Анализ реализации правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой в Архангельской области и
Ненецком автономном округе, в 2012 г.
Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Архангельской области и Ненецкому автономному округу (далее – Управление) в рамках реализации полномочий по контролю и надзору в сфере нотариата проведен анализ реализации Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Минюста России (далее – Правила) нотариусами, занимающимися частной практикой в Архангельской области и Ненецком автономном округе в 2012 г.
В 2012 г. в рамках реализации полномочий в сфере нотариата Управлением проведено 13 плановых совместных с Нотариальной палатой Архангельской области (далее – Нотариальная палата) проверки исполнения нотариусами Правил в нотариальных округах: Город Архангельск, Город Котлас и Котласский район, Город Новодвинск, Город Северодвинск, Вельский, Вилегодский, Виноградовский, Ленский, Няндомский, Онежский, Приморский, Устьянский районы Архангельской области; 1 внеплановая повторная проверка исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусом, занимающимся частной практикой в нотариальном округе Лешуконский район Архангельской области (2011 г. – 12 плановых проверок, 1 внеплановая повторная проверка).
По результатам проверок, проведенных в 2012 г., выявлены следующие нарушения Правил:
1) при оформлении документов (документировании нотариальной деятельности):
- без учета требований приложения №1 к Правилам в Журнале организационно-распорядительных документов отсутствует графа 7 «Индекс дела, в котором находится документ»;
- в нарушение п. п.6, 9 Правил в Журнале организационно-распорядительных документов нотариусом зарегистрированы документы, не являющиеся организационно-распорядительными;
- в нарушение п.7 Правил в отдельных запросах нотариуса отсутствует указание на наименование документа; в реквизитах отдельных запросов отсутствует указание на дату и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
- в нарушение п.9 Правил отдельные организационно-распорядительные документы нотариуса не зарегистрированы в Журнале организационно-распорядительных документов; постановление об отказе в совершение нотариального действия не зарегистрировано в Журнале организационно-распорядительных документов, а зарегистрировано в Журнале исходящей корреспонденции;
- в нарушение п.13 Правил на отдельных письмах отсутствует дата их составления;
2) при обработке входящих и исходящих документов:
- без учета требований к заполнению Журнала регистрации входящей корреспонденции, предусмотренных приложением №4 к Правилам, в указанном Журнале отсутствуют указания на ответы нотариуса на поступившие запросы; не везде указан номер дела, в котором находится поступивший документ; в отдельных случаях в графе 2 «Дата и номер документа, указанные отправителем» Журнала входящей корреспонденции не указан номер документа; не указаны номер и дата документа;
- без учета требований к заполнению Журнала регистрации исходящей корреспонденции, предусмотренных приложением №5 к Правилам, в Журнале исходящей корреспонденции не везде указан номер дела, в котором находится копия документа;
- в нарушение п.12 Правил письмо нотариуса оформлено не на бланке нотариуса, а на листе формата А5;
- в нарушение п.18 Правил в ответе нотариуса на запрос отсутствует ссылка на реквизиты указанного запроса;
- в нарушение п.21 Правил в случае, если нотариусу на личном приеме передаются подлинные документы, но нотариальное действие совершается не в день принятия документов, расписки о принятии подлинных документов нотариусом не оформляются и не выдаются;
- в нарушение п.23 Правил отсутствует регистрация документов, поступивших из Нотариальной палаты и направленных в Нотариальную палату по электронной почте;
- в нарушение п.24 Правил не проставлен в правом нижнем углу регистрационный номер и дата регистрации входящего документа; не проставлен регистрационный номер;
- в нарушение п. п.22, 23, 24 Правил два документа зарегистрированы в Журнале входящей корреспонденции за одним номером, при этом в графе 3 «Дата и номер документа» Журнала указана одна дата, регистрационный номер и дата регистрации проставлены только на одном входящем документе;
- в нарушение п.26 Правил не соблюден срок рассмотрения обращений; в графе 6 Журнала регистрации входящей корреспонденции отсутствуют отметки об исполнении, несмотря на факт исполнения нотариусом поступивших документов;
- в нарушение п.30 Правил на документах не ставится отметка «в дело» либо в указанной отметке отсутствует дата и личная подпись нотариуса;
