Утверждены
Приказом председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области
Рекомендации
по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
1. Общие положения
Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Рекомендации) разработаны на основании постановления Администрации Волгоградской области -п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и определяют единые подходы в работе по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Перечней ЭД), с учетом уровня технической и нормативно-правовой обеспеченности современного этапа перехода на безбумажный документооборот.
При разработке Рекомендаций использованы следующие нормативные правовые акты в сферах информатизации, делопроизводства и архивного дела:
- Федеральный закон от 01.01.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 01.01.2001 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)»;
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.2001 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 01.01.2001 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- Приказ Федерального архивного агентства Российской Федерации от 01.01.2001 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- Постановление Администрации Волгоградской области -п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области»;
- Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области».
2. Определение состава документов, включаемых в Перечни ЭД
2.1. Разработка Перечней ЭД осуществляется службами делопроизводства и архивами органов исполнительной власти Волгоградской области при участии структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются:
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 01.01.2001 № 558 (далее – Перечень типовых документов);
- иные перечни документов, устанавливающие состав и сроки хранения отдельных видов документов, согласованные в установленном порядке и утвержденные законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- номенклатуры дел органов исполнительной власти Волгоградской области, согласованные в установленном порядке Экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
2.3. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
- документы, которым установлен временный срок хранения без отметки «ЭПК». Например: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю; иные документы временного срока хранения.
- документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
- документы постоянного срока хранения (за исключением документов ведение которых в электронной форме установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации);
- документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Перечни ЭД органов исполнительной власти Волгоградской области формируются из:
- документов, указанных в прилагаемом Рекомендуемом перечне
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;
- документов, указанных в статьях перечней документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, по которым установлен временный срок хранения документов без отметки «ЭПК»;
- иных документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области с учетом положений пунктов 2.3, 2.4и 2.5.
3. Оформление Перечней ЭД
3.1. Оформление Перечней ЭД органов исполнительной власти Волгоградской области соответствует оформлению Перечня типовых документов.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД органа исполнительной власти Волгоградской области утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
4. Использование Перечней ЭД
4.1. После утверждения Перечней ЭД:
- в номенклатурах дел органов исполнительной власти Волгоградской области в графе «примечания» к соответствующим делам, состоящим из документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД»;
- номенклатура дел утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.
4.2. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
Приложение
к Рекомендациям по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
№ п/п | Вид документа | Срок хранения и номер статьи по Перечню типовых документов |
1. Организация системы управления | ||
1.1. Руководство | ||
1 | Протоколы, постановления, решения, стенограммы собраний структурных подразделений организации; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним (кроме документов при сложной структуре организации (структура в структуре)) | 5 л. Ст.18 з |
2 | Приказы, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним | 5 л. Ст.19 в |
3 | Проекты приказов, распоряжений; документы к ним | 1 г. Ст.20 |
1.2. Организационные основы управления | ||
4 | Переписка о разработке структур и схем организации управления | 3 г. после утверждения Ст.66 |
5 | Переписка по разработке и изменению штатных расписаний | 3 г. после утверждения Ст.73 |
6 | Переписка по организационным вопросам деятельности | 5 л. Ст.84 |
1.3. Контроль | ||
7 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 л. Ст.175 |
8 | Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений | 5 л. Ст.176 |
9 | Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. Ст.177 |
1.4. Правовое обеспечение деятельности | ||
10 | Переписка по оперативным правовым вопросам, в т. ч., о разъяснении законодательства | 3 г. 194 |
11 | Базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам | ДЗН (по месту разработки и утверждения – пост.) Ст.196 а |
12 | Базы данных (справочные, полнотекстовые) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации | Пост. Ст.196 б |
1.5. Документационное обеспечение управления | ||
13 | Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения | 3 г. после утверждения Ст.202 |
14 | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 г. после снятия с контроля с контроля Ст.203 |
15 | Списки адресов обязательной рассылки документов | 3 г. после замены новыми Ст.204 |
16 | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 г. Ст.205 |
17 | Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | 3 г. Ст.206 |
18 | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 л. Ст.213 |
19 | Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств | 5 л. Ст.217 |
20 | Программные продукты (комплексы) | Пост. Ст.218 |
21 | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу Ст.220 |
22 | Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования | 5 л. при условии проведения проверки (ревизии) Ст.222 |
23 | Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники | 5 л. Ст.225 |
24 | Отчеты, справки об объеме документооборота в организации | 1 г. Ст.257 |
25 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 л. Ст.258 в |
26 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов, в т. ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью | 5 л. Ст.258 г |
27 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. Ст.258 д |
28 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля обращений граждан | 5 л. Ст.258 е |
29 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. Ст.258 ж |
30 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля фотофонодокументов, видеодокументов | 3 г. Ст.258 з |
31 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов | 1 г. Ст.258 и |
32 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета приема посетителей | 3 г. Ст.259 а |
33 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета рассылки документов | 2 г. Ст.259 б |
34 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях | 3 г. Ст.259 в |
35 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета бланков строгой отчетности | 3 г. Ст.259 г |
