О Г Л А В Л Е Н И Е
Общая характеристика конфигурации………………………………………………………………………………1
Установка шаблона конфигурации…………………………………………………………………………………….2
Включение модуля в состав конфигурации……………………………………………………………………….3
Описание функциональных возможностей……………………………………………………………………….5
Описание объектов, входящих в состав дополнения…………………………………………………………7
Состав продукта и порядок продаж………………………………………………………………………………….18
Справочник «Сотрудники»………………………………………………………………………………………………..18
Справочник «Подразделения»………………………………………………………………………………………….19
Справочник «Центры материальной ответственности»…………………………………………………..20
Справочник «Номенклатура»……………………………………………………………………………………………21
Справочник «Серии медикаментов»………………………………………………………………………………..23
Справочник «Классификатор единиц измерения»…………………………………………………………..24
Справочник «Источник финансового обеспечения»………………………………………………………..24
Справочник «Виды первичных документов»…………………………………………………………………..25
Документ «Ввод остатков медикаментов»………………………………………………………………………25
Документ «Покупка медикаментов»………………………………………………………………………………..27
Документ «Внутреннее перемещение медикаментов»…………………………………………………..29
Документ «Внутренний заказ медикаментов»…………………………………………………………………31
Документ «Списание медикаментов»………………………………………………………………………………32
Документ «Возврат медикаментов поставщику»…………………………………………………………….33
Документ «Инвентаризация медикаментов на счете 105»……………………………………………..35
Документ «Поступление медикаментов прочее»…………………………………………………………….33
Отчет «Ведомость остатков медикаментов»……………………………………………………………………40
Установка конфигурации.
1. Установка шаблона конфигурации.
Для включения модуля в состав конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения " версии 1.0.11.3 (далее по тексту БГУ-8), необходимо установить ее шаблон. Для этого необходимо запустить файл setup. exe, который расположен в каталоге с конфигурацией.
Рис. 1. Установка конфигурации
Затем необходимо указать, в какой каталог выполнить установку шаблона конфигурации. Путь к каталогу шаблонов, который будет указан по умолчанию, определяется следующим образом:
• перебираются параметры ConfigurationTemplatesLocation файла 1CEStaгt.cfg и в них ищется каталог шаблонов, расположенных на локальной машине, в который есть доступ по записи для пользователя, выполняющего установку. Если в файле 1CEStaгt.cfg параметров с такими каталогами указано несколько, то будет выбран первый в порядке указания в файле.
• если не обнаружено каталогов шаблонов, а локальной машине, то будет создан каталог %APPDATA%\lC\lCv82\tmplts, и он будет использован в качестве каталога шаблонов по умолчанию. Также запись об этом каталоге будет указана первым параметром ConfigurationTemplatesLocation файла 1CEStart. cfg.
Pис. 2. Выбор каталога шаблонов
Если пользователя не устраивает предложенный по умолчанию путь, то он может ввести путь к другому каталогу. Система выполнит попытку установки шаблона конфигурации в указанный каталог и добавит этот каталог первым параметром ConfigurationTemplatesLocation файла 1CEStaгt.cfg, если попытка установки окончилась успешно.
Далее программа установки выполнит копирование файлов шаблона конфигуратора в указанную папку.
Имеется возможность уменьшить количество шагов мастера установки шаблона конфигурации. Для этого программу setup. exe необходимо запускать с ключом /s. В этом случае будет показан только стартовый диалог с приветствием и затем будет показан ход копирования файлов с шаблоном конфигурации. При этом каталог шаблонов конфигурации будет получен из файла 1CEStaгt. cfg, а если там нет записи о расположении каталога шаблонов, то будет создан каталог %APPDATA%\1C\lCv82\tmplts, и он будет использован в качестве каталога шаблонов по умолчанию. Также запись об этом каталоге будет указана первым параметром ConfigurationTemplatesLocation файла 1CEStart. cfg.
2. Включения модуля в состав конфигурации.