- в нарушение п.31 Правил письмо нотариуса не зарегистрировано в Журнале исходящей корреспонденции; на бланке ответа на запрос не проставлен исходящий номер; в Журнале исходящей корреспонденции в отдельных случаях графа «Номер дела, в котором находится копия документа», не заполнена;
- в нарушение п.34 Правил в отдельных случаях при отправлении документа нотариусом второй экземпляр документа не остается в делах нотариуса;
3) при использовании печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков нотариуса:
- в нарушение п.41 Правил отдельные письма, оформленные с использованием личного бланка нотариуса, изготовлены на листах бумаги формата А5;
4) при составлении номенклатуры дел и формировании дел:
- в нарушение требований приложения №9 к Правилам в номенклатурах дел в отношении отдельных дел отсутствует указание на статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации ;
- в нарушение п.47 Правил номенклатура дел нотариуса не утверждена; при оформлении обложки номенклатуры дел за 2010 г. нотариусом указана дата окончания – 01.02.2011, при оформлении обложки номенклатуры дел за 2011 г. нотариусом указана дата начала – 01.12.2010, дата окончания – 01.02.2012; при оформлении обложки номенклатур дел нотариусом указывается дата начала - дата утверждения номенклатуры дел президентом Нотариальной палаты, а дата окончания - дата составления итоговой записи, вместе с тем в качестве дат начала и окончания номенклатуры дел следует указывать календарный год;
- в нарушение п.49 Правил все имеющие в производстве реестры для регистрации нотариальных действий (3 вида) включены нотариусом в одно номенклатурное дело;
- в нарушение п.53 Правил в графе 5 «Примечание» в номенклатурах дел проставляются отметки о делах, переходящих на следующий календарный год, а не из предыдущего года; в номенклатурах дел отсутствует указание на срок хранения дела; отметки о переходящих делах в номенклатуре дел не проставлены;
- в нарушение п.54 Правил номенклатура дел является переходящим делом;
- в нарушение п.55 Правил в номенклатуре дел резервные индексы не везде предусмотрены;
- в нарушение п.56 Правил номенклатура дел не закрыта итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса; итоговая запись к номенклатуре дел, составленная в соответствии с приложением №10 к Правилам, не подшита к указанной номенклатуре;
- в нарушение п.57 Правил не все документы нотариальной конторы сформированы в дела согласно номенклатуре дел; отдельные документы, поступившие в нотариальную контору и зарегистрированные в Журнале входящей корреспонденции с отметкой «в дело», отсутствуют в указанном деле; в дело сформирован запрос, адресованный другому нотариусу, и ответ другого нотариуса на запрос, а также сообщение другого нотариуса о нахождении проверяемого нотариуса в отпуске (в Журналах входящей и исходящей корреспонденции указанные документы не зарегистрированы);
- в нарушение п.59 Правил в деле «Переписка» (отдельные) документы-запросы не сгруппированы с документами-ответами; в нарушение п.59 Правил хронология размещения документов в деле нарушена; номенклатуры дел за годы хранятся вместе в одном деле;
- в нарушение п.60 Правил некоторые дела по объему превышают 250 листов; дело подразделено на тома, вместе с тем общее количество листов во всех томах не превышает 250;
5) при оформлении дел, экспертизе ценности документов и составлении описей дел:
- в нарушение требований приложения №11 к Правилам на обложке дела, оконченного производством, не указана дата окончания дела;
- в нарушение п.66 Правил на обложках дел, подготовленных к архивному хранению, отсутствует указание на количество листов в деле; реквизиты дел на обложках не всегда соответствуют реквизитам, указанным в номенклатуре дел;
- в нарушение п.70 Правил в номенклатурном деле отсутствует лист-заверитель дела;
- в нарушение п. п.72, 79 Правил в случае добавления документов в дело меняется нумерация листов путем стирания номеров листов, а не зачеркивания прежнего номера и проставления нового номера рядом или проставления литерных номеров;
- в нарушение п.80 Правил в листе-заверителе дела отсутствует подпись и оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; в заверительных надписях номенклатурных дел, подготовленных к архивному хранению, заверительных надписях наследственных дел, отсутствует оттиск гербовой печати; неверно составлены листы-заверители;
- в нарушение п.83 Правил в деле на наклейке, скрепляющей концы нити, которой прошиты документы дела, отсутствует оттиск печати нотариуса; концы нити не заклеены, оттиск печати отсутствует;
- в нарушение п.84 Правил опись дел временного хранения (свыше 10 лет) не составлена; в опись дел постоянного хранения не включены номенклатурные дела постоянного срока хранения;
