Методология работы с документами покупки, продажи и оплаты

Методология работы с документами покупки продажи и оплаты

Формирование “Ведомости по сомнительным долгам” требует, чтобы любой документ контрагента (Поставщика или Заказчика), связанный с покупкой, продажей и их оплатой, ссылался на договора. В то же время основанием для заполнения “Книги покупок и продаж” являются счета-фактуры. Для подробной расшифровки разных видов оплаты, контроля частичной оплаты и формирования проводок от оплаты необходимо связывать документы покупки/продажи с документами оплаты и/или наоборот - документы оплаты - с документами покупки/продажи.

Как же правильно настроить экранные формы и виды операций? Начнем с настройки экранных форм по балансовым счетам (БС) (Рис. 1). В модуле “Поддержка НСИ” выберите пункт меню “Балансовые счета” и в поле “Номер таблицы для документов(PRO)” введите следующие значения:

34 - для балансовых счетов оплаты;

-40 - для балансовых счетов Заказчиков;

-70 – для балансовых счетов Поставщиков;

Рисунок 1

Эти номера указывают на номер формы для документов по дебету, для документов по кредиту номер формы в задаче автоматически увеличивается на единицу (по модулю – т. е. без учета знака). По-умолчанию (когда это поле пустое или равно 0) в модуле “Состояние и движение по счетам” выводится экранная форма с номером 30 . В модулях ”Учет движения ОС”, ”Учет движения ТМЦ”, ”Учет движения МБП (спецодежды)”, “Учет движения расходов (доходов) будущих периодов” показываются заранее предопределенные экранные формы, т. е. они не требуют настроек.

Обычно в табличных экранных формах ввода документов по БС для удобства работы показывается обратная сторона документа, то есть в документах по дебету показывается кредитовая сторона и наоборот. Но по БС Заказчиков и Поставщиков информационно выгоднее показывать в документах по дебету дебетовую сторону документа (КУДА), в документах по кредиту – кредитовую (КОМУ). Знак “-” в номере экранной формы указывает на это. Данные экранные формы приспособлены также для правильной связки документов отгрузки и поставки с документами оплаты. В дебете балансовых счетов Заказчиков накапливается сумма документов отгрузки, а в кредите – сумма оплаты данных документов (Например – субсчета 62 БС). С БС Поставщиков ситуация противоположная, в дебете – сумма оплаты, в кредите – сумма поставки (субсчета 60 счета). В дебете БС Оплаты собирается сумма поступившей оплаты за собственную отгрузку, а в кредите – сумма, которая была уплачена за поставку (субсчета 50, 51, 52, 55 и т. п. счетов).

После настройки экранных форм по балансовым счетам можно переходить к настройке видов операций. Виды операций, по которым оформляются документы поставки, должны иметь тип “ПОКУПКА” и документы, оформленные по таким операциям, являются претендентами на попадание в книгу покупок (Рис. 2).

Рисунок 2

Если необходимо одним документом оформлять приход на РАЗНЫЕ склады (БС или МОЛ), то необходимо использовать номер формы для ввода содержания документа = 28 – приход ТМЦ на разные склады. Для печати НОВОЙ формы ”Приходного ордера ТМЦ” существует отчетная форма PRO(1001), поэтому для автоматической печати по F9 на документе прихода новой формы приходного ордера, в кодификаторе видов документов ”Приходный ордер ТМЦ” (в нашем варианте с кодом документа 101) должен ссылаться на номер отчета 1001 (д. б. поле “Nотчета”=1001).

Аналогично, виды операций, по которым оформляются документы отгрузки, должны иметь тип “ПРОДАЖА” и документы, оформленные по таким операциям, являются претендентами на попадание в книгу продаж. Виды операций, по которым оформляются документы, которые применяются для оплаты документов поставки или оплаты, должны иметь один из типов: “ОПЛАТА”, “ВЗАИМОЗАЧЕТ” или “АВАНС”. Документы с типами “ПОКУПКА”, “ПРОДАЖА” должны быть связаны с документами оплаты с типом “ОПЛАТА” или “ВЗАИМОЗАЧЕТ”. На документах с типом “АВАНС” остановимся позднее.

При неполном закрытии документов поставки/отгрузки (когда сумма оплаты МЕНЬШЕ суммы поставки/отгрузки) или при неполном использовании документов оплаты (когда сумма оплаты БОЛЬШЕ суммы поставки/отгрузки), они остаются среди ТЕКУЩИХ документов даже после закрытии периода для дальнейшего использования. При этом данные документы показываются и в истории документов (в списке документов ПРЕДЫДУЩИХ периодов) тоже. После полной оплаты (когда сумма оплаты становится РАВНОЙ сумме поставки/отгрузки) они просто исчезают из списка ТЕКУЩИХ документов при следующем закрытии периода.

Для правильного заполнения “Книги покупок и продаж” документы поставки и отгрузки должны ссылаться на счета-фактуры. Для настройки этого предназначено поле “Документ основания” в виде операции. Для документов с типом “ПОКУПКА” необходимо выбрать документ основания “Поступившие счета-фактуры” (Рис 2), а для документов с типом “ПРОДАЖА” – “Выставленные счета-фактуры” (Рис. 13). В свою очередь вышеперечисленные счета-фактуры должны ссылаться на договора поставки или отгрузки соответственно. За это отвечает поле ”Вид договора”, который автоматически заполняется значением ”ПОСТАВКА” для операций с типом “ПОКУПКА”, а для операций с типом “ПРОДАЖА” – значением “ОТГРУЗКА”. Для операций с типом “ОПЛАТА”, ”АВАНС” поле ”Вид договора” может иметь значение ”ПОСТАВКА” или “ОТГРУЗКА”, в зависимости от вида платежа (мы платим за ПОСТАВКУ или нам платят за ОТГРУЗКУ) (Рис. 2).

Договора и счета-фактуры обычно вводятся в модуле “Договора и документы основания”. Первоначально должны быть зарегистрированы договора на поставку или отгрузку (они также могут быть импортированы из модуля УИД SAP R3), а затем должны вводиться счета-фактуры по этим договорам. Счета-фактуры на отгрузку (выставленные счета-фактуры) могут быть зарегистрированы автоматически при оформлении документа отгрузки посредством печати счетов-фактур с регистрацией. В данном модуле также можно напечатать и зарегистрировать платежные поручения и платежные требования по счетам-фактурам. Они могут являться документом основания для документов оплаты.

Как связывать документы покупки/продажи с документами оплаты и/или наоборот документы оплаты с документами покупки/продажи? Существует несколько способов. Рассмотрим их по очереди:

1) Покупка ТМЦ, ОС:

Данные документы оформляются как документы ПРИХОДА по аналитике (склад или МОЛ) соответствующего балансового счета ТМЦ, ОС в модулях “Учет движения ТМЦ” или “Учет движения ОС”. Рассмотрим оформление ПОСТАВОК (ПОКУПОК) ТМЦ. В экранной форме просмотра оформленных документов ПРИХОДА рядом с полем “Сумма поставки” есть поле ”Сумма оплаты”, в котором должна показываться сумма документов оплаты, которые связаны с текущим документом (Рис. 3).