Для включения модуля в состав конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения " версии 1.0.11.3 (далее по тексту БГУ-8) следует использовать файл конфигурации 1Cv8.cf, который находиться в каталоге шаблонов (по умолчанию - подкаталог tmplts\ каталога установки 1С:Предприятия 8).
1. Сделайте резервную копию вашей информационной базы.
Резервную копию можно создать:
o при использовании файлового варианта 1С:Предприятия 8 - путем копирования файла 1СV8.1CD в отдельный каталог;
o при использовании клиент - серверного варианта 1С:Предприятия 8 - средствами SQL Server.
Независимо от используемого варианта 1С:Предприятия 8, резервную копию можно создать, используя режим выгрузки информационной базы. Для этого:
o запустите систему 1С:Предприятие в режиме «Конфигуратор»;
o в меню «Администрирование» выберите пункт «Выгрузить информационную базу»;
o в открывшемся диалоге укажите имя файла, в который будут записаны данные.
2. Если версия БГУ меньше 1.0.11.3, выполните обновление до версии 1.0.11.3 штатными средствами Платформы. Если версия выше, получите обновление «Учета медикаментов» от . Не гарантируется как установка, так и использование «Учета медикаментов» на любой версии БГУ, кроме вышеуказанной.
3. Во время обновления конфигурации не должны выполняться регламентные и фоновые задания:
o Для контроля за выполнением заданий и их отмены необходимо использовать обработку «Консоль заданий» с диска ИТС.
o Если существуют задания, выполняемые по расписанию, необходимо запретить их выполнение на время обновления конфигурации.
§ При использовании файлового варианта работы с информационной базой для этого нужно завершить работу программы - планировщика заданий.
§ В клиент-серверном варианте работы следует использовать утилиту администрирования, где нужно установить флаг «Блокировка регламентных заданий включена» в свойствах информационной базы.
o Если в конфигурации выполнялись доработки, вызывающие запуск фоновых заданий, следует запретить их выполнение на время обновления конфигурации.
o После обновления конфигурации выполнение заданий можно вновь разрешить.
4. Запустите систему 1С:Предприятие в режиме «Конфигуратор».
5. Откройте конфигурацию, для этого в меню «Конфигурация» выберите пункт «Открыть конфигурацию».
6. Установите для конфигурации БГУ-8 режим возможности изменения. Для этого откройте меню "Конфигурация" - "Поддержка" - "Настройка поддержки". Если в верхней строке открывшегося окна есть надпись "Конфигурация находится на поддержке" - нажмите кнопку "Включить возможность изменения". В открывшемся окне предупреждений нажать "Да". Далее в окне «Настройка правил поддержки» установить на значение «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки». После окончания процесса изменения режима сохранить конфигурацию.
7. Вызовите режим «Сравнить, объединить с конфигурацией из файла...», для этого в меню «Конфигурация» выберите пункт «Сравнить, объединить с конфигурацией из файла...».
8. В диалоге выбора файла укажите путь к файлу конфигурации 1Cv8.cf.
9. В открывшемся диалоге "Продолжить объединение (сравнение) без обновления?" выбрать "Да".
10. В окне сравнения нажать "Выполнить".
11. Сохранить конфигурацию, обновить конфигурацию базы данных.
12. В открывшемся диалоге «Реорганизация информации» выбрать «Принять».
В дополнение к возможностям типовой конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0», решение "Учет медикаментов. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения "учитывает специфику учреждений здравоохранения и обеспечивает возможность автоматизации учета медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в государственных (муниципальных) учреждениях здравоохранения всех типов.
Программная платформа - 1С:Предприятие 8.2.
Использование конфигурации возможно только с платформой "1С:Предприятие" версии 8.2.13 и выше.
Решение может использоваться для автоматизации деятельности всех служб, заинтересованных в финансовой информации:
· планово-экономический отдел;
· бухгалтерская служба;
· руководство.
