Курсовая работа

МИНИСТЕРСВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет Экономический

Кафедра Информационных систем и технологий

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Базовые технологии и проблемы реализации пакетов прикладных программ управления персоналом

по дисциплине: Информационные технологии управления

Выполнила студентка 4 курса, 11 группы

Проверил: доцент кафедры информационных систем и технологий, к. т.н.,

Дата сдачи__________________ Дата защиты________________ Оценка______________________

Ставрополь, 2012

Рецензия

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Недостатки:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключение:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Рецензия __________________

«__»__________2011г.

Оглавление

Введение	4
Глава 1 Применение новых информационных технологий в управлении кадрами	7
1.1 Понятие и сущность кадровой политики	7
1.2 Задачи и критерии выбора информационной системы	13
1.3 Пакеты прикладных программ	17
Глава 2 Характеристика базовых технологий и проблем реализации пакетов прикладных программ управления персоналом	23
2.1 Классификация автоматизированных информационных систем управления предприятием	23
2.2 Проблемы и задачи при внедрении АСУ	38
2.3 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами в современных условиях	48
Заключение	55
Список использованных источников	58
Приложение А
Приложение Б
Приложение В

Введение

Бурное развитие новой информационной технологии и расширение сферы ее применения привели к интенсивному развитию программного обеспечения (ПО). Достаточно отметить, что в 1996 г. мировым сообществом на программное обеспечение затрачено свыше 110 млрд. долларов. Причем тенденции развития ПО показывают, что динамика затрат имеет устойчивую тенденцию к росту, примерно 20% в год.

В настоящее время в условиях рыночной экономики все большее значение придается вопросам эффективности управления персоналом, приспособленности руководителей к новым условиям хозяйствования, возрастает потребность в совершенствовании и автоматизации системы управления. Именно управленческие работники в этих условиях являются наиболее ответственным звеном хозяйственной цепи, посредством которого могут быть инициированы и осуществлены те перемены, в которых нуждается экономика страны. К числу важнейших проблем, связанных с использованием современных технологий в информационной среде работы предприятия, необходимо отнести отсутствие необходимого теоретико - методического обоснования и практических рекомендаций, предоставляемых новейшими компьютерными средствами в сфере управления человеческими ресурсами. В связи с этим возникает потребность в обобщении и распространении опыта, накопленного в области применения современных технологий как в России, так и зарубежом. Необходимо отметить, что использование современного программного обеспечения в деятельности кадровых работников в значительной степени повышает эффективность их труда на всех уровнях управления предприятием. Перед Россией остро стоит проблема выбора оптимального программного обеспечения для успешного существования компании и на сегодняшнем рынке программных продуктов формируется жесткая конкуренция и количество выпускаемого программного обеспечения в области управления персоналом и человеческими ресурсами достаточно велико. Для систематизации процессов в управлении человеческими ресурсами на сегодняшний момент требуется произвести обзор программного обеспечения, которое предлагает рынок руководителям кадровых служб и менеджерам по персоналу, так же, следует определить, в решении каких задач будут незаменимыми предлагаемые сегодня программные продукты. Актуальность курсовой работы объясняется тем, что в настоящее время, в связи с развитием рыночной экономики, необходимо автоматизировать систему управления персоналом, это позволит предприятию получить положительные организационные, экономические и социальные эффекты. Цель работы - рассмотреть базовые технологии и проблемы автоматизации системы управления персоналом на современном этапе.

Объектом работы будет: описание базовых информационных технологии в сфере управления персоналом.

Предметом является: выявление проблем реализации пакетов прикладных программ управления персоналом. Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач: 1. Раскрыть сущность кадровой политики; 2. Определить общие автоматизированные задачи управления персоналом; 3. Определить роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами; 4. Описать и проанализировать базовые технологии управления персоналом; 5. Выявить проблемы внедрения автоматизированных систем в процесс управления персоналом. 6. Показать пути решения проблем при автоматизации управленческих функций. Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Глава 1 Общая характеристика задач автоматизированных технологий управления предприятием

1.1 Понятие и сущность кадровой политики

Управление персоналом является средством реализации кадровой политики организации. Термин «кадровая политика» подразумевает систему правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. Отсюда следует, что мероприятия по работе с кадрами — отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение — заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации [10]. В условиях рыночной экономики одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Цель кадровой политики — обеспечение оптимального соотношения процессов обновления и сохранения численности и качественного состава кадров.

Кадровая политика предусматривает:

- разработку общих принципов кадровой политики, определение ее целей;

- планирование потребности в трудовых ресурсах, формулирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения (организационно-штатная политика);

- создание и поддержку системы движения кадровой информации (информационная политика);

- принципы распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда (финансовая политика);

- обеспечение программы развития, профориентацию и адаптацию сотрудников, планирование индивидуального продвижения, профессиональную подготовку и повышение квалификации (политика развития персонала);

- оценку результатов деятельности, анализ соответствия кадровой политики стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценку кадрового потенциала.

Все перечисленные направления кадровой политики организации отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий[4].

Социально-трудовая сфера требует сбора и накопления информации по следующим направлениям:

- социально-демографические процессы;

- состояние рынка труда, занятости и безработицы;

- доходы населения;

- уровень жизни и социальная защита населения;

- условия оплаты труда;

- социально-трудовые отношения;

- качество труда.

В рамках предприятия технологии и методы управления персоналом подразделяются на два основных направления:

1) формирование кадрового состава;

2) поддержание его работоспособности.

Рассмотрим их в информационном аспекте.

