного голоса в заседаниях Белгородской областной Думы, её Совета, комитетов и комиссий, заседаниях Правительства Белгородской области и иных органов исполнительной власти области, а также в заседаниях координационных и совещательных органов при Губернаторе Белгородской области.
2.4. Аппарат Контрольно-счётной палаты
2.4.1. Для обеспечения выполнения задач и реализации функций, возложенных на Контрольно-счётную палату, формируется аппарат Контрольно-счётной палаты.
2.4.2. Аппарат Контрольно-счётной палаты состоит из инспекторов, объединённых в инспекторские группы по аудиторским направлениям, штатных сотрудников, входящих в структурные подразделения – отделы, а также иных штатных сотрудников.
2.4.3. Предметом деятельности инспекторов является непосредственное участие в контрольных и экспертно-аналитических мероприятиях по соответствующим направлениям под руководством Аудиторов; при необходимости могут назначаться руководителями контрольного или экспертно-аналитического мероприятия (председателем комиссии);
2.4.4. Предметом деятельности сотрудников отделов является реализация функций, установленных положениями о соответствующих структурных подразделениях, утвержденными председателем Контрольно-счётной палаты.
2.4.5. Сотрудники аппарата Контрольно-счётной палаты назначаются на должность приказом Контрольно-счётной палаты в соответствии со штатным расписанием. Замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Контрольно-счётной палате производится на конкурсной основе.
2.4.6. Деятельность сотрудников аппарата Контрольно-счётной палаты осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о государственной гражданской службе, настоящим Регламентом, положениями о соответствующих структурных подразделениях, должностными регламентами государственных гражданских служащих, замещающих должности в Контрольно-счётной палате и должностными инструкциями, утверждаемыми председателем Контрольно-счётной палаты.
3. Порядок планирования и организации деятельности
Контрольно-счётной палаты
3.1. Формирование планов деятельности Контрольно-счётной палаты
3.1.1. В соответствии со статьей 8 закона Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области» Контрольно-счётная палата строит свою деятельность на основе годовых планов, которые формируются исходя из необходимости обеспечения всестороннего системного контроля за исполнением областного бюджета и бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области с учетом всех видов и направлений деятельности Контрольно-счётной палаты.
3.1.2. В планы работы Контрольно-счётной палаты обязательно включаются поручения Белгородской областной Думы, предложения и запросы Губернатора Белгородской области.
3.2. Деятельность Контрольно-счётной палаты
3.2.1. Контрольно-счётная палата осуществляет следующие формы внешнего государственного финансового контроля:
- контрольное мероприятие;
- экспертно-аналитическое мероприятие.
3.2.2. Контрольные мероприятия проводятся по утвержденной программе.
Программа проведения контрольного мероприятия разрабатывается и подписывается руководителем проведения контрольного мероприятия, утверждается председателем Контрольно-счётной палаты.
Утвержденная программа в процессе проведения контрольного мероприятия может быть при необходимости дополнена руководителем проведения контрольного мероприятия, с обязательным указанием об этом в составленных акте и отчете о результатах проведенного контрольного мероприятия.
3.2.3. Проведение контрольного мероприятия осуществляется на основании распоряжения Контрольно-счётной палаты.
Проект распоряжения Контрольно-счётной палаты о проведении контрольного мероприятия разрабатывается руководителем проведения контрольного мероприятия и согласовывается в следующем порядке:
· аудитор (ответственный за контрольное мероприятие, если сам не является руководителем проведения контрольного мероприятия);
· отдел правового и кадрового обеспечения;
· отдел учета, отчетности и хозяйственного обеспечения (при условии оплаты командировочных расходов);
· заместитель председателя Контрольно-счётной палаты.
3.2.4. Перед началом проведения контрольного мероприятия руководителю проверяемого объекта направляется уведомление о предстоящем контрольном мероприятии. Уведомление подписывается председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.5. Документом, дающим разрешение лицам, участвующим в проверке, на проведение контрольных мероприятий, является удостоверение на право проведения контрольного мероприятия.
Удостоверение на право проведения контрольного мероприятия оформляется руководителем проведения контрольного мероприятия и подписывается председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.6. Решение о продлении срока проведения контрольного мероприятия может быть принято председателем Контрольно-счётной палаты на основании мотивированного предложения руководителя проведения контрольного мероприятия. Положительно принятое решение оформляется соответствующим распоряжением.
3.2.7. Привлечение специалистов иных организаций и независимых экспертов на платной или безвозмездной основе к участию в контрольных мероприятиях определяется председателем Контрольно-счётной палаты, при наличии согласия соответствующего участника.
До начала проведения контрольного мероприятия руководитель проведения контрольного мероприятия согласовывает с соответствующими сторонними организациями и лицами их участие в проводимой работе. В программе проведения контрольного мероприятия указываются конкретные исполнители.
