Microsoft Word 2002 (входит в Office XP)
Руководство по продукту
Введение
Данное Руководство по продукту Word предназначено для ознакомления с приложением Microsoft Word 2002, входящим в пакет Office XP. В этом руководстве содержатся сведения о новых и усовершенствованных возможностях приложения, приведены примеры, демонстрирующие обращение к соответствующим средствам, и в некоторых случаях показаны снимки экрана.
В настоящее время приложение Microsoft Word является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке важных документов – отчетов, писем, бизнес-планов и т. д. – для печати и публикации в Вебе. Последняя версия Microsoft Word расширяет указанные возможности, предлагая средства, необходимые для оптимизации процессов подготовки, совместного использования, проверки и публикации документов. Word 2002 упрощает доступ к существующим функциональным возможностям и предлагает новые, гибкие средства работы с документами. Кроме того, теперь с помощью приложения Word вы можете совместно с другими пользователями просматривать документы и работать с ними, не меняя своего привычного стиля работы.
Далее представлен обзор основных целей, которые ставились при разработке приложения Word 2002, а также его новых и усовершенствованных функций, способствующих достижению этих целей.
Основные цели разработки и обзор новых функций
Производительность и эффективность
Важнейшей целью, которая ставилась при разработке Word 2002, было упрощение доступа к существующим и новым функциональным возможностям приложения, а также оптимизация способов их использования. Упрощенные методы вызова и применения имеющихся в приложении средств способствуют освоению новых возможностей продукта, что, в конечном счете, повышает эффективность работы пользователя, помогая создавать более качественные отчеты, бизнес-планы и другие документы. Для достижения этой цели во всех приложениях пакета Microsoft Office были реализованы новые средства (такие как области задач и смарт-теги), а также улучшенные методы применения форматирования, использования стилей, маркированных списков, оглавлений документов и многих других функций и возможностей.
Упрощение выполнения повседневных задач
Средство | Описание | Способ доступа |
Смарт-теги параметров автозамены (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 1).
| Эта функция предоставляет пользователю простой механизм изменения и управления автоматическими действиями, выполняемыми в приложении Word. Пользователь может отменить результаты автозамены, отказаться от применения этой функции в дальнейшем или вызвать диалоговое окно "Параметры автозамены". | § Введите предложение, которое запускает функцию автозамены. Пример. Sched. a meeting on 3/4. § Наведите указатель мыши на автоматически замененные слова. § В параметрах смарт-тега выберите одну из возможностей: отменить изменение, игнорировать его, получить доступ к дополнительным параметрам. |
Смарт-теги имени, адреса и даты (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 1).
| В предыдущих версиях Word была предусмотрена возможность распознавания URL-адресов и адресов электронной почты и назначения ссылок, связанных с этими элементами. Щелкнув такой элемент мышью, пользователь мог активировать его. Word 2002 расширяет эту возможность, предлагая средства распознавания имен, адресов и дат. Распознав элемент, Word предлагает пользователю смарт-тег, с помощью которого тот может получить дополнительную информацию из Веба или из других приложений Office. Дополнительные смарт-теги будут доступны на веб-узле Office Update. Они могут использоваться организациями и независимыми производителями для расширения существующего набора смарт-тегов, что позволит создавать уникальные решения для работы с документами. (Дополнительную информацию можно найти в Руководстве по продукту Office). | § Убедитесь, что в приложении Word включены смарт-теги (в разделе "Параметры автозамены"). § В документе Word ведите имя, адрес или дату. § Поместите указатель мыши на введенный текст и выберите нужный пункт из списка. Например, наведите указатель на дату и выберите "Показать календарь". |
Средство | Описание | Способ доступа |
Перевод (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 2).