1. Формирование кадрового состава начинается с проектирования структуры организации. Именно она определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации. На практике используются различные виды структурирования — линейное, кольцевое, иерархическое и т. д. Организационное пространство может быть распределенным территориально (цеха, отделы), функционально (по направлениям деятельности), иерархически (начальник отдела, директор завода). В зависимости от типа выбранной структуры формируются информационные связи, которые составляют основу автоматизированной системы управления, в том числе управления персоналом (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Концептуальная модель информационной системы управления организацией.

При разработке проекта информационной структуры необходимо учитывать следующие факторы, связанные с параметрами внешней и внутренней среды:

- инфраструктура, в которой действует организация;

- технология работ и тип совместной деятельности;

- особенности персонала и корпоративной культуры;

- существующие прототипы и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций[23].

Частью общего процесса планирования в организации является, планирование потребности в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в себя ряд оценок:

- сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;

- каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;

- как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;

- каким образом обеспечить условия для развития персонала;

- каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Сделать подобного рода оценки позволит анализ кадровой ситуации в регионе. Для этого следует иметь региональную информацию об основных профессионально-возрастных группах, рынке профессий, уровне оплаты труда по категориям работающих, уровне занятости по категориям, учебных заведениях, выпускающих и переподготавливающих специалистов, демографической ситуации и демографическом прогнозе, национальных и культурных особенностях населения.

Подбор персонала осуществляется на основании предварительно выполненного анализа целей и стадий деятельности предприятия. Для этого необходимо дать ответы на следующие вопросы:

- сколько времени необходимо работнику для выполнения основных производственных операций;

- какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места;

- как организовать рабочее место, чтобы увеличить производительность труда;

- какой режим работы оптимален для данного рабочего места;

- какими характеристиками должен обладать работник для выполнения данной производственной операции.

На основании информации подобного рода разрабатываются необходимые дополнительные инструкции.

Особое место занимает проблема привлечения кандидатов на работу в организацию. Цель набора персонала состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом возможных организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений и других факторов. Задача службы персонала состоит в осуществлении контроля за соответствием кадрового состава организации стоящим перед ней производственным задачам [6].

2. Методы поддержания работоспособности персонала включают в себя:

- нормирование труда и мероприятия, направленные на повышение его производительности;

- аттестацию (оценку труда и персонала);

- формирование кадрового резерва.

Основным назначением аттестации выступает выявление резервов в отдаче труда. Аттестация включает в себя две составные части - оценку труда и оценку персонала. Эти оценки накапливаются в самостоятельном информационном блоке.

Оценка труда направлена на сопоставление содержания, качества и объема фактического труда с планируемым результатом труда, который представлен в технологических картах, планах и программах работ предприятия. Оценка труда дает возможность оценить качество, количество и интенсивность труда.

Оценка персонала позволяет изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.

Результаты аттестации являются основой формирования кадрового резерва — группы руководителей и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям по должности того или иного ранга, подвергающихся отбору и прошедших систематическую целевую квалификационную подготовку [13].

Важную роль в управлении персоналом играет стимулирование (оплата) труда. Структурой оплаты труда задается структура соответствующего информационного блока в автоматизированной системе.

Структура заработной платы — это базовые ставки, премиальные выплаты, социальные программы. Алгоритмы расчетов заработной платы входят в состав системы бухгалтерского учета и отчетности.

Содержание кадровой политики не ограничивается отдельными функциями, а касается принципиальных позиций организации в отношении подготовки, развития персонала, обеспечения взаимодействия работника и организации. В то время как кадровая политика связана с выбором целевых задач, рассчитанных на дальнейшую перспективу, текущая кадровая работа ориентирована на оперативное решение кадровых вопросов. Между ними должна быть, естественно, взаимосвязь, которая обычно бывает между стратегией и тактикой достижения поставленной цели.  Переход к рыночной экономике существенно меняет основополагающие принципы и содержание кадровой политики. В настоящее время это сознательная, целенаправленная деятельность по созданию трудового коллектива, который наилучшим образом способствовал бы совмещению целей и приоритетов  организации и его работников. Целевая задача кадровой политики может быть решена по-разному, и процесс ее автоматизации позволит значительно сократить временные затраты на ее совершенствование и реализацию.

1.2 Задачи и критерии выбора информационной системы

Автоматизированная информационная система для управления персоналом представляет собой совокупность программно-аппаратных средств и предназначена для автоматизации работы по управлению кадрами на предприятии (Рисунок 2).

Основными принципами построения информационных систем управления персоналом в условиях организаций являются следующие:

1. Единая стандартная база данных, содержащая всестороннюю информацию о персонале предприятия.

Рисунок 2 – Сбор информации.

2. Исполнение в архитектуре «клиент-сервер» и в технологии распределенной обработки информации [23].

3. Построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.

4. Использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных.

Применение однопользовательской версии возможно при небольшой численности сотрудников или при отсутствии распределенной обработки информации на предприятии.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие:

- ведение журнала регистрации действий пользователя;

- документирование базы данных;

- единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям);

- возможность использования большого количества показателей аналитического учета;

- использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Для ограничения доступа к корпоративной базе данных, ограничения выполняемых пользователями функций, сокращения рутинных операций, выполняемых системным администратором по настройке и управлению базой данных управления персоналом, служит специально создаваемая подсистема администрирования. В подсистеме автоматизируются основные операции по размещению учетных записей сервера базы данных:

- создание, удаление и изменение записей при входе на используемый сервер базы данных;

- определение необходимых прав доступа к выбранной базе данных;

- изменение пароля доступа;

- ассоциирование записи с именем пользователя базы данных.