Привлечение специалистов иных организаций и независимых экспертов на платной основе согласовывается с главным бухгалтером Контрольно-счётной палаты. Оплата оказанных работ (услуг) осуществляется на основе договоров на выполнение работ (услуг) с соблюдением действующего законодательства. Договор заключается между Контрольно-счётной палатой -счётной палаты и исполнителем. Сумма оплаты по договору рассчитывается в зависимости от сложности и объема выполняемой работы (услуги) применительно к заработной плате сотрудников Контрольно-счётной палаты. Завершенные работы оформляются актом приемки работ (услуг), который является основанием для расчета с исполнителем за выполненную работу или ее этап.
Привлечение к проводимым контрольным мероприятиям представителей органов государственной власти и местного самоуправления, правоохранительных, контролирующих и иных органов, с которыми Контрольно-счётная палата имеет соглашения о сотрудничестве, производится с учетом положений подписанных соглашений.
3.2.8. При необходимости в проводимое контрольное мероприятие могут направляться сотрудники отдела правового и кадрового обеспечения и отдела учета, отчетности и хозяйственного обеспечения для оказания консультационной и иной помощи, предусмотренной его должностным регламентом государственного гражданского служащего, замещающего должность в Контрольно-счётной палате.
3.2.9. При необходимости, сотрудником, отвечающим за кадровую работу в Контрольно-счётной палате на основании распоряжения Контрольно-счётной палаты о проведении контрольного мероприятия сотрудникам Контрольно-счётной палаты оформляются командировочные удостоверения установленного образца, которые подписываются председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.10. Заявка на выплату аванса на командировочные расходы оформляется каждым сотрудником Контрольно-счётной палаты, участвующим в проведении контрольного мероприятия и предоставляется в отдел учета, отчетности и хозяйственного обеспечения не позже чем за 5 дней до начала проведения контрольного мероприятия. Работники отдела обеспечивают выплату заявленного аванса в рабочий день, предшествующий проведению контрольного мероприятия.
3.2.11. Перед началом проведения контрольного мероприятия руководитель проведения контрольного мероприятия проводит инструктаж группы инспекторов, специалистов и привлеченных лиц (если такие будут) о характере и особенностях предстоящего контрольного мероприятия.
На период подготовки (до 5 дней) и проведения контрольного мероприятия все сотрудники, включенные в состав проверяющей группы, поступают в непосредственное подчинение руководителя проведения контрольного мероприятия и могут отвлекаться с проверяемого объекта только по согласованию с ним.
Руководители проведения контрольного мероприятия осуществляют методическое обеспечение работы групп и несут ответственность за полноту и качество проводимых контрольных мероприятий.
3.2.12. В день начала проведения контрольного мероприятия руководитель проведения контрольного мероприятия:
· предъявляет руководителю проверяемого объекта удостоверения на право проведения контрольного мероприятия Контрольно-счётной палатой, служебные удостоверения;
· ознакамливает его с распоряжением Контрольно-счётной палаты о проведении контрольного мероприятия и утвержденной программой;
· представляет участвующих в контрольном мероприятии лиц;
· проводит совещание;
· решает организационно-технические вопросы, связанные с проведением контрольного мероприятия.
3.2.13. В случае отказа в допуске на проверяемый объект проверяющих, предъявивших удостоверения и распоряжение на проведение контрольного мероприятия или непредставления необходимых документов, а также в случае задержки с предоставлением необходимых документов руководитель проведения контрольного мероприятия обязан оформить акт об отказе в допуске на проверяемый объект и (или) непредставлении документов.
Указанный акт по согласованию с председателем Контрольно-счётной палаты может быть направлен в прокуратуру по месту проведения контрольного мероприятия для решения вопроса о привлечении виновных к ответственности или принимаются другие необходимые меры по проведению проверки.
3.2.14. Определение законности, полноты и своевременности расчетов и платежей проверяемого объекта с областным бюджетом и бюджетом территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области, а также целевого и эффективного использования государственных средств осуществляется путем проверки:
· учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и иных документов по форме и содержанию;
· фактического соответствия совершенных операций данным первичных документов;
· сличения имеющихся в проверяемом объекте записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, которым переданы или от которых получены денежные средства, материальные ценности и т. п.;
· наличия и движения денежных средств и материальных ценностей, правильности формирования затрат, достоверности объемов выполненных работ и оказанных услуг, обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;
· достоверности отражения совершенных операций в бухгалтерском (бюджетном) учете и финансовой отчетности;
· организации и состояния внутреннего (ведомственного) контроля;
· в случае опечатывания касс, кассовых и служебных помещений, складов и архивов, изъятия документов и материалов незамедлительно (в течение 24 часов) уведомляется об этом председатель Контрольно-счётной палаты Белгородской области в письменной форме, где неотъемлемой частью уведомления в виде приложения являются соответствующие акты, форма которых выглядит следующим образом:
