5.3. Дополнительные настройки программы «Референт»
5.3.1. Создание доверенности
При представлении налоговой и бухгалтерской отчетности представителем налогоплательщика или в рамках одной организации, но не руководителем, вместе с отчетностью направляется информационное сообщение о доверенности, содержащее данные о реквизитах доверенности, выданной представителю. Для работы с доверенностями в программе «Референт» используется пункт меню команд «Доверенности».
Перед созданием доверенности рекомендуется заполнить данные уполномоченного представителя, которые в дальнейшем будут использоваться при заполнении формы доверенности. Для этого нужно последовательно выбрать в меню команд пункты «Доверенности – Настройки».
В результате откроется окно «Данные уполномоченного представителя», в котором следует установить переключатель в положение «Юридическое лицо» или «Физическое лицо» и заполнить следующие поля:
• Если выбрано «Юридическое лицо», нужно заполнить поля «Наименование», «ИНН», «КПП», «ОГРН» «Адрес на территории РФ». Для заполнения поля «Адрес на территории РФ» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «Редактирование адреса», в котором следует заполнить соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить». Для заполнения полей в окне «Редактирование адреса» нужно начать ввод названия вручную, а затем в открывшемся списке выбрать требуемое значение из справочника.
Для того чтобы заполнить поле «Список уполномоченных лиц», следует нажать кнопку для добавления записи. После нажатия кнопки откроется окно «Добавление нового физ. лица», в котором нужно заполнить поля «Фамилия, Имя, Отчество (через запятую)», «ИНН», «Адрес на территории РФ», «ОГРНИП», выбрать гражданство и дату рождения. Для заполнения поля «Адрес на территории РФ» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «Редактирование адреса», в котором следует заполнить соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить». В группе полей «Документ» следует выбрать из списка вид документа, заполнить поля «Серия и номер», «Дата выдачи», «Кем выдан», «Код подразделения» и нажать кнопку «Сохранить». Для редактирования данных, внесенных в поле «Список уполномоченных лиц», следует выделить курсором мыши запись и нажать кнопку. Для удаления записи из списка используется кнопка.
• Если выбрано «Физическое лицо», следует заполнить поля «Фамилия, Имя, Отчество (через запятую)», «ИНН», «Адрес на территории РФ», «ОГРНИП», «Гражданство», «Дата рождения». Для заполнения поля «Адрес на территории РФ» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «Редактирование адреса», в котором нужно заполнить соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить». Для заполнения полей в окне «Редактирование адреса» нужно начать ввод названия вручную, а затем в открывшемся списке выбрать требуемое значение из справочника. В группе полей «Документ» следует выбрать из списка вид документа, заполнить поля «Серия и номер», «Дата выдачи», «Кем выдан» и «Код подразделения».
Для создания доверенности нужно в меню команд последовательно выбрать пункты «Доверенности – Создать», в результате откроется окно с формой для заполнения доверенности. В окне «Создание доверенности» необходимо ввести следующие данные в полях:
• В группе полей «Учетные сведения доверенности» следует заполнить поле «Номер» и выбрать дату действия доверенности.
• В группе полей «Сведения о представляемом лице» следует установить переключатель в положение «Юридическое лицо» или «Физическое лицо».
• Если выбрано «Юридическое лицо», нужно заполнить поля «Наименование», «ИНН», «КПП», «Адрес на территории РФ». Для заполнения поля «Адрес на территории РФ» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «Редактирование адреса», в котором следует заполнить соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить». Для заполнения полей в окне «Редактирование адреса» нужно начать ввод названия вручную, а затем в открывшемся списке выбрать требуемое значение из справочника. В группе полей «Данные руководителя» нужно заполнить поля «Фамилия, Имя, Отчество (через запятую)» и «ИНН». Для заполнения поля «Фамилия, Имя, Отчество (через запятую)» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «ФИО», в котором следует заполнить поля и нажать кнопку «Сохранить».
• Если выбрано «Физическое лицо», следует заполнить поля «Фамилия, Имя, Отчество (через запятую)», «ИНН», «Адрес на территории РФ». Для заполнения поля «Адрес на территории РФ» нужно нажать кнопку, после чего откроется окно «Редактирование адреса», в котором следует заполнить соответствующие поля и нажать кнопку «Сохранить». Для заполнения полей в окне «Редактирование адреса» нужно начать ввод названия вручную, а затем в открывшемся списке выбрать требуемое значение из справочника. В группе полей «Документ» следует выбрать из списка вид документа, заполнить поля «Серия и номер», «Дата выдачи», «Кем выдан» и «Код подразделения».