Данное дополнение обеспечивает автоматизацию процессов учета материалов медицинского назначение, что позволит существенно снизить издержки и текущие затраты, которые связаны с хранением, учетом, обслуживанием товарных запасов.
Программа поможет упростить процесс планирования закупок и распределения товара.
Автоматизация процессов учета материалов медицинского назначение существенно облегчит работу, в том числе и бухгалтерского (регламентного) учета.
Эффективное управление ассортиментом и складскими запасами позволит:
· оптимизировать складские запасы;
· сократить риски списания товаров в связи с истечением срока годности;
При разработке программного продукта учтен опыт внедрения в следующей организации:
· МАУЗ "ДГКБ" г. ОРЕНБУРГА
Описание функциональных возможностей
· Продукт разработан на основе типовой конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0», в среде «1С:Предприятие 8.2» с сохранением всех возможностей и механизмов этого типового решения. Решение «Учет медикаментов. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения » не является самостоятельным продуктом, а дополнением к типовому продукту "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ".
· Возможность ведения учёта по дополнительным характеристикам номенклатуры товара – торговое наименование, производитель товара, серийный номер и др;
· Учет медикаментов ведется отдельно по каждому поступлению. Допускается возможность наличия на складе одного и того же медикамента с различными закупочными ценами. Такая особенность обусловлена фиксированием на государственном уровне наценки на аптечные товары;
· Учет серий лекарственных средств (с указанием даты изготовления и сроков годности);
· Контроль истечения срока годности – в процессе работы аптечного подразделения, необходимо иметь возможность оперативно изъять из оборота тот или иной медикамент (брак завода-изготовителя, истечение срока годности, фальсификация и др.);
· Управление товарными запасами. Автоматизация всех стадий складских операций: приёмка товара, оприходование, перемещение товаров, расход, контроль, печать документов, отгрузка, доставка товара;
· Формирование внутренних заявок на пополнение запаса;
Состав дополнения представлен следующими объектами:
1. Документ «Ввод остатков медикаментов»
2. Документ «Покупка медикаментов»
3. Документ «Внутреннее перемещение медикаментов»
4. Документ «Списание медикаментов»
5. Документ «Возврат медикаментов поставщику»
6. Документ «Поступление медикаментов прочее»
7. Документ «Внутренний заказ медикаментов»
Документы размещены в
8. Журнал документов «Документы по учету запасов медикаментов»
Документы, входящие в состав дополнения созданы на основе документов типовой конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0»
«Ввод остатков материалов»
«Поступление материалов прочее»
«Покупка материалов»
«Внутреннее перемещение материалов»
«Списание материалов»
«Возврат материалов поставщику»
соответственно и содержат дополнительные реквизиты, хранящие информацию по медикаментам (серии медикаментов, даты изготовления, срока годности и др.).
Документы, входящие в состав дополнения, осуществляют, как и аналогичные документы типовой конфигурации движения по регистру бухгалтерии ЕПСБУ и дополнительно по регистру накопления «Движения медикаментов».
9. Обработка «Подбор медикаментов по остаткам»
служит для множественного выбора в документ медикаментов, имеющихся в остатках (в разрезе складов, производителя товара, серийного номера, закупочных цен, ИФО, ЦМО, счета ЕПСБУ). Обработка вызывается из документов и позволяет выполнить подбор медикаментов.
Для получения отчетной информации используется
10. Отчет «Ведомость остатков медикаментов». Предназначен для получения информации по
остаткам медикаментов на счете 105, с возможностью отборов и группировок по различным критериям. Отчет имеет широкие возможности по настройке структуры выводимой в отчет информации. Отчет поставляется предопределенными настройками группировок.
Описание объектов, входящих в состав дополнения
Документ «Покупка медикаментов»
Документ предназначен для оформления поступления медикаментов на счета вида 105.хх или 106.хП, приобретенных у поставщиков или через подотчетных лиц.
Для оформления поступления ТМЦ, полученных иным путем, следует применять другой документ – «Прочие поступления медикаментов».