А К Т
об опечатывании касс, кассовых
и служебных помещений, складов и архивов
__________________ «____» _______ 20__ г.
(населенный пункт)
Мною, __________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы должностного лица
контрольно-счетного органа)
при проведении контрольного мероприятия
«________________________________________________________________»
(наименование контрольного мероприятия)
__________________________________________________________________
(наименование проверяемого органа или организации)
в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 7 февраля 2011 г. N 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований» опечатаны:
__________________________________________________________________
(перечень опечатанных объектов)
Опечатывание произведено с участием должностного лица
__________________________________________________________________
(наименование проверяемого органа или организации, должность, фамилия и инициалы)
По факту опечатывания на объекте контрольного мероприятия «__» _______ 20__ г. акт составлен в двух экземплярах, один из которых вручен
__________________________________________________________________
(должность, наименование проверяемого органа или организации, фамилия и инициалы)
___________________________ (должность, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица контрольно-счетного органа) | _______________________ (должность, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица проверяемого органа или организации) |
А К Т
об изъятии документов и материалов
__________________ «____» _______ 20__ г.
(населенный пункт)
Мною, __________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы должностного лица
контрольно-счетного органа)
при проведении контрольного мероприятия
«________________________________________________________________»
(наименование контрольного мероприятия)
__________________________________________________________________
(наименование проверяемого органа или организации)
в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 7 февраля 2011 г. N 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований» изъяты для проверки следующие документы и материалы:
1. __________________________________________ на ______ листах.
2. __________________________________________ на ______ листах.
3. _____________________________________________________ штук.
Изъятие документов и материалов произведено с участием должностного лица
__________________________________________________________________
(наименование проверяемого органа или организации, должность, фамилия и инициалы)
Об изъятии документов и материалов «__» _______ 20__ года акт составлен в двух экземплярах, один из которых вместе с копиями изъятых документов вручен (или направлен)
__________________________________________________________________
(должность, наименование проверяемого органа или организации, фамилия и инициалы)
_____________________________ (должность, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица контрольно-счетного органа) | ______________________________ (должность, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица проверяемого органа или организации) |
Результаты проведения контрольных мероприятий оформляются в виде актов, на основании которых составляется отчет.
3.2.15. При отсутствии или запущенности бухгалтерского (бюджетного) учета на проверяемом объекте руководитель проведения контрольного мероприятия составляет об этом соответствующий акт, информирует председателя Контрольно-счётной палаты и путем издания распоряжения Контрольно-счётная палата приостанавливает проведение контрольного мероприятия до восстановления бухгалтерского (бюджетного) учета.
3.2.16. При проведении контрольного мероприятия в муниципальных образованиях на основании материалов, оформленных членами комиссии по отдельным вопросам контрольного мероприятия, руководителем проведения контрольного мероприятия составляется сводный акт, который подписывается руководителем проведения контрольного мероприятия и членами комиссии, а с проверяемой стороны – главой администрации муниципального образования, подтверждаемым факт ознакомления с актом.
3.2.17. Руководитель проведения контрольного мероприятия вправе знакомиться с проектами материалов, составляемых членами комиссии, и может вносить предложения об их доработке и более детальной проверке.
3.2.18. Акт по результатам проведенного контрольного мероприятия составляют и подписывают проводившие контрольное мероприятие руководитель проведенного контрольного мероприятия, члены комиссии и (или) привлеченные лица, которые несут ответственность за достоверность результатов проведенного контрольного мероприятия.
В случае необходимости проверки акта на соблюдение правил юридической техники, руководитель проведения контрольного мероприятия передает акт начальнику отдела правового и кадрового обеспечения, который в течение суток, в отдельных случаях (большой объем, особая сложность) – в течение трех суток, организует проверку и визирует акт. При наличии замечаний к акту, они устраняются по согласованию с руководителем проведения контрольного мероприятия. Если замечания оспариваются, то они прилагаются к акту в письменном виде для дальнейшего рассмотрения с участием заинтересованных лиц председателем Контрольно-счётной палаты или его заместителем.
3.2.19. Акт по результатам проведенного контрольного мероприятия доводится до сведения руководителя проверяемого объекта (либо замещающего его лица).
Ознакомление с актом производится в срок не более одного дня, при представлении пояснений и замечаний – до трех дней. Ознакомление с актом производится под расписку.
3.2.20. Акт по результатам проведенного контрольного мероприятия оформляется в двух экземплярах (в случае передачи материалов в правоохранительные органы в трех экземплярах). Один экземпляр оформленного акта вручается руководителю проверяемого объекта или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении. Другой экземпляр акта с отметкой о получении приобщается к материалам проверки Контрольно-счётной палаты.
3.2.21. В случае несогласия должностного лица с фактами, изложенными в акте по результатам проведенного контрольного мероприятия, должностному лицу предлагается подписать акт с указанием на наличие пояснений и замечаний.