36 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета машинописных, компьютерных, копировальных работ | 1 г. Ст.259 д |
37 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности | 1 г. Ст.259 ж |
2. Планирование деятельности | ||
2.1. Текущее планирование | ||
38 | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 л. Ст.283 |
39 | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 л. Ст.284 |
40 | Годовые планы организации по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | 5 л. Ст.285 б |
41 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений | До минования надобности Ст.288 |
42 | Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию | 5 л. Ст.289 |
43 | Годовые планы работы структурных подразделений организации при наличии годового плана работы организации | 5 л. Ст.290 |
44 | Индивидуальные планы работников | 1 г. Ст.291 |
45 | Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 л. Ст.292 |
46 | Переписка по вопросам планирования | 5 л. Ст.296 |
2.2. Ценообразование | ||
47 | Справки, расчеты по прогнозированию цен | 5 л. Ст.298 |
3. Финансирование деятельности | ||
48 | Проекты планов (бюджетов) организации | 5 л. Ст.315 |
49 | Переписка об экономических нормативах | 5 л. Ст.323 |
50 | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 л. Ст.331 |
4. Учет и отчетность | ||
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | ||
51 | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 л. Ст.359 |
52 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах | 1 г. Ст.367 |
53 | Переписка о выплате заработной платы | 5 л. Ст.414 |
54 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. Ст.461 |
55 | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 г. Ст.463 |
4.2. Статистический учет и отчетность | ||
56 | Полугодовые отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых) | 5 л. Ст.464 в |
57 | Квартальные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых) | 5 л. Ст.464 г |
58 | Месячные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых) | 5 л. Ст.464 д |
59 | Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации при наличии годовых, квартальных отчетов о работе организации | 5 л. Ст.475 |
60 | Индивидуальные отчеты работников | 1 г. Ст.476 |
61 | Журналы учета передаваемых статистических данных | 5 л. Ст.477 |
62 | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 л. Ст.479 |
5. Информационное обслуживание | ||
5.1. Сбор (получение) информации, маркетинг | ||
63 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге | 5 л. Ст.512 |
64 | Информационные обзоры (доклады) | До минования надобности Ст.514 |
65 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданных за рубежом | 3 г. Ст.521 |
66 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданных в РФ | 1 г. Ст.521 |
67 | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности Ст.522 |
68 | Переписка о переводе иностранной литературы | 1 г. Ст.523 |
69 | Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов | 1 г. Ст.524 |
70 | Книги, журналы регистрации научно-технической информации | 5 л. Ст.525 |
71 | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности Ст.527 |
72 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу (после получения подписной литературы) | 1 г. Ст.529 |
5.2. Распространение информации, реклама | ||
73 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) по месту разработки | До ликвидации организации Ст.535 а |
74 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) по месту разработки в других организациях | ДМН Ст.535 б |
75 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. Ст.557 |
6. Трудовые отношения | ||
6.1. Организация труда и служебной деятельности | ||
76 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. Ст.564 |
77 | Переписка о ходе заключения коллективных договоров | 3 г. Ст.578 |
78 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. Ст.585 |
79 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени при отсутствии тяжелых, вредных и опасных условий труда | 5 л. Ст.586 |
6.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | ||
80 | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. Ст.600 |
6.3. Охрана труда | ||
81 | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. Ст.608 |
7. Кадровое обеспечение | ||
7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | ||
82 | Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. Ст.650 |
83 | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. Ст.651 |
84 | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 г. Ст.673 |
85 | Списки прошедших аттестацию | 5 л. Ст.685 д |
86 | Списки подлежащих воинскому учету | 3 г. Ст.685 е |
87 | Списки кандидатов на выдвижение на должности | До замены новыми Ст.685 ж |
88 | Списки обучающихся без отрыва от производства | 5 л. Ст.685 и |
89 | Списки работников, ушедших на пенсию | 5 л. Ст.685 к |
90 | Списки лиц, выезжающих за границу | 5 л. Ст.685 л |
91 | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. Ст.686 |
92 | Переписка об оформлении командировок (кроме зарубежных) | 5 л. Ст.687 |
93 | Графики предоставления отпусков | 1 г. Ст.693 |
94 | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 г. Ст.694 |
95 | Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | 5 л. Ст.695 г |
96 | Книги, журналы, карточки учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 5 л. Ст.695 д |
97 | Книги, журналы, карточки учета отпусков | 3 г. Ст.695 ж |
98 | Книги, журналы, карточки учета выдачи командировочных удостоверений | 5 л. Ст.695 к |
99 | Книги, журналы, карточки учета выдачи общегражданских и заграничных паспортов | 5 л. Ст.695 л |
7.2. Установление квалификации работников | ||
100 | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 л. Ст.702 |
101 | Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 5 л. Ст.705 |
102 | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. Ст.707 |
8. Административно-хозяйственная деятельность | ||
8.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | ||
103 | Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 г. Ст.779 |
104 | Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 г. Ст.781 |
105 | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. Ст.783 |
106 | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. после замены новыми Ст.785 |
8.2. Эксплуатация зданий, помещений | ||
107 | Переписка о коммунальном обслуживании организации | 1 г. Ст.818 |
108 | Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 г. Ст.819 |
8.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь | ||
109 | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами | 3 г. Ст.824 |
110 | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 3 г. Ст.825 |
111 | Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий | 5 л. Ст.845 |
112 | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 3 г. Ст.852 |
113 | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми Ст.853 |
9. Социально-бытовые вопросы | ||
9.1. Социальное страхование | ||
114 | Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 3 г. Ст.913 |
115 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря | 1 г. Ст.917 |
116 | Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря | 1 г. Ст.918 |
117 | Списки детей работников организации | До замены новыми Ст.919 |
9.2. Жилищно-бытовые вопросы | ||
118 | Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников | 3 г. Ст.957 |
