Тема 13. Переговоры по телефону

Ссылка на резервное размещение материала

Раздел 4. Начальный курс делового общения

Тема 13. Переговоры по телефону

1.  Развитие навыков устной речи для делового общения. 2.  Изучение профессиональной лексики и терминологии, используемой при проведении телефонных переговоров, деловых встреч и бронирования места в гостинице. 3.  Изучение принципов образования и использования времён группы Perfect Tenses.

Оглавление

Раздел 4 Начальный курс делового общения. 1

Тема 13. Переговоры по телефону. 1

13.1 Назначение деловой встречи. 1

13.2 Заказ места в гостинице/Making a Hotel Reservation. 4

13.3 Времена группы Perfect 6

Выводы.. 10

Библиография. 11

13.1 Назначение деловой встречи

Telephoning to Make Arrangements/Как договариваться по телефону

When one businessman wishes to have a business talk with another and to visit him he first is to make an appointment either by telephone or by exchanging letters.

Here is an example of how a business visit is carried out:

Task 1. Read this telephone call from the sales representative to a potential new customer.

Making an Appointment through a Secretary/Назначение деловой встречи через секретаря

Secretary:	AT&T. Can I help you?	AT&T. Чем могу быть полезна?
Mr Gray:	Good morning. This is Mike Gray speaking. I would like to make an appointment with Mrs. Bentley.	Доброе утро. Это Майк Грэй. Я хотел бы договориться о встрече с миссис Бентли.
Secretary:	Oh, yes, Mr Gray. Good morning. I'll get her schedule. Hold on, please. When would you like to come?	О, да, М-р Грэй. Доброе утро. Пожалуйста, подождите у телефона. Я сверюсь с её расписанием. Когда Вы хотели бы зайти?
Mr Gray:	Tomorrow, if possible.	Завтра, если можно.
Secretary:	I'm afraid, she's tied up tomorrow. Is your business urgent? If so, perhaps we could fit you in somewhere.	Боюсь, что завтра ее время полностью занято. У Вас срочное дело? Если так, то, возможно, мы для Вас что - нибудь сделаем.
Mr Gray:	No, it isn't that urgent. Is the day after tomorrow possible?	Нет, это не настолько срочно. А что там послезавтра?
Secretary:	What time is good for you?	Когда именно вам удобно?
Mr Gray:	As late as possible in the afternoon.	Как можно ближе к вечеру.
Secretary:	I'm sorry, but that afternoon is full too. How is Friday afternoon at four thirty?	К сожалению, после обеда также все занято. А как насчет пятницы в полпятого?
Mr Gray:	That's fine, thank you. Oh no, let's make it five, if possible.	Отлично, спасибо. О, нет, по возможности давайте в пять.
Secretary:	All right, sir. So your appointment is scheduled for 5. Should I confirm it the day before?	Хорошо, сэр. Итак, Вам назначено на 5. Я должна напомнить Вам за день до Вашей встречи?
Mr Gray:	No, it isn't necessary. I'm looking forward to seeing Mrs. Bentley. Will you give her my best regards, please?	Нет, в этом нет необходимости. С нетерпением жду встречи. Пожалуйста, передайте мой привет миссис Бентли.
Secretary:	Certainly, I will. Good bye, Mr Gray.	Конечно, передам. До свидания, М-р Грэй.

Task 2. Read and translate this telephone call from the sales representative to a potential new customer. Give Russian equivalents to the underlined words and phrases.

Jackson:	Hello, Jackson
Mr Gray:	Good morning, Mr Jackson, this is Mike Gray from Multiscan Industries
Jackson:	Er, yes, what can I do for you?
Mr Gray:	Well, as you probably know, we are introducing a new range of high-performance microprocessors. I am going to be visiting your office next week and I wondered if you would be interested in discussing these new models and perhaps having a demonstration?
Jackson:	M-m-m, yes, I would certainly be interested.
Mr Gray:	Good, would Wednesday morning be convenient?
Jackson:	Ah, Wednesday is a bit difficult; I'm tied up all day. How about Thursday?
Mr Gray:	Thursday would be fine. Can you let me have an hour or so sometime in the afternoon?
Jackson:	Yes, I think that would be possible. Say, four o'clock?
Mr Gray:	Excellent, well, I'll look forward to seeing you on Thursday then.
Jackson:	Goodbye.

