Рабочая тетрадь к семинару «Базовый курс НКО»

Рабочая тетрадь к семинару

«Базовый курс НКО»

Москва, 22-24 марта 2010г.

«Тайм-менеджмент и управление командой»

Афонина Елизавета

Задание:

дайте минимум 10 ответов на вопрос «Кто Я?» (существительные)

1.  ____________________________________

2.  ____________________________________

3.  ____________________________________

4.  ____________________________________

5.  ____________________________________

6.  ____________________________________

7.  ____________________________________

8.  ____________________________________

9.  ____________________________________

10.____________________________________

11.____________________________________

12.____________________________________

13.____________________________________

14.____________________________________

15.____________________________________

ТИПИЧНЫЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

1.  Сначала я делаю то, что мне нравится делать, а потом - то, что не нравится делать.

2.  В первую очередь я делаю то, что знаю, как делать, а потом - что не знаю, как делать.

3.  Сначала я делаю простую работу, а потом сложную.

4.  Сначала я делаю задания, не требующих больших временных затрат.

5.  В первую очередь я делаю то, для чего достаточно ресурсов.

6.  Сначала я делаю запланированное, а потом - незапланированное.

7.  Я реагирую на требования других до того, как начинаю действовать в соответствии с собственными потребностями.

8.  Срочные задания я выполняю раньше важных.

9.  Я с готовностью реагирую на кризисные и неотложные ситуации.

10.  Сначала я делаю то, что мне интересно делать, а потом - что менее интересно.

11.  Я делаю то, что соответствует моим личным целям, или то, что мне политически выгодно.

12.  Я начинаю работу накануне срока сдачи.

13.  Я делаю ту работу, результаты которой наиболее наглядны.

14.  Моя реакция на запрос зависит от того, кто просит.

15.  Моя реакция зависит от того, будут ли какие-нибудь последствия от моего действия или бездействия.

16.  Я выполняю задания в порядке их поступления.

СТУПЕНИ ЭВОЛЮЦИИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

ВРЕМЯ-это единственный ресурс, который принадлежит каждому из нас и который во многом определяет наши действия.

 

Современный

Планирование ТМ

Фиксация Календарное по

дел планирование приоритетам

 

1.  Фиксация дел. Для нее характерно составление списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке времени.

2.  Календарное планирование. Эта ступень, гораздо более сложная, отражает попытку заглянуть вперед, приурочить события и виды деятельности к определенному моменту в будущем. Используются перекидные календари и блокноты записи деловых встреч. Дела распределяются на более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Задачи вносятся в деловые блокноты в порядке поступления, а решают их в зависимости от наличия свободного времени. Если на предстоящий день или неделю незапланированного времени нет, дела, независимо от важности, переносятся на следующий период.

3.  Планирование по приоритетам. К двум предыдущим ступеням добавляется распределение, ранжирование задач по важности, сравнение относительных достоинств разных сфер деятельности. Кроме того, концентрируется внимание на постановке конкретных долго-, средне - и краткосрочных целей, на достижение которых должны быть затрачены время и усилия. Сюда же относится концепция ежедневного планирования. Для составления планов также используются деловые блокноты, но уже более сложные. В них вначале вносят цели и задачи на предстоящий период, а уже затем они распределяются в соответствии с их важностью и срочностью.

4.  Современный тайм-менеджмент. Сегодня управление временем рассматривается как инструмент для максимальной реализации личностного потенциала. Понимание предназначения человека в жизни создает условия для определения четких согласованных целей и установления правильных приоритетов. Современный тайм-менеджмент предполагает установление приоритетов исходя из важности поставленных задач по достижению цели. При этом срочность имеет гораздо меньшее значение, чем в предыдущих фазах.

Важнейшим элементом современного тайм-менеджмента является условное, психологическое время, так называемый Кайрос. Введение этого понятия означает, что при определении качества использования времени учитывается не количество выполненной работы за определенное время, а степень важности выполняемых работ.

Много внимания на этом этапе уделяется психологическим аспектам управления временем. Один из главных принципов современного тайм-менеджмента – достижение независимости человека от влияния различных обстоятельств.

Переход к четвертой ступени требует более глубокого изучения самого себя высокой самодисциплины и настойчивости. Но эффект, получаемый от этого перехода, значительно превосходит затраченные усилия, время и средства.