Заполнение реквизитов документа следует начинать с выбора хозяйственной операции – реквизит «Вид операции»
Документ позволяет оформить поступление медикаментов по следующим хозяйственным операциям:
· Поступление от поставщика (10Х - 302);
· Поступление через подотчетное лицо (10Х - 208);
Далее заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата, ИФО) и сведения о первичном документе в группе «Первичный документ».
Сумма документа — указывается общая сумма поступления медикаментов. При оформлении операций в валюте указывается сумма в валюте.
КФО – выбрать код вида финансового обеспечения, в рамках которого производится поступление ТМЦ.
Если выбран КФО, отличный от 1 ("Бюджет"), то становится активным флажок «Принять НДС к вычету». Если флажок включен, то операция облагается НДС, и документ при проведении сформирует проводки по учету входного НДС (Д-т Счет НДС, К-т Счет кредита на сумму НДС), в противном случае - нет.
МОЛ /Подразделение – указать материально ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ТМЦ, выбором из справочника «Центры материальной ответственности».
Реквизиты на закладке «Общая» указываются в следующем порядке:
Счет кредита – счет взаиморасчетов. Выбор счета производится из рабочего плана счетов, ограниченного в зависимости от выбранной операции.
Реквизиты «Контрагенты» и «Договоры и основания расчетов» заполняются выбором из соответствующих справочников. Если данные о контрагенте (подотчетном лице, основании расчетов) в справочнике отсутствуют, их можно ввести непосредственно в режиме выбора из справочника и сразу внести в документ.
Грузоотправитель – по умолчанию указывается значение реквизита «Контрагент», но может быть изменен, если по накладной грузоотправитель отличается от продавца.
Флажок «Поступление МЗ на счет 106» определяет счет, на который будут оприходованы медикаменты – 106.хП «(Покупка) Вложения в материальные запасы» или 105 «Материальные запасы».
Если флажок «Поступление МЗ на счет 106» включен, то медикаменты будут оприходованы на счет вида 106.хП «(Покупка) Вложения в материальные запасы».
Примечание.
Медикаменты следует оприходовать на счет вида 106.хП, если их себестоимость формируется по нескольким договорам (например, доставка, включаемая в стоимость осуществляется по отдельному договору).
Если флажок «Поступление МЗ на счет 106» выключен, то медикаменты будут оприходованы на счет 105.хх. Если себестоимость включает только стоимость самих медикаментов, то их следует оприходовать сразу на счет 105.хх.
Вид затрат – следует выбрать вид затрат (например, материальные) из справочника «Виды затрат». Реквизит становится доступным только если включен флажок «Поступление МЗ на счет 106».
Закладка "Медикаменты"
На закладке «Медикаменты» следует заполнить табличную часть вводом строк по каждой номенклатурной позиции.
Номенклатура – из справочника «Номенклатура» выбирается конкретная номенклатура.
Единица измерения – указать учетную единицу измерения медикаментов. Если для номенклатурной позиции в справочнике «Номенклатура» указана единица измерения, то реквизит в табличной части будет заполнен автоматически.
(Дт) Счет – следует задать счет оприходования ТМЦ. Выбирается из субсчетов счета 105.00 (за исключением счета вида 105.х7 «Готовая продукция») или 106.хП в зависимости от состояния флажка «Поступление МЗ на счет 106».
Количество мест – указать количество полученных единиц товара (кг, упаковок, банок, пачек, мешков и т. д.).
Количество в 1 месте - указать количество в учетной единице измерения в 1 месте полученного товара. По умолчанию предлагается 1.000.
Количество в учетных единицах – рассчитывается автоматически как произведение значений двух предыдущих граф («Количество в учетных единицах» = «Количество мест» х «Количество в 1 месте») или может быть указано вручную.
Сумма – стоимость указанного количества медикаментов. Если флажок «Сумма включае НДС» включен, то стоимость следует указывать с НДС, в противном случае – без НДС.
Ставка НДС – ставка НДС. Выбирается из списка.
НДС – сумма НДС.
