Приложение №
к договору №
СТАНДАРТ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И КО» С ПОСТАВЩИКАМИ
Редакция 3.3
МОСКВА, 2012
Оглавление
Оглавление 2
1 Общие положения 3
1.1 Назначение 3
1.2 Термины, определения и сокращения 4
2 Требования стандарта 5
2.1 Порядок взаимодействия 5
2.2 Формат представления данных 7
2.3 Передача данных 7
2.4 Структура данных 8
Приложение 13
1 Общие положения
Данное приложение является неотъемлемой частью договора поставки и устанавливает стандарт электронного документооборота между различными автоматизированными информационными системами (ИС) поставщиков и ИС «Витим и Ко». Поставщики взявшие на себя обязательства по поставке товаров для и Ко» (далее – Заказчик) должны выполнять требования данного документа, а Заказчик оставляет за собой право на аттестацию поставщиков на соответствие требованиям данного стандарта.
Информация в стандарте является открытой. Актуальная версия документа доступна на http://www. *****.
1.1 Назначение
1.1.1 Настоящий стандарт определяет порядок и форматы обмена информацией поставщиков с Заказчиком в процессе обеспечения аптек сети «Старый лекарь» лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения и другими товарами, разрешенными к реализации через аптечные учреждения (далее – Товар).
1.1.2 Настоящий стандарт устанавливает минимально необходимый набор процедур, как со стороны поставщика, так и со стороны Заказчика:
1. Информирование Заказчика о наличии и ценах на товарные позиции.
2. Размещение Заказчиком текущей агрегированной потребности у поставщиков.
3. Подтверждение поставщиками запрошенного Товара.
4. Размещение у поставщиков заказов на поставку в разрезе грузополучателей.
5. Уведомление Заказчика о выполнении поставщиками отгрузок.
1.2 Термины, определения и сокращения
1.2.1 Бит (от англ. bit = binary - двоичная + digit - цифра) – минимальная единица измерения количества передаваемой или хранимой информации, соответствующая одному двоичному разряду, способному принимать значений 0 или 1.
1.2.2 Идентификатор (ИД) – уникальное символическое имя объекта, позволяющее однозначно отличить его в ряду однородных объектов.
1.2.3 Данные – информация, обработанная и представленная в формализованном виде для дальнейшей обработки. Компонентами данных являются цифры и символы естественного языка или их кодированное представление в виде битов.
1.2.4 Процедура – сгруппированная по определенным критериям последовательность действий (работ).
1.2.5 Процесс – последовательность процедур и/или действий (работ), направленных на получение заданного результата.
1.2.6 Файл – основной структурный элемент хранения данных в ЭВМ, обеспечивающий возможность машине и человеку отличать один набор данных от другого при их поиске, изменении, удалении или выполнении с ними других операций.
1.2.7 Электронный документ – документ, созданный средствами вычислительной техники и оформленный в установленном порядке
1.2.8 FTP (File Transfer Protocol) - протокол передачи файлов. FTP позволяет передавать/получать файлы удаленным компьютерам по какому-либо каналу связи, например, Интернет.
1.2.9 FTP-сервер - компьютер, который содержит общедоступные файлы и настроен на поддержку протокола FTP.
1.2.10 IP-адрес - 32-битная цифровая система, разработанная для идентификации сетевых компьютеров в сети Интернет. Состоит из четырех наборов чисел. В десятичной форме каждое число может принимать значение от 0 до 225 и отделяется от других точкой, например, 213.247.251.99. Каждый компьютер в Интернете должен иметь идентифицирующий его уникальный IP-адрес определяющий место его расположения в глобальной сети.
2 Требования стандарта
2.1 Порядок взаимодействия
2.1.1 Процедуры, выполняемые в процессе обеспечения аптек сети «Старый лекарь» Товаром, должны выполняться в соответствии с таблицей №1 Порядок выполнения процедур.