| Новая версия Word позволяет выполнять перевод слов непосредственно в документах (поддерживаемые языки зависят от установленных в системе словарей) и предоставляет доступ к службе перевода в Вебе. С помощью данной службы может осуществляться перевод целых документов и обеспечивается поддержка дополнительных языков. | § В меню "Сервис" выберите последовательно команды "Язык" и "Перевод". |
Распознавание речи
| Приложение Word повышает производительность труда благодаря тому, что помимо традиционных способов ввода — с помощью мыши и клавиатуры — используются также речевые команды. Благодаря функции распознавания речи пользователи могут диктовать текст, а также применять речевые команды для непосредственного изменения форматирования и перемещения по меню. Примечание. В настоящее время распознавание речи доступно только для следующих языков: английский (США), китайский (упрощенное письмо) и японский. | § Убедитесь, что на компьютере установлены средства распознавания речи, и не забудьте пройти программу обучения. § Выберите в меню "Сервис" приложения Word команду "Речь". § С помощью панели речевых настроек выберите режим диктовки или командный режим. |
Слияние (область задач)
| Новый мастер слияния, включенный в область задач, позволяет с легкостью создавать письма, наклейки, конверты, каталоги и сообщения электронной почты в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя. Он также упрощает применение "электронного штемпеля" для нанесения данных почтовой рассылки на конверты. Мастер слияния позволяет использовать сведения о получателях из клиента обмена сообщениями и совместной работы Microsoft Outlook® или из любой базы данных OLE DB (например, Microsoft SQL Server™), а также создавать списки получателей самостоятельно. | § В меню "Сервис" выберите последовательно команды "Письма и рассылки" и "Мастер слияния". |
Статистика (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 2).
| Панель инструментов "Статистика" позволяет с легкостью обновлять статистику документа, не открывая для этого соответствующего диалогового окна. Кроме того, теперь пользователи могут включать в показатель статистики или исключать из него сведения о колонтитулах. | § В меню "Вид" выберите последовательно команды "Панели инструментов" и "Статистика". |
Средство | Описание | Способ доступа |
Пробел между страницами
| При просмотре документа в режиме разметки для печати пользователь может легко скрыть пустое пространство и область колонтитулов между страницами. Благодаря этому информация более удобно размещается на экране, упрощая тем самым чтение и редактирование документа. | § Убедитесь, что включен режим разметки для печати (меню "Вид"). § Наведите указатель на верхний или нижний край страницы документа. § Появятся две стрелки, позволяющие отображать или скрывать пустое пространство между страницами. |
Подложки (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 3).
| Можно легко выбрать изображение, эмблему или текст для использования в качестве фона в документе приложения Word. | § В меню "Формат" выберите последовательно команды "Фон" и "Подложка". |
Многооконный интерфейс (MDI)
| Теперь пользователи могут отключать однооконный интерфейс, впервые введенный в Word 2000, для более простого переключения между открытыми документами. | § В меню "Сервис" выберите команду "Параметры". § На вкладке "Вид" снимите флажок "Окна на панели задач". |
Оглавление
| Теперь Word сам обнаруживает заголовки документа и может автоматически генерировать и обновлять оглавление, избавляя пользователя от необходимости применять стили. | § В меню "Вид" выберите последовательно команды "Панели инструментов" и "Структура". § Выделите фрагмент текста, который требуется включить в оглавление. § Воспользуйтесь на панели инструментов раскрывающимся меню "Уровень" для задания уровня выделенного фрагмента. § В меню "Вставка" выберите последовательно команды "Ссылка", "Оглавление и указатели". § Перейдите на вкладку "Оглавление" и нажмите кнопку "ОК". |
Средство | Описание | Способ доступа |
Поддержка дополнительных языков
| Новая версия приложения Word поддерживает больше языков, чем Word 2000. Теперь пользователи могут редактировать документы на хинди, урду, армянском, грузинском, персидском, тамильском, тайском и вьетнамском языках. | § В операционной системе Microsoft Windows® 2000 откройте раздел "Язык и стандарты" на панели управления и добавьте поддержку нужных языков. § На вкладке "Языки и раскладки" добавьте поддержку соответствующих раскладок клавиатуры. § Запустите Word и введите текст на выбранном языке. |
Упрощение форматирования документов
Средство | Описание | Способ доступа |
Показать форматирование (область задач) (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 4).
