КРАТКИЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по разработке и решению организационных проблем
РАЗДЕЛ 1. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ
Организационная проблема – это противоречие, которое необходимо разрешить, некий аспект жизнедеятельности организации, вопрос, связанный с ее внутренней или внешней средой, вызывающий неудовлетворенность ситуацией и требующий своего решения.
Организационные проблемы бывают связаны с различными сторонами жизнедеятельности организации: ее положением на рынке, бизнес-процессами, финансовыми показателями, кадровой ситуацией и пр.
Решению подлежат организационные проблемы, которые являются принципиально и практически решаемыми (интернальными для организации). Экстернальные проблемы, причины которых лежат вне круга влияния организации (например, несовершенство федерального законодательства) не должны отвлекать усилия менеджмента (если, только на них действительно невозможно повлиять, либо затраты, связанные с таким влиянием не являются непропорционально большими).
Эффективному решению проблемы помогает ее грамотная формулировка. Считается, что уже правильная формулировка проблемы обеспечивает ее решение на 50%, т. к. задает общий вектор движения. Если изначально двигаться не в том направлении, решение проблемы будет вряд ли возможным.
Анализ проблемы начинается именно с ее точного определения. Анализ проблемы бывает связан со сбором необходимых ФАКТОВ и выдвижения на основе обнаруженных фактов гипотез. Исследователи (эксперты), анализирующие проблему должны обнаружить достаточное количество фактов, подтверждающих существование проблемы и позволяющих идентифицировать ее источники. Источники проблемы могут находиться как во внутренней, так и во внешней среде организации.
При анализе проблемы чрезвычайно важным является анализ всего ПОЛЯ ПРОБЛЕМЫ. Для обнаружения всех возможных источников проблемы часто используется метод МОЗГОВОГО ШТУРМА.
Источники проблемы могут быть сгруппированы. Группировка и последующее наименование группы проблем является хорошим способом проверки правильности проведенной группировки и точности найденных источников проблем. Процесс обнаружения источников проблем и их группировки (определения подпроблем и в свою очередь источников этих подпроблем) можно назвать построением ДЕРЕВА ПРОБЛЕМЫ или выявлением ПОЛЯ ПРОБЛЕМЫ.
Графически это может выглядеть следующим образом:
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ПРОБЛЕМА
 |
Подпроблема 1 Подпроблема 2 Подпроблема 3
 | |
 |  |
Подпроблема 2.1. Подпроблема 2.2. Подпроблема 2.3.
… … … …
Построение поля проблемы показывает, какие причины проблемы необходимо устранить, чтобы она была решена.
РАЗДЕЛ 2. ПОИСК И РАЗРАБОТКА РЕШЕНИЙ
После проведения анализа проблемы необходимо найти способы и пути ее решения. Как правило, один и тот же источник проблемы можно устранить различными путями. Определение альтернативных вариантов решения проблемы и выбор их этих альтернатив является следующим важным этапом решения проблемы.
В первую очередь необходимо определить те источники проблемы, устранение которых внесет наибольший вклад в решение проблемы. Согласно Правилу Парето устранение 20% источников проблемы может обеспечить ее решение на 80%.
Таким образом, важность (приоритетность) действий по решению проблемы может определяться «величиной выигрыша» в случае реализации этих действий. Поиск альтернативных вариантов действий целесообразен, в первую очередь, для тех проблем (подпроблем), решение которых внесет наибольший вклад в устранение проблемы.
Следовательно, на данном этапе важно рассмотреть такие альтернативные действия по решению проблемы, которые позволят ее решить и выбрать из всех альтернатив наиболее целесообразные действия.
Приоритетность действий может также определяться степенью взаимозависимости различных источников проблемы. Вполне вероятно, что устранение одного источника в значительной степени повлияет на устранение других источников этой проблемы. Решение одной задачи, позволяющей добиться нескольких результатов позволяет экономить усилия, финансы, время и другие ресурсы, необходимые для решения проблемы. Поэтому определение взаимозависимости проблем и выявление таких, от которых зависит решение других проблем, является очень важным.
Разработка решений также предполагает определение ресурсов, необходимых для решения проблемы. Именно от наличия ресурсов (в т. ч. финансовых) зависит степень решаемости конкретной проблемы. Вряд ли стоит доказывать то, что усилия, направленные на решение не решаемых (из-за отсутствия необходимых ресурсов) проблем не является рациональным подходом. Напротив, успешное решение задач на начальном этапе преодоления проблемы вселяет оптимизм, мотивирует и вдохновляет людей.
Таким образом, поиск и разработка решений предполагает: а) выявление всех возможных альтернативных действий по ее решению и б) выбор из этих альтернатив наиболее целесообразных действий (определение приоритетов).
Приоритетность действий может определяться: а) степенью их важности; б) взаимозависимостью (взаимовлиянием) действий; в) степенью решаемости проблемы в результате этих действий (ресурсной обеспеченностью).
РАЗДЕЛ 3. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ, РАЗРАБОТКА ПЛАНА ДЕЙСТВИЙ
Реализация поставленных задач в обязательном порядке предполагает разработку механизмов, плана действий и доведение его до исполнителей. Именно трансляция задач на нижние уровни управления, доведение задачи до уровня конкретного исполнителя отличает хороший план от «декларации о намерениях».
Задача поставлена правильно, если предполагаемому исполнителю (структурному подразделению или должностному лицу) понятно, что именно он должен сделать, в какой последовательности (к какому сроку) и как его работа будет оцениваться (что он должен сделать, чтобы его работа была признана удовлетворительной, хорошей или выдающейся).
Хороший план предполагает несколько разделов: содержание работы (наименование задачи), исполнитель (ответственный), срок выполнения.
При постановке задач отдельно следует убедиться в том, что задачи сформулированы как результат, а не как процесс. Помочь в правильной формулировке задачи может проверка задачи на соответствие SMART-принципу.
Согласно SMART-принципу цели и задачи должны быть:
- Конкретными (Specific) Измеримыми (Measurable) Согласованными (Agreeable, Accordant) Достижимыми (Realistic) Определенными во времени (Timebounded)
Именно правильно поставленные задачи и обеспечение их последующего выполнения позволяют эффективно решать существующие организационные проблемы.
Исходные данные для подготовки к деловой игре:
- Нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы совершенствования системы государственного управления (федеральный и региональный уровень) и реформирования государственной службы
- Материалы, размещенные в СМИ и сети Интернет по проблемам функционирования системы государственного управления и направлениям решения существующих проблем в этой сфере, включая инновационные подходы
- Учебная и методическая литература, касающаяся системно-аналитических вопросов (формулировка проблем, постановка целей, оценка рисков, технологии решения проблем и пр.)