• В группе полей «Сведения об уполномоченном представителе» поля заполняются автоматически, если предварительно была произведена настройка, которая доступна в пункте меню команд «Доверенности – Настройки» окна программы «Референт»;
• Группа полей «Сведения об удостоверителе» является необязательной для заполнения;
• В группе полей «Сведения о полномочиях представителя» следует галочками отметить соответствующие полномочия представителя налогоплательщика.
ПРИМЕЧАНИЕ. При необходимости внесения в доверенность дополнительных данных следует использовать для заполнения полную форму доверенности. Для переключения на полную форму доверенности нужно установить галочку в поле «Полная форма», расположенную в левом нижнем углу окна «Создание доверенности».
Если доверитель не является представляемым лицом, следует при выборе полной формы доверенности, в группе полей «Учетные сведения доверенности», установить переключатель в положение «Доверитель», расположенный в верхней части окна «Создание доверенности». При установке переключателя в положение «Доверитель» необходимо заполнить дополнительную группу полей «Сведения о доверителе».
Для просмотра созданных доверенностей следует последовательно выбрать в меню команд пункты «Доверенности – Просмотреть». В результате откроется окно «Список доверенностей», в котором будут отображены созданные ранее доверенности. Для просмотра доверенности следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной доверенности. Для добавления новой доверенности нужно нажать кнопку «Добавить». Для изменения или удаления доверенности следует выделить нужную доверенность левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Изменить» или «Удалить».
Для импорта доверенности следует нажать кнопку «Импорт» и в открывшемся окне проводника выбрать ранее сохраненный файл доверенности.
Кто такой уполномоченный представитель?
Согласно положениям Налогового кодекса РФ, представлять интересы налогоплательщика во взаимоотношениях с налоговыми органами и подписывать налоговую отчетность, имеет право либо законный, либо уполномоченный представитель налогоплательщика.
Законный представитель налогоплательщика (согласно п.1 ст.27 главы 4 НК РФ):
• руководитель организации (для налогоплательщиков – юридических лиц);
• индивидуальный предприниматель.
Уполномоченный представитель (согласно п.1 ст.29 главы 4 НК РФ):
• юридическое лицо
или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по подготовке, подтверждение полноты и достоверности данных (подписание отчетности) и отправке отчетности;
• сотрудник организации, не являющийся ее законным представителем, т. е. руководителем (например, главный бухгалтер).
Полномочия уполномоченного представителя должны подтверждаться доверенностью (согласно п.3 ст.26 главы 4 НК РФ) заверенной:
• Для юридических лиц: подписью руководителя с приложением печати организации;
• Для индивидуальных предпринимателей: подписью ИП с приложением печати индивидуального предпринимателя, или нотариусом.
Правила оформления, срок действия и основания для прекращения доверенности регулируются статьями 185-189 Гражданского кодекса РФ.
Согласно Приказу ФНС России от 01.01.2001 N ММ-7-6/534@ меняется порядок предоставления отчетности, подписанной уполномоченным представителем: в случае, если отчетность подписывает не руководитель организации, а уполномоченное лицо (далее представитель), вместе с отчетностью необходимо передавать электронный документ, содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной руководителем представителю. Рекомендуем в кратчайшие сроки представить в Вашу инспекцию ФНС доверенность на право подписи отчетности на уполномоченное лицо (представителя - владельца сертификата).
В налоговый орган должна быть предоставлена копия доверенности, заверенная руководителем/индивидуальным предпринимателем с приложением печати.
Данную копию возможно представить в налоговый орган следующими способами:
• лично налогоплательщиком.
• лично представителем (копия должна быть заверена налогоплательщиком).
• по почте.
Использование доверенностей
В соответствии с приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@ в электронный документооборот налогоплательщиков с налоговыми органами вводится новый документ: «информационное сообщение о доверенности». Представляем краткую информацию о доверенностях и использованию «информационного сообщения о доверенности» в программе Референт.
Участвовать в налоговых правоотношениях организация может через своего законного или уполномоченного представителя (п.1 ст.26 НК РФ).
Законным представителем организации является руководитель (п.1 ст.27 НК РФ).
Уполномоченным представителем, то есть представителем, действующим на основании доверенности налогоплательщика, могут быть физические или юридические лица (в том числе и бухгалтер) (п.1 ст.29 НК РФ).