Here is an example of how a business visit is carried out:

Receptionist:	Good morning, sir.
Mr. Gray:	Good morning, I have an appointment with Mr. Jackson. My name is Mr. Gray. Could you tell me where his office is?
Receptionist:	Please take a seat for a moment, sir. I'll ring through to his office and tell him you are here.
Mr. Gray:	Thank you so much. I hope he is expecting me.
Receptionist:	Mr. Gray, Mr. Jackson' secretary is just coming down to meet you. She'll take you up to his office.

Key vocabulary

Я слушаю./Я у телефона./Это я.	Speaking.
He кладите (пожалуйста,) трубку.	Hold on (please)./Hold the line, please./Hang on.
Вы не могли бы соединить меня с кем - либо?	Could you put me through to smb.?
Я не могу дозвониться.	I can't get through. I can't reach this number
Говорите.	You are through.
Линия занята.	The line is engaged / busy.
Номер не отвечает.	There is no reply at this number.
Я перезвоню (позже).	I'll call back (later).
Что-нибудь передать (ему/ей)?	Can I take a message (for him/her)?/Is there any message?
Вы не могли бы кое-что передать (ему/ей)?	Can/Could you take a message (for him/her)?
Вы звоните не по тому номеру. /Вы ошиблись номером.	You have/'ve got the wrong number.
Какой номер вы набирали?	What number were you calling?
He могли бы вы говорить громче?	Could you speak up (,please)?
(Могу я узнать,) Кто говорит?	(May I ask) Who is speaking?
Справочная (служба)	Directory Assistance/Directory Inquiries
Телефон не в порядке.	The telephone is out of order.
Здесь соединение прямое.	You can dial direct.
Я хочу поговорить с...	I'd like to speak to…
С вами говорит Браун.	(This is) Brown speaking.
Я вас не слышу.	I can't hear you.
Кто говорит?	Who is this?
Какой код этого региона?	What is the area code?
Как дозвониться в справочную?	How do I call local information?
Меня разъединили	I was cut off.
местный телефонный разговор	local call
междугородный разговор	trunk call (B. E.) long-distance call (A. E.)
Вас просят к телефону.	You are wanted on the phone.
Вы не туда попали.	You've got the wrong number.
Наберите номер еще раз..	Dial again.
Занято.	The line is busy.
Кто звонит? (Кто это?)	Who's calling, please?
заказать разговор с оплатой абонентом	make a collect call
автоответчик	answering machine
добавочный номер	extension number
плата за междугородный вызов	toll
телефонный разговор с оплатой абонентом	reserve charge call/collect call
разъединять (абонентов)	cut off (disconnect)
класть трубку	hang up
связаться (по телефону)	contact
Вам лучше позвонить ему завтра.	It’s better to contact him tomorrow.

13.2 Заказ места в гостинице/Making a Hotel Reservation

Task 4. Read and translate the text.

When you go abroad it's best to book a room (A. E. make a reservation) in advance. In this case you'll be sure to stay at a hotel without any problems. You can book a room by telephone or telegram.

In many hotels a porter (A. E. - bell-boy) takes your luggage and shows you the way to the receptionist's desk. The receptionist will most probably ask you what room you want (a single or a double room, a suite etc.) and for how many days (nights) you are going to stay at the hotel. He may offer you a room with all modern conveniences (bath, telephone, TV). Then he will ask: you to sign in (A. E. - check-in). In this case you have to sign your name in a hotel register (book). In the USA you have to put down your name, nationality and address in a special registration form (fill in a form).

When this formality is over, the receptionist gives you your key and the porter shows you up to your room. Now you are referred to as a "guest". When going out you are supposed to leave your key at the desk. All the keys are hung on a special key-rack.

The room charge (price) usually includes your breakfast. Sometimes it includes the service, or the service is paid additionally.

The guests are requested to warn the receptionist in advance about the day and hour of signing out (A. E. - checking out) so that he could have the bill ready for them in time. Make sure that the bill is ready one day before leaving.