2.1.2 Диаграмма процесса обеспечения аптек сети «Старый лекарь» приведена в приложении №1.
2.1.3 Для оперативного решения любых вопросов, связанных с процессом обеспечения аптек сети «Старый лекарь» либо применением данного стандарта, Заказчиком и поставщиком при подписании договора должны быть назначены ответственные должностные лица. По каждому ответственному должностному лицу должна быть предоставлена контактная информация:
· должность и структурное подразделение;
· фамилия, имя, отчество;
· контактный телефон;
· адрес электронной почты.
Таблица 1. Порядок выполнения процедур.
№ п. п. | Процедура | Действия | Период времени выполнения процедуры | Результат процедуры |
1 | Информирование Заказчика о наличии и ценах на товарные позиции. | · формирование актуального прайс-листа; · передача Заказчику прайс-листа | 9:00 | прайс-лист |
2 | Размещение Заказчиком текущей агрегированной потребности у поставщиков. | · формирование агрегированного заказа; · передача агрегированного заказа поставщику | 12:10 | агрегированный заказ |
3 | Подтверждение поставщиками запрошенного Товара. | · получение агрегированного заказа; · формирование предложения на поставку, · резервирование Товара; · передача предложения Заказчику | 13:00 | предложение на поставку |
4 | Размещение у поставщиков заявок на поставку в разрезе грузополучателей. | · получение предложения; · формирование заказа на поставку в разрезе грузополучателей | 13:30 | заказ на поставку по грузополучателям |
5 | Получение электронных счетов от поставщиков. | · Выявление отказанных позиций по аптекам · формирование второй потребности | 14:30 | Получение электроны счетов от поставщиков |
6 | Формирование документа отказа/согласования. | · Формирование документа · Отправка поставщику | 15:00 | Формирование документа отказа/согласования |
Вторая часть торгов | ||||
7 | Консолидация потребности по отказанным товарам. | · формирование агрегированного заказа; · передача поставщику(кроме тех от кого не пришло подтверждение заказываемых позиций) | 15:10 | Консолидация потребности по отказанным товарам, с исключение поставщиков отказавшихся по позиционно |
8 | Подтверждение поставщиками запрошенного Товара. | · Получение ответов · Обработка (торги) | 16:00 | |
9 | Размещение у поставщиков заявок на поставку в разрезе грузополучателей. | · получение предложения; · формирование заказа на поставку в разрезе грузополучателей · передача заказа на поставку; | 16:15 | заказ на поставку по грузополучателям |
10 | Получение электронных счетов от поставщиков. | · Выявление отказанных позиций по аптекам · Формирование 2й потребности | 17:30 | Получение электроны счетов от поставщиков |
11 | Формирование документа отказа/согласования. | · Формирование документа · Отправка поставщику | 18:00 | Формирование документа отказа/согласования |
12 | Уведомление Заказчика о выполнении поставщиками отгрузок | · Получение Поставщиком документа отказа/согласования в разрезе грузополучателей; · формирование товарно-сопроводительных документов; · передача Заказчику электронных накладных по первой и второй частям торгов. | Заказчик получает электронные накладные не менее, чем за 3 часа до фактической поставки | электронные накладные |
2.2 Формат представления данных
2.2.1 Обмен данными происходит с использованием универсального формата представления данных CSV (Comma-Separated Values – данные, разделенные запятой/точкой с запятой) с кодировкой DOS. В качестве разделителя назначается <;> - точка с запятой.
2.2.2 Значения типа ДАТА должны быть представлены в виде ДД. ММ. ГГГГ, то есть ДД – день, ММ – номер месяца по порядку, ГГГГ – год, например, 20.05.2008 – это 20 мая 2008 года.
2.2.3 Значения типа ЦЕНА или СУММА должны быть представлены в виде числа, дробная часть которого округлена до двух знаков, а разделитель целой и дробной части точка, например, 398.74 .
