| |||||
АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАМЧАТСКОГО КРАЯ К. Маркса просп., д. 33, Петропавловск-Камчатский, 683031 Тел. (8-41, Эл. адрес: *****@***ru | Руководителям архивных органов Камчатского края (по списку) | ||||
от | 04.10.2012 | № | 01/277 | ||
на № | от |
Уважаемые коллеги!
Агентство по делам архивов Камчатского края направляет для руководства информацию о планировании работы архивных учреждений Камчатского края (далее – архивные учреждения) на 2013г. и их отчетности за 2012г.
В годовых планах архивных учреждений Камчатского края на 2013г. предусмотреть:
Планирование на 2013 год
Основными задачами деятельности архивных учреждений в 2013 году будет поддержание надлежащего уровня безопасности архивных фондов, а также необходимость внесения корректив в организацию финансово-хозяйственной деятельности государственных и муниципальных архивов в связи с их преобразованием в казенные и бюджетные учреждения согласно Федеральному закону от 01.01.2001г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
Агентство рекомендует архивным учреждениям края включить в годовые планы работ мероприятия, вытекающие из реального состояния архивного дела в архивных учреждениях края, при этом плановые задания необходимо сориентировать на достижение конкретных значимых результатов и взаимоувязать их с выделяемыми финансовыми ресурсами и имеющимися кадровыми возможностями.
Исходя из складывающейся ситуации в социально-культурной сфере страны, тенденций развития экономики, с учетом сценарных условий ее функционирования в 2013 г. и в период до 2015г., а также исходя из Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации -Р, Агентство рекомендует при планировании работы на 2013 год в качестве приоритетных предусмотреть следующие мероприятия:
Организационные мероприятия:
– продолжение работы по приведению в соответствие с федеральным и краевым законодательством нормативной базы архивных учреждений края (уставы, положения, должностные инструкции или регламенты);
- продолжить внедрение в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;
– подготовка информации по вопросам обеспечения сохранности архивных фондов и предотвращения утраты документов в архивных учреждениях края.
в сфере сохранности:
- обеспечение нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
– реализацию нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов на основе долгосрочных планов;
- осуществление комплекса работ с особо ценными документами с учетом положений подготовленных ВНИИДАД «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);
в сфере комплектования:
– своевременное внесение изменений в списки организаций – источников комплектования архивных учреждений края с представлением документов на рассмотрение ЭПМК Агентства;
– продолжение работы по обеспечению сохранности, отбору и приему на постоянное хранение фото - и аудиовизуальной документации и документов личного происхождения, а также документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций, активизации работы с конкурсными управляющими, разработку перечня организаций, находящихся в стадии банкротства с предоставлением планов - графиков;
– продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Камчатского края (КГКУ ГАКК);
- продолжения работы по организации внедрения в деятельность архивных учреждений Российской Федерации «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации , в редакции от 01.01.2001 и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 01.01.2001, № 000;
- оказания методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
в сфере использования:
– организация работы по использованию архивных документов (выставочная и информационная деятельность) в связи с юбилейными и памятными датами из истории архивных учреждений и предприятий края;
- внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;
- продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела, проведение работ по переводу документов в электронную форму;
– подготовка статей и публикаций документов;
- предоставление информации для размещения на официальном сайте исполнительных органов государственной власти Камчатского края;
– подготовка и проведение историко-документальных выставок и информационное сопровождение наиболее крупных мероприятий в крае и муниципальных образованиях: мероприятий, приуроченных к 9 мая, 21 июня, 4 ноября и других знаменательных и памятных дат отечественной и региональной истории;
- участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской федерации на гг.», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на годы;
- участие в реализации Соглашения о сотрудничестве между Федеральным агентством по делам СНГ, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству и Федеральным архивным агентством;
- организация рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР на годы, планами работы межведомственной экспертной комиссии Камчатского края, ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов (КГКУ ГАКК);
- организация работы по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД);
в сфере научно-методического и информационного обеспечения:
– продолжение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам и фондам архивных учреждений края.
– внедрение в работу программного обеспечения «Архивные справочники» (при наличии в архиве соответствующей МТБ);
- внедрение версии 4.3. ПК «Архивный фонд» и представление в установленном порядке в Росархив полных резервных копий ПК «Фондовый каталог» (представляются КГКУ ГАКК, филиалом КГКУ ГАКК, (МБУ «Городской архив г. Вилючинска» - представляет в Агентство);
- рассмотрение на заседаниях дирекций вопросов в части устранения недостатков в обеспечении санитарно-гигиенического состояния архивохранилищ, выявленных в ходе проведения внутренних проверок в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, соблюдения пропускного и внутриобъектового режимов.