Key Vocabulary

most probably	зд. скорее всего
book a room	заказать, забронировать номер
in advance	заранее
stay	остановиться
porter	зд. коридорный
receptionist's desk	стойка администратора
single room	одноместный номер
double room	двухместный номер
suite	номер "люкс"
modern conveniences	современные удобства
sign in (B. E.)/check-in (A. E.)	зарегистрироваться
register	зарегистрироваться
fill in a registration form	заполнить бланк регистрации
formality	формальность
key	ключ
show up (to)	проводить в
key-rack	вешалка для ключей
charge	плата
request	просить
warn	предупреждать
bill	счет (за проживание)
sign out (В. Е.)	выписаться, зарегистрировать отъезд
check out (A. E.)	выписаться, зарегистрировать отъезд
Have you vacant rooms?	У вас есть свободные номера?
I'd like a single back room.	Мне нужен одноместный номер с окнами во двор.
This room will suit me.	Эта комната мне подойдет
Shall I pay in advance?	Мне уплатить вперед?.
I'd like to stay (put up) at the hotel.	Я хочу остановиться в гостинице.
What's the price a (per) day (night)?	Сколько стоит номер в сутки?
How much is it a day (night)?	Сколько стоит номер в сутки?
How long will you be staying?	На какой период вы собираетесь остановиться?
How long do you expect to stay?	На какой период вы остановитесь?
I'll be staying for a week.	Я остановлюсь на неделю.

Task 5. Read and translate these conversations:

BOOKING INTO A HOTEL (In Britain)

Mr Smith has just arrived at the reception desk of his hotel.

Mr Smith:	Mr Stock: Good afternoon. My name's Stock. I believe you've got a room booked for me.
Receptionist:	What was the name again, sir?
Mr Smith:	Smith, S-M-I-T-H.
Receptionist:	If you wait a moment, sir, I'll check. Yes, that's right, sir. One single, sir, with private bath - from today for 3 days. If you just sign the book here, I'll get your key and have your things sent the way, it's Room 108.
Mr Smith:	I see. What time's breakfast, by the way?
Receptionist:	Well, it's any time between 7 and 10 in the dining-room, or you could have it sent up.
Mr Smith:	Oh, that's nice. I'd prefer it in my room. If you sent it up round about 8.30, that would be fine.
Receptionist:	Very good, sir. Would you like a newspaper sent up with your breakfast?
Mr Smith:	Mm - yes. I'd like the "Financial Times" and the "Guardian", if you'd be so kind.
Receptionist:	Certainly, sir.

HOTEL RESERVATIONS (In the USA)

Embassy Hotel, Chicago. Conversation by telephone.

Jane Brown:	Embassy Hotel. Good morning. My name is Jane Brown. Can I help you?
Alexander Smirnov:	Good morning. I'm calling from New York. I'd like to have a reservation for next Monday. My name is Alexander Smirnov:
Jane Brown:	We have several hotels in Chicago. Which area аrе you interested in?
Alexander Smirnov:	I prefer downtown.
Jane Brown:	All right. Do you want a single or a double room?
Alexander Smirnov:	A single room, please.
Jane Brown:	Okay, Mr Smirnov:
Alexander Smirnov:	Is it a front room or a back room?
Jane Brown:	It's a front room. But our hotel is located on a quiet street.
Alexander Smirnov:	What's the price of this room per night?
Jane Brown:	Seventy dollars a night. How long do you expect to stay?
Alexander Smirnov:	I'll be staying for a week. Will the room be reserved for me? Okey?
Jane Brown:	You are all set. Could I have your telephone number?
Alexander Smirnov:	(2
Jane Brown:	How are you going to pay?
Alexander Smirnov:	I'll pay by credit card.
Jane Brown:	See you next week, Mr Smirnov. Thank you for calling us.