Рисунок 3

Следующее поле ”О(плата)” показывает состояние оплаты. Может принимать следующие значения:

- “Пусто” (ничего нет) – документ, не требует оплаты. Например, это могут быть документы внутреннего перемещения ТМЦ, ОС или прихода ТМЦ с производства (собственного изготовления) и т. п. Это поле также будет пустым, если вид операции документа прихода не настроен соответствующим образом, то есть не имеет признака ”ПОКУПКА” в поле “Тип операции” (Рис. 2).

- ”-” (знак минус) – документ ПОСТАВКИ требует оплаты и еще не связан ни с одним документом оплаты, то есть сумма оплаты РАВНА НУЛЮ.

- ”Ч” (Частично) - документ ПОСТАВКИ требует оплаты и связан с одним или несколькими документами оплаты, но общая сумма оплаты МЕНЬШЕ суммы поставки, то есть документ ЧАСТИЧНО оплачен.

- ”+” (знак плюс) - документ ПОСТАВКИ требует оплаты и связан с одним или несколькими документами оплаты, а общая сумма оплаты РАВНА сумме поставки, то есть документ ПОЛНОСТЬЮ оплачен.

- ”З” (Закрыт) - документ ПОСТАВКИ требует оплаты, но документ ПРИНУДИТЕЛЬНО закрыт БЕЗ связывания с документами оплаты.

- “?” (знак вопроса) – нештатная ситуация - документ ПОСТАВКИ требует/не требует оплаты и связан с одним/несколькими документами оплаты, но общая сумма оплаты БОЛЬШЕ суммы поставки или РАВНА сумме поставки, но нет признака ПОЛНОЙ оплаты. С этими документами необходимо разобраться и исправить эту ситуацию ДО ЗАКРЫТИЯ текущего периода (отменить связь по оплате и заново закрыть по оплате).

Для связи документа поставки с документами оплаты необходимо курсор поставить на поле ”Сумма оплаты” и нажать клавишу F3 – на экране покажутся документы, с которыми можно оплатить текущий документ (например, документ N 1 от 31/03/05) (Рис. 4).

Рисунок 4

Связь документов поставки и оплаты происходит следующим образом: по КРЕДИТОВОЙ аналитике документа ПОСТАВКИ (ОТКУДА приход) показываются ДЕБЕТОВЫЕ документы оплаты (с типами ”ОПЛАТА” или “ВЗАМОЗАЧЕТ”), так как в кредите БС Поставщиков накапливаются суммы поставок, а в дебете – суммы оплат. Сколько уровней аналитик при этом анализируется, зависит от параметра 129:

#define PAR_LSAUOPL 129 /* Уровень аналитик оплаты */

При его отсутствии или равенстве 0, он берется равным 2, т. е. при связи документов анализируется первые 2 уровня, обычно это ШАУ1 – Подразделение, ШАУ2 – код клиента. Один документ поставки можно оплатить одним или несколькими документами оплаты, но сумма оплаты не может быть больше суммы документа поставки.

Рассмотрим подробнее все поля из появившегося списка документов оплаты. Первый столбец с символом “√” предназначен для признака, используется ли этот документ для оплаты текущего документа поставки. Второй столбец с символом ”+” предназначен для признака закрытия (полного использования) текущего документа оплаты. На рисунке 4 видно, что первый документ с N 761 от 31/08/03 используется для оплаты текущего документа поставки N 1 от 31/03/05 (есть символ “√”) и он полностью использован (есть символ “+”), а второй документ с N 806 от 31/08/03 тоже закрыт (есть символ ”+”), но не используется для оплаты текущего документа поставки (нет символа “√”). В следующих столбцах для наглядности выводятся номер договора поставки, номер и дата документа оплаты, корреспондирующий БС оплаты (откуда пришла оплата), общая сумма документа оплаты, использованная сумма оплаты (какую сумму поставки уже закрыла), сумма остатка оплаты, равная разнице общей и использованной сумм оплат и признак архивности документа оплаты (Признак ”-Да” означает, что документ оплаты является документом прошлых периодов). На полях, где есть символ ”►”, (номер договора поставки, номер документа оплаты, корреспондирующий БС) по клавише F3 можно подробней рассмотреть дополнительные атрибуты соответствующих записей.

По сочетанию клавиш CTRL и F2 (будем обозначать кратко CTRL+F2) можно рассмотреть расшифровку оплаты текущего документа оплаты, т. е. для оплаты каких документов поставки использовалась сумма текущего документа оплаты, например, N 761 от 31.08.03 (Рис. 5).

Рисунок 5

В данной экранной форме видно, что текущий документ оплаты используется для оплаты нескольких документов поставки по текущей аналитике. Первый столбец с символом “√” предназначен для обозначения текущего документа поставки, которому мы сейчас ищем оплату. Для наглядности в этой таблице еще показываются поля: номер и дата документа поставки, отчетный месяц и год, когда данный документ был оформлен, далее отчетный месяц и год, когда данный документ был оплачен, сумма оплаты (не путать с суммой документа!), номер книги покупок и продаж, автор (табельный номер работника), кто связал документы поставки и оплаты.

Поле ”N книги покупок и продаж” предназначено для выделения части документов текущего периода, по умолчанию заполняется значением параметра 132:

#define PAR_BOOKOPL 132 /* Номер книги покупок/продаж */

Например, перед закрытием текущего периода книга покупок и продаж уже была получена и сверена, а необходимо еще провести дополнительную оплату, для удобства дальнейших проверок желательно получить только дополнительную книгу покупок и продаж. Для этого необходимо изменить параметр 132, после этого записи оплаты уже будут создаваться с этим номером книги. Функции, рассчитывающие суммы оплаты документов поставки, могут учитывать номер книги и возвращать только суммы оплаты с этим номером книги, по умолчанию возвращается сумма по всем книгам заданного месяца и года. Автор оплаты показывается в этой форме тоже неспроста: как нельзя изменить/удалить чужой документ, так и нельзя изменить/удалить чужую оплату (кроме администратора). Не путайте автора оплаты с авторами документов поставки и оплаты. Он может отличаться от них, то есть автор оплаты – это тот работник, который связал документы поставки и оплаты.

Вернемся к связыванию документов поставки и оплаты. Для связи текущего документа поставки с каким-либо документом оплаты из появившегося списка (Рис. 4), необходимо курсор поставить на любое поле нужного документа оплаты и нажать сочетание клавиш ALT+F8. Например, текущий документ поставки N 1 от 31.03.05 на сумму 11640.95 рублей частично оплачен документом оплаты N 761 от 31/08/03 на сумму 6984.77 рублей из общей суммы оплаты 136929.49 рублей (Рис 5,6). Для полной оплаты данного документа требуется еще дополнительная сумма, которую программу автоматически рассчитывает, как разницу между общей суммой документа поставки и уже использованной суммой для оплаты данного документа. На рисунке 4 видно, что документ N 806 от 31/08/03 “закрыт”, т. е. полностью использован для оплаты других документов поставок данного клиента (сумма остатка = 0) и его уже нельзя использовать для оплаты текущего документа поставки. Для оплаты можно использовать следующие документы. При нажатии ALT+F8, находясь на одном непомеченном документе оплаты, появляется окошко с возможной суммой оплаты, которая рассчитывается как минимальная из суммы документа оплаты и неоплаченного остатка документа поставки (Рис. 6). При желании эту сумму можно УМЕНЬШИТЬ, если необходимо использовать только часть суммы оплаты, но НЕЛЬЗЯ УВЕЛИЧИТЬ. Если заведете сумму больше, чем сумма остатка документа оплаты, все равно возьмется сумма равная сумме остатка документа оплаты. После этого появится окошко для ввода даты оплаты, которая уже по умолчанию заполнена датой, рассчитанной программой. Эту дату можно УВЕЛИЧИТЬ, но никак НЕ УМЕНЬШИТЬ. Дата рассчитывается следующим образом: берется наибольшая дата из дат документа поставки, документа оплаты и первого числа текущего периода. В нашем случае, дата документа поставки = 31/03/05, дата документа оплаты = 31/08/03, текущий период – апрель 2005 года. Поэтому, дата оплаты по умолчанию = 01/04/05.(Рис. 7)