Специально назначаемый администратор автоматизированной системы управления персоналом распределяет права пользователей, зарегистрированных для одной или нескольких связанных между собой баз данных. Права пользователей могут быть детализированы на уровне работы с отдельным модулем комплекса, на уровне доступа к пункту меню выбранного модуля, на уровне структурного подразделения или группы подразделений [4].

Объекты доступа представляются в виде иерархического дерева. Допускается разрешение или запрет доступа как к объекту нижнего уровня, так и ко всей ветви в целом.

Критерии выбора информационной системы управления персоналом для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, могут выступать следующие: 1.  Функциональные возможности информационной системы; 2.  Совокупная стоимость владения; 3.  Перспективы развития; 4.  Технические характеристики; 5.  Минимизация рисков. Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций. Совокупная стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла. Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат [17]. Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет. Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести: 1.  архитектуру системы; 2.  надежность; 3.  масштабируемость; 4.  способность к восстановлению; 5.  наличие средств резервного копирования; 6.  средства защиты от технических нападений; 7.  возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления персоналом какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот [13].

Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

Цель автоматизации функций управления — минимизировать затраты труда по управлению предприятием и создать максимально благоприятные условия информационного обслуживания специалистов при подготовке и принятии ими своевременных и обоснованных решений.

Информационная система создается с учетом профессионального использования специалистом всего набора современных программных и технических средств, необходимых для оперативного управления и решения аналитических задач управления персоналом [5].

1.3 Пакеты прикладных программ

Характеристика пакетов прикладных программ (ППП) общего назначения
Прикладные программы предназначены для того, чтобы обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека. Помимо создания новых программных продуктов разработчики прикладных программ большие усилия тратят на совершенствование и модернизацию популярных систем, создание их новых версий. Новые версии, как правило, поддерживают старые, сохраняя преемственность, и включают в себя базовый минимум (стандарт) возможностей.
Пакеты прикладных программ являются наиболее динамично развивающейся частью программного обеспечения: круг решаемых с помощью ППП задач постоянно расширяется. Во многом внедрение компьютеров практически во все сферы деятельности стало возможным благодаря появлению новых и совершенствованию существующих ППП.

Достижения в области микроэлектроники, приводящие к появлению более мощных по своим функциональным возможностям компьютеров, также являются причиной создания новых ППП. В свою очередь, необходимость улучшения характеристик использования пакета при решении конкретных задач пользователя стимулирует совершенствование архитектуры и элементной базы компьютеров и периферийных устройств.
Структура и принципы построения ППП зависят от класса ЭВМ и операционной системы, в рамках которой этот пакет будет функционировать. Наибольшее количество разнообразных ППП создано для IBM PC-совместимых компьютеров с операционными системами MS DOS и Windows.
Каждая группа пакетов имеет свои  проблемы организации, трудности разработки  и  создания. Каждый пакет реализуется на конкретном языке программирования в соответствии с требованиями, предъявленными к  пакету, и возможностям языка.

Настольные издательские системы (desktop publishing)  - программы, предназначенные для профессиональной издательской деятельности и позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов, типа информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного  каталога или торговой заявки, справочника.

Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют:

- компоновать (верстать) текст;

- использовать всевозможные шрифты и осуществлять полиграфические изображения;

- осуществлять редактирование текста на уровне лучших текстовых процессоров;

- обрабатывать графические изображения;

- обеспечивать вывод документов полиграфического качества;

- работать в сетях и на разных платформах.

Наилучшими пакетами в этой области для ЭВМ являются: Corel Venture, PageMaker, QuarkXPress, FrameMaker, Microsoft Publisher, Illustrator for Windows и др.

Графические системы - пакеты, предназначенные для обработки графической информации.

Компьютерная графика в настоящее время является одной из самых динамично развивающихся областей программного обеспечения. Она включает в себя ввод, обработку и вывод графической информации - чертежей, рисунков, картин и т. д. - средствами компьютерной техники.

Различные типы графических систем позволяют быстро строить изображения, вводить иллюстрации с помощью сканера или видеокамеры, создавать анимационные ролики.

Графические редакторы позволяют пользоваться различным инструментарием художника, стандартными библиотеками изображений, наборами стандартных шрифтов, редактированием изображений, копированием и  перемещением фрагментов по страницам экрана и др.

Графические пакеты делятся на пакеты обработки растровой графики и изображений, и пакеты векторной графики.

Графические пакеты растровой графики предназначены для работы с фотографиями и включают в себя набор средств по кодированию фотоизображений и цифровую форму. Признанный лидер среди пакетов данного класса - Adobe Photoshop. Известны также пакеты Aldus Photo Styler, Picture Publisher, Photo Works Plus.

Пакеты для работы с векторной графикой предназначены для профессиональной работы, связанной с художественной и технической иллюстрацией с последующей цветной печатью (на рабочем месте дизайнеров, например), занимают промежуточное положение между пакетами для систем автоматизированного проектирования (САПР) и настольными издательскими системами.

Пакеты данного класса  в настоящее время обладают достаточно широким набором функциональных средств для осуществления сложной точной обработки графических изображений и включает в себя:

- инструментарий для создания графических изображений;

- средства выравнивания (по базовой линии и странице, по сетке, пересечению, ближайшей точке и т. п.);

- средства манипулирования объектами;

- средства обработки текста в части оформления и модификации параграфов, работы с различными шрифтами;

- средства импорта (экспорта) графических объектов (файлов) различных форматов;

- средства вывода на печать с соответствующей настройкой экранного  образа на полиграфическое исполнение;

- средства настройки цвета.

