Краевое государственное автономное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Краевой колледж предпринимательства
База данных Access.
Учебно - практическое пособие
Пермь 2011
Оглавление
Пояснительная записка..................................................................................................................... 4
Глава 1. Основные понятия.............................................................................................................. 6
Глава 2. Этапы создания Базы данных........................................................................................... 8
Глава 3. Команды работы с объектами БД.................................................................................... 9
Глава 4. Решение прикладных задач с помощью программы Microsoft Access.................... 14
Примерные вопросы к зачету по теме «База данных» ............................................................... 30
Рекомендуемая литература.............................................................................................................. 31
Пояснительная записка
Хотя программа базы данных и сложнее текстового редактора,
ее вполне можно освоить...
Данное учебное пособие предназначено для индивидуальной формы обучения по теме «База данных».
Цель пособия – помочь будущему специалисту, которому по роду своей профессиональной деятельности необходимо работать с большим количеством информации, создать базу, ввести в нее данные, отсортировать их, осуществить поиск нужных данных, создать форму и отчет, построить графики и диаграммы.
В методическом пособии представлены следующие разделы:
· Определения основных понятий базы данных.
Краткий теоретический материал знакомит с основными понятиями: база данных, система управления базами данных, объекты базы данных - таблицы, формы, запросы, отчеты.
· Этапы создания базы данных.
Работа с базой предусматривает следующую последовательность действий: проектирование, создание, наполнение и использование базы данных. В пособии схематично изображены основные этапы и их содержание.
· Команды работы с объектами базы данных.
Для создания базы данных в программе Access необходимы команды работы с основными объектами. Точность, четкость, простота и лаконичность записи команд позволит максимально упростить обработку массивов информации.
· Практические задания и алгоритм их выполнения.
Предлагаемые практические задания позволят приобрести навыки:
- создания и наполнения БД
- проведения сложного анализа данных
- создания необходимых форм
- подготовки отчетных документов
Задания № 3, № 4, № 5, № 6, № 7 – специальные БД, которые могут быть использованы в профессиональной деятельности.
Задания № 8, № 9 - задания повышенной сложности, которые могут быть предложены более сильным учащимся для подготовки к олимпиадам и конкурсам профмастерства.
· Примерные вопросы к зачету по теме «База данных»
После изучения теоретического материала, выполнения практических заданий, необходимо приступить к решению пробного теста – это поможет успешно справиться с итоговым тестом по курсу «База данных», который будет предложен в электронной программе тестирования.
Успешное освоение программы Аccess гарантирует:
- Экономию времени. Намного быстрее обновлять, исправлять, удалять и находить информацию, когда она занесена в базу данных. На основе имеющейся информации можно быстро создавать отчеты, поскольку все это делается автоматически.
- Точность информации. Access предоставляет более точную информацию, т. к. любые дополнения, изменения или же удаления данных делаются в одном месте. Отчеты будут точнее, и будут содержать только самую необходимую информацию.
Глава 1. Основные понятия
База данных (БД)- программа для обработки большого количества информации, электронные архивы, в которых хранится структурированная информация об объектах, связанных общей темой или задачей.
Программы, способные обеспечивать эффективное использование баз данных, называются СУБД – системами управления базами данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями об объектах из одного файла базы данных.
СУБД «Access» предоставляет богатый инструментарий для:
· создания, редактирования и хранения информации в таблицах Базы данных;
· выбора нужной информации из Базы данных;
· сортировки данных в Базах;
· построения графиков и диаграмм;
· оформления отчетов;
· использования в управленческой деятельности.
Объекты базы данных
Таблицы.
Вся информация в базах данных хранится в виде таблиц. Строка таблицы (данные об одном объекте) называется записью. Столбец (одна из характеристик объекта) называется полем.
| Поле |
| ||
№ | ФамилияИмяОтчество | Пол | ГодРождения |
|
1 | муж | 1982 | ||
2 | жен | 1984 | ||
3 | жен | 1985 | ||
4 | жен | 1984 | Запись | |
5 | муж | 1982 | ||
6 | муж | 1980 | ||
7 | жен | 1982 | ||
8 | жен | 1983 | ||
9 | жен | 1982 | ||
10 | муж | 1979 |
Формы
Формы используются для отображения таблиц или запросов в удобном для чтения формате. Форма похожа на обычный бланк с полями, который необходимо заполнить.