Рисунок 6(выше), Рисунок 7(ниже)

При необходимости, эту дату оплаты можно увеличить. Но если введете дату меньшую, чем предлагала программа, то возьмется дата, предложенная программой. Т. е. можно, находясь в текущем периоде, формировать оплаты следующих периодов автоматом или искусственно. Автоматом получится в случае, если документ поставки текущего периода или прошлых периодов, а документ оплаты следующих периодов – дата оплаты будет равна по умолчанию дате документа оплаты. А искусственно можно сформировать в случае, когда необходимо по каким-либо причинам, чтобы оплата прошла датой большей, чем рассчитанная по умолчанию дата.

В нашем случае суммы документа N 834 от 31.08.03 явно не хватает для полной оплаты неоплаченной части текущего документа поставки. На рисунке 8 видно, что документ оплаты “закрылся”, т. е. был использован на полную сумму для оплаты текущего документа поставки (сумма остатка = 0). На рисунке 9 видно, что сумма оплаты текущего документа поставки с учетом новой суммы оплаты, которую мы использовали, стала равной 9052.61 рубль, но этого недостаточно, чтоб полностью оплатить документ поставки, т. е. документ поставки остался частично оплаченной. Для полной оплаты текущего документа поставки необходимо использовать другие документы оплаты по данной аналитике. В нашем случае, это документ оплаты N 855 от 31/08/03 на общую сумму 81278.41 рубль. Обратите внимание на тот факт, что программа при нажатии ALT+F8 на этом документе, выдает не всю сумму документа оплаты, а только сумму, недостающую для закрытия (полной оплаты) текущего документа поставки (Рис. 10). После использования этой суммы у текущего документа оплаты остается еще остаток, который можно будет использовать для оплаты других документов поставок данного клиента по данной аналитике (складу или МОЛ), а текущий документ поставки наконец закрывается по оплате, т. е. сумма оплаты становится равной сумме поставки и появляется символ ”+” на документе поставки (Рис. 11).

Рисунок 8

Рисунок 9(выше), Рисунок 10(ниже)

Рисунок 11

Иногда по каким-либо причинам (в большинстве случае из-за погрешностей при округлении произведения малых дробных чисел на большие количества) суммы документов поставки и оплаты различаются на небольшую сумму, допустим копейку. И так как сумма оплаты не равна сумме поставки, документ поставки не закрывается полностью. Для того, чтоб избежать этого случая, предназначен параметр 130:

#define PAR_OPLAT 130 /* Точность оценки равенства оплаты */

Если этого параметра нет или он равен нулю, сумма поставки и сумма оплаты сравниваются с точностью, с которым формируются проводки (параметр 100)

#define PAR_PROVOD 100 /* Точность суммы в проводках */

Параметр 100 означает количество цифр после запятой, в нашем варианте – это 2, т. е. учет ведется с точностью до копеек. Поэтому, чтобы избежать затруднений, связанных с округлениями, рекомендуется 130 параметр поставить >=0.01 и <=0.1. Например, цифра 0.1 будет означать, что документы поставки или оплаты будут закрываться с точностью до 10 копеек (если не хватает оплаты или есть излишек оплаты в пределах 10 копеек).

Так как один документ поставки может оплачиваться несколькими документами оплат, для удобства можно работать с ПОМЕЧЕННЫМИ документами оплаты, т. е. связывать ОДНОВРЕМЕННО несколько помеченных документов оплаты с ОДНИМ документом поставки. В этом случае программа автоматически рассчитывает необходимую сумму оплаты и по очереди использует суммы помеченных документов для оплаты. Запрос на используемую сумму и дату оплаты не выдается. Суммы и даты оплаты берутся по умолчанию. Излишне помеченные суммы документов не используются, после ALT+F8 происходит формирование необходимых записей оплаты и разметка всех помеченных строк. Если помеченных сумм документов достаточно для полной оплаты документа поставки, то он “закрывается” по оплате.

Внимание!!! Сочетание клавиш ALT+F8 работает как переключатель. Т. е. ПОВТОРНОЕ нажатие ALT+F8 на использованном по оплате документе отменяет оплату, т. о. возвращает сумму оплаты для использования данной суммы для оплаты других документов поставки или другими пользователями. Но оплата, использованная одним пользователем, не может быть отменена другим пользователем, кроме администратора. После закрытия текущего периода, оплаты данного периода не могут быть отредактированы и/или удалены никем, даже администратором.

У оплаты текущего и следующих периодов можно на расшифровке по CTRL+F2 поменять поле ”Номер книги покупок/продаж”, не снимая и/или заново формируя строку оплаты.

Для связи по оплате, при выходе по F3 из поля ”Сумма оплаты” документа поставки, показываются ТОЛЬКО документы оплаты с типом ”ОПЛАТА” или ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”. Документы без типа или с другими типами НЕ ПОКАЗЫВАЮТСЯ! Так же при связи документов поставки и оплаты учитывается количество уровней аналитик (по умолчанию 2 – ШАУ1, ШАУ2). Если поставка осуществлена с одним ШАУ1, а оплата – с другим ШАУ1, то связать эти документы по оплате НЕ УДАСТСЯ напрямую. Надо будет оформлять промежуточный документ с типом “ВЗАИМОЗАЧЕТ”, для того, чтоб перебросить сумму оплаты с одного ШАУ1 на другой ШАУ1. Об этом будет рассказано позже.

2) Продажа ТМЦ, ОС:

Данные документы оформляются как документы РАСХОДА по аналитике (склад или МОЛ) соответствующего балансового счета ТМЦ, ОС в модулях “Учет движения ТМЦ” или “Учет движения ОС”. Рассмотрим оформление ОТГРУЗОК (ПРОДАЖ) ТМЦ. Аналогично экранной форме документов прихода ТМЦ, в экранной форме просмотра документов РАСХОДА рядом с полем “Сумма отгрузки” есть поле ”Сумма оплаты”, в котором должна показываться сумма документов оплаты, которые связаны с текущим документом (Рис. 12). Следующее поле ”О(плата)” показывает состояние оплаты. Может принимать те же значения, что описаны в пункте 1) Покупка ТМЦ, ОС. В дальнейшем все, что описано в 1-м пункте подходит и для варианта ПРОДАЖ. Единственное отличие: вместо документов поставок фигурируют документы отгрузки, а документы оплаты – это документы ПОСТУПЛЕНИЯ оплаты. Связь документов отгрузки и оплаты происходит следующим образом: по ДЕБЕТОВОЙ аналитике документа ОТГРУЗКИ (КУДА расход) показываются КРЕДИТОВЫЕ документы оплаты (с типами ”ОПЛАТА” или “ВЗАМОЗАЧЕТ”), так как в дебете БС Заказчиков накапливаются суммы отгрузок, а в кредите – суммы оплат.

