Рекомендации по формированию организационно-распорядительной документации для обеспечения обработки и защиты персональных данных (стр. 3 )

№ п/п	Группа ПДн	Основание для обработки ПДн	Срок хранения, основание для прекращения обработки ПДн
1.  Обработка персональных данных клиентов по НПО
1.1	Сведения об Участнике Фонда	Осуществление деятельности по НПО (п. 2. ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Пенсионные правила ННПФ. Договор НПО между Вкладчиком и Фондом	Дело клиента по НПО хранится 75 лет. Заявление участника о расторжении договора НПО хранится 75 лет. Копия уведомления Участника о расторжении договора хранится 75 лет. Приказ о расторжении договора НПО и расчете выкупной суммы хранится 10 лет. Ведомость на выплату выкупных сумм по расторгаемым договорам хранится 5 лет. Справки по итогам года хранятся 5 лет. Журнал регистрации заявлений контрагентов хранится 3 года. Извещения о состоянии ИПС хранятся 75 лет. Реестры и ведомости на выплату пенсий Участникам хранятся 10 лет. Реестры пенсионных взносов хранятся 5 лет. Сведения о распределении пенсионных взносов по ИПС Участников хранятся 10 лет. Все остальные документы, не указанные в списке, хранятся в деле клиента 75 лет. Основания для прекращения обработки – прекращение действия договора НПО, исполнение обязательств по договору
1.2	Сведения об умершем Участнике Фонда	Осуществление деятельности по НПО (п. 2. ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Пенсионные правила ННПФ. Договор НПО между Вкладчиком и Фондом. Документ, содержащий достоверные сведения о смерти Участника	Решение о выплате выкупной суммы правопреемникам хранится 75 лет. Приказ о зачислении в страховой резерв Фонда не востребованных/не полученных правопреемниками умерших Участников выкупных сумм хранится 10 лет. Приказ о зачислении в РППО не выплаченных правопреемникам Участников Фонда выкупных сумм хранится 10 лет. Журнал регистрации смерти Участников хранится 3 года. Журнал решений о выплате выкупных сумм правопреемникам умерших Участников хранится 5 лет. Решение ННПФ об отказе в выплате выкупной суммы из средств, отраженных на ИПС умершего Участника, хранится 75 лет. Ведомость выплат выкупных сумм правопреемникам хранится 5 лет. Решение ННПФ о выплате выкупной суммы правопреемникам умершего Участника хранится 75 лет. Все остальные документы, не указанные в списке, хранятся в деле клиента 75 лет. Основания для прекращения обработки – прекращение действия договора НПО, исполнение обязательств по договору
1.3	Сведения о правопреемнике Участника	Осуществление деятельности по НПО (п. 2. ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Пенсионные правила ННПФ. Договор НПО между Вкладчиком и Фондом. Заявление Участника о назначении правопреемника (-ов). Заявление правопреемника о выплате выкупной суммы
2.  Обработка персональных данных клиентов по ОПС
2.1	Сведения о застрахованном лице	Осуществление деятельности по ОПС (п. 2 ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Страховые правила ННПФ. Договор ОПС между застрахованным лицом и Фондом	Дело клиента по ОПС хранится постоянно с даты заключения договора ОПС. Журнал регистрации заявлений контрагентов хранится 3 года. Ведомости на выплату накопительной части трудовой пенсии хранятся 10 лет. Все остальные документы, не указанные в списке, хранятся в деле клиента 75 лет. Основания для прекращения обработки – прекращение действия договора ОПС и исполнение обязательств по нему
2.2	Сведения об умершем застрахованном лице	Осуществление деятельности по ОПС (п. 2 ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Страховые правила ННПФ. Договор ОПС между застрахованным лицом и Фондом. Документ, содержащий достоверные сведения о смерти застрахованного лица	Сведения из ПФР о смерти застрахованного лица хранятся 5 лет. Все остальные документы, не указанные в списке, хранятся в деле клиента 75 лет. Основания для прекращения обработки – исполнение обязательств по договору ОПС
2.3	Сведения о правопреемнике застрахованного лица	Осуществление деятельности по ОПС (п. 2 ст. 2 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»). Страховые правила ННПФ. Договор ОПС между застрахованным лицом и Фондом. Заявление о распределении СПН. Заявление правопреемника о выплате / об отказе в получении СПН	Ведомости на выплату СПН правопреемникам застрахованного лица хранятся 5 лет. Все остальные документы, не указанные в списке, хранятся в деле клиента 75 лет. Основания для прекращения обработки – выплата (в том числе дополнительная выплата) СПН правопреемникам умерших застрахованных лиц, прекращение действия договора
3.  Обработка персональных данных при трансферагентской деятельности
3.1	Сведения, обрабатываемые при трансферагентской деятельности	Ст. 36.7, 36.8, 36.11 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах». Приказ Минфина России н «Об утверждении типовой формы соглашения о взаимном удостоверении подписей». Соглашение о взаимном удостоверении подписей	Все документы хранятся 6 лет (в бумажном виде). Основание для прекращения обработки – передача в ПФР соответствующих заявлений застрахованных лиц в электронном виде
4.  Обработка персональных данных работников пенсионного фонда
4.1	Общие сведения о работнике	Трудовые отношения между работником и Фондом (ст. 16 ТК РФ). Трудовой договор с работником. Ст. 36.24 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах»	Документы о работнике хранятся 75 лет. Сведения о руководящем составе организации, работниках, имеющих государственные награды или иные звания и награды, хранятся 75 лет. Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. п.) хранятся до востребования (не востребованные – не менее 50 лет). Основание для прекращения обработки – увольнение работника
4.2	Финансовые сведения по работнику	Трудовые отношения между работником и Фондом (ст. 16 ТК РФ). Трудовой договор с работником	Отчеты по перечислению денежных сумм по страхованию – 75 лет. Лицевые счета работников – 4 года. Документы на получение заработной платы, материальной помощи и др. – 5 лет. Сведения и справки о совокупном доходе работника за год и уплате налогов – 4 года. Сведения о задолженности в заработной плате, удержании из заработной платы, выплате отпускных и выходных пособий – 5 лет. Сумма пенсионных взносов – 5 лет. Основание для прекращения обработки – увольнение работника
4.3	Сведения о родственниках работника	Ст. 36.24 Федерального закона «О негосударственных пенсионных фондах». Трудовой договор с работником	Хранятся 75 лет. Основание для прекращения обработки – увольнение работника