Запросы
Способ получения данных из таблицы в соответствии с заданными критериями. Запросы позволяют:
Фильтровать и сортировать данные
Производить расчеты
Группировать записи (рассчитывая различные итоговые значения)
Создавать таблицы
Отчеты
Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в формате, удобном для печати. Сфера применения отчетов:
Анализ и обработка данных
Поддержка при принятии решений
Распространение обработанных данных
Глава 2. Этапы создания Базы данных
 |
Глава 3. Команды работы с объектами БД
3.1. Работа с таблицами
1. Создание таблицы
Таблицы
В появившемся окне выбрать режим ее создания:
v Создание таблицы в режиме конструктора – конструирование таблицы путем определения имен полей, типов данных и свойств полей.
v Создание таблицы с помощью мастера – выбор из списка распространенных таблиц и полей данных для делового и личного применения.
v Создание таблицы путем ввода данных – ввод данных в пустую таблицу.
2. Конструирование таблиц – настройка свойств полей таблицы
Вид – Конструктор
Укажите:
Имя поля – может содержать любые буквы и цифры, не рекомендуется использовать пробел, точку, запятую и специальные знаки.
Тип данных, свойства поля:
- текстовый - алфавитно - цифровые данные (свойства поля: размер поля - максимальное количество символов; значение по умолчанию - текст, появляющийся в каждом вхождении поля);
- числовой - числовые данные (свойства поля: размер поля - байт, целое, длинное целое и т. д, формат поля - основной, фиксированный и т. д, значение по умолчанию);
- счетчик - автоматическая последовательная нумерация записей;
- денежный - число, имеющее денежный формат;
- дата/время - задание даты и времени суток (свойства поля: формат поля - краткий формат даты, краткий формат времени и т. д.).
3. Ввод и редактирование таблицы
Вид – Режим таблицы
· Удаление записей
Выделить записи (несколько записей выделяются с нажатой клавишей Shift) –
Правка - Удалить запись
· Удаление полей
Выделить поля - Правка - Удалить столбец
· Перемещение полей
Выделить поле - “Захватить” - переместить с помощью мыши в нужное место
· Добавление полей
Вид - Конструктор - ввести имя поля - тип данных - свойства поля
4. Форматирование таблицы
Вид – Режим таблицы
· Изменение шрифта символов
Выделить поля или записи – Формат - Шрифт
· Изменение оформления таблицы ( линии сетки, цвет фона и линии, вид границы и линий )
Формат – Режим таблицы
· Изменение ширины столбца
Выделить столбцы – Формат - Ширина столбца
· Изменение высоты строки
Выделить записи – Формат – Высота строки
· Сортировка данных в таблице
Выделить поле для сортировки – Записи –
Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию
5. Связывание таблиц
Связь между двумя полями можно создать при условии, что связываемые поля имеют одинаковые типы данных, одинаковые значения свойства Размер поля.
· Создание ключа
Вид – Конструктор
Выделить поле (или, используя клавишу CTRL, несколько полей), которые будут первичным ключом – Правка – Ключевое поле
· Просмотр связей
Сервис – Схема данных
· Подключение новой таблицы
Связи – Добавить таблицу
· Создание связей
Выбрать ключевое поле в главной таблице
и перетащить мышью на связываемое ключевое поле во второй таблице
В появившемся диалоговом окне Изменение связей установить требуемые связи,
Тип отношения, Обеспечение целостности данных.
· Изменение связей
Связи – Изменить связь
· Удаление выделенной связи
Правка – Удалить
3.2. Наполнение базы данных
1. Создание формы
Формы - Создание формы с помощью Мастера
· Указать источник данных - таблицу или запрос.
· Перенести поля, включаемые в форму, из списка “доступные поля” в список “выбранные поля” при помощи кнопки > . Кнопка >> переносит все поля.
· Выбрать внешний вид формы.
· Выбрать стиль формы.
· Указать название формы.
2. Редактирование формы
Формы - выделить форму - Конструктор
Выделить элементы формы:
· с помощью мыши - изменить размер, переместить.
· С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.
· Для управления размещением выделенных элементов используются команды:
Формат – Выровнять
Формат – Размер
Формат – Интервал по горизонтали
Формат – Интервал по вертикали
3.4. Анализ информации
1. Создание запроса
Запросы – Создание запроса в режиме конструктора
Добавить таблицу или запрос.
