Использование Microsoft Visio
с пакетом Microsoft Office XP
Информационный документ
 |
Содержание
Введение........................................................................................................................ 1
Преимущества использования визуальной информации............................................... 1
Как Visio работает с Office XP......................................................................................... 3
Возможность быстрого освоения продукта............................................................... 3
Представление данных Office в визуальной форме................................................... 4
Представление данных Office в визуальной форме................................................... 4
Удобство совместного использования чертежей и диаграмм................................... 5
Публикация в Вебе..................................................................................................... 5
Общекорпоративный стандарт построения диаграмм................................................... 6
Семейство продуктов Visio......................................................................................... 6
Настройка фигур, трафаретов и шаблонов............................................................... 7
Платформа для создания общекорпоративных решений.......................................... 7
Развертывание и сопровождение.............................................................................. 7
Заключение.................................................................................................................... 8
Использование Microsoft Visio
с пакетом Microsoft Office XP
Информационный документ
Дата публикации: апрель 2001
Самые последние сведения см. по адресу http://www. /office/visio
Введение
Говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Используя визуальное представление сложной концепции, вы помогаете людям быстрее понять ее смысл. Вот почему организации, в которых установлен пакет Microsoft® Office XP, могут получить значительные преимущества от использования Microsoft Visio® — системы построения диаграмм, обеспечивающей возможность эффективного обмена визуальной информацией.
Организации заметили, что стандартный набор средств взаимодействия сотрудников повышает производительность труда. Этим объясняется широкое распространение пакета Microsoft Office. Средство построения диаграмм Visio обеспечивает аналогичные преимущества, предлагая стандартный язык для построения визуальных моделей и повышая тем самым эффективность взаимодействия всего персонала предприятия. Диаграммы Visio помогают пользователям Office придать большую привлекательность документам Word, электронным таблицам Excel, презентациям PowerPoint® и сообщениям электронной почты, а также сделать их более понятными и простыми для восприятия.
В этом документе рассказывается о том, как приложение Microsoft Visio — самостоятельный компонент семейства Office — повышает производительность и эффективность работы пользователей Office XP, обеспечивая возможность обмена визуальной информацией.
Преимущества использования визуальной информации
Многие из тех проблем, с которыми мы сталкиваемся сегодня, объясняются информационной перегрузкой. Современный бизнес, с его напряженным ритмом, требует умения быстро распознавать изменения и быстро реагировать на них. Мы создаем отчеты в Word, рассылаем электронные таблицы Excel, демонстрируем презентации PowerPoint и обмениваемся бесчисленным количеством электронных сообщений. Большинство людей едва успевают справиться с этим объемом информации.
Эффективное использование визуальных форм помогает воспринять больший объем информации, превращая длинные описания в лаконичные диаграммы. Далее рассказывается о том, каким образом диаграммы Visio способствуют более быстрому восприятию информации, обеспечивая три ключевых преимущества.
„ 
Компактность. Одна диаграмма может заменить огромное количество текста и цифр, передав основную идею.
„ Легкость запоминания. Использование визуальной формы значительно упрощает восприятие и запоминание информации.
„ Универсальный формат. В диаграммах используется универсальный язык визуальных символов, позволяющий легко преодолеть культурные и технологические барьеры.
|
Поскольку приложение Microsoft Visio является продуктом семейства Office, многие из его функциональных возможностей вам уже знакомы, так что можно сразу приступить к созданию и совместному использованию диаграмм. Тесная интеграция Visio с программами Office XP позволяет легко преобразовывать информацию, с которой вы работаете каждый день, в визуальную форму. Кроме того, вы можете без труда обмениваться диаграммами Visio в рамках обычного ежедневного взаимодействия — через документы Office, сообщения электронной почты или Веб.