2.2.4 Значения типа ЧИСЛО должны быть заполнены числовым значением (дробная часть отделяется точкой). При отсутствии значения нужно устанавливать 0 в данном поле. Установка в числовом поле значений <пусто> и «NULL» не допустима!
2.3 Передача данных
2.3.1 Передача данных может осуществляться двумя способами:
· с использованием FTP (предпочтительный способ);
· по электронной почте.
2.3.2 Передача данных с использованием FTP осуществляется через FTP-сервер Заказчика - ftp://ftp. *****.
2.3.3 Для каждого поставщика на FTP-сервере Заказчика создается персональная папка, через которую осуществляется обмен данными. Папка содержит несколько подпапок для разных типов электронных документов. Примерная структура папок представлена на рисунке 1. Папка Price предназначена для размещения в ней поставщиком актуальных прайс-листов, в папку SumOrd Заказчик выкладывает данные по агрегированному заказу для поставщика, в папку Confirm поставщик выкладывает предложение на поставку, в папке Order Заказчик размещает заказ на поставку в разрезе грузополучателей, в папку El_Accounts поставщик помещает электронные счета, в папку Ref_Coord заказчик выкладывает документы отказа/согласования и, наконец, в папку Invoice поставщик выкладывает электронные накладные.
Рисунок 1. Структура персональной папки поставщика на FTP заказчика
2.3.4 Название персональной папки, являющееся идентификатором поставщика и пароль доступа сообщается поставщику при подписании договора.
2.3.5 Передача данных по электронной почте осуществляется с использованием электронных почтовых служб, как Заказчика, так и поставщика. Адреса электронных почтовых ящиков согласовываются между Заказчиком и поставщиком при подписании договора.
2.4 Структура данных
Для каждого типа электронных документов предусматривается специфическая структура представления данных и правила наименования файлов.
2.4.1 Электронный документ типа прайс-лист, предназначенный для информирования Заказчика о наличии и ценах на товарные позиции, должен быть представлен в виде файла со структурой описанной в табл. 2 и именем
Идентификатор поставщика_PR_DDMMYY.CSV, где
<Идентификатор поставщика> – присваивается поставщику при подписании договора;
<_PR_> – идентификатор типа данных прайс-лист;
DDMMYY – дата электронного документа, где соответственно DD – день, MM – месяц, YY – год.
Например, Moron_PR_250807.CSV .
Таблица 2. Структура данных типа прайс-лист.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код товара у поставщика | строка |
2 | Наименование товара | Строка |
3 | Завод-производитель | Строка |
4 | Страна происхождения | Строка |
5 | Количество | Число |
6 | Цена с налогами | Число |
7 | Кратность | Число |
2.4.2 Электронный документ – агрегированный заказ, предназначенный для информирования поставщиков о текущей потребности Заказчика в товаре, должен быть представлен в виде файла со структурой описанной в табл. 3 и именем
Идентификатор поставщика_SO_DDMMYY.CSV, где
<_SO_> – идентификатор типа данных агрегированный заказ(1 часть торгов)
<_SO2_> – идентификатор типа данных агрегированный заказ(2 часть торгов)
Например, Moron_SO_250807.CSV .
Таблица 3. Структура данных типа агрегированный заказ.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код товара у поставщика | Строка |
2 | Запрашиваемое количество | число |
2.4.3 Электронный документ – предложение на поставку, предназначенный для подтвержения поставщиком запрошенного Заказчиком товара, и должен быть представлен в виде файла со структурой описанной в табл. 4 и именем
Идентификатор поставщика_CN_DDMMYY.CSV, где
<_CN_> – идентификатор типа данных подтверждение поставщика(1 часть торгов)
<_CN2_> – идентификатор типа данных подтверждение поставщика(2 часть торгов)
Например, Moron_CN_250807.CSV .