Системы управления базами данных - предназначены для автоматизации процедур создания, хранения и извлечения электронных данных. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские, программные комплексы реализованы с использованием инструментальных средств СУБД.
Для различных классов компьютеров и операционных средств разработано множество СУБД, отличающихся по способу организации данных, формату данных, языку формирования запросов. Наиболее распространенными пакетами для ЭВМ типа IBM PC являются dBase, Paradox, MS Access, Oracle.

Выводы по 1 главе:

1. Термин «кадровая политика» подразумевает систему правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы.

2. Главная задача кадровой политики состоит в определении количественного и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки
. Эту задачу ежедневно решает руководство предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. 3. Задачи, решаемые отделом кадров, можно разбить на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной работой с людьми, а вторая - с информацией о них. Чтобы непосредственная работа с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени у сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально автоматизирована.

4. В первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности.

5. Критерии выбора информационной системы управления персоналом могут выступать следующие:

1.  Функциональные возможности информационной системы;

2.  Совокупная стоимость владения;

3.  Перспективы развития;

4.  Технические характеристики;

5.  Минимизация рисков.

6. Таким образом, автоматизированная информационная система для управления персоналом представляет собой совокупность программно-аппаратных средств и предназначена для автоматизации работы по управлению кадрами на предприятии.

Рассмотрев, теоретические аспекты информационных технологий управления персоналом перейдем к детальному рассмотрению существующих автоматизированных систем управления кадрами, на примере: «1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0», АиТ, Босс-Кадровик и т. д.. Во второй главе, моей курсовой работы, проведем сравнительную характеристику данным система управления и определим необходимость их использования в современных условиях.

Глава 2 Характеристика базовых технологий и проблем реализации пакетов прикладных программ управления персоналом

2.1 Классификация автоматизированных информационных систем управления предприятием

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы и инструментальные средства. С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались. При этом, если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда [19]. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

- программы расчета зарплаты;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии[14].

В настоящее время на российском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм. К преимуществу западных пакетов относится в некоторых случаях значительно более полная функциональность. Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HR - системы: АйТи; АиТСофТ; АСК; Атлант/Информ; Белтел; Бизнес Сервис-Софт; Бизнес-Консоль; Бэст; Гарант-Инфоцентр; Гектор; Гуманитарные Технологии; Инвента; Интех; Инфософт; Информконтакт; Инэк; Компьюлинк УСП; ЭАСК; Эдвантедж Софт; Эксперт; Элко Технологии; 1C; INFIN; Oracle; Renaissance; Robertson&Blums; SAP AG и др. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из HR-систем, предлагаемых данными фирмами.

Начнем с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – «Управление персоналом и зарплата» в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом.

Другим типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить:«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» и АиТ.

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» — программа массового назначения, позволяющая автоматизировать задачи предприятия в комплексе, связанные с расчетами заработной платы персонала и реализацией кадровой политики. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.

Программа создана на технологической платформе нового поколения «1С: Предприятие 8.0». В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом 8.0».

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» — готовое к работе прикладное решение нового поколения, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Прикладное решение предназначено для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

- планирование потребностей в персонале;

- решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;

- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;

- управление финансовой мотивацией персонала;

- эффективное планирование занятости персонала;

- учет кадров и анализ кадрового состава;

- начисление и выплата заработной платы;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе «1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Программа будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения "1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0" делает доступными сервисные возможности "1С: Предприятия 8.0":

- универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;

- универсальная групповая обработка справочников и документов;

- подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;

- подключение дополнительных печатных форм в документах;

- подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;

- установка даты запрета изменения данных;

- средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.

АиТ:\Управление персоналом

Занимает определенную долю российского рынка и программный комплекс управления персоналом «АиТ:\Управление персоналом» разработки компании АиТСофТ. По утверждению АиТСофТ, данный программный комплекс создан на базе изучения некоторых западных систем, а также ряда российских разработок.

Программный комплекс «АиТ:\Управление персоналом» создан по модульному принципу и состоит из следующих модулей:

- Заработная плата;

- Кадровый учет;

- Табельный учет;

- Персонифицированный пенсионный учет;

- Конфигурация системы;

- Учет коллективных и бригадных работ.

Для решения других специфических задач кадрового менеджмента, например, аттестации и оценки персонала, могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей.

«АиТ:\Управление персоналом» функционирует на единой клиент-серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными финансовыми системами и системами управления предприятием. Cуществуют 2 версии комплекса: MSDE (многопользовательская клиент-серверная версия до 5 рабочих мест, рекомендуемая для организаций с численностью до 500 сотрудников) и версия MS SQL, предназначенная как для малых предприятий, так и для крупных корпораций с разветвленной структурой управления, развитой системой материального стимулирования, большой численностью персонала, возможно, разобщенного территориально.

Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.

Существуют две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они наиболее интересны для сравнения: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи.

БОСС-Кадровик

Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления. БОСС-Кадровик позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров; - вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- рекрутинг персонала на вакантные должности;

- ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

За тринадцатилетний период развития система БОСС-Кадровик прошла путь от заказной разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

Основная задача контура - описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

Контур предназначен для следующих работников и специалистов: - экономистов планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы; - инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу; - для руководителей различного уровня, в т. ч. и высшего руководства; - табельщиков и сотрудников табельных бюро; - мастеров и начальников цехов; - бухгалтеров расчетной части и главных бухгалтеров предприятий.

К важным особенностям системы БОСС-Кадровик относится то, что в ней различаются понятия "работник" и "физическое лицо". Один и то же человек (физическое лицо) может быть принят на работу с любым статусом (кроме "постоянно") на любое предприятие неограниченное число раз. Исходя из каждого факта приема/перемещения/замещения/увольнения, в процессе работы работника на предприятии создается его собственная история назначений и изменений, которая не зависит от другого места его работы. Изменением в истории назначений считается не только перевод в другой отдел или на другую должность, но и изменение каких-либо параметров, например оклада. Работник может быть уволен по любому месту работы, что не отражается на других местах его работы. Но при этом личные данные заводятся в систему только один раз - на физическое лицо.

