Инструкция

ГБУ «Центр информатизации бюджетного процесса

при Министерстве финансов Республики Саха (Якутия)»

Инструкция

Поставка на учет договоров и государственных контрактов в программе АС «Бюджет-КС» для бюджетополучателей

I этап. Порядок заполнения расшифровки к договорам и ГК бюджетополучателями.

Расшифровка для постановки на учет бюджетных обязательств (далее БО) заполняется в программе АС «Бюджет – КС» в функционале «черновик – Расшифровка к договорам (Бюджетные обязательства 55н пр.1):

1). Необходимо установить текущую расчетную дату, так как документ в обязательном порядке создается текущим днем:

2). Открывается документ «черновик-Расшифровка к договорам (Бюджетные обязательства 55н пр.1)» и необходимо создать «новый лист» с помощью кнопки «создать»:

3). Далее необходимо настроить параметры расшифровки к договорам в целях облегчения заполнения расшифровки к договорам, чтоб каждый раз не указывать руками. Для этого необходимо выбрать в настройках с помощью кнопки «настройки» соответствующие реквизиты:

Например, автоматическая нумерация документа и автоматическое присвоение номера БО. Выбираем «Да» и сохраняем «ОК»:

3). Открывается окно, где обязательно заполняются следующие поля:

1.  Номер расшифровки (автоматически настроить в параметрах);

2.  Дата расшифровки (обязательно указывается текущая дата);

3.  Номер договора или государственного контракта (далее ГК);

4.  Срок действия договора или ГК (например, с 01.01.2010г. по 31.12.2010г. в соответствии с условием договора или ГК);

5.  Сумма договора (сумма договора и сумма на год должны быть равны);

6.  Сумма на год (в программе ставится автоматически);

7.  Счет учреждения (указывается номер лицевого счета бюджетополучателя);

8.  Поставщик (указывается ИНН и из справочника необходимо выбрать соответствующие реквизиты поставщика. В случае отсутствия в справочнике соответствующих реквизитов поставщика, необходимо в произвольной форме отправить письмо в операционный отдел ДРК МФ РС (Я) на имя руководителя или заместителя руководителя о том, что «просим занести реквизиты в справочник…» с указанием реквизитов и полного наименования поставщика);

9.  Содержание (указывается предмет оплаты договора или ГК. Например, оплата за тепловую энергию или за услуги связи);

10.  Условие (указывается порядок оплаты и номер реестровой записи. Например, по факту или перечислением в соответствии с условием договора или ГК);

11.  КБК;

12.  Номер БО (указывается внутренний порядковый номер БО);

13.  Дата БО (необходимо указать дату фактического заполнения расшифровки, то есть дата расшифровки и дата БО должны быть одинаковыми);

14.  Сумма (расшифровка заполняется без разбивки по месяцам в связи с тем, что лимиты бюджетных обязательств формируются на год).

5). После заполнения расшифровки необходимо вторично проверить и сохранить с помощью кнопки «сохранить»:

6). Документ формируется в Черновик-Расшифровка к договорам. Затем необходимо выбрать и передать документ на сервер с помощью кнопки «передать документ на сервер»:

7). Затем необходимо обновиться с помощью кнопки «обновить»:

8). После обновления необходимо прикрепить соответствующие отсканированные первичные документы. Для этого выбираем документ и нажимаем на кнопку «просмотр первичного документа»:

9). Необходимо выбрать документ и нажать на кнопку «создание группы первичных документов»:

10). Далее выбирается с помощью кнопки обзора соответствующие отсканированные первичные документы, например, с рабочего стола или с папки «мои документы», где были сохранены первичные документы:

11). Затем еще раз отправляется на сервер и необходимо обновиться, только после этого документ подписывается ЭЦП с помощью кнопки «просмотр/установка ЭЦП»:

12). Открывается окно «просмотр/установка ЭЦП», нажимается кнопка «подписать»:

При сканировании первичных документов следует руководствоваться приказом Министерства финансов РС (Я) от 01.01.01 года № 000 «Временные методические указания по осуществлению органами Республиканского казначейства Министерства финансов Республики Саха (Якутия) контроля за целевым использованием бюджетных средств и приказом Министерства финансов РС (Я) от 01.01.01 года №01-04/468 «Об утверждении Правил учета обязательств, подлежащих исполнению за счет средств республиканского бюджета».