Всего – сумма с учетом НДС.
Если на закладке общая включен флажок «Принять НДС к вычету», то в табличной части дополнительно указывается Счет и КОСГУ для учета НДС.
· Если указать счет 210.Р1 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», то НДС по текущей строке табличной части будет принят к вычету.
· Если указать счет 210.Н1 «(НДС к распределению) Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», то НДС по текущей строке табличной части будет отнесен к распределению в конце налогового периода.
Документ «Внутреннее перемещение медикаментов»
Документ предназначен для оформления внутреннего перемещения материальных запасов (медикаментов) с МОЛ на МОЛ при смене материально ответственных лиц (из подразделения в подразделение), а также для перемещения медикаментов между субсчетами счета 105.
Документом можно также оформить передачу товаров в розницу в неавтоматизированную торговую точку на счета 105.Б8 или 105.Г8 "(В рознице) Товары – иное движимое имущество учреждения."
Перемещение материалов на другой субсчет счета 105 оформляется, например, при передаче готовой продукции, учитываемой на счете 105.х7, в целях ее использования для нужд учреждения (Д-т 105.хх.340, К-т 105.х7.440).
Заполнение документа
Заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата, ИФО).
Вид документа (группа «Первичный документ») – следует указать вид первичного документа: «Требование-накладная М11», «Накладная М-15» или «Бухгалтерская справка».
Значение реквизита "Вид перемещения" определяет откуда и куда будут перемещаться медикаменты:
· Перемещение между ЦМО - перемещение медикаментов из одного центра материальной ответственности (ЦМО), в другой без изменения счета учета
· Перемещение между счетами - перемещение медикаментов с одного счета учета на другой
· Перемещение в неавтоматизированную торговую точку (НТТ) - перемещение товаров в розницу в НТТ либо на счет 105.Г8 "(В рознице) Товары – иное движимое имущество учреждения", либо на счет 105.Б8 "(В рознице) Товары – особо ценное движимое имущество учреждения"
В реквизите «Отправитель» следует указать материально-ответственное лицо и подразделение, передающие медикаменты.
В реквизите «Получатель» следует указать материально-ответственное лицо и подразделение, принимающие медикаменты.
Реквизит Тип цены определяет, по какой цене товары передаются в НТТ. Реквизит становится доступным при Виде перемещения "Перемещение в неавтоматизированную торговую точку (НТТ)".
Примечание.
В программе учет розничных продаж в неавтоматизированных торговых точках на счетах 105.Б8 и 105.Г8 ведется в продажных ценах. Поэтому при перемещении товаров в НТТ необходимо указать тип цены, по которой товары будут оприходованы на счета учета розницы. Разница между продажной ценой и учетной стоимостью товаров будет отражена в качестве наценки (уценки) на счете 105
В табличной части документа указываются номенклатура передаваемых медикаментов, их количество. Табличная часть документа может быть заполнена автоматически (кнопка "Подбор").
Кнопка "Подбор" позволяет ввести несколько строк в табличную часть:
· многократным выбором из справочника «Номенклатура» (пункт «Подбор по справочнику»);
· при помощи обработки «Подбор медикаментов по остаткам», позволяющей осуществить подбор медикаментов, имеющихся в остатке и отобранных по установленному фильтру.
При заполнении спецификации вручную следует указать
Номенклатура - выбрать конкретную номенклатуру;
Счет учета - указать счет учета медикаментов. Счет, на котором медикаменты учитываются до выполнения операции;
КПС счета учета - указать расходную статью КРБ или произвольного классификатора:
КЭК счета учета - код операций сектора госуправления для счета учета. При оформлении операции перемещения.
Счет дебета - счет, на который материалы перемещаются. Реквизит виден только при перемещении между счетами.
КПС счета дебета - код бюджетной классификации счета дебета. Реквизит виден только при перемещении между счетами.
КЭК счета дебета - код операции сектора госуправления счета дебета. Реквизит виден только при перемещении между счетами.
