"Главная книга", 2010, N 18
КАК ПРАВИЛЬНО РАССТАТЬСЯ С БУХГАЛТЕРСКИМИ БУМАГАМИ,
СРОК ХРАНЕНИЯ КОТОРЫХ ИСТЕК
Документы - это основа бухгалтерской работы. Но неизбежно наступает момент, когда их количество достигает критической отметки. Вы вдруг понимаете, что никаких шкафов уже не хватает, чтобы разместить всю накопившуюся документацию. Значит, пришло время избавиться от ненужных, устаревших бумаг.
Мы расскажем, как грамотно организовать и документально оформить процедуру утилизации бумаг с истекшим сроком хранения.
Принципы уничтожения документов
Их несколько <1>:
- нужно быть уверенным, что документ, переданный на уничтожение, больше не требуется, работа с ним завершена и что он не потребуется в будущем в качестве доказательства;
- уничтожение должно быть разрешено руководителем организации;
- нельзя уничтожать документы, связанные с предстоящими или уже идущими судебными разбирательствами и расследованиями;
- уничтожать документы нужно таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.
И помимо самих документов, разрешенных к уничтожению, надо уничтожать все их копии.
К сведению
О том, сколько должны храниться в организации разные документы, можно прочитать в этом номере журнала "Главная книга", на с. 59.
Этап 1. Определяем документы, у которых истек срок хранения, и среди них выбираем те, которые могут еще пригодиться
Целесообразно, чтобы отбор устаревших документов на уничтожение проводил не один человек, а экспертная комиссия, созданная приказом руководителя, как минимум из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии <2>.
Приведем образец приказа о создании такой комиссии.
Общество с ограниченной ответственностью "Вареник"
г. Москва 15 июля 2010 г.
Приказ N 27
Для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
- председатель: заместитель генерального директора ;
- члены комиссии: помощник бухгалтера , секретарь .
Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить .
Соколов
Генеральный директор ООО "Вареник"
С приказом ознакомлены:
Свирин 15 июля 2010
------- /зам. генерального директора / "--" г.
Попова 15 июля 2010
------- /помощник бухгалтера / "--" г.
Чернова 15 июля 2010
------- /секретарь / "--" г.
Документы для уничтожения лучше отбирать, просматривая каждый лист в каждой папке с документами за соответствующий год. Не стоит доверять лишь заголовкам папок <3>, чтобы случайно не уничтожить документы, срок хранения которых еще не истек.
К примеру, в этом году с чистой совестью можно распрощаться с большинством документов, работа с которыми завершена в 2004 г. и ранее (например, договоры, срок действия которых закончился в 2004 г.).
Некоторые документы, несмотря на формально истекший срок хранения, не стоит уничтожать, иначе вы не сможете в будущем подтвердить те или иные операции. Старые бумаги могут понадобиться, например, в следующих случаях <4>:
- у вас имеется амортизируемое имущество. Тогда документы, связанные с его приобретением, актуальны вплоть до окончания года, в котором вы спишете либо продадите такое имущество <5>;
- вы реализовали амортизируемое имущество с убытком. В этом случае подтверждающие документы нужны вам в течение всего срока, пока вы включаете этот убыток в состав прочих расходов <6>;
- у вас есть убытки прошлых лет, которые вы все еще списываете в уменьшение налоговой базы. В этом случае всю первичку за убыточные годы лучше хранить в течение всего периода, пока вы списываете убыток в уменьшение налоговой базы по прибыли. При этом не важно, проводились ли у вас камеральные и выездные проверки налоговым органом или нет <7>;
- у вас "висит" дебиторская задолженность, не списанная как безнадежная <8>, потому что 3-летний срок давности <9> прервался и начал течь заново <10>. Тогда нужно сохранить документы, которые могут потребоваться вам для списания безнадежной дебиторки позже, когда срок исковой давности все-таки истечет (к примеру, договор с покупателем (заказчиком), накладные на отгрузку товаров, различные акты - выполненных работ, об оказании услуг, акты сверки задолженности, платежные поручения, расходные кассовые ордера и т. д.).
Бумаги, которые вам еще могут пригодиться, нужно убрать обратно в шкаф.
Внимание! Все документы, подтверждающие расчет налогов, нужно хранить еще как минимум 4 года после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов <11>.
Этап 2. Фиксируем в акте документы, подлежащие уничтожению
В отношении этих документов комиссия составляет акт <12>. Есть рекомендованная форма такого акта <13>, однако она слишком громоздкая. Поэтому на ее основе можно составить свой вариант акта, например такой.
ООО "Вареник"
--
Акт Утверждаю
19.07.2010 1 Генеральный директор
- N
г. Москва
- Соколов
о выделении к уничтожению ----
документов, не подлежащих (подпись) (расшифровка подписи)
хранению 19.07.2010
Дата
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом от 01.01.2001), отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы бухгалтерии ООО "Вареник", срок хранения которых истек 31 декабря 2009 г.
Номер | Заголовок дела или | Период | Количество | Сроки | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Договоры | 01.01.2004 - | 2 | 5 лет | Ревизии |
2 | Счета-фактуры | 01.01.2004 - | 3 | 5 лет | |
3 | Счета-фактуры | 01.01.2004 - | 3 | 5 лет | |
4 | Книги покупок | 01.01.2004 - | 2 | 5 лет | |
5 | Банковские выписки | 01.01.2004 - | 5 | 5 лет | |
6 | Кассовые документы | 01.01.2004 - | 3 | 5 лет | |
7 | Выданные | 01.01.2004 - | 4 | 5 лет | |
8 | Акты выполненных | 01.01.2004 - | 3 | 5 лет | |
9 | Авансовые отчеты | 01.01.2004 - | 2 | 5 лет | |
10 | Квартальная | 01.01.2004 - | 2 | 5 лет |
29 (Двадцать девять) за 2004
Итого папок ------- г.