Пояснения и замечания по конкретным фактам излагаются в письменном виде с их обоснованием и, при необходимости, приложением соответствующих подтверждающих документов.
Пояснения и замечания передаются руководителю проведенного контрольного мероприятия сразу или направляются в адрес Контрольно-счётной палаты в течение трех рабочих дней после доведения акта до сведения.
Письменные пояснения и замечания должностных лиц проверяемых объектов являются неотъемлемой частью акта. Руководитель проведенного контрольного мероприятия и проверяющий в срок до трех рабочих дней проверяют обоснованность изложенных пояснений и замечаний и дают по ним письменное заключение, которое приобщается к материалам акта и направляется руководителю проверяемого объекта.
В случае несогласия должностного лица подписать акт даже с указанием на наличие пояснений и замечаний, руководитель проведенного контрольного мероприятия делает в акте специальную запись об отказе должностного лица ознакомиться с актом либо подписать акт. При этом обязательно указываются дата, время, обстоятельства и свидетели обращения к должностному лицу с предложением подписать акт.
3.2.22. В случае если выявленные нарушения содержат в себе признаки состава преступлений, по данным фактам в процессе проведения контрольного мероприятия оформляются промежуточные акты. Решение о направлении в правоохранительные органы актов, оформленных в процессе проведения контрольного мероприятия, принимается председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.23. На основании акта по результатам проведенного контрольного мероприятия руководитель проведенного контрольного мероприятия составляет проект отчета о результатах проведенного контрольного мероприятия, который содержит данные утвержденной программы, акта по результатам проведенного контрольного мероприятия, выводы по результатам проверки и предложения. Утверждается отчет председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.24. По результатам проведенного контрольного мероприятия могут быть направлены представления органу государственной власти (органу местного самоуправления) Белгородской области, руководству проверенной организации независимо от форм собственности для принятия мер по устранению выявленных нарушений.
Представление Контрольно-счётной палаты должно быть рассмотрено в течение месяца со дня получения, как предусмотрено статьей 16 Федерального закона «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований».
Проект представления разрабатывается руководителем проведенного контрольного мероприятия. Представление подписывается председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.25. При выявлении на проверяемых объектах нарушений в финансово-хозяйственной и иной деятельности, наносящих государству реальный ущерб и требующих в связи с этим безотлагательного пресечения, а также в случаях умышленного или систематического несоблюдения порядка и сроков рассмотрения представлений Контрольно-счётной палаты, создания препятствий для проведения контрольных мероприятий, включая непредоставление документов в сроки и в объеме, установленные Контрольно-счётной палатой, Контрольно-счётная палата имеет право давать государственным органам и руководителям проверяемых организаций, независимо от форм собственности, обязательные для исполнения предписания.
Проект предписания разрабатывается руководителем проведенного контрольного мероприятия. Предписание подписывается председателем Контрольно-счётной палаты.
При составлении предписания Контрольно-счётной палаты без рассмотрения или не принятия мер по нему, Контрольно-счётная палата уведомляет об этом орган, осуществляющий составление и организацию исполнения областного бюджета, для принятия мер к нарушителю бюджетного законодательства.
3.2.26. Проекты представлений и предписаний по результатам контрольных мероприятий направляются председателю Контрольно-счётной палаты для рассмотрения при наличии виз лица, подготовившего проект, аудитора (ответственного за контрольное мероприятие, если сам не является руководителем проведения контрольного мероприятия), отдела правового и кадрового обеспечения (на предмет соответствия нормам законодательства). При этом срок рассмотрения отделом правового и кадрового обеспечения указанных проектов не может превышать двух дней.
3.2.27. Непосредственный контроль за исполнением представлений и предписаний Контрольно-счётной палаты и реализацией содержащихся в них предложений осуществляет руководитель проведенного контрольного мероприятия.
3.2.28. В случае обжалования представления (предписания) в судебном порядке, вопрос о лицах, представляющих интересы Контрольно-счётной палаты решается председателем Контрольно-счётной палаты.
3.2.29. Контрольно-счётная палата проводит экспертно-аналитические мероприятия. По результатам проведенных мероприятий составляется отчет или заключение по:
· проекту закона Белгородской области об областном бюджете, обоснованности его доходных и расходных статей, дефицита областного бюджета, размера государственного долга Белгородской области;
· проблемам бюджетно-финансовой политики и совершенствования бюджетного процесса в Белгородской области;
· проекту закона Белгородской области о бюджете территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области, его доходных и расходных статей;
· проектам областных программ, включая целевые программы, на финансирование которых направляются средства областного бюджета, бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Белгородской области и иные финансовые средства, предоставляемые Белгородской области;
· другим вопросам, входящим в полномочия Контрольно-счётной палаты, работа по которым инициирована на основании поручений, предложений и запросов в соответствии с действующим законодательством.
Отчеты и заключения Контрольно-счётной палаты не могут содержать политических оценок решений принимаемых органами государственной власти Белгородской области.