Настройка вида операции для ПРОДАЖ показана на рисунке 13. Главное отличие - тип операции должен быть = “ПРОДАЖА”, документ основания = 1 (выставленные счета-фактуры), вид договора выставляется автоматом = “ОТГРУЗКА”. Еще раз напоминаем, что поле ”Тип операции” отвечает в какую книгу – продаж или покупок – попадают документы поставок/покупок и какие документы используются для оплаты. Поле ”Документ основания” предназначен для правильной связи документов со счетами-фактурами, а ”Вид договора” – с договорами.

Рисунок 12(выше), Рисунок 13(ниже)

Для правильного оформления содержания документа предназначена форма ввода N 6 – расход на сторону по разным ценам. Для печати НОВОЙ формы “Накладной на сторону” существует отчетная форма PRO(1005), поэтому для автоматической печати по F9 на документе расхода новой формы накладной на сторону, в кодификаторе видов документов ” Накладная на сторону ”( в нашем варианте с кодом документа 103) должен ссылаться на номер отчета 1005 (д. б. поле “Nотчета”=1005).

Работа по связыванию документов отгрузки и оплаты полностью аналогична связи документов поставки и оплаты (См. пункт 1).

3) Работа в модуле ”Состояние и движение по счетам”:

3.1 Связывание документов поставки (ТМЦ, ОС, услуг) с документами оплаты на БС Поставщиков.

Как уже указывалось ранее, в дебете БС Поставщиков (например, субсчета 60 счета) накапливается сумма Вашей оплаты, а в кредите – сумма поставки. Исходя из этого обстоятельства, построены экранные формы просмотра введенных документов Поставщиков. Рассмотрим, документ поставки N 94957 от 30/11/04, оформленный на 710 БС – “Оборудование к установке отечественное ” в модуле ”Учет движения ТМЦ”. Так как корреспондирующим является БС 6070 – “Расчеты с подрядчиками”, в модуле ”Состояние и движение по счетам” открываем пункт меню ”Документы по кредиту” на БС 6070 (Рис. 14).

Рисунок 14

Здесь мы увидим все документы по ПОСТАВКЕ текущего и следующего периодов, а также неоплаченные или частично оплаченные документы прошлых периодов ВСЕХ поставщиков по данному БС. A табличной форме рядом с полем “Сумма поставки” есть поле ”Сумма оплаты”, в котором должна показываться сумма документов оплаты, которые связаны с текущим документом. Следующее поле ”О(плата)” показывает состояние оплаты. Кроме вышеупомянутых вариантов, это поле еще может принимать следующие значения:

- ”Д” - документ оплаты с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ” требует закрытия с 2-х сторон (по дебету и кредиту), в данный момент закрыт только по дебету.

- ”К” - документ оплаты с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ” требует закрытия с 2-х сторон (по дебету и кредиту), в данный момент закрыт только по кредиту.

- ”А” - документ поступившего или выданного аванса с типом ”АВАНС”, требует использования в качестве оплаты, посредством связывания с документом поставки или отгрузки через документ с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ”.

Таким образом, документы, оформленные по видам операций с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ”, являются документами оплаты, но требуют связи с 2-х сторон – по дебету и кредиту. Посредством их можно связать документ поставки на одном БС с документом отгрузки на другом БС одного и того ж контрагента или оплату, поступившую на один субсчет, для оплаты поставки/отгрузки на другом субсчете. Также они предназначены для использования документов авансов в качестве оплаты (сумма оплаты перебрасывается с субсчетов полученных или выданных авансов на БС поставщиков и заказчиков).

Работа по связыванию документов поставки и оплаты в модуле ”Состояние и движение по счетам” полностью аналогична связи документов поставки и оплаты, описанной в пункте 1. Для связи документа поставки с документами оплаты необходимо курсор поставить на поле ”Сумма оплаты” и нажать клавишу F3 – на экране покажутся документы, с которыми можно оплатить текущий документ (например, документ N 30 от 15/10/04) (Рис. 15).

Рисунок 15

Таким образом, мы ищем для каждого документа поставки документ оплаты. Данная работа полностью идентична той работе, которую проделывали выше в пункте 1 в модуле ”Учет движения ТМЦ”. Так поступать выгодно, если бухгалтер, курирующий поставки ТМЦ, ОС и услуг, также контролирует и оплату по ним. Иногда бывает проще поступить наоборот, разносить сумму оплаты по документам поставки. Но в этом случае, бухгалтер, который разносит оплату, должен быть хорошо информирован об их предназначении.

Так как документы оплаты находятся по дебету БС Поставщиков, для разноски оплаты по документам поставок, открываем пункт меню ”Документы по дебету” на БС 6070 в модуле ”Состояние и движение по счетам” (Рис. 16). Для связи документа оплаты с документами поставки необходимо курсор поставить на поле ”Закрыла” рядом с полем ”Сумма оплаты” и нажать клавишу F3 – на экране покажутся документы поставок, которые можно оплатить текущим документом (например, документ N 94957 от 30/11/04 в том числе) (Рис. 17).

Рисунок 16(выше), Рисунок 17(ниже)

На рисунке 16 видно, что еще не вся сумма документа оплаты N 30 от 15/10/04 использована для оплаты, т. е. документ оплаты использован ЧАСТИЧНО. Оставшуюся сумму можно разнести по остальным документам поставки данного поставщика по текущей аналитике (складу, МОЛ, объекту). Заранее не зная, хватит ли оставшейся суммы документа оплаты на остальные документы поставки, пометим клавишей INSERT, незакрытые документы поставки с N 1, 94957 и нажмем ALT+F8 для формирования записей оплаты. И, о чудо, документы поставки закрылись (Рис. 18)!

Рисунок 18

А что ж у нас с документом оплаты случилось? Как видно на рисунке 19, документ оплаты тоже “закрылся”, т. е. вся сумма документа оплаты разнесена по документам поставки. При такой работе с документами по дебету и кредиту БС Поставщиков видны и доступны для связывания по оплате документы ВСЕХ контрагентов по данному БС.

При их большом количестве удобней бывает разбираться с отдельно взятым поставщиком. Для этого необходимо в модуле ”Состояние и движение по счетам” открыть сначала аналитики по данному БС, встать на аналитику нужного поставщика и открыть меню ”Документы по дебету” или ”Документы по кредиту” по аналитике, а не по всему БС (Рис. 20). В этом случае мы увидим документы по дебету или кредиту только данного поставщика (Рис. 21). По отдельно взятой аналитике открывается форма, прописанная в настройке БС, увеличенная на 200 (в нашем случае, для БС поставщиков 270 – по дебету, 271 – по кредиту).

Рисунок 19(выше), Рисунок 20(ниже)

Рисунок 21

3.2 Связывание документов отгрузки (ТМЦ, ОС, услуг) с документами оплаты на БС Заказчиков.