| Область задач "Показать форматирование" отображает сведения о текущем шрифте, абзаце, интервалах, свойствах изображения, таблицы и т. п. Эти сведения доступны в любой части документа. Возможность быстрого изменения указанных свойств упрощает форматирование документов, поскольку пользователям не приходится тратить время на поиск соответствующих элементов управления. Кроме того, пользователь может без труда сравнить два фрагмента документа и применить форматирование, использованное в одном из фрагментов, к другому. | § В меню "Вид" выберите команду "Показать форматирование". § Чтобы сравнить форматирование двух разных фрагментов документа, выделите первый фрагмент, затем установите флажок "Сравнить с другим фрагментом", после чего щелкните другой фрагмент. |
Стили и форматирование (область задач)
| С помощью области задач "Стили и форматирование" пользователи могут просмотреть сведения о форматировании документа (прямом или полученном с помощью стилей), недавно использовавшихся параметрах форматирования, а также обо всех доступных стилях. Эта область позволяет выделить весь текст, имеющий одинаковый стиль или прямое форматирование, и предоставляет возможность сразу же применить новый формат или стиль к документу. Пользователи могут с легкостью повторно применять форматирование, не создавая новых стилей, что обеспечивает значительные преимущества при работе с документами. | § В меню "Формат" выберите команду "Стили и форматирование". |
Средство | Описание | Способ доступа | |
Маркированные и нумерованные списки
| В новой версии приложения Word предлагаются усовершенствованные средства для работы с маркированными и нумерованными списками. Пользователи могут вручную редактировать номера и маркеры в таких списках, а также перетаскивать маркеры для изменения отступов. В приложении Word были также усовершенствованы методы работы с маркированными и нумерованными списками, благодаря чему пользователи, применяющие комбинированные списки, подуровни, табуляцию и обычный текст, чаще добиваются желательных результатов. Если во время работы с маркерами выполняется автозамена, пользователь может отменить (или отключить) ее с помощью соответствующего смарт-тега (дополнительную информацию см. в описании смарт-тегов параметров автозамены). | § Добавьте маркированный список в документ Word. § Дважды щелкните маркер, чтобы вызвать диалоговое окно "Список". |
|
Стили списков
| Теперь пользователи могут определять стили для маркированных и нумерованных списков. Это позволяет легко создавать одинаково оформленные списки посредством копирования отступов и параметров форматирования. | § В меню "Формат" выберите команду "Список", а затем щелкните вкладку "Список стилей". |
|
Средство | Описание | Способ доступа |
Стили таблиц
| Теперь пользователи могут определять стили для таблиц. Это позволяет легко создавать одинаково оформленные таблицы посредством применения стилей из области задач "Стили и форматирование". | § Выберите таблицу в документе. § В меню "Сервис" выберите команду "Автоформат таблицы". § Нажмите кнопку "Создать" или выберите один из имеющихся стилей и нажмите кнопку "Изменить". § Внесите необходимые изменения в параметры стиля и примените его к таблице. § Выберите другую таблицу в документе, а затем в области задач "Стили и форматирование" выберите стиль первой таблицы. |
Полотно (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 5).
| Данное средство позволяет создавать область рисования, называемую полотном, внутри которого все объекты позиционируются относительно единой системы координат. Это устраняет сложные проблемы, связанные с позиционированием. Кроме того, внутри полотна можно использовать "интеллектуальные" соединительные линии OfficeArt, которые автоматически адекватным образом изменяют свое положение при перемещении фигур, тем самым избавляя пользователя от многих проблем, связанных с построением диаграмм. | § Создайте рисунок с помощью инструментальной панели "Рисование" или вставьте изображение, воспользовавшись меню "Вставка". § Дополнительные функции доступны на панели "Полотно". |
Выделение нескольких фрагментов документа
| Пользователи могут без труда выделять сразу несколько фрагментов документа, что помогает экономить время при выполнении операций форматирования. Кроме того, с помощью функции поиска пользователь может одновременно выделить весь текст с одинаковым форматированием, а затем переформатировать его. | § Выделите фрагмент текста в документе. § Удерживая клавишу CTRL, выделите другой фрагмент. § Примените форматирование одновременно к двум фрагментам текста. § В диалоговом окне поиска установите флажок "Выделить все элементы, найденные в:". |
Средство | Описание | Способ доступа |
Очистить формат
| Новая функция "Очистить формат" позволяет быстро снять все форматирование с текста, восстановив обычный стиль документа без удаления гиперссылок. | § В меню "Формат" выберите команду "Стили и форматирование" § Выделите текст, с которого требуется снять форматирование, и выберите "Очистить формат" в области задач. |
Проверка форматирования
| Функция проверки форматирования, имеющаяся в приложении Word 2002, обнаруживает противоречия в форматировании документа и позволяет быстро устранить, обеспечивая тем самым создание качественного, единообразного оформления. Кроме того, эта функция может автоматически исправлять недостатки форматирования (например, использование нестандартных маркеров и ошибки нумерации в списках или разные интервалы между абзацами). | § Форматирование выполняется автоматически, однако для доступа к этой функции можно использовать команду "Автоформат" в меню "Формат". |
Сведения о формате документа
| Открыв документ в приложении Word 2002, пользователь может легко узнать его формат. Например, Word позволяет определить, что файл был сохранен в более ранней версии приложения (например, в Word 95), что он был создан с помощью другого текстового процессора, имеет формат RTF и т. д. Эта функция окажется полезной, если вы хотите сохранить документ в исходном формате для последующей отправки соответствующего файла автору. | § Откройте документ и выберите команду "Свойства" в меню "Файл". Щелкните вкладку "Общие". § Обратите внимание, что файл при сохранении будет, как обычно, преобразован в формат Word97-2002, если специально не сохранить его в исходном формате. |
Рисованные маркеры
| В новой версии приложения Word рисованные маркеры могут использоваться так же, как обычные. Теперь можно назначать разные рисованные маркеры для разных уровней списка. Это упрощает применение рисованных маркеров для представления информации и повышает возможности приложения Word как редактора веб-страниц. | § В меню "Формат" выберите команду "Список". § Щелкните "Рисунок". |
Надежность и восстановление данных
Другая важная задача, которая ставилась при разработке Word 2002, заключалась в обеспечении высокого уровня надежности приложения, чтобы пользователям не приходилось тратить время на повторное создание одних и тех же документов. До появления Word 2002 пользователю при возникновении ошибки часто приходилось затрачивать значительное время на восстановление уже испорченных документов. Благодаря средствам обеспечения надежности, реализованным в новой версии приложения Word (и во всех остальных приложениях Office XP), пользователи могут быть уверены, что им не придется заново создавать свои документы.
Примечание. Дополнительные сведения о новых функциональных возможностях в этой области, которые охватывают все приложения Office, см. в Руководстве по продукту Office XP.
Средство | Описание | Способ доступа |
Восстановление документов
| При возникновении ошибки в работе приложения новая версия Word пользователю предлагается возможность сохранить открытые файлы. Благодаря этой функции пользователи будут затрачивать меньше времени на восстановление документов. | § Эта функция автоматически появляется, если происходит ошибка. § Выберите восстановление документа и нажмите кнопку "Закрыть". § Откройте восстановленный документ в области восстановления документов. |
Отчеты об ошибках в приложении
| Теперь Word может автоматически отправлять отчеты об ошибках в работе приложения непосредственно в корпорацию "Майкрософт" или в отдел информационных технологий организации пользователя. В результате корпорация "Майкрософт" (или отдел информационных технологий) получает данные, необходимые для дальнейшей диагностики и исправления возникшей ошибки. Благодаря этому пользователям могут быть предоставлены рекомендации о том, как избежать подобной ошибки в будущем, а также дополнительные сведений о ней. | § Эта функция появляется автоматически. § В диалоговом окне сообщения об ошибке выберите отправку отчета об ошибке в корпорацию "Майкрософт". |
Средство | Описание | Способ доступа |
|
| Восстановление приложений и документов
| Это средство обеспечивает безопасный способ завершения работы приложения Word, когда оно не отвечает на запросы. Можно завершить работу приложения и при этом инициировать восстановление документа. Одновременно можно отправить отчет о проблеме в корпорацию "Майкрософт" или в отдел информационных технологий своей организации. | § Если приложение не отвечает, перейдите в меню "Пуск" Windows. § В меню "Программы" выберите "Средства Office". § Выберите команду "Восстановление приложений Microsoft Office". § Выберите перезапуск или завершение работы приложения. |
| Восстановление и извлечение данных
| Приложение Microsoft Word может автоматически вызывать функцию восстановления поврежденных документов в случае ошибки или сбоя при загрузке файлов. Пользователи могут вызвать данную функцию, выбрав в диалоговом окне открытия файлов команду "Открыть и восстановить" (из раскрывающегося меню справа от кнопки "Открыть"). | § В меню "Файл" выберите команду "Открыть". § Выделите файл, который требуется открыть. § Щелкните стрелку справа от кнопки "Открыть" и выберите команду "Открыть и восстановить". |
Повышение эффективности работы групп
Независимо от того, создаете ли вы в приложении Word бизнес-планы, письма, отчеты или другие документы, важное значение имеет возможность предоставления материалов в общий доступ и выполнения совместной работы над документами. Именно поэтому одна из основных целей, ставившихся при разработке Word 2002, состояла в упрощении реализации указанных функций. При этом пользователи не должны были изучать методику применения соответствующих новых средств или отказываться от привычного стиля работы. Примером такой возможности является функция отправки на проверку, предлагающая более эффективные методы предоставления материалов в общий доступ и выполнения совместной работы над документами.
Средство | Описание | Способ доступа |
Отправка на проверку (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 5).
| В приложении Word имеются сведения о конкретной роли каждого из пользователей в процессе проверки. Этим пользователям предоставляются средства, необходимые для успешной совместной работы над документами. При отправке документа на проверку (меню "Файл", команда "Отправить") автоматически включаются соответствующие средства рецензирования для других пользователей. Кроме того, при возвращении документа все изменения могут быть включены в исходный документ. Поскольку процедура проверки в каждом конкретном случае может иметь свои особенности, не требуется назначать роли или определять порядок проверки. Например, если пользователь отправляет документ как вложение электронной почты, а затем получает его измененную версию, Word допускает, что документ мог быть отправлен на проверку и позволяет автору исходного документа в случае необходимости легко включить в него предложенные рецензентом изменения. | § В меню "Файл" последовательно выберите команды "Отправить" и "Сообщение (на рецензию)". § Приложение Outlook автоматически вкладывает документ в исходящее сообщение электронной почты и устанавливает процесс "Отправить на проверку". § Закончив проверку документа, второй пользователь может выбрать команду "Ответить с изменениями". В результате документ будет отправлен как вложение электронной почты первому пользователю, который сможет включить изменения в исходный документ. |
Средство | Описание | Способ доступа | |
Разметка исправлений (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 6).