ЧТО ДАЕТ СОВРЕМЕННЫЙ ТМ:

1. Организационные преимущества заключаются в наличии ясного и четкого плана и строгого графика работы, в уменьшении различных помех, «разрывов» в работе, в большей динамичности и последовательности, снижении затрат времени на менее важные дела. Кроме того, управление временем позволяет быстрее и эффективнее адаптироваться в окружающей обстановке, повысить эффективность взаимоотношений с другими людьми, использовать ограничения, накладываемые общением, для повышения результативности своей деятельности.

2. Психологические преимущества. Человек, знающий цену своему времени, приобретает уверенность в себе и своих действиях, избавляется от необходимости постоянного выбора и метаний от одного занятия к другому. Он лучше сосредоточивается на действительно важных проблемах, более стоек и готов к преодолению различного рода неожиданностей. Он становится более самодисциплинированным и самоорганизованным, работа мозга приобретает большую избирательность.

3. Преимущества в деловой сфере: повышается результативность принимаемых решений, эффективнее происходит координация с внешними и внутренними контрагентами, становится лучше видна взаимосвязь межу проблемами и методами их разрешения, появляется возможность взглянуть на ситуацию с более высокой точки.

ХРОНОС И КАЙРОС.

ХРОНОС – линейное время

КАЙРОС – психологическое время (удобный момент)

ХРОНОТОПЫ

	ЗДЕСЬ	ТАМ
СЕЙЧАС
ТОГДА

КАК ПОВЛИЯТЬ НА КАИРОС

Сознание (концентрация, новые задачи)	Предсознание (рутина, знакомые задачи)	Подсознание (идеи, фантазии, новые подходы и решения)
·  Вместимость сознания ограничена, решается не более одной задачи в один момент времени. ·  Включается, когда сосредотачиваемся (например: разговор на иностранном языке) ·  Перегружено, если отвлекают от сосредоточенности., ·  Функционирует только во время бодрствования.	·  Вместимость предсознания ограничена, количество дел - не более 10 в один момент времени. ·  Перегружено, если занято более чем 10 делами одновременно. ·  Пользуясь своей системой логичных критериев, объедините свои дела, документы в группы, состоящие не более чем из 10 элементов. ·  Необходима структура, расстановка приоритетов, т. к., если дела делаются в случайном порядке, многое забывается, не замечается, накапливается усталость. ·  Функционирует только во время бодрствования	·  Вместимость безгранична (сокровищница возможностей). ·  Блокируется доступ к запасам знаний из подсознания при перегруженности предсознания и отсутствии концентрации в сознании ·  Идеи формируются во время отдыха или предельной собранности (повышение изобретений в годы войны или в период полного благополучия). ·  Функционирует как во время бодрствования, так и во время сна

Повышение эффективности работы подсознания

·  Ясное представление своих проблем и целей.

·  Записывать идеи в момент их прихода (разгрузка сознания, оживление мысленного процесса).

·  Отводить время для мечты, фантазии (стимуляция творческого воображения). Появляется импульс для воплощения мечты в действительности.

·  Имейте большую мечту, – ставьте крупные цели (настройка мозга на развитие, на новые подходы).

·  Расслабление (повышается уровень творческой активности).

·  Разнообразие жизни.

·  Обзор. Обеспечьте себе возможность видеть общую картину и структуру своих дел.

ВЫДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕОТОВ

Для того, чтобы эффективно использовать свое время, необходимо определиться с тем, каким делам мы будем выделять большее время. Очень часто важность дела определяется его срочностью. Однако не всякое срочное дело, является важным. Фокусировка на срочности мешает нам сосредоточится на важных, но пока еще не срочных делах. Это приводит к увеличению кризисов и уменьшению личной эффективности.

Принцип Эйзенхауэра

Принципы выделения приоритетов

Принцип АВС

Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел.

Катего­рии задач	Число задач (%)	Характеристики задач	Решение задач	Объем времени, планируемого на решение задач
A	15	Важнейшие	Решаются в первую очередь. Не подлежат делегированию.	65
B	20	Важные	Решаются во вторую очередь. Частично могут быть делегированы.	20
C	65	Менее важные, не существенные	Обязательно делегируются или вычеркиваются из списка.	15

Принцип АВС говорит, что наиболее важных дел не так уж много, а их доля в общем количестве дел руководителя примерно постоянна.

Поэтому прежде, чем планировать своё рабочее время, следует выделить небольшое число наиболее важных дел, чтобы заняться ими в первую очередь.

Вопросы для выявления задач категории А:

·  Благодаря выполнению каких задач, я в наибольшей степени приближаюсь к выполнению моих главных целей?

·  Могу ли я за счёт выполнения одной задачи решить сразу несколько других?