Функционал:

- формирование должностных инструкций и структурированных квалификационных требований к должностям;

- формирование и оперативная актуализация критериев;

- осуществление подбора кандидатов на вакантную должность как из числа сотрудников, так и из числа внешних кандидатов;

- формирование профиля сотрудника и отслеживание с его помощью текущего состояния уровня квалификации (компетентности) сотрудника;

- проведение оперативной оценки и сравнение уровней квалификации;

- проведение оценки текущего уровня квалификации;

- проведение оценки исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей;

- выявление несоответствия квалификации сотрудника установленным требованиям к должности и на основе этого планирование его дополнительного обучения или повышения квалификации;

- определение необходимого уровня и направлений подготовки для сотрудника из состава кадрового резерва, планируемого для занятия конкретной должности;

- осуществление мотивирующих воздействий на сотрудников;

- проведение анкетирования работников.

«RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата».

«RB HR&Payroll» - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый продукт. Это международное решение для предприятий различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить такие типичные операции в сфере управления персоналом, как:

- управление штатным расписанием;

- прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями, увольнение работников;

- обучение и аттестация персонала;

- поддержка разнообразных компенсационных схем;

- расчет зарплаты;

- управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др.

Уникальность «RB Human Resources & Payroll» определяет наличие таких характеристик, как:

- мощнейшие средства анализа информации;

- работа на различных платформах, ОС и СУБД;

- открытый доступ к данным при совершенной защите информации;

- настраиваемость на законодательства различных стран;

- пользовательские процедуры;

-ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со встроенными средствами анализа;

- многоэкранные справочники работников;

- настраиваемые интеллектуальные экранные формы;

- настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов;

- двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия (таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов);

- расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок;

- параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета.

Структура RB Payroll позволяет разделить настройку системы на два уровня. Первым уровнем может управлять персонал, занимающийся непосредственно вводом данных или расчетом зарплаты. Второй уровень предназначен для более детальной настройки системы на конкретные потребности предприятия.

Схожие наборы характеристик имеются и в "БОСС-Кадровик", но в отличие от него, RB Payroll имеет более широкие возможности, связанные с хорошей переносимостью с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала. Также RB Payroll поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, имеет интерфейсы со многими другими ИСУП (SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3), а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль «Табельный Учет» считается лучшим среди всех существующих систем.

Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кусочная автоматизация).

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон"

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон"(фирма Центр Кадровых Технологий) - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Первая версия Фараона вышла в свет еще в 1995 г. С тех пор Фараон постоянно совершенствуется. В новой, шестой, версии Фараона нашли отражение лучшие идеи предыдущих версий, последние требования российского трудового законодательства, а также самые современные тенденции в области управления персоналом. В настоящее время Фараон успешно используется в сотнях организаций различного профиля деятельности и размера.

Функциональность:

Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева". Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений.

Фараон выводит в Excel структуру любого элемента компании в виде блок-схемы.

Фараон даёт возможность анализировать информацию, выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям, позволяет работать с планируемой структурой организации, не изменяя текущую структуру. Фараон автоматизирует планирование и учет всех операций с сотрудниками. Для универсальности базовая конфигурация системы настроена на автоматизацию следующих операций:

1.  Прием на работу;

2.  Перевод;

3.  Увольнение;

4.  Очередной отпуск;

5.  Отпуск без сохранения заработка;

6.  Отпуск по беременности и родам;

7.  Отпуск по уходу за ребенком;

8.  Больничный лист;

9.  Командировка;

10.  Повышение квалификации;

11.  Профессиональная переподготовка;

12.  Изменение заработной платы;

13.  Изменение ФИО;

14.  Поощрение;

15.  Аттестация.

При этом в Фараоне предусмотрена настройка автоматизации любых кадровых операций в соответствии с принципами управления персоналом вашей организации.

Учет рабочего времени

Фараон позволяет вам создавать и изменять рабочие графики различных категорий или смен сотрудников. В соответствии с рабочими графиками и проведенными кадровыми операциями Фараон автоматически выводит в Excel табель учета рабочего времени сотрудников любого подразделения или всей компании. Табель выводится по утвержденной Госкомстатом РФ форме Т-13 и четко отображает информацию о приемах, переводах, увольнениях, отпусках, больничных, командировках, и других операциях, касающихся рабочего времени, наложенную на сведения о рабочих графиках сотрудников.

Автоматизация делопроизводства

Фараон автоматически создает различные кадровые документы. Тексты документов выводятся в Word. Каждый документ создается по шаблону, который автоматически заполняется Фараоном.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. Фараон выводит следующие унифицированные кадровые документы:

- Форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

- Форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

- Форма N Т-2 и Т-2 ГС (МС) "Личная карточка работника";

- Форма N Т-3 "Штатное расписание" и т. д.

При необходимости легко можно создать шаблоны любых других документов, требуемых законодательством или внутренними положениями вашей организации.

Поиск информации

Принятие решений по многим кадровым вопросам связано с обработкой больших объемов информации. Важным достоинством Фараона является то, что он позволяет выполнять поиск по любым введенным в систему данным. Вы можете проводить поиск за любой период времени (месяц, год, пять лет и т. д.), по отдельным сотрудникам, подразделениям, либо по всей компании сразу. В Фараоне предусмотрены следующие виды поиска:

1.  Поиск по личным делам;

2.  Поиск по кадровым операциям;

3.  Поиск по документам.