Key Vocabulary

area	район
downtown (A. E.)	центр города
front room	номер с окнами на улицу
back room	номер с окнами во двор
Уоu'ге all set.	все в порядке
credit card	кредитная карточка
cashier's desk	касса
fill in	заполнять
house phone	внутренний телефон
push	нажать
button	кнопка
point (to)	показывать, указывать
maid	горничная
steward	официант
summon	вызывать

13.3 Времена группы Perfect

Группа времён Perfect (Законченное/Cовершенное время) обозначает, что действие к опредёленному моменту в настоящем (Present), прошлом (Past) или будущем (Future) уже завершилось или еще не завершилось.

The Present Perfect Tense/Настоящее совершенное время

Present Perfect образуется при помощи have/has + the past participle –причастие прошедшего времени (или третьей формы глагола).

Past Participle обычно имеет окончание –ed:

have/has + V3

Have имеет сокращённую форму: `ve . I`ve just come. – Я только-что пришла.

Has имеет сокращённую форму: `s. He`s just left. – Он только –что ушёл.

Настоящее совершенное время употребляется в тех случаях, когда мы говорим о каком-либо действии, совершившемся в прошлом, но подчеркиваем его связь с настоящим.

Например:

Я отправил это письмо в банк N. ( Письмо либо уже в банке N, либо на пути туда - действие завершилось)	I have sent this letter to the bank N.
Я получила факс из Московского Альфа банка. Вот он.	I've received a fax from Moscow Alfa Bank. Here it is.
Ты знаешь новость о г-не Смите? Он купил новый дом.	Have you got any news about Mr. Smith? He has bought a new house.

С настоящим совершенным временем часто употребляются следующие слова:

just	только что
already	уже (в утвердительных предложениях)
yet	уже (в вопросительных предложениях), ещё не (в отрицательных предложениях)
never	никогда
ever	когда
lаtеly	недавно
so far	до сих пор

Например:

We have just received this cable.	Мы только что получили эту телеграмму.
I have already translated this text.	Я уже перевел этот текст.
Have you translated the text yet?	Вы уже перевели текст?
I haven't translated the text yet.	Я еще не перевел этот текст
I've never been to London.	Я никогда не была в Лондоне.
Has she ever learned French?	Она когда-либо учила французский язык?

Настоящее совершенное время также используется со словами this morning /this evening/today/this week и т. д., показывающими, что период времени в момент речи еще не завершился.

Например:

We've checked a lot of payment documents today.

Сегодня мы проверили большое количество платежных документов.

Настоящее совершенное время используется, когда мы говорим о действии, совершавшемся (или совершающемся) в течение периода времени, который продолжается до момента высказывания. При этом используются предлоги for и since. Предлог "for" указывает, как долго совершалось (или совершается) действие, "since" указывает, с каких пор.

Например:

We haven't received any information from them for a month.	Мы не получали (не получаем) от них какую информацию в течение месяца.
I have known him since 1980.	Я знаю его с 1980 года.

The Past Perfect Tense/Прошедшее совершенное время

The Past Perfect Tense образуется при помощи had + past participle (seen, gone, opened, written, looked, и т. д.).

Had + V3

Мы используем Past Perfect для того, чтобы показать:

1.  что действие было завершено до определенного момента в прошлом. Этот данный момент в прошлом выражается такими обозначениями времени как

by that time	к тому времени
by 3 o'clock	к трем часам
by the evening	к вечеру
by the end of the month	к концу месяца
I had written a letter by two o'clock.	Я написала письмо к двум часам.

2.  что одно действие было завершено перед другим действием в прошлом:

She had already left when I came.	Она уже ушла, когда я пришёл.
My watch stopped as I had not wound it up.	Мои часы остановились, так как я не завел их.

Past Perfect (I had done) - это прошедшее время от Present Perfect (I have done).Cравните:

Present	Past
I am not hungry. I've just had lunch	I wasn't hungry. I'd just had lunch.
The house is dirty. We haven't cleaned it for weeks.	The house was dirty. We hadn't cleaned it for weeks.