·  Благодаря выполнению каких задач, я могу внести наибольший вклад в решение задач моего подразделения и компании в целом?

·  Выполнение каких задач принесёт мне наибольшую пользу?

·  Невыполнение каких задач может иметь наиболее негативные последствия?

ПЛАНИРОВАНИЕ

Определение целей

Цель – представление о желаемом результате

Правила формулирования целей

Цель сформулирована эффективно, если она отвечает следующим критериям:

Specific	КОНКРЕТНАЯ, ЯСНАЯ
Measurable	ИЗМЕРИМАЯ
Achievable	ДОСТИЖИМАЯ
Relevant	ЗНАЧИМАЯ УВЯЗАННАЯ С ДРУГИМИ ЦЕЛЯМИ
Timebound	ОГРАНИЧЕННАЯ ВО ВРЕМЕНИ

Оцените, пожалуйста, приведенные ниже формулировки целей. Обоснуйте свою оценку.

1.  Выполнять работы по графику.

2.  Расходы на оплату труда держать на минимальном уровне.

3.  Обучить бригадиров.

4.  Эффективно реагировать на жалобы.

5.  Потери времени, связанные с несчастными случаями и травмами, не должны превышать 1 процента общего рабочего времени.

6.  К 2005 году каждой российской семье предоставить отдельную квартиру.

7.  Все экспортные заказы должны выполняться в течение одного дня с момента поступления соответствующего товара на склад.

8.  Менеджеры должны постоянно демонстрировать свою предприимчивость и решительность.

9.  Перемещение бухгалтерии на новое место должно быть произведено поэтапно.

10.  К 2005 году войти в «тройку ведущих компаний» в отрасли.

Практика формулирования целей

Общая задача, область деятельности, роль	Цель: желаемый результат, достижение которого будет говорить, что вы добились успех в данной области.

Что можно сделать для сокращения времени, которое мы тратим на дела IV квадрата?

Методы мотивации

1.  Якоря на включение в работу

2.  Метод лягушки

3.  Метод швейцарского сыра

4.  Награды и наказания

5.  Искусственный цейтнот

6.  Таблица регулярных дел

Что можно сделать для сокращения времени, которое мы тратим на дела III квадрата?

Организация телефонных звонков

Распределяйте предстоящие звонки
по приоритетным группам. Для звонков с высоким приоритетом выделяйте в своем расписании непрерывный блок времени. Выделяйте для звонков свое непродуктивное время. Избегайте фрагментации рабочего времени телефонными звонками. Планируйте для звонков интервалы, связанные с естественными перерывами.

Решение вопроса о хранении документов

Содержится ли здесь информация, которую я собираюсь использовать
в ближайшее время? Как я буду ее использовать? Насколько легко мне будет отыскать эту информацию, если позже выяснится, что она мне нужна?

Эффективная организация рабочего места

Оцените нынешнее состояние. Наведите порядок на столе. Систематизируйте хранение документов. Используйте удобное для вас офисное оборудование.

Организация чтения

Проанализируйте необходимость получения традиционно получаемой информации. Откажитесь от подписки на ненужную информацию. Непрочитанные газеты, журналы, статьи говорят о том, что они не нужны. Интересную статью вырвите и положите в папку, которую носите с собой.

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ

“Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь”.

Бенджамин Франклин

Поглотители	Где и как это проявляется в моей работе	Как это устранить
1. Безотказность
2. Непрошенный посетитель “Друг в беде – это просто бич…” (Анонимное высказывание)
3.Телефонные звонки “Большое преимущество этого аппарата над любым другим состоит в том, что для обращения с ним не требуется никаких особых навыков” (Из проспекта Электрической Телефонной Компании, 1878г.)
4. Ожидание “Тем, кто ждет, может кое-что достаться, но только то, что осталось после тех, кто спешит” (Авраам Линкольн)
5. Совещания

САМОРАЗГРУЗКА ИЛИ МЕТОДЫ ОСВОБОЖДЕНИЯ ВРЕМЕНИ

ВОПРОСЫ, ОБЛЕГЧАЮЩИЕ РАЗГРУЗКУ	МЕРЫ
1. Зачем вообще это делать? ·  что можно сделать вместо этого? ·  что произойдет, если этого не сделать?
2. С какой стати именно Я? ·  кто мог бы сделать это вместо меня? ·  кто мог бы взять на себя часть работы и какую? ·  кто мог бы мне помочь?
3.Почему именно СЕЙЧАС? ·  когда можно совместить ее с другой работой и какой именно? ·  насколько она срочна и важна?
4. Почему именно так, в такой форме? ·  как можно выполнить эту работу проще? ·  можно ли выполнить эту работу быстрее? ·  какой квалификации достаточно для выполнения этой работы?

