Архивистика (стр. 5 )

Можете передохнуть. Классификация дел закончена.

Теперь приступаем ко второму этапу - созданию собственно описи. (Шаблон № 9). Если Вы четко и аккуратно провели классификацию дел внутри фонда, составление описи дел для Вас сведется к простой технической операции. Выполняя операции редактирования (“выделить”, “скопировать”, “вставить”), перенесите содержание карточек описания единиц хранения в формуляр описи дел постоянного хранения (см. галерею). Эту операцию следует осуществлять в несколько этапов: сначала перенесите в шаблон № 9 (графа №3 “Заголовок дела”) номера и названия разделов и подразделов схемы классификации.

Например:

№ п/дела	Дело-произ-водственные индек-сы или номе-ра по старой описи	Заголовоки дел	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	8
		Раздел 1.1980 г.
		1.1. Административно-хозяйственный отдел
		1.2. Планово-экономический отдел
		1.3. Отдел бухгалтерского учета и отчетности
		Разделг.
		2.1. Административно-хозяйственный отдел
		и т. д...

Затем в соответствии с составленной Вами схемой классификации и валовыми номерами дел по описи последовательно внесите в каждый подраздел заголовки относящихся к нему дел.

В графу №1 “Порядковый номер дела” (Шаблон № 9) внесите с карточки № ед. хр. (архивный шифр).

В графу №2 “Делопроизводственные индексы или номера по старой описи” (шаблон № 9) - делопроизводственный номер (если он проставлен на карточке).

В графу № 3 “Заголовоки дел” (шаблон № 9) скопируйте весь заголовок из графы “заголовок единицы хранения” карточки, а под заголовком - аннотацию, если она имеется на карточке[2] (шаблон № 9).

В графу №4 “Крайние даты” скопируйте содержание граф “начато” и “окончено” на карточке, через тире[3].

В графу № 5 “Количество листов” (шаблон № 9) скопируйте содержание графы “На _ листах” с карточки.

Графу “Примечания” Вам заполнять не нужно, но если Вас волнует ее назначение, обратитесь к теме 4 учебного курса.

Помните! Дела следует вносить в опись в строгом соответствии с номером единицы хранения, а не с временным или делопроизводственным номерами.

Помните! Несмотря на то, что дела относятся к разным разделам схемы классификации, они имеют единую для всей описи валовую нумерацию.

Например:

Карточка описания единицы хранения №1

Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности

Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел

Делопроизводственный номер: 79/143

Заголовок единицы хранения: Приказы Российского производственного объединения мясной промышленности № 12-35 по основной деятельности за 1980 год. Подлинники.

№ фонда: 640	Начато: 5 января 1980	Окончено: 15 декабря 1980
№ описи: 1	На: 108 листах
№ ед. хр.: 1	Временный №: 8
Описал:

Карточка описания единицы хранения № 2

Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности

Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел

Делопроизводственный номер: 80 / 144

Заголовок единицы хранения: План работы Российского производственного объединения мясной промышленности на май 1980-го года и материалы к нему (сводки, графики, переписка).

№ фонда: 640	Начато: 5 января 1980 г.	Окончено: 31 декабря 1980 г.
№ описи: 1	На: 205 листах
№ ед. хр.: 2	Временный номер: 12
Описал:

Карточка описания единицы хранения № 3

Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности

Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел

Делопроизводственный номер: 81 / 144

Заголовок единицы хранения: Отчет Российского производственного объединения мясной промышленности по основной деятельности за 1980 год и материалы к нему (отчеты территориальных производственных объединений, сводки, графики).

№ фонда: 640	Начато: 1 января 1980 г.	Окончено: 31 декабря 1980 г.
№ описи: 1	На: 150 листах
	Временный номер: 5
Описал:

Карточка описания единицы хранения № 4

Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности

Название структурной части: Планово-экономический отдел

Делопроизводственный номер: 83 / 144

Заголовок единицы хранения: Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за первое полугодие1980 г.

№ фонда: 640	Начато: 4 января 1980 г.	Окончено: 30 июня 1980 г.
№ описи: 1	На: 205 листах

Карточка описания единицы хранения № 5

Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности

Название структурной части: Планово-экономический отдел

Делопроизводственный номер: 84 / 144

Заголовок единицы хранения: Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за второе полугодие1980 г.

№ фонда: 640	Начато: 1 июля 1980 г.	Окончено: 31 декабря 1980 г.
№ описи: 1	На: 180 листах
№ ед. хр.: 5	Временный номер: 20
Описал:

Опись дел постоянного срока хранения

№ п/п	Делопро-изводст-венный индекс или номер по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
		Разделг.
		1.1. Административно-хозяйственный отдел.
1	79/143	Приказы РПО[4] № 12-35 по основной деятельности за 1980 г.	5 января 1980 г. - 15 декабря 1980 г.	108 л.
2	80/144	План работы РПО на май 1980-го года и материалы к нему ( сводки, графики, переписка).	5 января - 31 декабря 1980 г.	205 л.
3	81/144	Отчет РПО по основной деятельности за 1980-й год и материалы к нему (отчеты территориальных промышленных объединений, сводки, графики).	1 января - 31 декабря 1980 г.	150 л.
		1.2. Планово-экономический отдел
4	83/144	Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за первое полугодие 1980 г.	4 января - 30 июня 1980 г.	205 л.

Обратите внимание на применение сокращения “То же” при повторении элементов информации в заголовках.