Доверенность должна быть оформлена в порядке, установленном гражданским законодательством (Ст.185 ГК РФ; п.3 ст.29 НК РФ):
• доверенность оформляется в свободной форме;
• срок действия доверенности можно не указывать. В этом случае она будет действовать один год с даты ее совершения (п.1 ст.186 ГК РФ). Максимальный срок, который можно установить в доверенности, - 3 года (п.1 ст.186 ГК РФ);
• в доверенности обязательно указывается дата ее совершения. Если дата не указана - доверенность ничтожна (п.1 ст.186 ГК РФ);
• доверенность подписывает:
• когда ее выдает организация - руководитель с приложением печати организации (п.3 ст.29 НК РФ; п.5 ст.185 ГК РФ). Во избежание споров с налоговыми органами лучше, если данные о руководителе, подписавшем доверенность, будут внесены в ЕГРЮЛ (Ст.5 ФЗ от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей");
• когда ее выдает индивидуальный предприниматель - сам предприниматель. При этом Налоговый кодекс предписывает, что такая доверенность должна быть нотариально заверена (Пункты 1, 3 ст.29 НК РФ; Письма Минфина России от 01.01.2001 N /2, от 01.01.2001 N /9.). ФНС России, так же допускает оформление и обычной доверенности (только за подписью предпринимателя) для случаев представления от его имени каких-либо документов, включая и отчетность (Письмо ФНС России от 01.01.2001 N ШС-22-6/627@.) при условии наличия печати предпринимателя.
Использование доверенности при предоставлении отчётности на бумажном носителе:
Согласно Закону «О бухгалтерском учете»: Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (п.5 ст.13 ФЗ от 01.01.2001 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Налоговая декларация подписывается налогоплательщиком или его представителем в целях подтверждения достоверности и полноты сведений, указанных в налоговой декларации (НК п.5 Ст.80).
Руководитель может передать свои полномочия по подписанию отчетности от своего имени третьему лицу, (в том числе бухгалтеру), путём выдачи доверенности (ст.185 ГК РФ).
В доверенности нужно указать, что «третье лицо» уполномочивается «...подписывать бухгалтерскую и налоговую отчетность от имени руководителя Общества с ограниченной ответственностью...».
Копию такой доверенности нужно приложить к сдаваемой в (п.5 ст.80 НК РФ).
Использование доверенности при предоставлении отчётности в электронном виде:
Программа Референт, в большинстве случаев, будет осуществлять автоматический контроль полномочий лица подписавшего отчетность. Т. е. будет проверять соответствие ФИО указанной в декларации установленным в систему сертификатам и настройкам самой программы Референт. В тех случаях, когда доверенность не требуется, отчётность будет отправляться без реквизитов доверенности. В случаях когда, программа Референт сможет однозначно определить какую доверенность нужно использовать, она так же будет самостоятельно прикладывать реквизиты доверенности в отправляемую декларацию (отчёт), если же случай будет не однозначный, то программа Референт предложит либо выбрать нужную доверенность, либо внести сведения о недостающей доверенности.
Для того, чтобы программа Референт могла автоматически выбирать реквизиты доверенностей, необходимо в программе Референт предварительно заполнить реквизиты используемых доверенностей. И кроме этого своевременно предоставить оригиналы доверенностей в каждый налоговый орган, в который налогоплательщик производит представление деклараций.
Резюмируя описанное выше, отметим главный момент, - в случае, если подписание отчетности производится не сертификатом руководителя организации необходимо предоставить в налоговый орган доверенность и внести данные и о реквизитах доверенности в программу Референт.
Пример заполнения доверенности
Доверенность №__ |
г. Москва __ ___________20__ г.
Общество с ограниченной ответственностью Организации», ИНН XXXXXXXXXX, КПП XXXXXXXXX, ОГРН XXXXXXXXXXXXXX, , действующего на основании Устава, уполномочивает Громову Елену Михайловну (паспорт XX XX N XXXXXX, выданный УВД ___ по г. _______________, код подразделения XXX-XXX) представлять интересы Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» в налоговых органах РФ и совершать все необходимые для этого действия, в том числе подписывать от имени директора Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» бухгалтерскую и налоговую отчетность, представлять, запрашивать и получать от имени Общества с ограниченной ответственностью «Наименование Организации» любые документы.
Настоящая доверенность выдана сроком на три года без права передоверия.
Печать
Директор Организации» Иванов
Заполнение доверенности в программе «Референт»
Если отчетность в налоговый орган представляется самим налогоплательщиком и подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) законного представителя (руководитель организации, индивидуальный предприниматель), оформление доверенности и заполнение реквизитов доверенности в программе «Референт» не требуется.
Если отчетность представляется уполномоченным представителем налогоплательщика (юридическое лицо или ИП, оказывающие услуги по подготовке и отправке отчетности; сотрудник организации, не являющийся ее законным представителем, т. е. руководителем), то в соответствии с Приказом ФНС России от 01.01.2001 N ММ-7-6/534@ должны быть выполнены следующие условия:
1. До отправки отчетности необходимо предоставить в налоговый орган в бумажном виде доверенность (копию доверенности), подтверждающую полномочия представителя.
2. При отправке отчетности в электронном виде вместе с отчетностью в налоговый орган должно отправляться информационное сообщение о доверенности, содержащее данные о реквизитах доверенности, выданной уполномоченному представителю.