Принципы планирования

o  Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.

o  Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями.

o  В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

o  Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.

o  Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.

o  При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.

ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

1.  «Жесткие» встречи (привязаны к точному времени)

2.  «Гибкие» задачи (просто список с приоритетами)

3.  «Бюджетируемые» задачи (выделяется ресурс времени, но без жесткой привязки)

Результато-ориентированный список задач

Обычно:	Эффективнее:
Созвониться с И. И. Петров: проект Совещание, 16.00	Получить инф. по проекту Дожать до заказа Принять решение по выставке

ОСНОВНОЕ ПРАВИЛО ЕЖЕДНЕВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

ОСНОВНОЕ СООТНОШЕНИЕ (60 : 40).

Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 50%-60%.

50%-60% - запланированные дела и встречи

20%-25% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20%-25% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Р А Б О Ч Е Е В Р Е М Я

50%-60% 20%-25% 20%-25%

запланированное непредвиденное спонтанное

время время время

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА: СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ В МОЕМ РАСПОРЯЖЕНИИ?

в моем распоряжении ИМЕЕТСЯ

Дней в году 365 дней

минус: выходные ___ дней

остается ___ дней

минус: отпуск ___ дней

остается ___ дней

минус: праздники ___ дней

остается ___ дней

минус: конференции, семинары,

совещания и т. д. ___ дней

остается ___ дней

минус: болезни ___ дней

остается ___ дней

минус: прочее (что именно?)

___ дней

остается ___ дней

Итого ____ продуктивных рабочих дней по _____ часов в день

или всего ______ часов

Как я это время РАСХОДУЮ

Занятие	в день	количество дней	всего часов в год
дорога на работу и обратно
дорога во время рабочего дня
административная работа
производственные совещания
беседы с клиентами
телефонные звонки
Сумма

Сколько времени ОСТАЕТСЯ? ___________________часов

На что я его использую?

ПУТИ УВЕЛИЧЕНИЯ ВРЕМЕННОГО РЕСУРСА

ЭКОНОМИЯ	НАРАЩИВАНИЕ (НАХОЖДЕНИЕ НОВЫХ ИСТОЧНИКОВ)
·  Планирование	·  Пакетирование
·  Расставление приоритетов	·  Умение переключаться
·  Делегирование	·  Находиться «здесь и теперь»
·  Умение работать с поглотителями времени	·  Погруженность, концентрация
·  Целеполагание	·  Положительные эмоции

ПРОДВИЖЕНИЕ НОВОЙ ИДЕИ В КОМАНДЕ

 

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПОЗИЦИИ ВО ВЗАИМОДЕЙСТВИИ

Р Р

В В

Д Д

ПЕРЕВОД ПРОБЛЕМ В ЗАДАЧИ

ТЕХНИКА ПЕРЕФОРМУЛИРОВАНИЯ

ПРИЗНАКИ	ПРОБЛЕМА	ЗАДАЧА
Эмоции	Негативные	Позитивные
Направленность	Прошлое	Будущее
Состояние	Растерянность, ступор	Мобилизация
Степень активности	Пассивность, отказ от деятельности	Поисковая активность

	ПРОБЛЕМА	ЗАДАЧА
Словесные индикаторы

АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ПРОБЛЕМОЙ СОТРУДНИКА

ЭТАПЫ	КОММЕНТАРИИ
1.  Выразить поддержку
2.  Инициировать рассказ о ситуации, о действиях сотрудника в ситуации
3.  Предложить сформулировать суть именно его затруднений в одном предложении
4.  Наметить задачу (не давая советы!)
5.  Определить возможные пути решения (не менее 3-х вариантов)
6.  Выбрать предпочтительные варианты решения

САМОДИАГНОСТИКА

АНКЕТА 1

1.  Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

2.  Перепоручаю все, что мне было перепоручено:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

3.  Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

4.  Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

5.  Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

6.  Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданных совещаний:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

7.  Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

8.  В моем плане время – есть окна, позволяющие реагировать на актуальные проблемы:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

9.  Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в 1-ю очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела:

0 – почти никогда

1 – никогда

2 – часто

3 - почти всегда

0-15 баллов: Вы не планируете свое время, находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых своих целей добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда последовательны, чтобы иметь успех.

21-25 баллов: У Вас хороший самоменеджмент.

26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время.

«Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть»