Программа вступительного экзамена по основам документационного обеспечения управлением

Ссылка на резервное размещение материала

ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА

ПО ОСНОВАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ

специальность: 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления

квалификация – документовед

сокращённый срок обучения (на базе среднего профессионального образования)

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Настоящая программа предназначена для абитуриентов, имеющих среднее профессиональное образование по специальностям: 030503 Правоведение, 030504 Право и организация социального обеспечения, 030505 Правоохранительная деятельность, 030902 Издательское дело, 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

Основной целью вступительного экзамена является отбор абитуриентов, наиболее подготовленных к продолжению обучения в высшем учебном заведении по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления.

Задачами вступительного экзамена являются:

–  оценка уровня знаний и умений в профессиональной области;

–  выявление степени подготовленности к продолжению обучения в вузе;

Содержание вступительного экзамена составляют общепрофессиональные дисциплины: документоведение, организация и технология документационного обеспечения управления, компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления.

Программа составлена на основе требований Государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования по специальностям: 030503 Правоведение, 030504 Право и организация социального обеспечения, 030505 Правоохранительная деятельность, 030902 Издательское дело, 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение, Положения о вступительных испытаниях в ГОУ ВПО «Орловский государственный университет».

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ВСТУПИТЕЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА

Вступительный экзамен по основам документационного обеспечения управления проводится в письменной форме.

Длительность экзамена составляет не более 4 астрономических часов, не включая время раздачи и сбора экзаменационных билетов.

ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ПОДГОТОВКИ АБИТУРИЕНТОВ

Абитуриент должен знать:

–  взаимосвязь понятий «информация» и «документ»;

–  понятия: «подлинник», «дубликат», «копия», «реквизит», «формуляр документа», «формуляр-образец», «унификация», «стандартизация», «система документации», «унифицированная система документации», «документооборот», «формирование дел», «экспертиза ценности», «перечень документов»;

–  виды бланков, правила конструирования бланков;

–  состав реквизитов служебных документов и порядок их оформления;

–  лингвистические особенности текстов служебных документов;

–  системы документации;

–  требования к составлению и оформлению организационных, распорядительных, информационно-справочных документов и документов по личному составу;

–  правила учета объема документооборота;

–  порядок обработки входящих документов;

–  порядок обработки исходящих документов;

–  правила организации движения внутренних документов;

–  способы регистрации документов;

–  способы организации контроля за исполнением документов;

–  порядок формирования в дела документов отдельных категорий;

–  назначение номенклатуры дел в делопроизводстве и при передаче документов на архивное хранение;

–  порядок формирования личных дел работников организации;

–  основные функции экспертной комиссии организации;

–  назначение и использование перечней в делопроизводстве;

–  порядок подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Должен уметь:

–  составлять и оформлять организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по личному составу;

–  составлять формуляр служебного документа в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

СОДЕРЖАНИЕ ЭКЗАМЕНА

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.  Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.

2.  Основные виды организационных документов и их назначение в структуре управления.

3.  Распорядительные документы учреждений единоначалия, виды и назначение документов в регламентации деятельности предприятия.

4.  Инструктивно-методические документы в службах документационного обеспечения управления и их назначение.

5.  Деловые письма, виды деловых писем и способы их создания с использованием персональных компьютеров.

6.  Порядок обработки входящих документов с использованием журнальных форм учета и регистрации.

7.  Способы создания документов на персональных компьютерах в приложении Word, использование возможностей ПК при создании документов с приложениями (таблицы, графики, диаграммы).

8.  Понятие "формирование дел". Перечислить правила формирования в дела документов отдельных категорий при хранении документов на бумажных носителях.

9.  Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр-образец.

10.  Порядок обработки исходящих документов учреждения при организации оформления на персональных компьютерах. Нормы времени и нормы выработки для проведения оформительских работ.

11.  Создание текстов деловых писем с использованием стандартных фраз и оборотов речи по видам писем, тексты деловых писем в международных стандартах.

12.  Архивы, виды архивов и направления использования архивных документов.

13.  Программное обеспечение документирования деятельности предприятия с использованием встроенных программ.

14.  Адресация служебных документов, способы оформления адресации в документах различного назначения.

15.  Унифицированные формы документов, способы использования унифицированных форм в организации работы кадровой службы.

16.  Номенклатура дел и ее назначение в процессе ведения делопроизводства и при передаче документов на архивное хранение.

17.  Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Гербовые бланки.

18.  Перечни документов с указанием сроков хранения и их использование при организации делопроизводства.

19.  Дать определение понятий: подлинник, копия, дубликат. Перечислить виды копий, способы заверения копий документов.

20.  Порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение. Основные виды работ при оформлении к передаче дел длительных сроков хранения.

21.  Шаблоны, способы создания и использования шаблонов в среде MS Office.

22.  Дать определение понятию "объём документооборота". Перечис­лить правила его учета. Использование данных об объёме документооборота при отборе документов на архивное хранение.

23.  Мастера создания документов в среде MS Office (на примере мастеров писем, резюме).

24.  Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине ХХ века.

25.  Справки, способы создания справок по личному составу с использованием трафаретных форм.

26.  Порядок формирования и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Порядок создания описей на передачу дел на архивное хранение.

27.  Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.

28.  Назначение путеводителей в справочно-информационной работе архивов. Именные и предметно-вопросные указатели к путеводителям и порядок работы с ними.

29.  Документы коллегиальных органов, основные реквизиты и способы их оформления на ПК.

30.  Назначение инструкции по делопроизводству, требования к её разработке, составу информации. Порядок введения в действие.

31.  Документооборот предприятия, способы определения документооборота по учетным формам.

32.  Табели форм документов, их назначение в организации службы ДОУ. Способы создания табелей форм и альбомов форм документов.

33.  Лингвистические особенности текстов служебных документов.

34.  Понятие "экспертиза ценности документов", создание экспертных комиссий организаций, состав комиссий и основные функции их деятельности.

35.  Порядок создания приказов по личному составу, придание им юридической силы, назначение приказов в регламентации отношений между работником и работодателем.

36.  Формирование дел как технологическая операция делопроизводства. Порядок формирования в дела документов отдельных категорий.

37.  Порядок регистрации документов с использованием различных регистрационных форм. Выбор регистрационной формы на основе технической оснащенности организации.

38.  Перечни документов со сроками хранения, их назначение в системе делопроизводства. Виды перечней, порядок работы с перечнем.

39.  Заявления, виды заявлений, способы оформления заявлений и трафаретных форм с использованием ПК.

40.  Порядок организации работы с входящими документами, способы организации контроля за исполнением документов.

41.  Распорядительные документы структурных подразделений учреждений единоначалия, способы создания и содержание распорядительных документов структурных подразделений.

42.  Организация работы по созданию документов по личному составу с использованием персонального компьютера (способы создания резюме, рекомендательных писем, служебных записок).

43.  Организация работы по оформлению трудовых книжек, способы внесения записей в трудовые книжки на основании распорядительных документов.

44.  Порядок формирования личных дел работников предприятий, подборки документов в личное дело и организация хранения личных дел в процессе ведения делопроизводства и при окончании делопроизводства.

45.  Адресация служебных документов. Способы оформления адресации внутренних и внешних документов (деловые письма, заявления, служебные записки, исковые заявления).

46.  Научно-справочный аппарат к документам, передаваемым на архивное хранение, и НСА архивных учреждений.

ПРИМЕРНЫЕ ЗАДАНИЯ ПРАКТИЧЕСКОЙ ЧАСТИ

Практическое задание № 1:

Оформите деловое письмо-запрос, создав предварительно бланк письма, если оно направлено от лица Малого предприятия «Заря» (директор предприятия , гл. бухгалтер , предприятие расположено по адресу: , занимается ремонтом металлоизделий).

Письмо адресовано в Профессиональный лицей № 7 г. Орла (директор лицея , расположено по адресу: 0, 302035), зарегистрировано сегодня под номером 35.

В письме делается запрос о трудоустройстве по направлению согласно трудовому законодательству РФ выпускников лицея на предприятие, профессия - электрогазосварщик.

Используйте варианты оформления по российскому и международным стандартам.

Практическое задание № 2:

Оформите распоряжение по цеху № 3 завода «Вулкан», если оно зарегистрировано под № 21 сегодня.