Как уже указывалось ранее в кредите БС Заказчиков (например, субсчета 62 счета) накапливается сумма поступившей Вам оплаты от Заказчика, а в дебете – сумма Вашей отгрузки Заказчику. Исходя из этого обстоятельства, построены экранные формы просмотра введенных документов Заказчиков. Рассмотрим, документ отгрузки N 1581 от 30/04/04, оформленный на 1050 БС – “Запасные части на складе ” в модуле ”Учет движения ТМЦ”. Так как корреспондирующим является БС 6213 – “Расчеты за ТМЦ”, в модуле ”Состояние и движение по счетам” открываем пункт меню ”Документы по дебету” на БС 6213 (Рис. 22). Здесь мы увидим все документы по ОТГРУЗКЕ текущего и следующего периодов, а также неоплаченные или только частично оплаченные документы прошлых периодов ВСЕХ заказчиков по данному БС. A табличной форме рядом с полем “Сумма отгрузки” есть поле ”Сумма оплаты”, в котором должна показываться сумма документов оплаты, которые связаны с текущим документом. Следующее поле ”О(плата)” показывает состояние оплаты.

Работа по связыванию документов отгрузки и оплаты в модуле ”Состояние и движение по счетам” полностью аналогична связи документов поставки и оплаты, описанной в пункте 3.1. Таким образом, мы ищем для каждого документа отгрузки один или несколько документов оплаты. Так поступать выгодно, если бухгалтер, курирующий отгрузки ТМЦ, ОС и услуг, также контролирует и оплату по ним. Иногда бывает проще поступить наоборот, разносить поступившую сумму оплаты по документам отгрузки. Но в этом случае, бухгалтер, который разносит оплату, должен быть хорошо информирован об их предназначении. Так как документы оплаты находятся по кредиту БС Заказчиков, открываем пункт меню ”Документы по кредиту” на БС 6213 в модуле ”Состояние и движение по счетам”. Для связи документа оплаты с документами отгрузки необходимо курсор поставить на поле ”Закрыла” рядом с полем ”Сумма оплаты” и нажать клавишу F3 – на экране покажутся документы отгрузки, которые можно оплатить текущим документом. При такой работе с документами по дебету и кредиту БС Заказчиков видны и доступны для связывания по оплате документы ВСЕХ контрагентов по данному БС.

При их большом количестве удобней бывает разбираться с отдельно взятым заказчиком. Для этого необходимо в модуле ”Состояние и движение по счетам” открыть сначала аналитики по данному БС, встать на аналитику нужного контрагента и открыть меню ”Документы по дебету” или ”Документы по кредиту” по аналитике, а не по всему БС. В этом случае мы увидим документы по дебету или кредиту только данного заказчика. По отдельно взятой аналитике открывается форма, прописанная в настройке БС, увеличенная на 200 (в нашем случае, для БС заказчиков 240 – по дебету, 241 – по кредиту).

Рисунок 22

3.3 Связывание документов поставки и отгрузки (ТМЦ, ОС, услуг) с документами оплаты на БС Оплаты.

Как было упомянуто выше, для балансовых счетов оплаты (субсчета 50, 51, 52, 55 БС) “Номер таблицы для документов(PRO)” должен быть равным 34. Это настраивается через пункт меню “Балансовые счета” в модуле “Поддержка НСИ”.

В дебете БС оплаты накапливается сумма поступившей Вам оплаты от Заказчиков, а в кредите – суммы, оплаченная Вами Поставщикам. Исходя из этого обстоятельства, построены экранные формы просмотра введенных документов оплаты. Рассмотрим, как же должны быть настроены виды операций с типом ”ОПЛАТА”.

Рисунок 23(выше), Рисунок 24(ниже)

На рисунке 23 приведена настройка вида операции ПОСТУПЛЕНИЯ оплаты за ОТГРУЗКУ (ОПЛАТА от Заказчиков), а на рисунке 24 – операция РАСХОДА денежных средств за ПОСТАВКУ (ОПЛАТА Поставщикам). Несмотря на что, оба вида операции имеют тип ”ОПЛАТА”, они кардинально различаются по смыслу. Рассмотрим, работу с экранными формами по дебету и кредиту БС оплаты. Для связи документа оплаты с документами отгрузки или поставки необходимо курсор поставить на поле ”Закрыла” рядом с полем ”Сумма оплаты” и нажать клавишу F3 – на экране покажутся документы, которые можно оплатить текущим документом (Рис. 25, 26).

Рисунок 25

Таким образом, в экранных формах по дебету БС оплат мы можем разнести поступившую оплату по документам отгрузок, а по кредиту БС оплат найти и связать с оплатой документы поставок.

3.4 Настройка видов операций использования оплаты с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”.

А теперь подробнее остановимся на настройке операций оплаты с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ” по БС Поставщиков и Заказчиков. На рисунке 27 приведена настройка такого вида операции оплаты для переноса суммы Вашей оплаты за поставку с одного БС Поставщика на другой. Такая операция необходима в случаях, когда документ поставки находится в кредите одного БС поставщиков, а для его оплаты (или части оплаты) необходимо использовать документ оплаты в дебете другого БС поставщиков. Например, по контрагенту 141825 есть документ поставки ТМЦ N 13 от 01/04/05 в кредите БС 6010 – ”Расчеты за ТМЦ” (Рис. 28), документ N 80598 от 15/04/05 по оказанию услуг тем же контрагентом - в кредите БС 6020 – ”Расчеты за выполненные работы и услуги” (Рис. 29).

Рисунок 26(выше), Рисунок 27(ниже)

Рисунок 28(выше), Рисунок 29(ниже)

А документ оплаты N 7 от 15/04/05 данного поставщика на общую сумму (за поставку и ТМЦ и услуг) находится в дебете БС 6020 (Рис. 30).

Рисунок 30

Так как виды операций с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” предназначены для ввода документов, которые можно и нужно использовать в качестве документов оплаты с двух сторон (по дебету и кредиту), поэтому они требуют настройки 2-х документов оснований и видов договоров. В нашем случае, для переноса суммы оплаты за поставку с одного БС Поставщика на другой, документами основания 1 и 2 должны быть поступившие счета-фактуры (может быть одна и та же счет - фактура, если поставка ТМЦ и оказание услуг содержатся в одной счет - фактуре), а договора, на которые ссылаемся, должны иметь вид ”ПОСТАВКА” (договор тоже может быть один и тот же) (Рис. 27). Документ оплаты N 7 от 15/04/05, находящийся на БС 6020 необходимо использовать для закрытия по оплаты документа поставки ТМЦ на БС 6010 и оказания услуг на БС 6020. Закрытие документа оказания услуг по оплате происходит стандартным образом, как было описано выше в пункте 3.1. После использования части суммы документа оплаты N 7 от 15/04/05, равной сумме документа оказания услуг N 80598 от 15/04/05, документ оказания услуг закрывается по оплате, т. е. появляется ”+” в поле “О(плата)” (Рис. 31). Оставшейся суммой оплаты необходимо закрыть по оплате документ поставки ТМЦ, который находится на другом БС. Для этого нужно завести новый документ, который мог бы ”перебросить” необходимую сумму оплаты с БС 6020 на 6010. Этот документ рекомендуется оформлять по дебету БС 6010, так как документы оплат находятся по дебету БС Поставщиков (Рис. 32). И в этой форме можно сослаться на 2 счет - фактуры и на 2 договора. В нашем случае, это одна и та же счет – фактура и договор.