Общее руководство и координацию взаимодействия всех участников проведения экспертно-аналитических мероприятий осуществляет заместитель председателя Контрольно-счётной палаты.
3.2.30. В соответствии с действующим областным законодательством председатель Контрольно-счётной палаты ежегодно представляет Белгородской областной Думе годовой отчет о деятельности Контрольно-счётной палаты Белгородской области, результатах проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий.
Предложения по проекту годового отчета о деятельности Контрольно-счётной палаты Белгородской области разрабатываются по каждому направлению деятельности Контрольно-счётной палаты под руководством аудиторов и передаются заместителю председателя Контрольно-счётной палаты.
Заместитель председателя Контрольно-счётной палаты обобщает материалы и передает на рассмотрение председателю Контрольно-счётной палаты.
После рассмотрения председатель Контрольно-счётной палаты представляет годовой отчет Белгородской областной Думе.
3.2.31. Основными формами обеспечения гласности в деятельности Контрольно-счётной палаты являются:
· представление Белгородской областной Думе годового отчета о деятельности Контрольно-счётной палаты Белгородской области, результатах проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
· размещение на официальном сайте в сети Интернет и опубликование в средствах массовой информации информацию о проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятиях, о выявленных при их проведении нарушениях, о внесенных представлениях и предписаниях, а также о принятых по ним решениях и мерах.
4. Порядок организации работы с кадрами и делопроизводства в Контрольно-счётной палате
4.1. Организация работы с кадрами в Контрольно-счётной палате
4.1.1. Порядок заключения и расторжения служебного контракта с государственными гражданскими служащими Контрольно-счётной палаты и трудового договора с иными работниками Контрольно-счётной палаты определяется действующим законодательством.
4.1.2. Приказы Контрольно-счётной палаты о назначении и освобождении от должности готовятся отделом правового и кадрового обеспечения Контрольно-счётной палаты на основании личного заявления на имя председателя Контрольно-счётной палаты с визами председателя Контрольно-счётной палаты, аудитора или руководителя структурного подразделения. Виза аудитора или руководителя структурного подразделения может содержать ходатайство об установлении испытательного срока.
При наличии на заявлении виз всех должностных лиц проект приказа визируется отделом правового и кадрового обеспечения и передается на подпись председателю Контрольно-счётной палаты. Приказ объявляется работнику под роспись.
Лицам, которым по характеру замещаемой должности необходим допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, оформляется допуск по соответствующей форме.
4.1.3. Формирование аппарата Контрольно-счётной палаты производится на основе индивидуального подбора кадров, в том числе с использованием кадрового резерва Белгородской области и Контрольно-счётной палаты. Кадровый резерв Контрольно-счётной палаты формируется на конкурсной основе. Лица, зачисленные в кадровый резерв, могут привлекаться к учебе, стажировке, проведению контрольных мероприятий (по согласованию).
4.1.4. Для осуществления всесторонней и качественной проверки достоверности представляемых данных гражданином, участвующим в конкурсе на замещение вакантной должности и (или) на включение в кадровый резерв Контрольно-счётной палаты, а также согласования назначения кандидатуры на должность, в департамент кадровой политики Белгородской области направляются необходимые для проверки и согласования документы.
4.1.5. На всех принятых работников Контрольно-счётной палаты отделом правового и кадрового обеспечения оформляется личное дело.
4.1.6. Для определения соответствия государственных гражданских служащих аппарата Контрольно-счётной палаты занимаемой должности проводится аттестация, если с этими работниками заключен служебный контракт на неопределенный срок. Порядок проведения аттестации устанавливается соответствующим законодательством.
4.1.7. В целях систематического повышения профессионального уровня отделом правового и кадрового обеспечения Контрольно-счётной палаты проводится профессиональная переподготовка, повышение квалификации сотрудников Контрольно-счётной палаты в соответствии с утвержденным планом.
В необходимых случаях в отношении сотрудника проводится служебная проверка
в соответствии со ст. 59 Федерального закона № 79 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
4.1.8. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания сотрудников Контрольно-счётной палаты определяются действующим законодательством, приказами Контрольно-счётной палаты, должностными регламентами.
4.2. Служебное удостоверение Контрольно-счётной палаты
4.2.1. Служебное удостоверение Контрольно-счётной палаты (далее – служебное удостоверение) является документом, удостоверяющим личность и должность сотрудника Контрольно-счётной палаты.
4.2.2. Оформление служебных удостоверений осуществляется отделом правового и кадрового обеспечения.
4.2.3. Служебное удостоверение оформляется сотрудникам Контрольно-счётной палаты за подписью председателя Контрольно-счётной палаты.
Для оформления служебного удостоверения в отдел правового и кадрового обеспечения предоставляются две цветные фотографии размером
2,5 х 3,5 см.
4.2.4. Служебные удостоверения Контрольно-счётной палаты содержат следующие реквизиты и сведения об их владельцах:
· Герб Белгородской области;
· надпись: «Российская Федерация. Белгородская область. Контрольно-счётная палата Белгородской области»;
· фотография владельца удостоверения размером 2,5 х 3,5 см, заверенная печатью Контрольно-счётной палаты;
· дата выдачи удостоверения;
· регистрационный номер удостоверения;
· фамилия, имя, отчество владельца удостоверения;
· наименование должности и места работы владельца удостоверения;
· полное наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего удостоверение, заверенные печатью Контрольно-счётной палаты.
Бланки служебных удостоверений и обложки к ним являются бланками строгой отчетности. Учет выдачи и возврата служебных удостоверений осуществляется отделом правового и кадрового обеспечения в специальном журнале.
4.2.5. В случае утраты служебного удостоверения утратившее лицо принимает меры по его розыску и безотлагательно сообщает об этом в отдел правового и кадрового обеспечения. Начальник отдела информирует о каждом случае утраты служебного удостоверения председателя Контрольно-счётной палаты и проводит по его поручению служебную проверку. Материалы проверки (объяснение с раскрытием обстоятельств утери, справка органов внутренних дел, другие справки) с выводом и предложениями по мерам ответственности предоставляются председателю Контрольно-счётной палаты. Выдача нового удостоверения осуществляется после публикации в газете «Белгородские известия» объявления о признании утраченного служебного удостоверения недействительным.
Публикация объявления осуществляется лицом, утратившим служебное удостоверение.
4.2.6. После прекращения трудовых отношений лица, имеющие служебные удостоверения, обязаны сдать их в отдел правового и кадрового обеспечения Контрольно-счётной палаты.
4.3. Подготовка, оформление приказов и распоряжений
4.3.1 Председатель Контрольно-счётной палаты во исполнение возложенных законом Белгородской области «О Контрольно-счётной палате Белгородской области» на него полномочий издает приказы и распоряжения.
Данные акты подлежат обязательной регистрации в отделе правового и кадрового обеспечения в соответствующих журналах.
Приказы и распоряжения подписываются председателем Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие заместителем председателя Контрольно-счётной палаты.
4.3.2. Приказы издаются по вопросам:
· определения основных направлений деятельности Контрольно-счётной палаты;
· распределения обязанностей между аудиторами;
· назначения и освобождения от должности сотрудников Контрольно-счётной палаты;
· поощрения, наложения взысканий на сотрудников Контрольно-счётной палаты;
· предоставления отпусков сотрудникам Контрольно-счётной палаты;
· оплаты замещения отсутствующих сотрудников;
· другим вопросам.
4.3.3. Распоряжения издаются по вопросам:
· организации выезда сотрудников Контрольно-счётной палаты в командировки;
· проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
· другим вопросам.
4.3.4. Проекты приказов и распоряжений оформляются на бланках установленных образцов в порядке установленном Регламентом. Изменения и дополнения в указанные акты вносятся в том же порядке.
4.3.5. Проекты приказов и распоряжений должны:
· соответствовать федеральному и областному законодательству;
· быть тщательно отредактированными, иметь краткое, четкое и ясное изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными целями и задачами;
· включать конкретных исполнителей и должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением;
· при необходимости включать сроки исполнения.
Если издаваемые приказы или распоряжения исключают действие ранее принятых локальных нормативных правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу. Если проект приказа или распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
Приказы и распоряжения, принимаемые в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами, указами, постановлениями, распоряжениями федеральных органов государственной власти, а также законами Белгородской области и постановлениями Белгородской областной Думы должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов. Если в тексте принимаемого приказа или распоряжения имеются приложения, то делается ссылка «согласно приложению» или «прилагается». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре 12-14 шрифтом с одинарным межстрочным интервалом.
4.3.6. Проекты приказов и распоряжений визируются:
· исполнителем;
· отделом правового и кадрового обеспечения;
· отделом учета, отчетности и хозяйственного обеспечения, в случае, если реализация проекта потребует финансовых затрат;
· аудитором или руководителем структурного подразделения Контрольно-счётной палаты, в отношении которых даны поручения;
· должностным лицом Контрольно-счётной палаты, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения.
Срок согласования проекта приказа или распоряжения составляет один день, в исключительных случаях – не более двух дней.
4.4. Подготовка, оформление и отправка служебных документов
4.4.1. При подготовке и оформлении документов сотрудники Контрольно-счётной палаты руководствуются требованиями настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству в Контрольно-счётной палате.
4.4.2. Исходящие документы Контрольно-счётной палаты печатаются на бланках установленного образца, регистрируются после подписания руководством Контрольно-счётной палаты, старшим инспектором отдела правового и кадрового обеспечения Контрольно-счётной палаты.
Внутренняя переписка и телеграммы печатаются без бланков. Регистрация проводится в соответствии с индексами, указанными в Инструкции по делопроизводству в Контрольно-счётной палате.