Таблица 4. Структура данных типа подтверждение поставщика.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код товара у поставщика | Строка |
2 | Подтверждаемое количество упаковок товара | Число |
3 | Цена с налогами | Число |
4 | Серия | Строка |
5 | Срок годности | Дд. мм. гггг |
2.4.4 Электронный документ – заказ на поставку в разрезе грузополучателей, должен быть представлен в виде файла со структурой описанной в табл. 5 и именем
Идентификатор поставщика_OD_DDMMYY.CSV, где
<_OD_> – идентификатор типа данных заказ в разрезе грузополучателей(1 часть торгов).
<_OD2_> – идентификатор типа данных заказ в разрезе грузополучателей(2 часть торгов).
Например, Moron_OD_250807.CSV .
Таблица 5. Структура данных типа заказ в разрезе грузополучателей.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код аптеки (№ аптеки) | Строка |
2 | Название аптеки | Строка |
3 | Регион (МОСКВА, МО, КАЛУЖОБ и т. п.) | Строка |
4 | Адрес аптеки | Строка |
5 | Код товара у поставщика | Строка |
6 | Подтверждаемое количество упаковок товара | Число |
7 | Цена с налогами | Число |
8 | ID заказа в торгах | Число |
9 | ID строки | Число |
10 | Серия | строка |
11 | Срок годности | Дд. мм. гггг |
2.4.5 Электронный счет - документ получаемый от поставщика в котором он подтверждает позиции по грузополучателем которые реально будут поставлены в аптеки, с указанием количества и цены, на основе реально имеющихся складских данных.
Идентификатор поставщика_AC_DDMMYY.CSV, где
<_AC_> – идентификатор типа данных электронный счет для 1й части торгов
<_AC2_> – идентификатор типа данных электронный счет для 2й части торгов
Например, Moron_AC_250807.CSV .
Таблица 6. Структура данных типа электронный счет.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код аптеки (№ аптеки) | Строка |
2 | Код товара у поставщика | Строка |
3 | Подтверждаемое количество упаковок товара | Число |
4 | Срок годности | Дата |
5 | Цена с налогами | Число |
6 | ID заказа в торгах | Число |
7 | ID строки | Число |
2.4.6 Документ отказа/согласования – в нем поставщику предоставляются окончательные данные по позициям которые будут заказаны(после обработки электронных счетов)
Идентификатор поставщика_RC_DDMMYY.CSV, где
<_RC_> – идентификатор типа данных документ отказа/согласования для 1й части торгов
<_RC2_> – идентификатор типа данных документ отказа/согласования для второй части торгов
Например, Moron_RC_250807.CSV .
Таблица 7. Структура данных типа заказ документ отказа/согласования
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Код аптеки (№ аптеки) | Строка |
2 | Название аптеки | Строка |
3 | Регион (МОСКВА, МО, КАЛУЖОБ и т. п.) | Строка |
4 | Адрес аптеки | Строка |
5 | Код товара у поставщика | Строка |
6 | Подтверждаемое количество упаковок товара | Число |
7 | Цена с налогами | Число |
8 | ID заказа в торгах | Число |
9 | ID строки | Число |
10 | Серия | строка |
Комментарии к Таблица 7.
П.6: если Заказчик отказался от товара, то подтверждаемое количество упаковок товара равно ноль.
2.4.7 Электронная накладная – документ, подтверждающий отгрузку товара, должен быть представлен в виде файла со структурой описанной в табл. 6 и именем
Идентификатор поставщика_№ Накладной.CSV, где
№ Накладной – идентификатор наклодной у поставщика.
Например, Moron_1234567.CSV .
Таблица 6. Структура данных типа электронная накладная.
