Архивистика (стр. 7 )

Вспомните, какие элементы информации должны быть отражены в каждой части предисловия к описи:

- история фондообразователя;

- история фонда;

- краткая характеристика документов, включенных в опись;

- характеристика схемы классификации, методов описания и справочного аппарата к описи.

Для составления первых двух частей предисловия Вам придется обратиться к электронному архиву нашей системы (разделам “Историческая справка” и “Дело фонда”).

Для составления двух последних разделов Вам следует руководствоваться собственно описью (Шаблон № 9). Охарактеризуйте схему классификации документов и дел. Перечислите составленные виды указателей. Не забудьте упомянуть о списке сокращений.

Предисловие составьте в шаблоне № 8.

В конце предисловия поставьте фамилию составителя (т. е. свою).

Шаблон

Предисловие к описи
1.	История фондообразователя
2.	История фонда
3.	Краткая характеристика материалов
4.	Характеристика построения описи, методов описания и справочного аппарата

4. Расположите заполненные шаблоны в следующем порядке:

- Предисловие

- Список сокращений

- Собственно опись

- Указатели.

Для удобства сохраните вышеперечисленные готовые шаблоны в отдельном файле (отдельно от схемы классификации и предварительных форм).

Пронумеруйте страницы нового файла, начиная с третьей (первая и вторая страницы - титульный лист и оглавление).

Составьте оглавление, указав в нем помимо элементов справочного аппарата к описи, названия и страницы разделов и подразделов описи.

Предварительно обратитесь к галерее формуляров и изучите готовое оглавление.

Шаблон

Оглавление

Разделы	Страницы
Предисловие	3
Список сокращений	5
1.	1980 год	15
1.1.	Административно-хозяйственный отдел	15
1.2.	Планово-экономический отдел	15
1.3.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	18
2.	1981 год	20
2.1.	Планово-экономический отдел	21
2.2.	Административно-хозяйственный отдел	22
2.3.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	23
Предметный указатель	24

5. Мужайтесь, Вам предстоит последний этап работы - оформление первого листа описи - титульного листа.

Обратитесь к теме 4 и вспомните, какие элементы информации выносятся на титульный лист описи.

Рассмотрите образец титульного листа в галерее формуляров, составьте титульный лист Вашей описи и поместите его перед оглавлением (см. шаблон № 5).

Помните, что все названия фондообразователя должны быть вынесены на титульный лист в хронологической последовательности.

Шаблон

Титульный лист к описи

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВОЕННО-ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ _________________________________________________________ (название архива) ОДЕССКИЙ ГУСАРСКИЙ ПОЛК УЛАНСКИЙ ЕГО ИМПЕРАТОРСКОГО ВЫСОЧЕСТВА ВЕЛИКОГО КНЯЗЯ КОНСТАНТИНА ПАВЛОВИЧА ПОЛК ЛЕЙБ-ГВАРДИИ ДРАГУНСКИЙ ПОЛК ЛЕЙБ-ГВАРДИИ КОННО-ГРЕНАДЕРСКИЙ ПОЛК ________________________________________________________________________ (название фонда) Фонд № 000 Опись № 1 Материалы штаба полка и полкового суда. _______________________________________ (название описи) 1803,1842,1867,1911-17 гг.. Крайние даты ________________________

Практическое занятие № 5

К разделу 1. Государственная архивная служба и государственные архивы

По теме 1.3 Государственный учет документов Архивного фонда РФ

Цель занятия - овладеть методикой составления учетных документов.

Для выполнения практического задания по теме № 5 Вам придется взять на учет любой из архивных фондов, хранящихся в "виртуальном" электронном архиве нашей обучающей системы. "Взять фонд на учет" означает внести записи в учетные документы архива. Вам предстоит заполнить основной учетный документ ведомcтвенного и государственного архива - ЛИСТ ФОНДА (шаблон №2) - и, на основе листа фонда - основной документ централизованного государственного учета - КАРТОЧКУ ФОНДА (шаблон №3).