Индекс документа включает: индекс аудиторского направления или структурного подразделения, порядковый регистрационный номер через косую черту.
Например: 03/60.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
4.4.3. К документу свыше двух страниц составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
4.4.4. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.4.5. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу документа (10, 12 шрифт, одинарный межстрочный интервал).
4.4.6. В письмах ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
4.4.7. Документ подписывается должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
При подписании документа указывается наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы ставятся перед фамилией.
При подписании письма, исполненного на письменном бланке председателя Контрольно-счётной палаты или его заместителя, их должность не указывается, а только инициалы и фамилия.
4.4.8. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.
4.4.9. Предоставляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов.
Для документа, подлинник которого остается в Контрольно-счётной палате, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Контрольно-счётной палаты, визы проставляются на отдельном листе согласования.
Виза согласования документа включает в себя должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
4.4.10. Телеграммы подписываются председателем Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие заместителем председателя Контрольно-счётной палаты. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание. Копии телеграммы визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
4.4.11. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
4.4.12. Утверждается документ должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалы, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
4.4.13. Заголовок к тексту документа включает в себя его краткое содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Белгородской области.
Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.), а также документах, адресованных руководству другой организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
· от третьего лица единственного числа («Контрольно-счётная палата не возражает», «Контрольно-счётная палата считает возможным»).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об отделе… на 5 л. в 1 экз.
2. Инструкция о делопроизводстве на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Контрольно-счётной палаты
от 01.01.2001 №…и приложение к нему всего на 3 л.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения и т. д.) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу Контрольно-счётной палаты
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Контрольно-счётной палаты
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное – на документе, оформленном на бланке; личная подпись; расшифровка подписи; инициалы, фамилия), например:
Аудитор Контрольно-счётной палаты
Белгородской области Личная подпись
или на бланке:
Аудитор Личная подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Аудитор
Контрольно-счётной палаты
Белгородской области Личная подпись
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор просторы»
Личная подпись
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо просторы»
от _____________ № ________
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Совета директоров
просторы»
от ____________ №. ________
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Начальник отдела…
Личная подпись
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела…
Личная подпись
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Контрольно-счётной палате, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Контрольно-счётной палаты, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью Контрольно-счётной палаты.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Верно
Консультант Личная подпись
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководства Контрольно-счётной палаты.
Отметка об исполнении включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
27 72 27
Отметка о поступлении документа в Контрольно-счётную палату содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.
Отметка о поступлении документа в Контрольно-счётную палату, за исключением номера и даты проставляется в виде штампа.
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный.
В Контрольно-счётной палате устанавливаются следующие виды бланков документов:
· общий бланк;
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Письма, направляемые в различные адресаты, печатаются в двух экземплярах, в отдельных случаях в трех экземплярах, первый экземпляр – на бланке. При этом первый экземпляр направляется адресату через старшего инспектора отдела правового и кадрового обеспечения, второй экземпляр с визами хранится у старшего инспектора отдела правового и кадрового обеспечения, третий экземпляр в материалах исполнителя.
4.5. Организация делопроизводства и работы со служебными документами
4.5.1. Ведение делопроизводства в Контрольно-счётной палате осуществляется старшим инспектором отдела правового и кадрового обеспечения. На сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, возлагается выполнение следующих должностных обязанностей:
· прием, учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов фактически полученных;
· передача документов на рассмотрение председателю Контрольно-счётной палаты и после соответствующих указаний исполнителю;
· учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления;
· проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников Контрольно-счётной палаты, контроль за их возвращением;
· контроль за своевременным списанием «в дело» исполненных документов;
· формирование, оформление, учет, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению). Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы старшему инспектору отдела правового и кадрового обеспечения. В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения и председателю Контрольно-счётной палаты.
4.5.2. Документы, поступившие в Контрольно-счётную палату, принимаются, учитываются и регистрируются старшим инспектором отдела правого и кадрового обеспечения. При вскрытии конвертов старшим инспектором отдела правового и кадрового обеспечения проверяется правильность адресования и оформления, комплексность и целостность документов, приложений к ним.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
4.5.3. Поступившие в Контрольно-счётную палату нормативные правовые акты должны быть зарегистрированы в соответствии с существующими требованиями. Согласно резолюции председателя Контрольно-счётной палаты или его заместителя нормативные правовые акты передаются руководителям структурных подразделений для ознакомления сроком не более двух рабочих дней на каждого. После общего ознакомления в течение трех недель (если руководители структурных подразделений не отсутствуют в связи с проведением контрольных мероприятий без возвращения ежедневно в расположение основного места работы, или других мероприятий, проводимых за пределами г. Белгород) нормативные правовые акты поступают на хранение в отдел правового и кадрового обеспечения.
4.5.4. Корреспонденция с грифом «лично» не вскрывается, а передается адресатам. Если в пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается старшему инспектору отдела правового и кадрового обеспечения для регистрации.