№ п. п. | Реквизит строки данных | Тип данных |
1 | Номер накладной у Поставщика | Строка |
2 | Дата накладной у Поставщика | Дд. мм. гггг |
3 | Код аптеки (№ аптеки) | Строка |
4 | Код поставщика в справочнике Витима | Строка |
5 | Код препарата из справочника Поставщика | Строка |
6 | ШК производителя | Строка |
7 | Цена оптовая (закупочная для аптеки) без НДС | Число |
8 | Цена оптовая (закупочная для аптеки) с НДС | Число |
9 | Кол-во | Число |
10 | Проставляется заводской номер производителя | Строка |
11 | Срок годности | Дд. мм. гггг |
12 | Название препарата | Строка |
13 | Название страны | Строка |
14 | Название завода | Строка |
15 | Вид упаковки (можно ставить шт.) | Строка |
16 | Ставка НДС | Число |
17 | Признак ЖНВЛС, если препарат относится к ЖНВЛС ставить 1 иначе 0 | Число |
18[1] | Зарегистрированная предельная отпускная цена производителя в рублях на препараты, отнесенные к ЖНВЛС | Число |
19 | Дата регистрации - относится к ЖНВЛС | Дд. мм. гггг |
20 | ГТД | Строка |
21 | № Сертификата | Строка |
22 | Срок сертификата | Дд. мм. гггг |
23 | Орган сертификации | Строка |
24 | Код органа сертификации | Строка |
25 | Сумма по накладной без НДС | Число |
26 | Сумма по накладной НДС 10% | Число |
27 | Сумма по накладной НДС 18% | Число |
28 | Сумма товаров с признаком НДС 10% (включая НДС) | Число |
29 | Сумма товаров с признаком НДС 18% (включая НДС) | Число |
30 | Сумма товаров, не облагаемых НДС | Число |
31 | Сумма НДС по строке | Число |
32[2] | Отпускная цена производителя товара без НДС | Число |
332 | Ставка НДС у производителя (с какой ставкой производитель продавал товар) | Число |
34[3] | Отпускная цена товара без НДС у оптовика, закупившего товар непосредственно у производителя | Число |
353 | Ставка НДС у оптовика, закупившего товар непосредственно у производителя (с какой ставкой этот оптовик продавал товар) | Число |
36[4] | Зарегистрированная предельная отпускная цена производителя в иностранной валюте | Число |
37[5] | Вид валюты регистрации (трехбуквенный код по ОК (МК (ИСО 4294, например, евро – EUR, доллар США – USD.) | Строка |
38[6] | Срок оплаты накладной | Дд. мм. гггг |
39[7] | ID заказа в торгах | Число |
40 | ID строки | Число |
41 | Серия | Строка |
Примечание. Реквизиты 18, 36, 37должны быть заполнены идентично протоколу согласования цен поставки жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств (Утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 августа 2009 г. N 654).
2.4.8 Примеры файлов всех типов электронных документов доступны на
ftp:// ftp. *****/<Наименование персональной папки>/Docs
Приложение
[1] Реквизит обязателен для заполнения при поставках ЖНВЛС. Для ЖНВЛС, зарегистрированных в иностранной валюте цена по курсу ЦБ РФ на дату ГТД. Для других товаров указывать 0.
[2] Реквизит обязателен для заполнения при поставках лекарственных средств и изделий медицинского назначения.
[3] Реквизит обязателен для заполнения при поставках лекарственных средств и изделий медицинского назначения во Владимирскую область. Для остальных регионов можно указывать нулевое значение.
[4] Реквизит обязателен для заполнения при поставках ЖНВЛС и наличии зарегистрированной предельной отпускной цены в иностранной валюте. Для других товаров указывать 0.
[5] Реквизит обязателен для заполнения при поставках ЖНВЛС и наличии зарегистрированной предельной отпускной цены в иностранной валюте. Указывается буквенный код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4294. Для других товаров реквизит не заполнять.
[6] Реквизит обязателен для заполнения. ФЗ от 01.01.01 года N 381-ФЗ.
[7] Реквизит обязателен для заполнения. Значение «ID заказа в торгах» из заказа на поставку в разрезе грузополучателей (см. Таблица 5, №8). Предоставляет и КО». Тип – число (либо 0).