Рисунок 31(выше), Рисунок 32(ниже)

Рисунок 33(выше), Рисунок 34(ниже)

После связывания документа оплаты N 13156 от 16/04/05 с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” с документом поставки ТМЦ N 13 от 01/04/05, находясь в дебете БС 6010, документ поставки ТМЦ “закрывается” по оплате, а у документа оплаты появляется признак ”Д”, который означает, что документ оплаты с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” полностью использован по ДЕБЕТУ, но еще не “закрыт” по КРЕДИТУ (Рис. 33). Это ж самое можно было проделать, находясь в кредите БС 6010, в этом варианте мы искали б документ оплаты для документа поставки ТМЦ (Рис. 34). Для полного использования нового введенного документа с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”, мы должны его еще связать с документом с типом ”ОПЛАТА”, т. е. закрыть еще и по кредиту, чтобы было видно, из какого документа мы перебросили сумму оплаты. Это можно проделать, находясь по кредиту (Рис. 35) или по дебету БС 6020 (Рис. 36). На этих рисунках показана ситуация уже после связывания документов оплаты с типами ”ОПЛАТА” и ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”. После использования документа N 131563 с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” по кредиту, он тоже полностью закрывается, т. е. появляется признак ”+”, а у документа оплаты N 7 увеличивается сумма использованной оплаты. Но признака его полного использования еще нет, так как не вся сумма этого документа использована, у этого есть сумма остатка, поэтому признак ”Ч” (Частичного использования) остается.

Рисунок 35

А теперь подробнее остановимся на настройке операций оплаты с типом ”ВЗАМОЗАЧЕТ” для работы с документами Заказчиков. На рисунке 37 приведена настройка такого вида операции оплаты для переноса суммы оплаты за Вашу отгрузку с одного БС Заказчика на другой. Такая операция необходима в случаях, когда документ отгрузки находится в дебете одного БС заказчиков, а для его оплаты (или части оплаты) необходимо использовать документ оплаты в кредите другого БС заказчиков.

Рисунок 36(выше) , Рисунок 37(ниже)

Этот вид операций также требует настройки 2-х документов оснований и видов договоров. В нашем случае, для переноса суммы оплаты за отгрузку с одного БС Заказчика на другой, документами основания 1 и 2 должны быть выставленные счета-фактуры (может быть одна и та же счет - фактура, если отгрузка ТМЦ и оказание услуг содержатся в одной счет - фактуре), а договора, на которые ссылаемся, должны иметь вид ”ОТГРУЗКА” (договор тоже может быть один и тот же) (Рис. 37). Процесс использования суммы документа оплаты, находящегося на другом БС, чем документ отгрузки, аналогичен описанному выше варианту с документами поставщиков.

Внимание!!! Документы с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” требуют связи по оплате с 2-х сторон и, если закрыты только по одной стороне, то они остаются среди текущих документов даже после перехода на следующий период. Если для оплаты документов поставки или отгрузки требуется использовать остаток САЛЬДО на БС оплаты, то такой документ оплаты должен иметь тип ”ОПЛАТА”, так как в этом варианте не требуется связи документа оплаты с двух сторон. Пример настройки такой операции для использования остатка сальдо на одном субсчете заказчика в качестве оплаты документов отгрузки, находящихся на другом субсчете заказчика, показано на Рисунке 38.

Рисунок 38

Обратите внимание, что эту одну операцию можно использовать между разными БС заказчиков, т. е. достаточно завести необходимые БС по дебету и кредиту в таблицу ”Стороны операции”. Подобную операцию можно настроить и для БС Поставщиков. Посредством такой операции можно будет использовать остаток сальдо на одном БС поставщика для оплаты поставки документа, находящегося на другом БС поставщика (Рис. 39). На этом рисунке видно, что сторонами операции могут быть одновременно БС поставщиков и заказчиков. Это можно было сделать и для настройки операции на Рис. 38.

Рисунок 39

Теперь рассмотрим более сложные варианты использования документов поставки в качестве оплаты документа отгрузки и/или наоборот. Настройка операции для этого случая приведена на Рисунке 40. Тип операции естественно должен быть ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”. Операция должна иметь также 2 РАЗНЫХ документа основания и может ссылаться на договора разных видов. В нашем примере, контрагент 1418125 оказал нам услуги на сумму 1456.12 рублей, документ поставки N 80598 от 15.04.05 находится по кредиту БС 6020 – “Расчеты за выполненные работы и услуги” (Рис. 41). В то же самое время мы отгрузили ему ТМЦ на сумму 6608.00 рублей, документ отгрузки N 377 от 20/04/05 находится в дебете БС 6213 – ”Расчеты за товары, материалы и прочим операциям” (Рис. 42).. Для того, чтобы закрыть по оплате одновременно 2 этих документа (поставки и отгрузки), необходимо ввести документ оплаты с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” на требуемую сумму (Рис. 43). Этот документ N 131564 от 25/04/05 можно использовать в качестве оплаты документа поставки с одной стороны (Рис. 44) и документа отгрузки – с другой (Рис. 45). После связывания документа поставки с документом оплаты, документ поставки закрывается по оплате (признак “+”), а у документа оплаты появляется признак, что, он использован по дебету (признак ”Д”) (Рис. 44). А после связывания документа отгрузки с документом оплаты, документ отгрузки частично закрывается по оплате (признак “Ч”), так как сумма отгрузки больше суммы оплаты. А у документа оплаты появляется признак, что, он использован по кредиту (признак ”К”), но так как этот документ уже был закрыт по дебету, появляется признак полного закрытия – ”+” (Рис. 45).

Рисунок 40(выше), Рисунок 41(ниже)

Рисунок 42(выше), Рисунок 43(ниже)

Рисунок 44(выше), Рисунок 45(ниже)

3.5 Настройка видов операций оплаты с типом ”АВАНС”.

В новом Плане счетов для поступивших и выданных авансов выделены отдельные субсчета (6080 – “Расчеты с поставщиками по выданным авансам”, 6220 - ”Авансовые платежи полученные”), т. е. авансовые платежи должны учитываться отдельно от обычных документов оплаты за поставки и отгрузки. Между поступлением аванса и его использованием в качестве оплаты может быть довольно большой временной интервал, т. е. документы авансовых платежей должны оставаться среди текущих документов даже после закрытия текущего периода до их полного использования. Для использования документов с типом ”АВАНС” для оплаты документов поставки или отгрузки необходим документ с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ”. Посредством этого документа необходимая сумма “перебрасывается” в качестве оплаты с БС авансов на БС, по которому оформлен документ поставки или отгрузки. Настройка вида операции с типом “АВАНС” для случая выданных авансов поставщикам приведена на Рис. 46.

Рисунок 46

Настройка операции для случая авансов, поступивших от заказчиков, будет отличаться только сторонами операции (в дебете – БС поступления оплаты, в кредите – БС авансов поступивших) и документом основания (выставленные счета - фактуры).

Как же использовать сумму аванса в качестве оплаты документа поставки (отгрузки)? Для этого необходимо настроить знакомый уже нам вид операции с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” (Рис. 47). Обратите внимание на стороны вида операции, достаточно одной операции использования аванса по разным БС поставщиков. Допустим, мы выдали аванс поставщику 713461 на сумму 73000.00 рублей, документ аванса N 24 от 17/04/05 находится по дебету БС 6080 (Рис. 48).