Также, в соответствии с приказом Министерства финансов РС (Я) от 06 апреля 2010 года №01-04/0220 «О применении в 2010 году «Правил учета обязательств, подлежащих исполнению за счет средств республиканского бюджета по средствам от приносящей доход деятельности» по 221 и 223 кодам КОСГУ независимо от суммы в части исполнения обязательств по средствам от приносящей доход деятельности применяется механизм постановки на учет договоров для республиканских учреждений, расположенных в улусах.

II этап. Порядок проверки расшифровок органами Республиканского казначейства Министерства финансов Республики Саха (Якутия) и порядок просмотра в программном комплексе забракованных бюджетных обязательств :

1). В функционале «черновик-расшифровка к договорам (Бюджетные обязательства 55н пр.1)» в электронном виде проверяются только те документы, которые подписаны электронно-цифровой подписью (далее ЭЦП).

Проверяются все поля расшифровки к договорам и по порядку открываются привязанные первичные документы. Затем проверка осуществляется на соответствие привязанных первичных документов к заполненной расшифровке к договорам бюджетополучателями.

В том случае, если расшифровка отвечает всем требованиям и первичные документы составлены в соответствии с установленным законодательством, данная расшифровка принимается к исполнению.

Также, в соответствии с бюджетным кодексом Российской Федерации получатель средств принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него в текущем финансовом году лимитов бюджетных обязательств по кодам бюджетной классификации расходов РФ.

Обязательства, принятые получателями средств сверх утвержденных им в финансовом году лимитов бюджетных обязательств, не подлежат оплате за счет средств республиканского бюджета.

После постановки на учет соответствующих договоров или ГК при оплате платежных поручений не требуется сканирования договоров или ГК, необходимо привязать соответствующий номер бюджетных обязательств.

2). Если расшифровка не принимается к исполнению, она бракуется с указанием причины возврата.

Для просмотра причины забраковки документов необходимо выделить соответствующие расшифровки и нажать кнопку «забраковать – посмотреть причину забраковки»:

Необходимо посмотреть причины возврата бюджетных обязательств. Затем необходимо исправить документ и отправить с применением ЭЦП.

III этап. Изменения к договорам.

1). Изменения к договорам заполняется по следующей схеме: черновик-Изменения к договорам (Бюджетные обязательства 55н пр.1):

2). Открывается функционал и необходимо создать новый лист. Для заполнения изменения к договорам существуют свои особенности:

1.  в поле «номер» необходимо указать номер договора или ГК, который был поставлен на бюджетное обязательство (далее БО) и нажать на кнопку «Enter»:

2.  Далее необходимо выбрать из справочника правильные реквизиты договора или ГК, принятых к учету и «ОК»;

3.  после выбора соответствующих данных автоматически заполняются все поля изменения к договорам, затем необходимо, в поле «условие», указать номер и дату документа – основания в сторону увеличения или уменьшения суммы договора или ГК (на основании Федерального закона от 21.07.05г. – изменение суммы ГК в сторону уменьшения или увеличения производится в пределах 10% от общей суммы ГК на основании дополнительного соглашения), если изменение ГК – в поле «условие» обязательно указывается новый номер реестровой записи (перерегистрация ГК):

4.  далее необходимо указать измененную сумму договора или ГК, после заполнения формы изменения к договорам вторично проверить и сохранить.

5.  Также, дополнительно можно настроить с помощью кнопки «настройка» автоматическую нумерацию документа и автоматическое присвоение номера БО (посмотреть I этап, п.3 данной инструкции).

3). После сохранения изменения к договорам сканируются и привязываются подлинники первичных документов по аналогичной схеме расшифровки к договорам (посмотреть I этап, п.8 данной инструкции), а именно: сам ГК или договор, дополнительное соглашение на основании чего вносится изменение, сведения о государственном контракте (его изменении), заключенном государственным заказчиком.

Также, рекомендуем при сканировании первичных документов пользоваться программой DjVu. DjVu – это графический формат, оптимизированный для хранения отсканированных документов. Инструкцию по работе в программе DjVu можно посмотреть на официальном сайте «*****».

По всем вопросам обращаться в ГБУ «Центр информатизации бюджетного процесса при Министерстве финансов Республики Саха (Якутия)»

Спутниковый телефон 69800, городской (41