| Пользователи приложения Word могут теперь легко отслеживать изменения, вносимые в документы. Средство разметки позволяет отслеживать изменения в документах при помощи выносок на правом поле страницы. Эти выноски содержат всю информацию об исправлениях, однако не мешают воспринимать документ и не влияют на его разметку. Благодаря этому пользователь получает более наглядное и полное представление о внесенных в документ изменениях. | § Убедитесь, что на панели рецензирования установлен режим отслеживания исправлений. § Убедитесь, что в раскрывающемся списке на панели рецензирования выбран элемент "Исправления в измененном документе" или "Исправления в исходном документе". § Внесите изменения в документ. | |
Сравнение и объединение исправлений (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 6).
| Приложение Word теперь позволяет объединять примечания и исправления, сделанные несколькими рецензентами. Затем автор (владелец документа) может принять или отклонить одно или все исправления. | § Откройте исправленный документ, ранее отправленный на проверку. § Чтобы объединить и сравнить документы, полученные от разных рецензентов, щелкните "Да". |
|
Панель рецензирования (снимок экрана см. в Приложении Б, с. 6).
| Панель рецензирования предоставляет ряд средств и возможностей для рецензирования документов. Например, с ее помощью пользователи могут выполнять фильтрацию документа для просмотра изменений, сделанных конкретным рецензентом или всеми рецензентами. Можно переходить от изменения к изменению с принятием или отклонением каждого из них, либо можно принять или отклонить все изменения сразу. | § В меню "Вид" последовательно выберите команды "Панели инструментов" и "Рецензирование". |
|
Средство | Описание | Способ доступа | |
Поддержка открытого интерфейса API для управления документами (ODMA)
| В новой версии приложения Word имеется более полная поддержка интерфейса ODMA. Следующие функции хорошо взаимодействуют с ODMA-совместимыми системами и программами: Mail Merge (слияние), Persisting Document Management System (DMS), Information in Document Fields (данные в полях документа), Insert File (вставка файла), Insert Picture (вставка картинки), Save As ("Сохранить как"), Compare and Merge (сравнение и объединение). | § Данная функция доступна только при использовании ODMA-совместимых систем управления документами. |
|
Многопользова-тельские документы
| Теперь с помощью приложения Word несколько пользователей могут одновременно работать над одним и тем же документом. Хотя данная функция не позволяет выполнять одновременное редактирование, пользователям не приходится ждать, пока файл будет разблокирован, чтобы начать работу над ним. Когда первый пользователь заканчивает редактирование и закрывает файл, всем остальным пользователям, работающим с файлом, предоставляется возможность просмотреть изменения, внесенные первым пользователем, и включить в этот файл свои изменения. | § Предложите другому пользователю открыть документ, хранящийся на веб-сервере или сервере файлов. § Откройте тот же документ. § Установите переключатель "создать локальную копию и внести изменения позже". § Предложите другому пользователю внести изменения в документ, а затем закрыть его, сохранив внесенные им изменения. |
|
Средство | Описание | Способ доступа |
Сохранение в виде веб-страницы с фильтром
| Пользователям предлагаются две возможности при сохранении документа приложения Word в виде веб-страницы. Они могут сохранить свой документ как веб-страницу, содержащую дополнительные теги XML, благодаря которым пользователям упрощается редактирование страницы в их собственных приложениях (единственный вариант, доступный в приложении Word 2000). Второй вариант (впервые реализованный в Word 2002) позволяет сохранить документ как веб-страницу с фильтром. При этом удаляются теги XML, и пользователь может опубликовать свой документ как "чистый" HTML. При использовании данного варианта также удаляется большая часть разметки HTML и стилей, применяемых только при открытии файла в приложении Word. В результате получается гораздо меньшего размера файл, предназначенный для публикации в Вебе. Вместе с тем, в этом случае теряется разметка Word, которая могла бы использоваться при последующем редактировании файла. | § В меню "Файл" выберите команду "Сохранить как веб-страницу". § Откройте список "Тип Файла" и выберите элемент "Веб-страница" или "Веб-страница с фильтром". |