Вспомните: в чем разница между внутренними учетными документами архива и документами централизованного государственного учета, какое значение имеют лист фонд и карточка фонда. Затем обратитесь к галерее формуляров документов и справочников, внимательно изучите формуляры листа фонда и карточки фонда, а также заполненные экземляры этих форм, выставленные в нашей галерее.

Итак, начнем работу с составления листа фонда. Это важнейший документ, без него невозможно не только ведение учета в архиве, но и ведение централизованного государственного учета, поскольку лист фонда явлется основным источником для составления паспорта архива, карточки фонда и других форм, направляемых в органы управления архивным делом и Федеральную архивную службу России.

А что же является источником для составления самого листа фонда? Документы по истории фонда (акты, листы проверки наличия и др.), которые собраны в специальном "досье" - деле фонда. Поэтому для выполнения задания Вам следует обратиться к электронному архиву нашей системы, выбрать историческую эпоху, систему документации и, наконец, сам фонд, который Вы должны будете взять на учет. Желательно, чтобы это был тот же фонд, который Вы подвергли описанию - Вы уже ориентируетесь в истории фонда и Вам будет легче заполнить учетные документы. Выбрав фонд, следует обратиться к делу фонда, щелкнув мышью по соответствующему значку. Как долго фонд хранится в архиве, можно определить по количеству листов в деле фонда. Если фонд недавно поступил на хранение, его дело включает в себя лишь несколько документов и можно сразу приступить к заполнению листа фонда. Если фонд хранится длительное время, его дело успело "распухнуть". Ведь в архиве фонд подвергся экспертизе ценности, научно-технической обработке, проверке наличия и состояния дел - и все эти операции нашли отражение в специальных учетных документах, подшитых в дело фонда.

Далее, последовательно "щелкая" по обозначению каждого листа, Вам следует изучить все документы, составляющие дело фонда и внести данные из этих документов в лист фонда (шаблон №2). Именно такую работу ежедневно выполняет сотрудник отдела учета государственного архива - но, конечно, не сразу по всему делу фонда. В соответствии с принципом динамичности учета сведения в лист фонда вносятся последовательно, после любого изменения в количестве и составе документов фонда (выделения дел на уничтожение, комплектовании архива, проверки наличия и состояния и др.) Поэтому на многих документах дела фонда Вы можете увидеть специальный штамп "Внесено в лист фонда" с датой и подписью архивиста, сделавшего соответствующую запись. Вам придется работать, последовательно обращаясь то к электронному архиву, то к шаблону, поэтому не забудьте скопировать данный файл на жесткий диск своего компьютера или распечатать его.

Если дело фонда содержит много учетных документов, разобраться в них сразу непросто. Помните, что в листе фонда не должно быть никаких неточностей и ошибок! Поэтому в таком случае мы советуем Вам для начала составить, также как и при выполнении задания по теме 2, предварительную "черновую форму" - внутреннюю опись всего дела фонда.

Шаблон № 1.

1. Дата учетного документа	2. Заголовок документа	3. Номер документа	4. Вид движения документов (поступление, выбытие, не обнаружено, описано).	5. Россыпь или описанные документы	6. Количество убывших, прибывших, описанных документов (для россыпи - в кг или ед. хр., делах, для описанных документов в ед. хр. отдельно по каждой описи, указать номер описи).

Прежде чем заполнять шаблон №1, установите номер и название фонда, а также место его хранения ( все это указано в меню электронного архива). Теперь внимательно изучите каждую графу шаблона. В первой графе указывается дата учетного документа, она может быть указана в заголовке, в угловом штампе или в конце документа после подписи. Дата очень важна, так как именно она должна быть внесена в графу "дата записи" листа фонда.

Во вторую графу выносится заголовок учетного документа, например, "Акт приема-передачи документов на государственное хранение". Заголовок находится в начале учетного документа.

