Слайды со сложными объектами

Слайды со сложными объектами

Ситуация третья. Презентация сопровождает выступление - представление коммерческой фирмы "Рога и копыта" (взятой из книги И. Ильфа и Е. Петрова "Золотой теленок").

Цель занятия: ·

научиться делать слайды с простым текстом; создавать структурные схемы; создавать организационные диаграммы; добавлять диаграммы MS Excel.

Эта презентация повествует о достаточно скучных вещах - юридический адрес, структура фирмы, состояние финансов. Привлечь внимание аудитории можно, добавив неожиданные веселые картинки. Подходящие рисунки можно найти в Интернете.

Презентация ТОО "Рога и копыта"
Номер слайда	Содержимое слайда	Разметка слайда
Слайд 1	Черноморское отделение Арбатовской конторы ПО ЗАГОТОВКЕ РОГОВ И КОПЫТ	Титульный слайд
Слайд 2	Юридический адрес г. Черноморск в здании бывшего галантерейного магазина, наискось от кино "Капитолий" (правление в г. Арбатове)	Маркированный список
Слайд 3	Направление основной деятельности Заготовка рогов и копыт для нужд гребеночной и мундштучной промышленности.	Маркированный список
Слайд 4	Структура ТОО "Рога и копыта" [На слайде с помощью автофигур рисуется структурная схема]	Только заголовок
Слайд 5	Организационная диаграмма отделения	Организационная диаграмма
Слайд 6	Доходы отделения и расходы	Диаграмма

Слайды с простым текстом

Слайд 1 создать очень легко. На первый взгляд слайды 2 и 3 тоже не должны причинить затруднений, однако есть небольшой нюанс. Здесь используется разметка слайда "Маркированный список", но в данном случае самих маркеров быть не должно.

П1	Слайды 2 и 3 с простым текстом
1	Создать слайды с разметкой маркированного списка. Набрать заголовок и основной текст.
2	Выделить основной текст и отжать на экране кнопку маркированного списка.
3	Подобрать к слайду подходящие рисунки.
Рез	Получены слайды с простым текстом.

Структурная схема

Схема, которую мы разместим на слайде 4, будет выглядеть примерно так:

Начнем с того, что поместим на слайде прямоугольные блоки. Для этого обратимся к панели "Рисование", находящейся обычно в нижней части экрана.

С помощью команд этой панели можно нарисовать на слайде различные фигуры (линии, прямоугольники, овалы фигурные стрелки, звезды и ленты, элементы блок-схем и т. п.), текст; преобразовать их внешний вид (цвет, толщину линий), добавить к ним тень и объем.

П2	Создание слайда со структурной схемой
1	Размещение на слайде прямоугольников. "Щелкнуть" мышью по соответствующей кнопке панели Рисование и растянуть на слайде объект. Во время выполнения этого действия курсор мыши превращается в крестик.
Поверх любой фигуры можно разместить надпись. Выделить прямоугольник и, не дожидаясь появления текстового курсора, набрать на клавиатуре текст.
Если требуется создать несколько одинаковых фигур, используют стандартные операции Копирование - Вставка.
2	Выровнивание рядов блоков. Добиться этого на глаз довольно трудно. Помогут направляющие линии. Их вызывают командой меню: [Вид - Направляющие]. Они появляются на экране в виде пунктирного перекрестья. Осталось передвинуть направляющие мышью на требуемое место. Перемещаемые прямоугольники "прилипают" к ним своим боком.
Если одной вертикальной и одной горизонтальной линий мало, то дополнительные создают, сдвигая направляющую, и одновременно удерживая нажатой клавишу {Ctrl}.
Когда же лишние направляющие становятся больше не нужны, их задвигают в самый край слайда.
3	Выравнивание расстояний между блоками. Блоки уже стоят в линеечку, но все равно схема выглядит неаккуратной - расстояния между прямоугольниками разные. Чтобы это исправить, следует выделить одновременно ряд блоков (например, горизонтальный). Это можно сделать одним из двух способов: удерживая нажатой левую кнопку мышки, очертить прямоугольную область вокруг выбранных фигур,
или при нажатой клавише {Shift}, щелкать мышкой по выбираемым фигурам.
Задать на панели рисования команду [Действия - Выровнять/Распределить - Распределить по горизонтали].
Аналогичным способом выравнивается вертикальный ряд. Основные элементы схемы заняли свои места.
4	Добавление соединительных стрелок. PowerPoint предоставляет большой выбор различного вида стрелок, однако для структурной схемы лучше всего воспользоваться соединительными линиями. У такого рода линий есть очень привлекательная особенность, они "привязываются" к связываемым объектам. В дальнейшем, при перемещении фигур, стрелки будут двигаться вместе с ними.
Такие линии выбирают на панели рисования командой [Автофигуры - Соединительные линии].
Наведите курсор мыши на блок, от которого должна начинаться линия. На серединах боков объекта появятся точки соединения, изображаемые в виде синих квадратиков.
Захватите прицелом указателя мыши точку начала линии и, переместив ее к другому объекту, выберите конечную точку соединения.
5	Схема готова, но ей можно придать большую выразительность, если к прямоугольным блокам добавить тень или объем. Для этого фигуру (или несколько фигур одновременно) надо выделить.
Соответствующей командой с панели "Рисования" вызвать панель, на которой подбирают подходящее оформление.
6	Добавить к слайду картинку.
Рез	Слайд со структурной схемой готов.

