Сказка о том, как новый директор сделал компанию прибыльной
Жила-была компания . Жила себе потихоньку, каждый сотрудник своим делом занимался. Каждый менеджер по продажам вел своих клиентов, этак где-то по 50 на каждого. Каждый специалист производства выполнял переданные ему заказы от начала до конца, ну, где-то 3 заказа в месяц. Финансовый директор иногда разрешала скидки давать и необязательные платежи проводить, иногда нет, и никто не знал, почему. Так и жили бы они не тужили, только вот прибыли у них не было, и на заплату денег не хватало.
И пришел к ним однажды новый директор – Кащей Бессмертный. Он считал, что бизнес деньги должен делать, а не чтоб все жили не тужили. Стал он менять работу компании, да так, что почему-то там, где 33 не успевали, вдруг 10 человек хватило.
Был он поклонник конвейера, когда каждый процесс делится на однотипные операции, а заготовка автоматически передается между людьми, выполняющими эти операции. Только в случае продаж и оказания услуг конвейер нематериальный, невидимый.
Выполнение операций не видно, и «лента», передающая задания от одного человека к другому, тоже невидимая: покатился клубок по лесу и привел Ивана-царевича то к зайцу, то к волку, то к бабе-яге. Таким «клубком», который ведет выполнение заказа, или согласование договора, или процесс продаж, или согласование бюджета по специалистам, становится информационная система, которая и передает задачи от одного сотрудника к другому.
Раньше в компании каждый менеджер по продажам все операции по своей клиентской базе выполнял сам. И те, кто мог проводить дожим сделок, очень не любили возиться с длинным списком. А те, у кого опыт в продажах был небольшой, не могла дожимать сделки, поэтому много работы со списками шло впустую.
Теперь процесс продаж был разделен на операции, и получился конвейер продаж:
Каждый сотрудник выполняет свою операцию, а «рулит» информационная система: передает нужные данные и очередные задачи следующему сотруднику. Длинный список один составляет, встречи другой назначает, сделки третий дожимает. Вся информация – в одной системе, можно в любой момент увидеть, как дела движутся: составлены ли списки, проведены ли встречи, заключены ли сделки. Видно без всяких оперативок, какая работа шла по клиенту:
Если менеджер заболеет, его может заменить любой другой немедленно, и даже не нужно будет спрашивать у него контактные данные или подробности переговоров. Вся история работы хранится в базе данных!
Все задачи сотрудника, в том числе переданные ему от других сотрудников, видны в виде отчетов, например, «Календарь встреч» и «Ежедневник»:
Не нужно использовать дополнительно Outlook. Все рабочие задания будут находиться в одной системе с клиентской базой, контактной информацией, счетами, накладными и оплатами. Здесь же начисляется заработная плата по выполненным рабочим заданиям.
Аналогично операции по выполнению заказов можно подразделить на однотипные, так, чтобы каждый сотрудник делал одно и то же:
А чтоб видно было, что сделано, что не сделано, все та же информационная система используется. Например, на диаграмме Ганта видна занятость сотрудников и фактические трудозатраты на каждый заказ:
Планировать платежи также помогла информационная система. Вводятся параметры договора, счета на оплату, отсюда получается платежный календарь. В нем видно, когда денег может не хватить.
Заставил директор Елену Прекрасную составлять бюджет. Теперь ни один месяц не начинается без утвержденного плана, и ни один месяц не заканчивается без контроля его выполнения. Простая вещь – табличка с цифрами, а как дисциплинирует!
Согласование платежей, когда директор подписывает каждый счет, и не помнит, что уже было, а что нет, ушло в прошлое. Теперь платежи попадают в реестр на оплату, где видно, какой запланирован бюджет, сколько уже оплачено по данной статье, сколько сегодня всего по этой статье платежей. Поэтому согласование платежей становится минутным делом, не требующим ни звонков, ни хождений по кабинетам, ни передачи и подписания бумаг.
Осуществление платежей также стало процессом, разделенным на операции:
Реестр на оплату утверждается в электронном виде:
Не все, ох не все богатыри остались работать. Зато родилась у них прибыль. И не заложен был в бюджете пир на весь мир… поэтому тут и сказке конец.