Рисунок 47(выше), Рисунок 48(ниже)

Документ оказания услуг N 1464 от 25/04/05 находится по кредиту БС 6020. Необходимо его оплатить документом аванса. Для этого нам необходимо часть суммы аванса ”перебросить” с БС 6080 на БС 6020.

Рисунок 49

На рисунке 50 показан документ использования части суммы аванса в качестве оплаты документа поставки (оказания услуг). Теперь остается этот документ N 131 от 30.04.05 связать с документом поставки с одной стороны (Рис. 51) и документом аванса – с другой (Рис. 52). После первой операции документ поставки закрывается по оплате полностью, а документ оплаты с типом ”ВЗАИМОЗАЧЕТ” по дебету (Рис. 51). После второй операции документ оплаты закрывается и по кредиту, поэтому появляется признак полного закрытия (“+”), а у документа аванса еще остается неиспользованная сумма (Рис. 52). То есть после перехода на следующий период документ аванса еще останется среди текущих документов. Только после полного использования остатка суммы аванса у данного документа появится признак ”+” и после очередного закрытия периода этот документ исчезнет из списка текущих документов.

Работа с поступившими авансами аналогична вышеописанной процедуре. Разница только в сторонах вида операции (в дебете – БС поступления оплаты, в кредите – БС авансы полученные) и документах оснований (счета – фактуры выставленные по договорам ОТГРУЗОК).

Рисунок 50(выше), Рисунок 51(ниже)

Рисунок 52

4) Настройка формирования проводок от оплаты.

При связывании документов продаж и/или покупок с документами оплаты можно настроить автоматическое формирование дополнительных проводок пропорционально сумме использованной оплаты. Наиболее ярким и полезным примером этой возможности является формирование проводок по восстановлению входящего НДС после оплаты документа покупки. Настройка формул проводок для данного случая приведена на Рисунке 53. Первая строка формулы проводок предназначена для формирования проводки по поступлению материалов и сырья в дебет БС ТМЦ с кредита БС расчета с поставщиками, по второй строке формируется проводка по поступившему НДС. А вот третья формула как раз предназначена для формирования проводки по зачету НДС ПОСЛЕ оплаты и пропорционально сумме оплаты. Это обеспечивается функцией kOpl(). В качестве параметра функции служат переменные, определенные следующим образом:

#define DEBET 0

#define KREDIT 1

Для документов поставки надо применять функцию kOpl с параметром DEBET (т. е. как kOpl(0)), а для документов отгрузки – с KREDIT (kOpl(1)). Поэтому функция kOpl(0) возвращает коэффициент оплаты документа поставки, а kOpl(1) – документа отгрузки. Значение коэффициента оплаты м. б. >=0 и <=1. Ноль означает, что оплаты еще нет, а 1 – документ полностью оплачен, т. е. сумма оплаты равна сумме документа. Так как один документ поставки/отгрузки может оплачиваться одним или несколькими документами оплаты, кроме того проводки по НДС принадлежат также документам поставки/отгрузки, поэтому проводки от оплаты будут принадлежать этим же документам. Это означает, что формулу проводок от оплаты надо добавлять к формулам документов поставок/отгрузок, а не оплаты.

Рисунок 53

До связи документов поставки/отгрузки с документами оплаты, функция kOpl() будет возвращать 0, поэтому сразу при вводе документа поставки/отгрузки 3-я проводка еще не будет формироваться. А вот после связи этих документов с документами оплаты, функция kOpl() вернет коэффициент равный отношению суммы оплаты к сумме оплачиваемого документа и автоматически сформируется проводка по 3-й формуле. В нашем случае, это часть проводки НДС, сформированной по 2-й формуле, при этом остальные проводки не перерасчитываются. Отчетный период проводки определяется из даты оплаты (месяц и год). Как уже описывалось ранее, при связывании документов поставки/отгрузки с документами оплаты появляется окошко для ввода даты оплаты, которая уже по умолчанию заполнена датой, рассчитанной программой. Эту дату можно УВЕЛИЧИТЬ, но никак НЕ УМЕНЬШИТЬ. Дата рассчитывается следующим образом: берется наибольшая дата из дат документа поставки/отгрузки, документа оплаты и первого числа текущего периода. Например, дата документа поставки = 31/03/05, дата документа оплаты = 31/08/03, текущий период – апрель 2005 года. Поэтому, дата оплаты по умолчанию = 01/04/05 (Рис. 7). Поэтому отчетным периодом проводки от оплаты будет апрель 2005 года. Если по каким-либо причинам, дата оплаты была введена равной 15/05/05, то отчетным периодом этой проводки будет май 2005 года. Как уже упоминалось ранее, один документ поставки/отгрузки может оплачиваться несколькими документами оплаты и, наоборот, суммой одного документа оплаты можно закрыть несколько документов поставок/отгрузок. При каждом связывании документов поставки/отгрузки с документами оплаты формируются проводки от оплаты, если они предусмотрены в формуле проводок документа поставки/отгрузки, т. е. от каждой такой связи будет формироваться отдельная проводка. В нашем случае (Рис. 53), после полной оплаты общая сумма проводок от оплаты будет равна сумме НДС документа поставки. Таким образом, у документа поставки/отгрузки может появиться один или несколько проводок от оплаты. Отчетные периоды этих проводок могут различаться от отчетного периода документа поставки/отгрузки. Поэтому такие документы, если имеют проводки от оплаты следующих периодов, при закрытии текущего периода по бухгалтерии будут оставаться среди текущих документов.

Например, есть документ поставки N 13 от 01/04/05 на сумму 244058.86 рублей, в том числе 50269.86 рублей НДС (Рис. 54).

Рисунок 54

Он оплачивается двумя документами, так как суммы документа оплаты N 1465 от 10/04/05 не хватает для полной оплаты, используется часть суммы документа выданного аванса N 132 от 15/05/05 (Рис. 55). От каждого документа оплаты формируется проводка согласно 3-й формуле по виду операции (Рис. 53). На рисунке 56 видно, что 2-я проводка от оплаты имеет другой период учета, так как она создана от документа аванса следующего периода. Так как документ поставки закрылся по оплате, общая сумма 2-х проводок от оплаты также равна сумме НДС документа поставки, но первая сумма пойдет в зачет по НДС в 4-м периоде 2005 года, а вторая – в 5-м.

Настройка автоматического формирования проводок от оплаты при связывании документов отгрузок с документами оплаты аналогична вышеописанной. Единственное отличие – функция kOpl() должна возвращать коэффициент оплаты документов отгрузки, т. е. по кредиту, поэтому необходимо использовать kOpl(1).

Рисунок 55(выше), Рисунок 56(ниже)

4) Облегчение работы с документами покупки, продаж и оплат.

4.1 Режим автоматической оплаты документов покупок и продаж.

Если документы оплаты заводятся в базу данных РАНЬШЕ документов покупок и продаж, а также пользователей устраивает использование документов оплаты в хронологическом порядке, можно настроить режим автоматической оплаты. За это отвечает 113 параметр.

#define PAR_AUTOPAY 113 /* Признак автоматической оплаты документов покупки/продажи */

Если он существует и не равен 0 (например, равен 1), то включается режим автоматической оплаты. Это означает, что при вводе документа покупки или продажи, автоматически ищется соответствующий документ с остатком суммы неиспользованной оплаты. Если он находится, то автоматически связывается с введенным документом, формируются проводки от оплаты при их наличии в формулах проводок введенного документа покупки или продажи. Если остатка суммы найденного документа оплаты недостаточно для полной оплаты введенного документа, то ищется следующий документ в ХРОНОЛОГИЧЕСКОМ порядке и т. д.