Как известно, внедрение программного обеспечения состоит из следующих этапов: установка, настройка и обучение. Этапы внедрения Фараона отличаются исключительной простотой. Установка системы занимает около 10 минут. Гибкость настройки Фараона приводит к тому, что он не требует изменения сложившейся у вас модели кадровой работы, а подстраивается под нее. Обучение тоже не вызывает сложностей, так как Фараон интегрирован с пакетом программ Microsoft Office.

Все представленные технологии имеют свои преимущества и недостатки, соответственно выбор той или иной автоматизированной системы управления персоналом завит от ряда факторов:

- размеров предприятия;

- технологической оснащенности предприятия;

- необходимостью ведения кадрового учета;

- уровня квалификации работающего персонала.

Принято считать, что эффект от внедрения систем управления персоналом наблюдается при численности персонала предприятия более 100 человек, а при численности до 100 эффективность учетных задач имеет место лишь при большой текучести кадров. Ощутимый эффект наблюдается при автоматизации управления персоналом, численность которого превышает более 1000 человек. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты.

Организационные эффекты позволяют:

- сократить время принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

- повысить качество кадровых решений;

- оперативно готовить различные отчетные документы.

Экономические эффекты позволяют:

- снизить затраты на управление персоналом;

- повысить производительность труда персонала;

- оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект состоит в:

- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Среди основных практических результатов, которые были получены при автоматизации службы персонала, – снижение общей трудоемкости цикла управления персоналом, уменьшение суммарных затрат на сопровождение и поддержку системы, сохранение кадрового состава, повышение качества информационной поддержки, уровня защищенности персонала, корпоративной безопасности с точки зрения управления персоналом. Экономический эффект от внедрения интегрированной корпоративной системы очевиден. Экономия достигается за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок. Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

2.2 Проблемы и задачи при внедрении АСУ

Компьютеризация - процесс все более широкого применения ЭВМ в народном хозяйстве, в отраслях, предприятиях (объединениях) и организациях. Решение важнейших народнохозяйственных задач, таких, как повышение производительности труда, улучшение качества продукции, повышение эффективности научных исследований, совершенствование системы управления и обслуживания, прямо связано с использованием компьютеров [21].

Сейчас ведется освоение компьютеров пятого поколения, использующих большие интегральные схемы, на одном монокристалле которых содержатся десятки тысяч элементов. Современные компьютеры обеспечивают одновременную работу ЭВМ по нескольким программам. Наиболее перспективным видом ЭВМ являются микрокомпьютерные системы. Развитие математического обеспечения компьютеров связано с созданием эффективных систем программирования, основанных на универсальных алгоритмических языках и операционных системах, эффективно организующих вычислительный процесс. Совершенствование компьютеров сопровождается расширением сферы их применения.

На основе компьютеров созданы автоматизированные системы технологической подготовки производства, управления технологическими процессами[8]. Компьютеры применяются в проектных конструкторских работах, на их основе построены системы автоматизированного проектирования (САПР), предназначенные для автоматизации процесса проектирования применительно ко всем его элементам и этапам - от разработки технического задания до передачи готовой технической документации на завод - изготовитель спроектированной продукции.

Компьютеризация - необходимое условие выхода нашей экономики, на передовые в мире позиции научно-технического прогресса. Осуществляемая техническая реконструкция народного хозяйства в качестве обязательного элемента включает компьютеризацию производства.

Важность построения технологического процесса безопасного хранения и сохранения документов в электронном формате особенно очевидна в свете активных темпов непрерывного накопления информации.

Специфика современного положения человечества характеризуется, как это всегда бывало на границе сменяющихся эпох, переосмыслением традиционных мировоззренческих установок к миру и человеку, существующих эталонов познания, парадигмы науки, культурных ценностей и т. п. Глобальная компьютеризация и технизация жизненного пространства приводит современное научное сообщество к осознанию границ технологического воздействия на мир. Американский аналитик Р. Алперт в связи с этим замечает: "В настоящее время в нашей культуре происходит технологический, сверхдетерминированный толчок в пространство, независимо от времени[22]. Мы движемся к другому уровню сознания. И вопрос состоит в том, насколько быстро мы дорастем до того, кто мы есть на самом деле. И я утверждаю, что скорость нашего роста зависит от скорости развития нашей сознательности".

Образование больших потоков информации обусловливается:

- чрезвычайно быстрым ростом числа документов, отчетов, диссертаций, докладов и т. п., в которых излагаются результаты научных исследований и опытно-конструкторских работ;

- постоянно увеличивающимся числом периодических изданий по разным областям человеческой деятельности;

- появлением разнообразных данных, записываемых обычно на магнитных дисках и поэтому не попадающих в сферу действия системы коммуникации.

Как результат - наступает информационный кризис, который имеет следующие проявления:

1. появляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации;

2. существует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие полезной для потребителя информации;

3. возникают определенные экономические, политические и другие социальные барьеры, которые препятствуют распространению информации.

Эти причины породили весьма парадоксальную ситуацию - в мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться в полном объеме в силу ограниченности своих возможностей [11].

Информационный кризис поставил общество перед необходимостью поиска путей выхода из создавшегося положения. Внедрение электронно-вычислительной техники, современных средств переработки и передачи информации в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемого компьютеризацией, в развитии человеческого общества, находящегося на этапе индустриального развития. Таким образом, любые изменения ведут к возникновению ряда проблем в процессе их внедрения.

Основные проблемы возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и возможные пути решения:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

- необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы;

- недостаточная техническая и технологическая оснащенность предприятия;

- необходимость защиты информации.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик [15].