6) при формировании и оформлении наследственных дел:
- без учета требований приложений №№3, 6 к Правилам в расписках в получении документов нотариусом и расписках в получении документов от нотариуса отсутствуют сведения о месте жительства гражданина;
- без учета требований к заполнению Книги учета наследственных дел (приложение №21 к Правилам) в отдельных случаях в графе 9 указанной Книги, несмотря на наличие записей о регистрации заявлений о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, отсутствует отметка о выданных свидетельствах о праве на наследство;
- без учета требований приложения №25 Правил на обложках наследственных дел отсутствуют слова «Срок хранения ___»;
- в нарушение требований приложения №25 к Правилам на обложках наследственных дел, оконченных производством, отсутствует указание на срок хранения наследственных дел;
- в нарушение п.71 Правил в наследственных делах дата их окончания устанавливается по дате выдачи свидетельства о праве на наследство, а не по дате последнего документа, включенного в дело;
- в нарушение п. п.124, 127, 128 Правил заявление гражданина о приятии наследства по завещанию зарегистрировано только в Журнале входящей корреспонденции, наследственное дело не заведено;
- в нарушение п.128 Правил на обложках наследственных дел не указывается год их открытия;
- в нарушение п.131 Правил отдельные заявления, поступившие к конкретному наследственному делу, не зарегистрированы в книге учета наследственных дел;
- в нарушение п.134 Правил (приложение №25) на обложках наследственных дел неверно указан срок хранения дел; на обложках отсутствует наименование нотариального
округа;
- в нарушение п.135 Правил в наследственное дело помещены не все документы, связанные с оформлением наследства;
- в нарушение п.141 Правил на обложке возобновленного наследственного дела отсутствуют сведения о возобновлении;
7) при ведении и заполнении реестров для регистрации нотариальных действий:
- в нарушение п.175 Правил выявлены случаи, когда нотариальное действие зарегистрировано нотариусом в реестре, не предназначенном для регистрации данного нотариального действия; в один реестр объединено несколько видов нотариальных действий: свидетельствование верности копий документов и свидетельствования подлинности подписей; регистрация доверенностей и согласий; не добавлена буква, соответствующая наименованию нотариального действия;
- в нарушение п.176 Правил отдельные записи в реестре производятся с использованием красителя красного цвета; записи в реестре производятся неаккуратно и неразборчиво; выявлены случаи технических ошибок в графе 2 «Дата совершения нотариального действия» реестров;
- в нарушение п.177 Правил поправки в реестре не оговорены; в реестре незаполненные строки прочеркнуты не во всех случаях; не всегда правильно делаются оговорки и вносятся исправления в реестровые записи;
- в нарушение п.179 Правил записи в реестре определенное время производились лицом, не работающим по трудовому договору у нотариуса;
- в нарушение п.180 Правил нотариус допускает нумерацию в реестре одной записью при регистрации разнородных действий, например, когда на имя граждан одновременно выданы свидетельства о праве собственности и их копии;
- в нарушение п.181 Правил в графе 2 реестров для регистрации нотариальных действий при написании даты регистрации нотариального действия нотариусом допускаются прочеркивания;
- в нарушение п. п.182-183 Правил в реестре при указании сведений на представителей юридических лиц в графах 3 и 4 сначала указываются сведения и реквизиты юридического лица
, затем сведения о представителе юридического лица; имеются случаи внесения сведений, предназначенных размещению раздельно в графах 3-4 реестров, одной сводной записью; реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя юридического лица, указаны в графе 3, а не в графе 4 реестра; реквизиты государственной регистрации юридического лица указаны в графе 4 реестра; в реестры не внесены сведения о дате регистрации и органе, осуществившем государственную регистрацию юридического лица; в графе 4 реестра не указаны сведения о реквизитах документа, подтверждающего полномочия, статус или должность представителя юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность; не полностью указываются сведения о месте нахождения юридического лица, государственной регистрации юридического лица; при регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых от одного и того же лица, не всегда указывается в графе 3 «он же» и в графе 4 «то же»; отсутствует указание на адрес лица, обратившегося за совершением нотариального действия; при совершении нотариального действия от имени физического лица дата рождения обратившегося указывается в графе 3, вместе с его именем и местом жительства;