В распоряжении констатирующая часть содержит информацию о необходимости проведения профилактического осмотра техники. Основанием для организации проведения такого осмотра явился приказ по заводу от 01.01.2001 под № 000 «О проведении плановых мероприятий по сохранности технического оборудования».

В распорядительной части даны основные задачи процесса проведения профилактики:

1.  Определены сроки проведения с 01.06.2006 по 05.07.2006.

2.  Указаны в качестве ответственных лиц за организацию профилактического осмотра техники главный инженер цеха и гл. энергетик .

3.  Возложена ответственность за ходом исполнения распоряжения на заместителя начальника цеха .

Директор завода «Вулкан» – , начальник цеха № 3 – .

Практическое задание № 3:

Напишите рекомендательное письмо, если имеются следующие исходные данные:

– учащаяся Профессионального лицея № 7 г. Орла, год рождения – 1975, образование – окончила среднюю школу № 5 г. Орла в 1990 году, затем – Орловскую банковскую школу в 1993 году; национальность – украинка. Обучается в училище по специальности секретарь-референт с сентября 2002 года.

В течение 4-х лет обучения зарекомендовала себя способной ученицей. По всем предметам специального цикла успевает с оценкой «5». В течение времени обучения показала склонность к изучению иностранных языков. Свободно владеет английским языком. Может работать переводчиком технических текстов.

Скорость работы при наборе текстов на средствах печати (персональных компьютерах, пишущих машинах, факсах) составляет 180 ударов в минуту.

Оформите этот документ, если он необходим для предоставления в Р района г. Орла, оформите подпись зам. директора по воспитательной работе И. И Гринева и директора . Дата выдачи – сегодня.

Дополните недостающие реквизиты, исходя из собственных знаний по предметам специальности.

Практическое задание № 4:

В учреждении, где Вы предположительно будете работать секретарем-референтом, необходимо провести собрание работников со следующей повесткой дня:

1. Обсуждение мероприятий по подготовке к проведению отчетно-выборной профсоюзной конференции. Доклад председателя профсоюзного комитета .

Напишите памятку руководителю профсоюзного комитета для подготовки такого собрания.

Сделайте памятку для ведущего собрания о порядке открытия собрания до момента предоставления слова докладчику.

Практическое задание № 5:

Напишите проект приказ по основной деятельности на основании реквизитов:

Приказ № 21 от 01.01.2001 по объединению «Орелпродмаш», подписанный генеральным директором объединения .

Текст приказа в своей констатирующий части содержит пояснение о том, что необходимо упорядочить пропускной режим на предприятии, а в распорядительной – пункты:

1. Установить единую пропускную систему входа на предприятие (ответственный начальник охраны ).

2. Выдать пропуска новой формы на 01.05.2006 года всем работникам предприятия (ответственный начальник канцелярии К).

Сделайте выписку из этого приказа по пункту 1, если делопроизводитель канцелярии объединения .

Практическое задание № 6:

Оформите письмо-ответ от лица объединения «Никель» (директор объединения , адрес предприятия: ).

Письмо адресовано в Муниципальное образовательное учреждение «Средняя школа № 17 г. Орла» и содержит сообщение о возможности оказания требуемой спонсорской помощи для приобретения спортинвентаря (адрес школы: 0, директор школы ).

Используйте российский и международный стандарты.

Практическое задание № 7:

Оформите справку на имя , если она выдана Открытым акционерным обществом «Вега» (генеральный директор ) в адрес школы № 12 г. Орла (ул. Мира, 2).

В справке изложена информация о том, что работает секретарем-референтом с 1 сентября 2002 г.

Практическое задание № 8:

Оформите выписку из приказа по личному составу для формирования личного дела, если приказ оформлен на Малом предприятии «Заря» под № 16 – ОК от 01.01.2001. В нем говорится о наложении взыскания (выговор по предприятию) оператору ЭВМ Карлову Ивану Константиновичу за опоздание на работу на два часа 25.02.2006.

Основанием для издания приказа послужила докладная записка инженера компьютерного центра за № 21 от 01.01.2001.

Приказ подписан директором предприятия, а выписка оформлена секретарем сегодня.

Практическое задание № 9:

Оформите протокол во вступительной части, если он написан на собрании работников акционерного общества «Заря» от 01.01.2001 г. На собрании присутствовали 35 человек из 45 человек списочного состава. Председателем был избран , секретарем – . В ходе собрания рассматривались следующие вопросы:

1. О проведении отчетно-выборных собраний в филиалах общества. Доклад директора общества – .