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов.

Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы[7]. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче[4]. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов [14].

Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения[7]. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

- создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

- наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров;

- всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием [3]. В таких случаях руководителю предприятия помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

- повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

- принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

- специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

- с особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

- возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

- после определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Организационная защита — это регламентация производственной деятельности и взаимоотношений исполнителей на нормативно-правовой основе, исключающей или существенно затрудняющей неправомерное овладение конфиденциальной информацией и проявление внутренних и внешних угроз.

Организационная защита обеспечивает:

- организацию охраны, режима, работу с кадрами, с документами;

- использование технических средств безопасности и информационно-аналитическую деятельность по выявлению внутренних и внешних угроз предпринимательской деятельности.

К основным организационным мероприятиям можно отнести:

- организацию режима и охраны[1]. Их цель — исключение возможности тайного проникновения на территорию и в помещения посторонних лиц;

- организацию работы с сотрудниками, которая предусматривает подбор и расстановку персонала, включая ознакомление с сотрудниками, их изучение, обучение правилам работы с конфиденциальной информацией, ознакомление с мерами ответственности за нарушение правил защиты информации и др.;

- организацию работы с документами и документированной информацией, включая организацию разработки и использования документов и носителей конфиденциальной информации, их учет, исполнение, возврат, хранение и уничтожение;

- организацию использования технических средств сбора, обработки, накопления и хранения конфиденциальной информации;

- организацию работы по анализу внутренних и внешних угроз конфиденциальной информации и выработке мер по обеспечению ее защиты;

- организацию работы по проведению систематического контроля за работой персонала с конфиденциальной информацией, порядком учета, хранения и уничтожения документов и технических носителей.

В каждом конкретном случае организационные мероприятия носят специфическую для данной организации форму и содержание, направленные на обеспечение безопасности информации в конкретных условиях.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и, естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

2.3 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях

Все проблемы компьютеризации в организационно-экономическом управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. «Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов».

По мнению специалистов по информационным технологиям внедрение корпоративных информационных систем таит в себе вызов руководителям разных уровней за счет роста их информированности и сведению к минимуму неопределенности в принятии решений, выдвигая на первый план компетентность и ответственность.

Отношение руководства еще многих отечественных предприятий к проблемам автоматизации управленческой деятельности характеризуется определенной инерционностью, что объясняется, в основном, двумя причинами. Первая - негативное впечатление от предшествующих систем такого рода в форме автоматизированных систем управления. Вторая - недостаточная профессиональная компетентность персонала управленческого звена в вопросах использования компьютерных технологий. В результате сотрудники кадровых служб практически не участвуют в процессе создания программных продуктов и поэтому далеко не всегда бывают удовлетворены возможностями программ такого класса, имеющихся на рынке. Кроме того, практическое внедрение пакетов часто тормозится несоответствием компьютерной оснащенности предприятий и требованиями, предъявляемыми к ней со стороны пакетов.

и Чампи Дж.2 в отдельной главе, посвященной конструктивной роли современных информационных технологий, особенно подчеркивают то обстоятельство, что такие технологии, как совместно используемые базы данных, экспертные системы, экспертные системы, телекоммуникационные сети, инструментальные средства принятия решений, высокопроизводительные компьютерные вычисления и др. способны кардинально изменить методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их, таким образом, на качественно новом, более эффективном уровне.

В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести, например, следующие:

1. экономическую нестабильность,

2. «пробелы» в законодательном обеспечении,

3. недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий,

4. дефицит специалистов в области информации,

5. недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ,

6. пока еще явное отставание по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

Тем не менее, интеграция России в мировое информационное пространство не может не способствовать внедрению автоматизации во все управленческие процессы, включая управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческий сфере сопровождается рядом проблем, решать которые в настоящий момент в полной мере не готово, наверное, ни одно отечественное предприятие.

Первая, и, возможно, главная проблема - недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Ещё достаточно большой их процент не имеет должного представления о различных специализированных пакетах прикладных программ, позволяющих решать сложнейшие управленческие задачи.

А компьютер воспринимается в качестве инструмента исключительно для выполнения текущих расчетных и учетных операций, а также для подготовки необходимых документов посредством стандартного текстового редактора и табличного процессора. Конечно, руководству не обязательно знать детали, но оно должно быть информировано относительно функциональных особенностей соответствующих программных продуктов и потенциальных возможностей их использования на своем предприятии. Специалисты обращают внимание на то, что в настоящее время изменилось содержание сфер деятельности персонала в организации, предъявляются повышенные профессиональные требования к служащим, которые должны не только обрабатывать информацию на компьютерах, но и иметь представление о положении дел в смежных областях и уметь при необходимости решать различные управленческие задачи.

и также обращают снимание на то, что образовательный уровень работников кадровых служб в промышленности и строительстве не достаточно высок и характеризуется такими показателями: « ... 21% имеют высшее образование, а 28% не имеют ни высшего, ни среднего специального образования... Подавляющее большинство работников - практики, которые не обучаются ни в высших, ни в средних специальных учебных заведениях; среди руководителей кадровых служб и их заместителей этот показатель составляет 88%». Отмечается также наличие возрастной проблемы среди работников кадровых служб, каждый пятый их них (в промышленности и строительстве) уже имеет пенсионный или предпенсионный возраст. Как следствие - неумение работников этой сферы сформулировать свои требования к соответствующему программному продукту и оценить с функциональных, информационных и технологических позиций пакеты по управлению кадрами, которые предлагаются на рынке, а, следовательно, выбрать тот из них, который наиболее полно удовлетворяет потребностям в управлении кадрами на конкретном предприятии.