В графу 3 выносится номер акта, листа проверки наличия и др. Если номера на документе нет (это нарушение правил оформления документа) укажите просто - "б/н".

В графу 4 выносятся сведения о характере движения документов: (поступление, выбытие, не обнаружено, описано). Необнаруженные дела относятся к выбывшим и регистрируются в графе листа фонда "выбытие". В случае если количество документов не изменялось, но фонд подвергся описанию, укажите - "описано".

Здесь будьте внимательны!

Поступление, как правило, фиксируется двумя видами учетных документов:

- актом приема-передачи документов на хранение;

- актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду (непрофильных данному фонду).

Однако внимательно прочтите акт и установите, что и куда передается. Акт приема-передачи может зафиксировать и выбытие документов из данного архива (например, в случае передачи непрофильных материалов). Поэтому сопоставьте данные меню электронного архива ( о местонахождении фонда) с данными акта о том, куда передаются документы. Если в меню сказано, что фонд в настоящее время хранится в ГА РФ (бывший ЦГАОР СССР), а в акте указано, что документы передаются из ведомственного архива Министерства общего и профессионального образования СССР в ЦГАОР СССР - это, несомненно, поступление документов. Если же в акте сказано, что документы передаются из ЦГАОР СССР в Центральный партийный архив - это, конечно, выбытие. Так же и с актом об обнаружении непрофильных дел. Если дела обнаружены в каком-либо другом фонде и присоединены к данному фонду ( это указано в заголовке акта), мы имеет дело с поступлением. Если непрофильные дела обнаружены в ходе экспертизы ценности данного фонда и присоединены к другому фонду, это выбытие.

Выбытие документов из фонда фиксируется, как правило, следующими видами документов:

- актом о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;

- актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду.

В последнем случае, опять же, следует обратить внимание на то, в каком фонде обнаружены непрофильные дела. Выбытие можно зафиксировать только если непрофильные дела обнаружены в ходе экспертизы ценности данного фонда и присоединены к другому фонду (прочтите заголовок акта). Учтите, что переписка с фондообразователем или его наследниками о передаче фонда не может служить основанием для внесения сведений в учетные документы. Только наличие в деле акта приема-передачи документов или расписки архивиста о получении документов дает Вам право внести сведения в лист фонда.

Наконец, выбытие дел может произойти в том случае, если дела специально не уничтожались. В результате проверки наличия и состояния дел может обнаружиться утрата дел в процессе эвакуации и реэвакуации, стихийных бедствий, невозвращения исследователями и т. п.

Эти печальные события фиксируются следующими видами учетных документов:

- актом проверки наличия и состояния дел;

- листом проверки наличия и состояния дел,

- актом о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- актом о завершении розыска дел.

Если в деле фонда Вы нашли один из вышеназванных документов, внесите в четвертую графу запись "не обнаружено". Хотя, в принципе, в листе фонда граф типа "пропали", "похищены", "не найдены" не существует, и данные из вышеперечисленных документов вносятся в графу "выбытие".

Если в деле фонда Вам встретился акт научно-технической обработки фонда, акт описания документов или акт переработки описей - это значит, что документов не убыло и не прибыло, просто на дела фонда была составлена опись. Соответственно, в четвертой графе следует указать - "описано". Какой же смысл фиксировать описание дел, если их количество при этом не меняется? Дело в том, что хотя общее количество дел действительно неизменно, меняется соотношение описанных дел и россыпи. А поскольку в листе фонда россыпь и описанные дела учитываются раздельно, факт составления описи (описей) также фиксируется. В разделе листа фонда "Учет неописанных документов" количество дел, включенных в опись, указывается в графе "выбытие", а в разделе "Учет описанных документов", соответственно, то же количество дел указывается в графе "поступление".

Наконец, если в деле фонда обнаружился акт о принятии документов в отдел специальных фондов (спецхран) или, наоборот, протокол заседания комиссии по рассекречиваю документов, проигнорируйте его, так как засекречивание или рассекречивание документов никак не влияет на общее их количество.