- в нарушение п.182 Правил при совершении нотариального действия от имени юридического лица записи вносятся с нарушениями установленного порядка;
- в нарушение п.183 Правил графа 4 реестра частично не заполнена;
- без учета требований приказа Минюста от 01.01.2001 №99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» в графе 4 реестров «документ, удостоверяющий личность явившегося для совершения нотариального действия» не указывается само наименование документа, удостоверяющего личность;
- в нарушение п.184 Правил в графе 5 реестров «Содержание нотариального действия», в случае, когда экземпляры документов не остаются в делах нотариуса, не всегда содержание нотариального действия указано в полном объеме;
- в нарушение п.185 Правил при освобождении физических лиц от уплаты нотариального тарифа в графе 6 общих и специальных реестров регистрации нотариальных действий нотариусом неправильно указывается на факты освобождения от уплаты нотариального тарифа за совершение нотариального действия («предоставлена льгота 100% ст.333.38 Налоговому Кодексу Российской Федерации»); не в полном объеме отражается факт освобождения от уплаты нотариального тарифа за совершение нотариального действия;
- в нарушение п.186 Правил в реестре для регистрации нотариальных действий в графе 7 отсутствуют инициалы лиц, явившихся за совершением нотариального действия; не всегда указываются фамилия и инициалы лица, явившегося за совершением нотариального действия в случае, если гражданин расписывается подряд в отношении нескольких нотариальных действий; отсутствуют подписи граждан, записи рукоприкладчика «Ввиду…за него…», а написано «По просьбе гражданина (инициалы, фамилия)…»; отсутствует собственноручное написание лицом, явившимся за совершением нотариального действия, своих инициалов, фамилии и проставления им росписи;
Документы, связанные с производством депозитных операций, нотариусами за проверяемый период не оформлялись, кроме двух нотариусов, которыми указанные документы оформлены в соответствии с требованиями п. п.164-166 Правил.
За проверяемый период нотариусами закрытые завещания не принимались, вексельные протесты не совершались.
Следует отметить, что нотариусами за проверяемый период акты о выделении дел для уничтожения не составлялись, несмотря на то, что согласно п.6.10 Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденной приказом Минюста РСФСР от 01.01.2001 №32, одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению, за исключением оного нотариуса: составлен 1 акт о выделении к уничтожению документов и дел в соответствии с формой №11 указанной Инструкции.
В 2012 г. по сравнению с 2011 г. нотариусами, занимающимися частной практикой в Архангельской области и Ненецком автономном округе, допущено меньшее количество нарушений Правил: отсутствуют нарушения п. п.15, 17, 28, 32, 40, 46, 65, 67, 69, 81, 82, 85, 86, 92, 126, 129, 132, 136, 178 Правил, вместе с тем, выявлены новые нарушения п. п.16, 54, 79, 124, 135, 179, 180 Правил.
По результатам проведенных проверок деятельность 13 нотариусов по исполнению Правил в целом признана удовлетворительной, вместе с тем, выявлены отдельные нарушения Правил, частично или полностью устраненные в ходе проверки.
Систематические нарушения Правил выявлены в деятельности 1 нотариуса.
12 нотариусам рекомендовано устранить нарушения Правил, о чем уведомить Управление и Нотариальную палату (по состоянию на иусами представлена информация об устранении нарушений, выявленных в ходе проведения проверок). Кроме того, 4 нотариусам предложено повторно изучить Правила.
Таким образом, большинство нарушений Правил, выявленных в ходе проведения проверок в 2012 г., допущено нотариусами, занимающимися частной практикой в Архангельской области и Ненецком автономном округе, при ведении и заполнении реестров для регистрации нотариальных действий.
По сравнению с 2011 г. в 2012 г. нотариусами допущено меньшее количество нарушений Правил, вместе тем, следует отметить рост нарушений Правил, допущенных при ведении и заполнении реестров для регистрации нотариальных действий (из 14 нотариусов только у трех нотариусов отсутствуют нарушения при ведении и заполнении реестров) и наличие существенных нарушений Правил при формировании и оформлении наследственных дел и ведении и заполнении реестров для регистрации нотариальных действий.
Нарушения, выявленные у 1 нотариуса, вызваны, в том числе, отсутствием в Правилах четкой регламентации порядка передачи и ведения дел нотариуса другим нотариусом в период его отсутствия по уважительным причинам.