2. Сообщение главного бухгалтера о проведении ежегодной инвентаризации в филиалах общества.

Практическое задание № 10:

Сделайте расчеты численности оформителей в учреждении, если в среднем в течение года создается 8 000 исходящих документов, средний объем одного печатного документа - 1,2 страницы, интервальность печати на ПК – по умолчанию, в текущем календарном году 268 рабочих дней.

В настоящий момент времени оформлением документов занимаются 3 человека. Укажите, правильно ли произведены расчеты загруженности оформителей документов на ПК. Внесите свои предложения руководителю, подтверждая их расчетами.

Практическое задание № 11:

Найдите логические ошибки в изложении текста делового письма:

Уважаемый господин Иван Калитин!

Мы вынуждены сообщить Вам, что план поставок продукции по договоруот 01.01.2001 года не может быть выполнен, так как наше предприятие перешло на новые и более совершенные технологии производства товаров для оснащения офисов.

В настоящее время мы занимаемся производством офисной техники и разрываем договор на поставку комплектующих изделий для Вашего предприятия.

Надеемся, на наше дальнейшее сотрудничество, которое принесет нам пользу.

С наилучшими пожеланиями к Вам

И. Коновалов

Директор фирмы «Прогресс»

Практическое задание № 12:

Напишите заявление об увольнении с должности делопроизводителя канцелярии на заводе «Вторцветмет» г. Ливны. Заявление адресовано директору завода и датировано сегодняшним числом. На основании заявления по заводу издан приказ от сегодняшнего числа об увольнении. Приказ завизирован начальником общего отдела предприятия и увольнение согласовано с профсоюзным комитетом предприятия (протокол заседания профкома № 22 от сегодняшнего числа, которое проведено по докладной записке начальника канцелярии , датированной вчерашним числом «О нарушении правил внутреннего распорядка предприятия»).

Практическое задание № 13:

Отредактируйте указание, если оно создано в цехе № 7 завода Управляющих вычислительных машин г. Орла и предназначено для организации медицинских постов на участках действующего производства. Посты необходимы для оказания неотложной медицинской помощи работникам цехов в период работы в ночные смены. Перед изданием указания начальники цехов получили предписание главного санитарного врача завода «Об усилении работы по охране здоровья работников завода» (№ 31 от 01.01.01 года).

Произведите редактирование текста, найдите ошибки в оформлении реквизитов и исправьте их:

Завод управляющих

вычислительных машин

цех № 7

УКАЗАНИЕ

«24» мая 2003 года № 42

г. Орел

О создании медицинских

постов

В связи с необходимостью создания медицинских постов

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Создать медицинские посты для постоянного осмотра работников.

2. Возложить ответственность за исполнение указания на цеховых врачей , и

Начальник цеха

С указанием ознакомлены:

Практическое задание № 14:

Сделайте запись в трудовую книжку на основании приказа:

ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «НИКЕЛЬ»

ПРИКАЗ

22 марта 2006 года

г. Орел

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ПЕТРОВА Ивана Леонидовича мастером участка точечной сварки с 24.03.2006 года с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: личное заявление

Директор объединения Малахов

Визы:

Начальник отдела кадров Чехов

«22»

Начальник отдела труда Звягин

«22»

С приказом ознакомлен 26.03.2006

Запись сделайте под № 1.

Сведения о работе:

№ записи	Дата записи	Сведения о приемах, переводах, увольнениях	Основание для внесения записей
Число	Месяц	год

ЛИТЕРАТУРА

1.  Альбрехт коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 20с.

2.  Илюшенко делопроизводства в России (до 1917 г.). М.: Изд-во РГГУ, 20с.

3.  Кузнецова (документационное обеспечение управления). М.: «Журнал «Управление персоналом», 20с.

4.  Кузнецова дело. М.: Журнал «Управление персоналом», 20с.

5.  , Кузнецов делопроизводство. М.: Интел-Синтез АПР, 20с.

6.  , Сокова служебных документов: рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. М.: МЦФЭР, 20с.

7.  Ларьков . М.: АСТ «Восток-запад, 20с.

8.  Янковая организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 20с.