Приложение д. Форма перечня подразделений и работников, допущенных к обработке персональных данных

ПЕРЕЧЕНЬ

подразделений и работников, допущенных к обработке персональных данных в

«_______________________»

№ п/п	Структурное подразделение / Должность	Перечень персональных данных, к которым имеет доступ работник[2]

Приложение е. Форма перечня информационных систем персональных данных

№ п/п	Наименование ИСПДн	Территориальное размещение компонентов ИСПДн[3]	Исходные данные ИСПДн	Класс ИСПДн
			Категория обрабатываемых ПДн:
Объем обрабатываемых ПДн:
Заданные характеристики безопасности ПДн:
Структура ИСПДн:
Наличие подключений к ССОП и СМИО (Интернет):
Местонахождение технических средств:
			Категория обрабатываемых ПДн:
Объем обрабатываемых ПДн:
Заданные характеристики безопасности ПДн:
Структура ИСПДн:
Наличие подключений к ССОП и СМИО (Интернет):
Местонахождение технических средств:

приложение ж. Форма журнала учета обращений субъектов персональных данных

№ п/п	Дата обращения	Номер входящего документа (заявление субъекта)	Цель обращения	Ф. И.О. работника, принявшего обращение	Действия по результатам обращения	Примечание

Приложение з. формА журналА учета мероприятий по защите информации

№ п/п	Наименование мероприятия	Краткое описание	Дата проведения мероприятия	Ф. И. О. лица, проводившего мероприятие	Подпись лица, проводившего мероприятие	Примечание

Приложение и. Форма Журнала учета и выдачи машинных носителей персональныХ данныХ