· Указать имена полей, включаемых в запрос (в строке “Поле”).
· Указать способ сортировки (в строке “Сортировка”).
· Указать/удалить признак вывода на экран (в строке “Вывод на экран”). Указать условия отбора (в строке “Условия отбора” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести критерии поиска ).
· Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).
· Сохранить запрос – указать имя запроса.
2. Ввод расчетных формул
Запросы - Создание запроса в режиме конструктора
· Добавить таблицу или запрос.
· Указать имена полей, включаемых в запрос.
· Ввести формулу (в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести нужную формулу).
· Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).
· Ввести имя вычисляемого поля (Конструктор - в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Свойства” – в строке “Подпись” ввести имя вычисляемого поля )
· Запрос – Запуск.
· Сохранить запрос – указать имя запроса.
3. Создание отчета
Отчеты – Создание отчета в режиме мастера
· Указать источник данных - таблицу или запрос.
· Перенести поля, включаемые в отчет.
· Добавить уровни группировки (если это необходимо).
· Указать поля для сортировки, способ сортировки.
· Выбрать внешний вид макета отчета, ориентацию.
· Выбрать стиль отчета.
· Задать имя отчета.
4. Построение отчета с диаграммой
Отчеты – Создать – Мастер диаграмм.
· Указать источник данных – таблицу или запрос.
· Выбрать поля для построения диаграммы.
· Указать тип диаграммы.
· Выбрать тип отображения данных на диаграмме.
· Задать имя диаграммы.
· Для редактирования диаграммы необходимо два раза щелкнуть мышью для выхода в программу Microsoft Graph.
5. Редактирование отчета
Отчеты - выделить отчет - Конструктор
Выделить элементы отчета:
· С помощью мыши - изменить размер, переместить.
· С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.
· Переход из конструктора - Вид - Предварительный просмотр
· Печать отчета – Файл – Печать
Глава 4. Решение прикладных задач
с помощью программы Microsoft Access
Задание № 1. Создать базу данных, содержащую информацию о студентах, обучающихся в учебном заведении с целью осуществления быстрого поиска необходимых сведений.
Алгоритм выполнения:
1. Создать базу данных «Студент», содержащую таблицы:
Команда: Таблицы - Создание таблицы в режиме конструктора
Студент (общие сведения)
Имя поля | Тип данных | Размер поля | Примечание |
№ | Счетчик | Длинное целое | |
ФамилияИмяОтчество | Текстовый | 25 | Ключевое поле |
Пол | Текстовый | 3 | |
ГодРождения | Числовой | Целое | |
ГородПроживания | Текстовый | 15 | |
Адрес | Текстовый | 20 |
Оценки
Имя поля | Тип данных | Размер поля | Примечание |
ФамилияИмяОтчество | Текстовый | 25 | Ключевое поле |
ОценкаПЭВМ | Числовой | байт | |
ОценкаЭкономика | Числовой | байт | |
ОценкаБухУчет | Числовой | байт | |
ОценкаИнЯз | Числовой | байт | |
ОценкаПраво | Числовой | байт |
2. Установить связи между таблицами по ключевому полю
Команда:
- Сервис – Схема данных
- Выбрать ключевое поле в главной таблице
- и перетащить мышью на связываемое ключевое поле во второй таблице
3. Создать форму «Студент» с полями:
Команда: Формы - Создание формы с помощью Мастера
· ФамилияИмяОтчество
· Пол
· ГодРождения
· ГородПроживания
· Адрес
· ОценкаПЭВМ
· ОценкаЭкономика
· ОценкаБухучет
· ОценкаИнЯзык
· ОценкаПраво
4. С помощью форм «Студент» ввести информацию в Базу данных.
5. Составить запросы:
Команда: Запросы – Создание запроса в режиме конструктора
а) «Ведомость» - список всех студентов с полями:
· ФамилияИмяОтчество
· ОценкаПЭВМ
· ОценкаЭкономик
· ОценкаБухучет
· ОценкаИнЯзык
· ОценкаПраво
б) «Хорошисты» - список студентов, успевающих на 4 и 5 по всем предмета с полями:
· ФамилияИмяОтчество
· Пол
в) «Иногородние» - список иногородних студентов в возрасте от 18 лет с полями:
· ФамилияИмяОтчество
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