В графе 5 следует указать, какого рода документы прибыли или убыли - россыпь (неописанные дела) или описанные документы. В последнем случае должно быть упоминание об описи или указан номер описи. Например, если речь идет об акте приема-передачи документов, должны быть записи в графе "название и номера описей". Указать это очень важно, поскольку, как было сказано выше, в листе фонда два раздела:

1)учет неописанных документов;

2)учет описанных документов.

Поэтому записи о россыпи и описанных документах будут внесены в разные разделы.

Графа 6 - самая важная. В ней Вы должны точно указать количество выбывших, прибывших, не найденных или включенных в описи дел. Эти сведения берутся из акта приема-передачи документов на хранение, листа проверки наличия и состояния дел, акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (из специальной графы: "количество дел"). Но лучше всего обратиться к концу документа. Почти все учетные документы заканчиваются надписью "итого дел", причем общее количество дел (прибывших, убывших или не найденных) должно быть указано цифрами и прописью. Если речь идет об описанных документах, укажите количество дел прибывших, убывших, не найденных или описанных по каждой описи отдельно. Например:

Опись 1. Материалы отдела управления. 1954-67 гг. -124 ед. хр.

Опись 2. Материалы бухгалтерии. 1966-67 гг. -135 ед. хр.

Опись 3. Материалы отдела снабжения. 1954-66 гг.-43 ед. хр.

Если в документе не указан номер описи, но ясно, что речь идет об описанных документах, присвойте описи следующий по порядку номер.

Например;

Название фонда: Московский государственный историко-архивный иститут

Центральный муниципальный архив г. Москвы. (Бывший Центральный государственный архив г. Москвы);

Пример заполнения шаблона № 1.

1. Дата учетного доку-мента	2. Заголовок документа	3. Но-мер документа	4. Вид движения документов (поступле-ние, выбытие, обнаруже-но, не обнаруже-но, описано).	5. Россыпь или описанные документы	6. Количество убывших, прибывших, описанных документов (для россыпи - в кг или ед. хр., делах, для описанных документов в ед. хр. отдельно по каждой описи, указать номер описи).
1	2	3	4	5	6
12 января 1964 г.	Акт проверки наличия и состояния дел	1-а	обнаружено	описанные	1. Опись 1. Материалы постоянного хранения. 1930-60 гг. 864 ед. хр. 2. Опись 2. Материалы по личному составу. гг. 3985 ед. хр.
12 января 1964 г.	Акт проверки наличия и состояния дел	1-а	обнаружено	россыпь	2407 ед. хр.
15 марта 1965 г.	Акт приема-передачи	1-п	поступило	описанные	1. Опись 3. Материалы постоянного хранения. 94 ед. хр. 1960-63 гг, 2. Опись 4. Материалы по личному составу. 1960-63 гг. 389 ед. хр.
1 февраля 1966 г.	Акт приема-передачи	2-п	поступило	описанные	1. Опись 5. Материалы постоянного хранения. 1964 г. 89 ед. хр. 2. Опись 6. Материалы по личному составу. 1963-64 гг. 342 ед. хр.
5 июня 1966 г.	Акт о выделении к уничтоже-нию документов, не подлежа-щих хранению	1-у	выбыло	россыпь	1076 ед. хр.
10 сентября 1967 г.	Акт об обнаруже-нии непрофиль-ных дел в фонде Министер-ства высшего и среднего специаль-ного образования РСФСР	12-о	поступило	россыпь	5 ед. хр.
23 октября 1967 г.	Акт научно-техничес-кой обработки фонда	1-оп	описано	россыпь/ описанные	Включено в опись 7 (Материалы постоянного хранения) гг.-900 ед. хр.; в опись 8 (Материалы по личному составу) 76 ед. хр.

Закончив заполнение предварительной формы - внутренней описи дела фонда, приступайте к составлению листа фонда. Внимательно изучите каждую графу листа фонда.