The Future Perfect Tense/Будущее совершенное время

The Future Perfect Tense образуется при помощи will have + past participle

Will + have + V3

The Future Perfect Tense для выражения будущего действия, которое совершится ранее другого будущего действия или к данному моменту времени в будущем. Этот данный момент в будущем указывается такими обозначениями времени, как :

by that time	к тому времени
by 4 o'clock к	4 часам
by the evening	к вечеру
by the end of the month	к концу месяца и т. п.:
I'll have done the work by the time you return.	Я сделаю эту работу к вашему возвращению.
I'll have done the work by tomorrow morning.	Я сделаю эту работу к завтрашнему утру.
By the end of the month we will (we`ll) have spent all our money.	Через две недели мы истратим все наши деньги.
But by that time, perhaps, I will (I`ll) have found another job.	Но, может быть, к этому времени я найду другую работу.

Future Perfect употребляется в главном предложении, а в придаточном предложении употребляется Present Indefinite для выражения последующего (более позднего) будущего действия (согласно правилу употребления времен после союзов when, before и т. д.):

Примечание. Future Perfect не употребляется в придаточных обстоятельственных предложениях времени и условия после союзов when, after, as soon as, till, until, if и др. В этих придаточных предложениях вместо Future Perfect употребляется Present Perfect.. В русском языке и в главном и в придаточном предложениях употребляется будущее время.

What shall we do if I have not found a job by then?"

Что мы будем делать, если к тому времени я не найду работы?

Present Perfect Continuous. Настоящее длительное продолженное время

The Present Perfect Continuous образуется при помощи: have/has (3 лицо. ед. ч.)+ been + V-ing.

Have/has + been + V-ing

Сказуемое времени Perfect обозначает действие, которое уже началось и еще не закончилось или действие, которое недавно закончилось, но продолжалось очень долго.

I have been speaking English well for 2 years. He has been working since 2 o'clock.

Я хорошо говорю по-английски два года. Он работает с двух часов.

(-): have not/haven't/ has not/hasn't + been+V-ing

(?): have+S+been+V-ing

Past Perfect Continuous Tense

The Past Perfect Continuous образуется при помощи:

had + been + V-ing

He had been working for 2 hours when I came.

Он уже работал в течение двух часов, когда я пришла.

(-): had not/hadn't+been+V-ing

(?): Had+S+been+V-ing

Future Perfect Continuous Tense

The Future Perfect Continuous образуется при помощи:

Will + have + been + V-ing

He will have been working for 2 hours when you come.

Он уже будет работать 2 часа, когда ты придешь.

(-): won't+have+been+V-ing

(?):Will+S+have+been+V-ing

Сводная таблица всех времён группы Perfect

Форма/ Время	(+) Утвердительная	(-) Отрицательная	(?) Вопросительная
Present	have/has+V3	have not/haven't+V3 has not/hasn't+V3	Have/Has+S+V3
	I have already spoken English with him. (Я уже поговорил с ним по-английски.)	I haven't spoken English with him yet. (Я еще не поговорил с ним.)	Have you spoken English with him yet? (Вы уже поговорили с ним?)
	He has just finished his work. (Он только что закончил работу	He hasn't finished his work yet.	Has he finished his work yet?
Past	had+V3	had not/hadn't+V3	Had+S+V3
	I had already spoken English with him when you came. (Я уже поговорил с ним по-английски, когда ты пришел.)	I hadn't spoken English with him when you came.	Had you spoken English with him when I came?
	He had finished his work when you came. (Он закончил работу, когда та пришёл.)	He hadn't finished his work when you came.	Had he finished his work when you came?
Future	will have+V3	will not/won't+have+ V3	will+S+have+V3
	I'll have spoken English with him by 6 o'clock. (Я поговорю с ним по-английски к 6 часам.)	I won't have spoken English with him by 6 o'clock.	Will you have spoken English with him by 6 o'clock?
	He'll have finished his work by 5 tomorrow. (Он закончит работу к 5 завтра)	He won't have finished his work	Will he have finished his work?

Выводы

В результате изучения данной темы Вы приобретёте знания и практические навыки ведения телефонных переговоров. Вы сможете назначить деловую встречу, заказать место в гостинице и т. п. Кроме того, будут получены необходимые знания по использованию времён группы Perfect.

Библиография

1.  Stephen Danks, A First Course in Business Studies, 1991.

2.  Paul Emmerson. Business Grammar Builder, Macmillan, 2002.

3.  , . Практическая грамматика английского языка. UNVES. Moscow. 2000.