4.5.5. На документах, поступивших в Контрольно-счётную палату и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений не допускается.
4.5.6. Поручения исполнителю отражаются в резолюциях. Резолюция может проставляться на листке для резолюций, или непосредственно на документе на любой свободной от текста площади, кроме полей первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание) о порядке и характере исполнения документа, личную подпись и дату.
Направление документов с резолюцией в два и более адресов обеспечивается старшим инспектором отдела правового и кадрового обеспечения. Фамилия исполнителя и текст резолюции вносятся старшим инспектором отдела правового и кадрового обеспечения в журнал регистрации.
4.5.7. В случае отсутствия иного регулирования, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа, соисполнителям – копии. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в соответствующий (установленный конкретно) срок, ему предоставляется право созыва соисполнителей. Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя предоставить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указаний руководителя.
4.5.8. Исполненные документы хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
4.5.9. Контрольно-счётная палата имеет собственные печати и штампы. Порядок применения и хранения печатей и штампов Контрольно-счётной палаты определяется приказом.
4.6. Порядок рассмотрения письменных обращений
4.6.1. Контрольно-счётная палата рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством и Регламентом. Контрольно-счётная палата не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления или органов местного самоуправления. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются и хранятся в приемной. На лицевой стороне первого листа проставляется дата поступления письма и регистрационный номер. Все письма проверяются на повторность поступления. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. Не допускается передача дел по обращению граждан от одного исполнителя к другому без согласования с председателем Контрольно-счётной палаты.
4.6.2. В случае, если в обращении затрагиваются вопросы, связанные с ранее проведенным или планируемым Контрольно-счётной палатой контрольным мероприятием, подготовка ответа поручается Аудитору, ответственному за его проведение.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Контрольно-счётной палаты, направляется в отдел правового и кадрового обеспечения Контрольно-счётной палаты для переадресации его соответствующему органу или соответствующему должностному лицу в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
В иных случаях лицо, ответственное за подготовку ответа на обращение определяется в поручении председателя Контрольно-счётной палаты.
4.6.3. Если в резолюции по исполнению значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель определяет сроки предоставления соисполнителям информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращениям граждан. Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.
4.6.4. Письменное обращение, поступившее в Контрольно-счётную палату, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. В случаях, когда при рассмотрении письменного обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, в порядке исключения, председателем Контрольно-счётной палаты, но не более, чем на 30 дней.
Исполнитель письменно уведомляет заявителя о новых сроках исполнения. В особых случаях продление срока рассмотрения может быть разрешено на более длительное время, при этом исполнителем направляется заявителю промежуточный ответ.
4.6.5. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
4.6.6. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, не содержащие конкретных данных о совершении правонарушений, заявления и жалобы, носящие абстрактный характер, некорректные по тону или бессмысленные.
4.7. Организация контроля и проверки исполнения документов в Контрольно-счётной палате
4.7.1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие сроки исполнения, требующие принятия решения, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные правовые, инструктивные и другие документы.
4.7.2. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюциях) руководителей. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления в Контрольно-счётную палату.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Контрольно-счётной палате. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
4.7.3. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя руководителя, давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. При обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, лицом, ответственным за исполнение поручения, представляется объяснительная записка, после чего может быть установлен новый срок исполнения.
4.7.4. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании резолюции председателя Контрольно-счётной палаты или его заместителя. Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.
4.8. Порядок оформления документов к передаче их в архив и использование архивных документов
4.8.1. Документы по завершению контрольных и экспертно-аналитических мероприятий сдаются в архив Контрольно-счётной палаты.
4.8.2. Подготовка дел для сдачи в архив Контрольно-счётной палаты проводится сотрудниками согласно номенклатуре дел Контрольно-счётной палаты.
4.8.3. Контроль за своевременным формированием дел для сдачи в архив Контрольно-счётной палаты и ответственность за передачу необходимых документов несут аудиторы Контрольно-счётной палаты.
4.8.4. Ответственность за передачу в архив Контрольно-счётной палаты документов, не касающихся проведенных контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, несут руководители других структурных подразделений.
4.8.5. Ответственность за хранение дел в архиве Контрольно-счётной палаты несет отдел правового и кадрового обеспечения. Ответственное лицо назначается приказом председателя Контрольно-счётной палаты.
4.8.6. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения в структурных подразделениях и кадровые дела составляются описи. В последующем дела передаются в областное государственное учреждение «Государственный архив Белгородской области».
4.8.7. Документы, находящиеся на хранении в архиве Контрольно-счётной палаты, предоставляются для работы с ними на основании разрешения председателя Контрольно-счётной палаты или его заместителя в комнате архива, а в некоторых случаях – во временное пользование (до 5 рабочих дней) вне архива под расписку в специальном журнале. В необходимых случаях по ним выдаются копии. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.