(цифрами и прописью)
Председатель Свирин
комиссии /, зам. генерального директора/
Члены комиссии:
Попова
/, помощник бухгалтера/
Чернова
/, секретарь/
19.07.2010
Этап 3. Уничтожаем документы
Избавиться от документов можно:
(или) своими силами, например с помощью бумагорезательной машины (шредера);
(или) передав их в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья (макулатуры).
В первом случае целесообразно зафиксировать факт уничтожения, составив об этом акт в произвольной форме <14>. Он может выглядеть, например, так.
ООО "Вареник"
--
Акт Утверждаю
23.07.2010 1 Генеральный директор
- N
г. Москва
- Соколов
о выделении к уничтожению ----
документов, не подлежащих (подпись) (расшифровка подписи)
хранению 23.07.2010
Дата
Настоящим актом подтверждаем, что в нашем присутствии с помощью шредера уничтожено 29 (двадцать девять) папок с документами бухгалтерии, выделенных к уничтожению согласно Акту от 01.01.2001 N 1.
Председатель Свирин
комиссии /, зам. генерального директора/
Члены комиссии:
Попова
/, помощник бухгалтера/
Чернова
/, секретарь/ 23.07.2010
Во втором случае передачу бумаг на утилизацию нужно оформить приемо-сдаточной накладной, указав в ней дату передачи, количество сдаваемых папок и вес макулатуры <15>.
Напомним, что если перерабатывающая организация заплатит вам деньги за сданную макулатуру, то их нужно учесть в составе прочих доходов <16>, начислив при этом НДС в общем порядке, поскольку это реализация макулатуры <17>. Для целей налогообложения прибыли полученную сумму (за вычетом НДС) нужно учесть в составе доходов от реализации <18>.
В бухгалтерском учете организации нужно сделать следующие записи.
Содержание операции | Дт | Кт |
На дату передачи документов в перерабатывающую организацию | ||
Переданы документы, | 76 "Расчеты с разными | 91 "Прочие доходы |
Начислен НДС с суммы, | 91 "Прочие доходы | 68 "Расчеты |
На дату поступления денег от перерабатывающей организации | ||
Поступили деньги | 51 "Расчетные счета" | 76 |
А вот если вы заплатили перерабатывающей организации за утилизацию бумаг, то эти затраты можно учесть в прочих расходах <19>.
* * *
Конечно, вы можете не соблюдать описанную нами процедуру утилизации устаревших документов и не оформлять соответствующие бумаги. Вам за это ничего не будет. Но вы же знаете, что у нас для каждого чиха нужно иметь подтверждающую бумажку. А составить пару актов совсем нетрудно. Будет, что предъявить налоговикам, если они вдруг запросят у вас документы, сроки хранения которых истекли. Будет, что предъявить и руководству, если вас вдруг попросят "поднять" какие-то старые бумаги.
Однако нужно помнить вот о чем. С этого года действует новая редакция ст. 54 НК РФ, в которой устанавливаются общие правила исправления ошибок при расчете налогов. И теперь ошибки, приведшие к завышению уплаченного налога, можно, не сомневаясь, исправлять без оглядки на 3-летний срок, предусмотренный и для налоговой проверки, и для возврата или зачета излишне уплаченных налогов <20>. Но, исправив ошибки прошлых лет текущим периодом, вы должны быть готовы документально доказать проверяющим <21>, что, к примеру, не учли в прошлых периодах конкретные расходы либо не отразили вычет по НДС и поэтому образовались переплаты. Для этого у вас должна быть отчетность конкретного лохматого периода (в котором была допущена ошибка), а также соответствующие счета-фактуры и первичные документы.
Поэтому, прежде чем уничтожать бумаги за прошлые годы, вы должны убедиться, что в эти периоды у вас не было ошибок, которые вы впоследствии захотите исправить.
<1> Пункт 9.9 ГОСТ Р ИСО 7 "СИБИД. Управление документами. Общие требования", утв. Приказом Ростехрегулирования от 01.01.2001 N 28-ст.
<2> Пункты 2.2.3, 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 01.01.2001 (далее - Основные правила); п. 3.1 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Указания).
<3> Пункт 2.3.3 Основных правил; п. 2.5 Указаний.
<4> Пункт 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ.
<5> Подпункт 3 п. 2 ст. 253, пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ.
<6> Пункт 3 ст. 268 НК РФ.
<7> Пункт 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /1/276; Постановление ФАС ДВО от 01.01.2001 N Ф03-832/2009.
<8> Пункт 2 ст. 266, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.
<9> Статья 196 ГК РФ.
<10> Статья 203 ГК РФ.
<11> Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Письмо Минфина России от 01.01.2001 N /2/83.
<12> Пункт 2.4.1 Основных правил.
<13> Приложение 4 к Основным правилам.
<14> Пункт 3.7 Указаний.
<15> Пункт 2.4.7 Основных правил.
<16> Пункт 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 32н.
<17> Пункт 1 ст. 146 НК РФ.
<18> Пункт 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ.
<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 33н.
<20> Пункт 7 ст. 78, п. 1 ст. 54 НК РФ; Письма Минфина России от 01.01.2001 N N /1-216, /86, /85, /84.
<21> Пункт 1 ст. 252, ст. ст. 313, 171, 172 НК РФ.
Юрист
Подписано в печать
10.09.2010