Организационная диаграмма

Организационная диаграмма описывает кадровую структуру фирмы. Диаграмма Черноморского отделения ТОО "Рога и копыта", составленная по описанию из книги будет иметь вид:

Организационная диаграмма на слайде 5 создается с помощью специального инструмента Microsoft Organization Chart.

П3	Создание слайда с организационной диаграммой
1	Выбрать разметку слайда с организационной диаграммой. Выполнить двойной щелчок в выделенной области Вставка организационной диаграммы.
2	При запуске инструмента в рабочем поле экрана возникают один или четыре блока. Их количество зависит от настроек инструмента. Внутри блоков одинаковые надписи Имя, Должность, а если блок раскрыть, пощелкав внутри него, то еще и Комментарий 1, Комментарий 2. Остается только выделять эти подсказки и вместо них вписывать соответствующие данные.
Лишние блоки можно удалить обычным способом - выделить щелчком мыши и нажать клавишу {Delete}.
3	Дополнительные блоки проще всего размещать с помощью специальных кнопок: Добавляет блок нижестоящего уровня Добавляет блок к выбранному уровню слева Добавляет блок к выбранному уровню справа Добавляет блок вышестоящегоуровня Добавляет блок между выбранным и нижестоящим уровнями
Чтобы добавить новый элемент, выбирают подходящую кнопку, а затем, щелкают указателем мыши внутри блока, к которому надо присоединить новый блок.
4	Изменение оформления диаграммы. Выделив требуемый объект, использовать подходящую команду меню. Текст Шрифт Цвет Слева Справа По центру Рамка Цвет Тень Стиль обрамления Цвет обрамления Линия обрамления Линии Толщина Стиль Цвет Диаграмма Цвет фона
5	Для возврата в PowerPoint можно воспользоваться одной из команд раздела "Файл", например [Файл - Обновить и вернуться в …]. Вместо многоточия автоматически вписывается имя исходной презентации.
6	Украсить слайд рисунком.
Рез	Слайд 5 с организационной диаграммой готов.

Слайд с диаграммой MS Excel

Диаграмму удобнее создавать в отдельном файле MS Excel. Исходная таблица может выглядеть так:

	Приход	Расход
Взнос Корейко	10 000,00 р.
Кредит	150,00 р.
Квартирные		60,00 р.
Арендная плата		600,00 р.
Зарплата служащих		1 861,00 р.
Командировочные		2 734,00 р.
Канцтовары, оргтехника		1 312,00 р.
Почтовые, телефонные		1 580,00 р.
Закупка сырья		15,00 р.
Прочие		1 954,00 р.
Остаток		34,00 р.

Часть исходных значений прихода и расхода средств прямо приведены в книге И. Ильфа и Е. Петрова. Некоторые значения можно вычислить умозрительно по косвенным сведениям (например, расходы на зарплату служащих), а часть значений - среднепотолочные цифры.

Обратите внимание, что при работе "Мастера диаграмм (шаг 2 из 4)" на вкладке "Диапазон данных" надо указать:

А в шаге 4 - поместить диаграмму на отдельном листе. Готовую диаграмму сохраняем в файле Диаграмма. xls. На момент сохранения, книга Excel должна быть открыта на листе с диаграммой (а не таблицей).

П4	Добавление в презентацию диаграммы из файла
1	Создать слайд с разметкой Диаграмма.
2	Задать команду меню [Вставка - Объект…]. В открывшемся окне вписать нужный файл, указав также Создать из файла..
3	Теперь достаточно на слайде чуть сдвинуть готовое изображение, как оно сольется со специальной областью, отведенной под диаграммы. Для внесения изменений исправляют исходный файл с диаграммой (в данном примере это файл Диаграмма. xls).
4	Добавить на слайд картинки.
Рез	Слайд с диаграммой готов.

Практические задания

1	Создайте все шесть слайдов презентации ТОО "Рога и копыта"
2	На слайдах 2 и 3 разместите простой текст.
3	Постройте структурную схему на слайде 4.
4	Сделайте организационную диаграмму для слайда 5.
5	Разместите диаграмму MS Excel на слайде 6.
6	Подберите подходящие рисунки и оживите ими презентацию.
7	Настройте переходы слайдов.
8	Проведите показ готовой презентации.