В программе «Референт» реализовано автоматическое формирование информационного сообщения о реквизитах доверенности при отправке отчетности.
Для формирования информационного сообщения о доверенности в программе «Референт» необходимо заранее создать доверенность (заполнить реквизиты доверенности уполномоченного представителя). В случае если требуемая доверенность для представления отчетности не была подготовлена, программа при отправке отчетности выдаст сообщение об ошибке.
Для заполнения реквизитов доверенности нужно в программе «Референт» («Пуск – Программы – Taxcom – Sprinter – Референт») последовательно выбрать пункт меню «Доверенности – Создать». В результате откроется основная форма для заполнения реквизитов доверенности. Далее приведены примеры заполнения формы доверенности для наиболее распространенных ситуаций.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если на одного уполномоченного представителя требуется создать несколько доверенностей, то предварительно рекомендуется заполнить сведения о представителе (пункты меню «Доверенности – Настройки»). Это позволит при заполнении основной формы доверенности использовать ранее введенные данные об уполномоченном представителе.
1. Организация-налогоплательщик представляет отчетность сама за себя. Владельцем ЭЦП является не руководитель, а сотрудник этой организации, например, бухгалтер. В этом случае следует оформить доверенность внутри организации на бухгалтера и указать его в качестве уполномоченного представителя.
В форме доверенности нужно заполнить следующие блоки полей:
• Учетные сведения доверенности – заполняется номер и срок действия доверенности;
• Сведения о представляемом лице – заполняются сведения (реквизиты организации и данные о руководителе) организации-налогоплательщика, отчетность которой представляется в налоговый орган;
• Сведения об уполномоченном представителе – заполняются реквизиты организации-налогоплательщика и данные о бухгалтере в списке уполномоченных лиц;
• Сведения об удостоверителе – заполняется, если доверенность заверена нотариально;
• Сведения о полномочиях представителя – отмечаются галочками полномочия, которыми наделен бухгалтер.
2. Организация-налогоплательщик представляет отчетность через организацию, оказывающую услуги по подготовке и отправке отчетности. Владельцем ЭЦП является руководитель организации, оказывающей услуги. В этом случае следует оформить доверенность на организацию, оказывающую услуги по подготовке и отправке отчетности, и указать ее в качестве уполномоченного представителя.
В форме доверенности нужно заполнить следующие блоки полей:
• Учетные сведения доверенности – заполняется номер и срок действия доверенности;
• Сведения о представляемом лице – заполняются сведения (реквизиты организации и данные о руководителе) организации-налогоплательщика, отчетность которой представляется в налоговый орган;
• Сведения об уполномоченном представителе – заполняются реквизиты организации, оказывающей услуги по представлению отчетности, и данные о руководителе в списке уполномоченных лиц;
• Сведения об удостоверителе – заполняется, если доверенность заверена нотариально;
• Сведения о полномочиях представителя – отмечаются галочками полномочия, которыми наделена организация, оказывающая услуги по представлению отчетности.
3. Организация-налогоплательщик () представляет отчетность через организацию (), оказывающую услуги по подготовке и отправке отчетности. На организацию () оформлена доверенность (1) с правом передоверия. Организация () передоверяет право представления отчетности другой организации (). Владельцем ЭЦП является сотрудник организации (), например, бухгалтер. В этом случае организация () должна оформить доверенность (2), указав в качестве уполномоченного представителя организацию () и бухгалтера этой организации.
В нижней части формы доверенности нужно поставить галочку в поле «Полная форма», в блоке полей «Учетные сведения доверенности» установить переключатель в положение «Доверитель» и заполнить следующие блоки полей:
• Учетные сведения доверенности – заполняется номер и срок действия доверенности(2);
• Сведения о представляемом лице – заполняются сведения (реквизиты организации и данные о руководителе) организации-налогоплательщика (), отчетность которой представляется в налоговый орган;
• Сведения о доверителе – заполняются сведения (реквизиты организации и данные о руководителе) организации ();
• Сведения об уполномоченном представителе – заполняются реквизиты организации, оказывающей услуги по представлению отчетности (), данные о бухгалтере этой организации заполняются в списке уполномоченных лиц;
• Сведения об удостоверителе – заполняется, если доверенность (2) заверена нотариально;
• Сведения о полномочиях представителя – отмечаются галочками полномочия, которыми наделен бухгалтер организации ().
ПРИМЕЧАНИЕ. При выборе опции «Полная форма» доверенности появляется дополнительный блок полей «Место осуществления полномочий». Этот блок заполняется в случае наделения полномочиями в части представления интересов обособленного подразделения, филиала организации, ФЛ, осуществляющего деятельность по объектам налогообложения, размещенных по месту осуществления этих полномочий.