Внимание!!! При автоматической оплате НЕ АНАЛИЗИРУЮТСЯ номера счетов – фактур, по которым проведены документы покупок, продаж и оплат!

4.2 Режим принудительной оплаты документов покупок, продаж, оплат.

В начале эксплуатации режима оплат документов, если Вы не настроили все виды операций оплат, то при закрытии периода эти документы уйдут в историю, и их нельзя будет использовать в качестве оплаты документов покупок/продаж. Также, если Вы не настроили все виды операций покупок/продаж, то при закрытии периода эти документы уйдут в историю, а документы оплаты останутся среди текущих документов, как неиспользованные. Чтобы ПРИНУДИТЕЛЬНО (без связи стандартным вышеописанным образом) проставить признак оплаты на документах покупок/продаж и признак полного использования на документах оплат, можно ВРЕМЕННО воспользоваться пунктом меню ”Принудительное закрытие оплаты” по F8, находясь на документе (Рис. 57). Также для принудительной оплаты текущего и/или помеченных документов существует ”горячая” комбинация клавиш Ctrl+F8. Принудительная оплата работает как переключатель, т. е. повторное нажатие Ctrl+F8 снимает признак принудительной оплаты. Принудительно закрытые документы отличаются от остальных документов признаком оплаты ”З(акрыт)”. При принудительной оплате также запрашивается дата оплаты, по умолчанию предлагается первое число текущего периода. Эту дату можно изменить на ЛЮБУЮ дату, так как период и год учета оплаты формируется из этой даты (запоминаются в полях документа <<PR_OPRD>>, <<PR_OYEAR>>). Документы покупок и продаж, принудительно оплаченные текущим периодом попадают в книги покупок и продаж. Если они не должны попадать в эти книги, то принудительную оплату можно провести прошлой датой.

Рисунок 57

4.3 Переключаемые фильтры, облегчающие поиск документов оплаты для документов покупок/продаж и наоборот.

При выходе из поля ”Сумма оплаты” документов покупок/продаж по F3 на, мы видим документы оплаты, которыми можно оплатить текущий документ. А при выходе из поля ”Закрыла” документов оплаты, мы, соответственно, видим документы покупок/продаж, которые можно оплатить текущим документом оплаты. При их большом количестве бывает затруднительно найти подходящий документ. Для облегчения поиска подготовлены предопределенные фильтры для выбора соответствующих документов. Фильтры доступны по клавише F10 – “Фильтры”, из появившегося меню необходимо выбрать пункт ”Переключение запроса” (Рис. 58).

Первый фильтр “Подбор по сумме” предназначен для выбора документа оплаты по сумме документа покупки/продажи или документов покупки/продажи – по сумме документов оплаты. Сравнение происходит с учетом точности оценки равенства оплаты (130 параметр).

Второй фильтр “Связанные документы” предназначен для выбора документов УЖЕ связанных с текущим документом по оплаты (они имеют признак “√”).

Третий фильтр “Документы с остатком” предназначен для выбора документов, которые ЕЩЕ можно связать с ткущим документом по оплате.

Внимание!!! Повторное нажатие F10 снимает текущий фильтр.

Рисунок 58

4.4 Контроль оплаты по БС и аналитикам (контрагентам).

В модуле ”Состояние и движение по счетам” по клавише F5 можно просмотреть текущее состояние по БС (Рис. 59) и аналитике (Рис. 60). Кроме сальдо на начало/конец ТЕКУЩЕГО периода и оборотов по дебету т кредиту ТЕКУЩЕГО периода, там можно увидеть НЕОПЛАЧЕННЫЕ суммы за ВСЕ периоды (с учетом ПРОШЛЫХ и СЛЕДУЮЩИХ периодов)

Рисунок 59

Рисунок 60

Наличие НЕОПЛАЧЕННЫХ сумм свидетельствует, что по БС (аналитике) есть неоплаченные документы покупки/продаж или неиспользованные суммы оплат.

Внимание!!! На БС поставщиков: в дебете – сумма неиспользованной (несвязанной с документами покупок) оплаты, в кредите – сумма Ваших неоплаченных покупок, на БС заказчиков: в дебете – сумма неоплаченных Ваших продаж, а в кредите – сумма поступившей неиспользованной оплаты (несвязанной с документами продаж). На БС оплат: в дебете – сумма поступившей неиспользованной оплаты (несвязанной с документами продаж), а в кредите - сумма неиспользованной (несвязанной с документами покупок) оплаты.

4.3 Контроль оплаты текущих документов контрагентов

В модуле ”Состояние и движение по счетам”, находясь на аналитиках, через меню F8 (Рис. 61) можно просмотреть текущие документы данного контрагента (Рис. 62).

Рисунок 61

В двух открывшихся таблицах одновременно показываются документы по дебету и кредиту текущего контрагента (поставщика или заказчика). Вместе с документами текущего и следующих периодов будут видны и документы прошлых периодов, которые еще не закрыты по оплате или закрыты частично.

Рисунок 62

4.4 Оплата по группе контрагентов

Для облегчения массового “связывания” документов покупок и продаж с документами оплаты с типом ”ОПЛАТА” предназначен режим ”Оплата по группе клиентов”. Режим работает в модуле ”Состояние и движение по счетам” текущему клиенту или помеченным клиентам через пункт меню по F8 или по ”горячему” сочетанию клавиш CTRL+F8 (Рис. 63). При запуске этого пункта меню происходит автоматическое связывание ВСЕХ документов покупок и продаж с документами оплаты с типом ”ОПЛАТА” в ХРОНОЛОГИЧЕСКОМ порядке.

Внимание!!! Документы оплаты с типом “ВЗАИМОЗАЧЕТ” пропускаются, так как они требуют связи с 2-х сторон. Также пропускаются документы с типом ”АВАНС”, так как они используются для оплаты документов покупок и продаж через документы оплаты с типом “ВЗАИМОЗАЧЕТ”. Документы оплаты используются в ХРОНОЛОГИЧЕСКОМ порядке БЕЗ УЧЕТА номеров счетов – фактур и номеров договоров!

Если необходимо обязательно учитывать номера счетов – фактур при связывании документов покупок/продаж и оплат, то необходимо завести ненулевое значение 117 параметра (Например, 1).

#define PAR_OPLNUM 117 /* Оплата по номерам счетов */

В этом случае будут автоматически связываться только документы покупок/продаж с документами оплаты, если только они ссылаются на одну и ту же счет – фактуру (в поле <<PR_DOG>> содержится один и тот же внутренний машинный номер счет – фактуры.)

Рисунок 63

При желании можно 2 режима совмещать: сначала “ручками” связать необходимые документы по выбору, а дальше запустить ”автомат” для связывания оставшихся документов. При этом уже связанные документы пропускаются, если они полностью оплачены и использованы по оплате. Но остаток сумм документов оплаты при этом используются, также как и не полностью оплаченным документам покупок и продаж ищется оплата. Поэтому повторный запуск этого режима уже ничего не сделает, если не было ввода дополнительных документов или изменения существующих.