Решить данную проблему можно только путем всеобщего переобучения управленческого персонала. До сих пор достаточно большой процент курсов повышения квалификации для работников кадровых служб ориентированы на два спектра вопросов: «правовые» и «правильность ведения кадрового делопроизводства». Хотя работник сферы управления должен уметь решать не только сиюминутные узкоспециализированные задачи, но и достаточно профессионально разбираться в особенностях компьютерных технологий на уровне пользователя (уметь сделать описание постановки задачи, оценить соответствующий пакет программ, проанализировать существующую систему управления и т. д.).

Вторая проблема - это приверженность традиционному подходу в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач.

Третья проблема - анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя. Четвертая проблема заключается в организационной перестройке предприятия как в производственном, так и в управленческом секторе. Хотя большинство пакетов программ корпоративного характера предусматривают настройку на существующую организационную структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под нужды существующей организации является рациональным. Классический подход говорит о том, что правильнее было бы сначала исследовать существующую систему управления, затем выработать рекомендации по ее совершенствованию, претворить их в жизнь и только после этого приступить к автоматизации управленческой деятельности.

Таким образом, можно сказать о том, что одна из главных проблем - недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Второй проблемой является приверженность традиционному подходу в сфере управления. Третья проблема заключается в анализе существующей системы управления на предприятии. Чётвёртой проблемой является организационная перестройка предприятия как в производственном, так и в управленческом секторе.

Выводы по 2 главе:

1. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems).

2. В моей работе рассмотрены: локальные информационные системы управления персоналом:«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» и АиТ; средние информационных систем: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи; и современная российская версия «Фараон».

3. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках.

4. Используя программное обеспечение для управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

5. Процесс компьютеризации современного общества испытывает ряд проблем, которые требуют поэтапного решения. Такие же проблемы испытывают и современные предприятия при внедрение автоматизированных систем, данные проблемы специфичны и руководители должны грамотно реагировать и решать их.

В целом, автоматизация процессов управления персоналом приводит к увеличению общей культуры работы с сотрудниками предприятия и увеличению достоверности данных и оперативности их обработки.

Заключение

  Таким образом, можно сказать, что кадровая политика - это система правил и норм в области работы с кадрами, которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы, приводящая человече­ский ресурс в соответствие со стратегией фирмы.

 Основными направлениями кадровой политики организа­ции являются: планирование потребности организации в персонале; прогнозирование создания новых рабочих мест с учетом внедрения новых технологий; организация привлече­ния, отбора, оценки и аттестации кадров, профориентация и трудовая адаптация персонала; обеспече­ние безопасности и охраны здоровья персонала; разработка проектов совер­шенствования управления персоналом организации и оценка социальной и экономической эффективности.

Основой успеха деятельности современного предприятия является автоматизация процессов управления персоналом это приводит к:

- унификации стандартных процессов управления персоналом;

- сокращением временных затрат на планирование различных мероприятий;

- ускорению процесса передачи информации и т. д.

В настоящее время на российском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом, в моей работе рассмотрены: локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить:«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» и АиТ; средние информационных систем: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи; и современная российская версия Фараон.

Данные технологии имеют ряд преимуществ, выбор того или иного продукта зависит от возможностей и потребностей предприятия.

Основные проблемы возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

- необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы;

- недостаточная техническая и технологическая оснащенность предприятия;

- необходимость защиты информации.

Данные проблемы имеют специфической решение, относительно особенностей того предприятия в котором они возникли.

Компьютерная техника развивается сегодня особенно стремительно, с необычайной быстротой появляются, и также быстро устаревают и отмирают различные технические решения и стандарты. По прогнозам различных экономико-социологических организаций компьютерная техника и телекоммуникации будут оставаться одной из наиболее развивающихся отраслей мировой индустрии еще, по крайней мере, в течениелет. Так что уменьшения числа людей, работающих за компьютерами ждать не приходиться. Наоборот, компьютеризация, уже давно охватившая бизнес-сектор, сегодня все больше захватывает массового потребителя. В подобной гонке, где нет ничего постоянного, сложно давать рекомендации, принимать какие-либо долговечные решения, а тем более устанавливать стандарты. И потому, пока компьютерный бум не пойдет на убыль, перед эргономикой будут вставать все новые задачи, касающиеся организации безопасных и комфортных условий для людей, работающих с компьютерами.

Одной из главных задач современного человека является необходимость остаться именно человеком, который умеет общаться не только с машинами, но и с людьми, не испытывая дискомфорта от живого общения. При этом вовсе не обязательно терять свою независимость и индивидуальность, превращаясь в органическое периферийное устройство персонального компьютера с гипертрофированным блоком системной логики и полным отсутствием эмоций - подобное людям просто не свойственно.

Список использованных источников

1.  Федеральный закон от 6 октября 1999г. "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ". (Собрание законодательства РФ. 1999. № 42.cr.5005).

2.  Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. / Под ред. проф. . – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

3.  В 38 Менеджмент в вопросах и ответах: Учебн. пособие. – М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 176 с.

4.  Вершигора : Уч. пособие – 2-е изд., перер. и доп. – М.: ИНФРА –М,2006–283с.

5.  Грабауров технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 368 с.

6.  Гайдамакин информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс. [Текст]/ - М: Гелиос АРВ, 2002 гс.

7.  Избачков технологии. Учебное пособие. /, – Спб: Питер, 2006г. – 656 с.

8.  Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. . – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 280 с.

9.  Лапин управление современной организацией / . - М. : Журн. упр. персоналом, 20с.

10.  Кадровая политика (методический инструментарий) // Высшее образование в России, 2006. - №1