Возможность быстрого освоения продукта
В Visio реализованы интуитивный метод построения диаграмм и многочисленные функциональные возможности, уже знакомые пользователям Office, что позволяет быстро освоить продукт. Независимо от того, создаете вы простую блок-схему или сложный детализированный чертеж, в вашем распоряжении уже имеются готовые фигуры. Visio включает тысячи символов SmartShapes®, сгруппированных в трафареты, для решения конкретных задач. Средства автоматической компоновки и выравнивания обеспечивают качественный результат работы. Эффектные рамки, фоновые изображения и цветовые схемы помогают сделать изображения более привлекательными — независимо от ваших художественных способностей.
Пользователи Microsoft Office смогут быстро освоить рабочую среду Visio. Visio предлагает множество классических функций Office, а также некоторые новые возможности, впервые реализованные в Office XP. Visio 2002 использует новое оформление Office XP, а также область задач, повышающую производительность труда. Настраиваемые меню и панели инструментов работают так же, как и в других программах Office. Функция автозамены, проверка орфографии и сочетания клавиш Office помогают быстро достичь высокого уровня производительности. Как и в других программах Office XP, мастер ответов обеспечивает быстрый доступ к информации о выполнении различных задач, хранящейся на локальном компьютере и в Вебе.
Представление данных Office в визуальной форме
Перетаскивание является универсальным методом построения диаграмм Visio, однако многие диаграммы также можно создавать автоматически, преобразуя данные Office в визуальную форму. Например, с помощью мастера можно создавать организационные диаграммы на основе информации о сотрудниках, хранящейся в электронных таблицах Excel. Аналогичным образом, информация о заданиях и этапах выполнения проекта Microsoft Project может использоваться для создания временных графиков. Visio также позволяет создавать сетевые диаграммы, карты веб-узлов, схемы баз данных, блок-схемы программного обеспечения и др. путем подключения к корпоративным сетям, Microsoft SQL Server™, Microsoft Visual Studio®, Microsoft Exchange Server и другим источникам данных.
Связывая диаграммы Visio с базами данных, можно придавать фигурам специальные свойства. Фигуры диаграммы Visio могут быть привязаны к любой базе данных, поддерживающей стандарт ODBC, включая Microsoft Access, Exchange Server, SQL Server и др. Кроме того, Visio позволяет автоматически создавать отчеты и спецификации на основе данных, хранящихся вместе с фигурами диаграмм. Эти данные можно экспортировать в Word, Excel, Access и другие программы для дальнейшего анализа.
Удобство совместного использования чертежей и диаграмм
Интеграция с приложениями Office упрощает совместное использование диаграмм Visio без изменения привычных способов взаимодействия. Достаточно вставить диаграмму Visio в документ Word, электронную таблицу Excel, презентацию PowerPoint или сообщение электронной почты. Можно даже редактировать и обновлять эти диаграммы непосредственно в документах Office. Вставка в документ ссылки на диаграмму Visio обеспечивает синхронизацию с изменяемой исходной диаграммой. Также имеется возможность запуска Visio непосредственно из документа Office для создания новой диаграммы.
Публикация в Вебе
Visio, как и другие приложения Office XP, позволяет быстро и легко сохранять документы в виде веб-страниц. Диаграммы можно масштабировать непосредственно в обозревателе Microsoft Internet Explorer версии 5.0 или более поздней. Благодаря наличию вкладок упрощается просмотр многостраничных диаграмм в Вебе. Все ссылки, вставленные в диаграмму Visio, при публикации в Вебе сохраняются — даже если на одну фигуру указывает несколько ссылок. Кроме того, сохраняя диаграммы Visio в виде веб-страниц, не приходится жертвовать данными, хранящимися вместе с фигурами: они отображаются в специальном окне свойств в обозревателе.
Общекорпоративный стандарт построения диаграмм
Наиболее дальновидные компании выбирают технологии, позволяющие задействовать уже имеющиеся ресурсы. Установив Visio на настольные компьютеры вместе с Office, предприятие обеспечит стандартизацию на базе единого набора средств коммуникации. Благодаря поддержке полного спектра инструментов построения диаграмм, предназначенных для выполнения и технических, и бизнес-задач, Visio 2002 может использоваться в качестве стандартной системы обмена визуальной информацией на предприятии. Улучшенные возможности настройки и развертывания, предлагаемые Visio, позволяют наиболее полно удовлетворить потребности организации.
