База данных MS Access (стр. 4 )

12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т. д.

13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть открыты.

14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. ВыбратьВыполнить команду.

В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в микрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.

Вызовите команду Файл > Сохранить и сохраните макрос под именем «Размещение_на_экране».

Запуск макроса

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);

• задать команду Сервис > Макрос > Запуск макроса (имя макроса);

• открыть объект Макросы, установить курсор имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.

После запуска созданного вами макроса «Размещение» на экране будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных.

16. Обмен данными

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами paботы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Kpoме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.

16.1. Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой;

1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Выберите команду Файл > Сохранить как > Экспорт или команду Файл из контекстного меню.

3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.

4. Нажмите ОК.

5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица и укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.

6. Нажмите кнопку Экспорт.

7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

16.2. Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:

1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать. Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию, можно выполнить команду Файл > Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.

2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.

16.3. Связь с таблицами

Для установления связи между исходным файлом и таблицей, к храненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.

1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на объект Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.

17. Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов

17.1. Предварительный просмотр

Для выполнения предварительного просмотра:

1. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр или кнопку Просмотр панели инструментов.

2. Нажмите кнопку Закрыть панели инструментов, для выхода из режима просмотра.

17.2. Запуск процесса печати

Для запуска процесса печати:

1. Выберите команду Файл > Печать. или командную кнопку Печать панели инструментов.

2. Если необходимо, укажите диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле «Число копий». Запустите печать кнопкой ОК.

18. Использование справочной системы

MS Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами (рис. 9):

Чтобы получить справку по данной теме или функции	Нужно в меню Справка выбрать команду Вызов справки
во время работы в окне или в диалоге	нажать клавишу <F1> или выбрать кнопку Справка в диалоговом окне
о конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана	щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана

Рис. 9. Доступ к системе справок

Упражнение 5

1. Создайте еще одну БД.

2. Используя импорт данных, поместите в нее таблицу «Товары1», форму, созданную в результате выполнения четвертого задания предыдущего упражнения и запрос на обновление сезонных скидок.

3. Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать форму с данными о телевизорах.

4. Откройте БД, содержащую информацию о товарах и их поставщиках.

5. Используя экспорт данных, поместите таблицу «Поставщики» в созданную в этом упражнении БД и перейдите в нее.

6. Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их марке, ценах и названиях фирм, поставляющих эти товары.

7. На основе этого запроса создайте простую форму.

8. Создайте макрос, позволяющий в созданной форме фильтровать записи по названиям товаров.

9. Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос.

Вопросы для самопроверки

1. Из каких объектов может состоять БД MS Access?

2. В каком виде хранятся все данные в БД MS Access?

3. Из чего состоит таблица БД?

4. Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД?

1.1Я каких целей служит каждый из них?

5. Какую роль выполняет ключевое поле в таблице?

6. Каким образом можно добавить поле (столбец) в таблицу?

7. В каком режиме осуществляется ввод записей?

8. Для каких целей используются формы?

9. Можно ли изменить порядок следования записей, например, по алфавиту?

10. Для каких целей используется фильтрация данных?

11. В каких случаях может быть применена команда Скрыть столбцы?

12. В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?

13. Для каких целей используются отчеты?

14. Каким образом устанавливаются связи между таблицами?

15. Какие существуют типы связей между таблицами?

16. Для каких целей используются запросы в БД?

17. Какие типы запросов позволяет выполнять MS Access?

18. Какие преимущества по сравнению с обычным запросом на выборку предоставляет запрос с параметром?

19. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?

20. Какие типы запросов приводят к изменению данных в базовой таблице?

21. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?

22. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?

23. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?

24. В каких случаях следует использовать запрос на удаление описей?

25. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать форму?

26. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать отчет?

27. Какие элементы может содержать окно формы или отчета?

28. В каком режиме осуществляется создание элементов окна?

29. Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные на вычисляемых выражениях?

30. В каком режиме создаются вычисляемые поля?

31. Для каких целей используется Построитель выражений?

32. Для каких целей используются макросы?

33. Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?

34. Какие существуют методы выполнения макросов?

35. Какие способы обмена данными существуют в MS Access?

36. Какие способы получения справочной информации существуют в MS Access?

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ НА ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ

Для вариантов 1-10 необходимо создать базу данных «Автомагазин», включающую таблицы «Модели автомобилей» (рис. 10) и «Клиенты и заказы» (рис. 11). Добавить таблицу справочник для городов. Самостоятельно выбрать тип, длину и прочие реквизиты полей. Связать таблицы. Наполнить таблицы информацией, основываясь на примерах (не менее 10 записей).

Код модели	Модель	Цвет	Коробка передач	Обивка	Заводская цена ($)
1257	Classic liftback XL	Красный	Ручная	Ткань	3
1258	Classic liftback GT	Черный	Автоматическая	Ткань	3
1265	Classic Compact XL	Антрацит	Ручная	Кожа	4
1267	Classic Compact GT	Черный	Ручная	Велюр	3
1241	Classic Combi	Антрацит	Автоматическая	Ткань	4

Рис. 10. Таблица «Модели автомобилей»

Код модели	№ заказа	Фамилия заказчика	Имя заказчика	Отчество заказчика	Город	Телефон	Дата заказа
1257	123	Иванов	Андрей	Иванович	Санкт-Петербург	2859655	3.08.97
1258	130	Петров	Иван	Сергеевич	Москва	3856743	6.10.97
1265	133	Сидоров	Петр	Васильевич	Киев	342679	25.12.97
1267	135	Бендер	Артем	Иванович	Сухуми	56438	5.01.98
1241	138	Иванов	Андрей	Иванович	Санкт - Петербург	2859655	20.02.98
1265	140	Петров	Иван	Сергеевич	Москва	3856743	30.06.98
1241	145	Сидоров	Петр	Васильевич	Киев	342679	25.08.98
1258	160	Дубов	Иван	Иванович	Санкт - Петербург	435672	17.09.98
1241	165	Сухов	Аким	Иванович	Москва	9439965	20.10.98
1265	166	Сахаров	Сергей	Петрович	Киев	234567	25.12.98

Рис. Таблица «Клиенты и заказы»