Состав плановой документации, представляемой в Агентство:
1. Показатели основных направлений и результатов деятельности на 2013 год – статформа № 1 (на бумажном носителе и в электронном формате);
2. План развития архивного дела в архивных учреждениях края на 2013 г. (текстовая часть плана должна быть утверждена главой муниципального района);
3. План - график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций в архивный отдел (архив);
4. График повышения квалификации сотрудников архивных отделов (архивов) в 2013 году.
В Плане развития архивного дела необходимо выделить разделы в соответствии с направлениями деятельности архива.
Срок представления плана – до 5 декабря 2012 года.
Отчетность за 2012 год
В представляемых отчетах за 2012 г. просим подробно отразить информацию по следующим направлениям:
- информацию о реализации Федерального закона -ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», в том числе о преобразовании государственных и муниципальных архивов в бюджетные и казенные учреждения;
– вопросы в области документационного обеспечения управления и архивного дела, обсуждавшиеся на заседаниях органов местного самоуправления, принятые распорядительные документы (их название, номер, дата);
– изменение структуры, штатной численности и наименования должностей сотрудников архивных учреждений края за отчетный год;
- сведения об условиях оплаты труда;
– повышение квалификации сотрудников;
– сведения о предоставлении дополнительных или новых площадей, указать их конкретный метраж;
– мероприятия по обеспечению сохранности документов в архивных отделах (архивах) и ведомственных архивах;
- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении, проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления (КГКУ ГАКК);
– информацию о стеллажном оборудовании (указать количество и погонные метры, динамику увеличения);
– объем данных, введенных в ПК «Архивный фонд» с указанием количества записей за отчетный период (раздельно по фондам, описям, единицам хранения и единицам учета), общего числа записей в БД, а также общего объема данных в Мб;
- результаты использования ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» в практике государственных и муниципальных архивов,
– факты утраты документов постоянного хранения и документов по личному составу в организациях и меры, предпринятые по их розыску и привлечению к ответственности лиц, виновных в утрате;
– проведение совещаний, семинаров с руководителями и ответственными за делопроизводство и архив в организациях по вопросам архивного дела (количество совещаний и их тематика);
- работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд» заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;
- работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т. п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Mb) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;
- степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT - специалистов;
- степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ;
- проведение проверок о состоянии делопроизводства в ведомственных архивах;
– меры по обеспечению сохранности, отбору и приему на постоянное хранение НТД и аудиовизуальной документации;
– содержание принятых на хранение фото-фоно-видеодокументов и документов личного происхождения;
– особенности работы с конкурсными управляющими, факты ликвидации организаций без передачи в архив документов по личному составу;
– итоги паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2012 г.;
– меры по созданию и развитию научно-справочного аппарата.
Информация о ведении тематических БД представляется в форме таблицы:
№ п/п | Название тематической БД | Общий объем | Краткая аннотация содержания БД |
Кол-во записей | Мб | ||
Информация о наличии компьютерной техники (в скобках указать количество компьютеров, приобретенных в течение года) также представляется в форме таблицы:
Количество компьютеров класса ниже Pentium 4 | Количество компьютеров класса Pentium 4 и выше (и аналогичных) | Итого |
Информацию о сетевой и телекоммуникационной инфраструктуре представить в
форме таблицы:
Наличие ЛВС с указанием кол-ва рабочих мест | Адрес электронной почты | Адрес Web-сайта или Web-страницы на стороннем сайте | Дополнительная информация о ЛВС и работе с сетью Интернет |
Все таблицы представляются отдельными приложениями.
1. Текстовой отчет о выполнении плана развития архивного дела в архивных учреждениях края за 2012 год;
2. Показатели выполнения «Основных направлений развития архивного дела в архивных учреждениях края за 2012 год» (статформа № 1);
3. Статистические отчеты ф. «Отчет о численности, составе и движении работников архивных учреждений на 01.01.2013г.»;
4. Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря 2012 года (приложение 6 к Регламенту государственного учета документов);
5. Паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2013, а также сведения об итогах паспортизации архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по формам, предусмотренным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива );
6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.2013 (приложение 3 к Регламенту государственного учета документов);
7. Отчет за IV кв. 2012 года, годовой отчет представить по установленной форме;
8. Информацию о расходах муниципального бюджета на содержание муниципальных архивов, утвержденных на 2012г., с разбивкой по статьям экономической классификации - до 01 февраля 2013г.
Архивы документов по личному составу также представляют паспорт архива, БД «Архивный фонд», карточки фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
Информируем:
1) Прием документов на рассмотрение ЭПМК Агентства осуществляется до 21 ноября 2012 г., документов по итогам проверки наличия и состояния дел – до 10 ноября 2012 года.
Срок представления годового отчета и отчета за IV кв. 2012 года – до 10 января 2013 года.
Приложение: на 7л. в 1 экз.
Руководитель Агентства
Исп.
Наталья Александровна Кривошлик