Семейство продуктов Visio
Семейство Visio 2002 организовано таким образом, чтобы было просто выбрать наиболее подходящий продукт и обеспечить эффективное развертывание и сопровождение Visio в организациях. Каждый из трех перечисленных ниже продуктов удовлетворяет потребности определенной категории пользователей.
Структурные схемы | œ | œ | |
Блок-схемы | œ | œ | |
Организационные диаграммы | œ | œ | |
Временные графики и календари | œ | œ | |
Маркетинговые материалы | œ | œ | |
Географические карты и схемы | œ | œ | |
Основные средства планировки офисов | œ | œ | |
Карты веб-узлов | œ | ||
Построение схем и восстановление структуры программ и баз данных | œ | ||
Инженерно-техническая документация | œ | ||
Компоновочные и строительные планы, планы сооружений | œ | ||
Логические диаграммы сетей | œ | ||
Схемы каталоговых служб | œ | ||
Автоматическое определение структуры и структурное представление сетей | œ | ||
Автоматическое построение схем каталоговых служб | œ | ||
Документирование сети | œ | ||
Инструкции и примеры построения диаграмм сетей | œ | ||
Фигуры Visio для изображения сетевого оборудования | œ |
„ Visio Standard: для бизнеса. Предлагает средства построения диаграмм, с помощью которых сотрудники компаний (менеджеры проектов, специалисты по сбыту и маркетингу, персонал отделов кадров, администраторы предприятий и т. д.) могут представлять в визуальной форме информацию о людях, проектах и процессах, и успешно обмениваться ею.
„ Visio Professional: для бизнеса и технических специалистов. Visio Professional помогает техническим специалистам — профессионалам в области ИТ, разработчикам и инженерам — представлять в визуальной форме существующие и новые идеи, информацию и системы. Кроме того, Visio Professional предлагает средства построения диаграмм для бизнеса, входящие в состав Visio Standard.
„ Надстройка Enterprise Network Tools: для ИТ-специалистов. Visio Enterprise Network Tools, надстройка для Visio Professional 2002, предлагает ИТ-специалистам мощные средства построения диаграмм сетей и документирования сети. Надстройка поставляется с годовой подпиской центра Visio Network Center.
Поскольку в продуктах семейства Visio используется единый формат файлов, сотрудники организации могут легко обмениваться диаграммами — независимо о того, какой выпуск Visio использует каждый из них. Visio Standard и Visio Professional также позволяют создавать собственные технические решения для построения диаграмм.
Настройка фигур, трафаретов и шаблонов
Visio предлагает гибкую платформу с тысячами фигур для использования в разных областях. Однако требования предприятий различаются. Благодаря технологии SmartShapes любой пользователь может изменить существующую или создать новую фигуру в соответствии со своими личными потребностями или нуждами компании.
Любая из тысяч фигур Visio может быть изменена в соответствии с уникальными корпоративными или отраслевыми стандартами. Вы также можете рисовать и программировать новые фигуры, сохраняя их в трафаретах и шаблонах для последующего использования в диаграммах.
Visio поддерживает возможность создания "интеллектуальных" фигур. Создавая формулы в табличном окне ShapeSheet®, вы можете связывать фигуры с данными или иным образом изменять их поведение. Например, фигура, изображающая дверь, может автоматически принимать правильное пространственное положение при привязке к фигуре, изображающей стену. В фигурах, изображающих сетевое оборудование, предусмотрены свойства для указания производителя и другой информации (готовые фигуры уже включают примеры таких данных).
Платформа для создания общекорпоративных решений
Visio является также и платформой разработки, на базе которой ваша организация (даже если она имеет ограниченный штат разработчиков) может создавать высокоспециализированные решения. Например, предприятия могут проектировать интегрированные приложения для контроля ресурсов, автоматизации сбыта и планирования, представления данных в визуальной форме и т. д. (дополнительные сведения можно найти в практических примерах использования Visio: http://www. /office/visio/casestudies. htm).
Конечным пользователям, занимающимся созданием специализированных решений, доступен тот же интерфейс API и методы, с помощью которых разработаны технические решения, поставляемые в составе Visio. Разработчики могут создавать интегрированные бизнес-приложения, используя включенный в продукт язык Visual Basic® для приложений 6.3, другие языки программирования (например, Microsoft Visual C++®) или любой контроллер автоматизации.
Развертывание и сопровождение
Новые и усовершенствованные функциональные возможности упрощают развертывание и сопровождение Visio вместе с другими стандартными средствами на предприятии. Как и пакет Office, приложение Visio 2002 теперь поддерживает технологию Microsoft Windows® Installer, упрощающую управление настольными системами. Мастер выборочной установки и сервер SMS (Systems Management Server) позволяют выполнять установку без запросов или в автоматическом режиме для конкретных групп пользователей. Улучшенная поддержка сервера терминалов и настольных систем, обслуживаемых без участия администратора, дает организациям возможность использовать Visio в безопасной среде Windows. А такие функции Visio, как установка по требованию, автоматическое восстановление и автоматическое обновление позволяют сократить число обращений в службу технической поддержки.
Заключение
Организации стремятся предоставить своим сотрудникам возможность быстрого принятия ключевых решений за счет оптимизации производственных процессов и процессов обмена информацией. Именно поэтому компании осуществляют стандартизацию на базе единого набора средств взаимодействия, центральное место в котором занимает Microsoft Office XP. Visio 2002 — замечательное дополнение к этому набору, повышающее эффективность вложений в Office и обеспечивающее более высокий уровень взаимодействия на предприятиях. С помощью Microsoft Visio пользователи могут быстро и без труда создавать профессионально оформленные диаграммы, которые легко интегрируются в документы Office. Представление информации в компактной и легко запоминаемой форме позволяет улучшить качество повседневного взаимодействия сотрудников и, в конечном счете, повысить эффективность работы компании.
Дополнительную информацию можно получить по адресу: http://www. /office/visio
uuuu
Информация, содержащаяся в настоящем документе, представляет текущую точку зрения корпорации "Майкрософт" по обсуждаемым вопросам на момент публикации. В условиях меняющейся рыночной конъюнктуры, требующей соответствующей корректировки ведущихся разработок, данную информацию не следует рассматривать в качестве какого бы то ни было обязательства со стороны "Майкрософт"; корпорация не может гарантировать точность информации, представленной после даты публикации.
Данный документ имеет чисто информативный характер. КОРПОРАЦИЯ "МАЙКРОСОФТ" НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, НИ ЯВНО ВЫРАЖЕННЫХ, НИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ В СВЯЗИ С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В ДАННОМ ДОКУМЕНТЕ.
На пользователе лежит ответственность за соблюдение всех применимых в данном случае законов об авторском праве. Не в ограничение предоставляемых по лицензионному соглашению прав, никакая часть настоящего документа ни в каких целях не может быть воспроизведена, сохранена или передана в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, без предварительного письменного разрешения корпорации "Майкрософт".
Корпорация "Майкрософт" может являться правообладателем патентов и заявок, поданных на получение патента, товарных знаков и прочих объектов авторского права, которые могут иметь отношение к содержанию данного документа. Предоставление вам данного документа не означает передачи какой-либо лицензии на использование данных патентов, товарных знаков и объектов авторского права, за исключением использования, явно оговоренного в лицензионном соглашении корпорации "Майкрософт".
Названия организаций и изделий, а также имена, даты и события, используемые в качестве примеров, являются вымышленными. Возможное сходство с реально существующими предприятиями, организациями, изделиями, лицами и событиями следует рассматривать как случайное.
Ó Корпорация "Майкрософт" (Microsoft Corp.), 2001. Все права защищены.
MicrosoftPowerPoint, SmartShapes, Visio, Visual Basic, Visual C++, Visual Studio, Windows, эмблема Internet Explorer, эмблема Office и эмблема Windows являются охраняемыми товарными знаками корпорации "Майкрософт" в США и других странах.
Названия прочих организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев. Номер по каталогу <>