Единица измерения - справочно высвечивается учетная единица измерения;
Затребовано - задать количество передаваемых медикаментов, в учетных единицах измерения;
Количество - указать количество передаваемых медикаментов.
Цена реализации - продажная цена товара. По этой цене товар будет оприходован на счет розницы 105.Г8 (105.Б8).
Сумма реализации - стоимость всего количества медикаментов.
Примечание.
Реквизиты Цена реализации и Сумма реализации видимы только для вида перемещения "Перемещение в неавтоматизированную торговую точку (НТТ)".
Из документа можно сформировать и распечатать следующие формы:
· «Требование-накладная М11»;
· «Накладная М-15»;
· «Бухгалтерская справка»;
Документом можно отразить передачу давальческого сырья сторонней организации.
Закладка "Передача давальческого сырья"
На закладке «Передача давальческого сырья» следует указать Контрагента, которому передаются медикаменты и Договор, в соответствии с которым эта передача осуществляется.
Документ «Списание медикаментов»
Документ предназначен для оформления списания медикаментов по различным причинам. Причина списания определяется хозяйственной операцией документа.
Документ можно вызвать из группы «Учет материальных запасов» меню «Документы» главного меню программы.
Документ «Списание медикаментов» можно ввести на основании документов:
· «Покупка медикаментов» (с хоз. операцией по оприходованию ТМЦ на счет 105);
· «Прочие поступления медикаментов» (с хоз. операцией по оприходованию ТМЦ на счет 105);
При вводе на основании табличная часть документа на закладке «Медикаменты» заполняется автоматически данными из документа-основания.
Заполнение реквизитов документа вручную следует начинать с выбора хозяйственной операции – реквизит «Вид операции».
Документ позволяет оформить списание медикаментов по следующим хозяйственным операциям:
· На собственные нужды (401.20.;
· Списание на себестоимость НФА, работ, услуг на счета 106.00, 109.00;
· Списание в научное подразделение (поступление на забалансовый счет 12);
· Списание на изготовление экспериментальных устройств (поступление на забалансовый счет 13);
· Списание сверх норм, недостачи (401.10.;
· Списание по чрезвычайным ситуациям (401.20.;
· Списание по ветхости и порче за счет учреждения (401.20.;
· Списание прочее на счета 401.10, 401.20.
Далее заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата, ИФО).
КФО – выбрать код вида финансового обеспечения, в рамках которого производится списание медикаментов.
Закладка "Общая"
На закладке «Общая» указываются:
МОЛ / Подразделение отправитель — указать материально ответственное лицо и подразделение, за которым числились списываемые медикаменты.
МОЛ / Подразделение получатель — указать материально ответственное лицо и подразделение, которым передаются списываемые медикаменты.
Счет дебета – указать полный счет, на который списываются медикаменты, и объекты аналитического учета (субконто). Выбор счета зависит от выбранной хозяйственной операции.
Для хозяйственных операций «Списание в научное подразделение (поступление на забалансовый счет 12)», «Списание на изготовление экспериментальных устройств (поступление на забалансовый счет 13)», «Списание запчастей к транспорту (поступление на забалансовый счет 09)» дополнительно указывается забалансовый счет в группе «Оприходовать на забалансовый счет».
Закладка "Медикаменты"
На закладке «Медикаменты», в табличной части документа указываются номенклатура списываемых медикаментов, их количество.
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически:
· Данными из документа–основания;
· При помощи кнопки "Подбор" открывается обработка подбора. Обработка «Подбор медикаментов по остаткам» позволяет осуществить подбор медикаментов, имеющихся в остатке и отобранных по установленному фильтру.
· Если в документе выбрана Операция "Списание на себестоимость НФА, работ, услуг...", то табличная часть может быть заполнена данными из спецификации продукции, на которую списываются медикаменты. В этом случае, на панели инструментов табличной части становится доступна кнопка Заполнить по производственным затратам, по нажатии на которую откроется специальная форма для определения параметров заполнения Форма заполнения по нормированным материальным расходам.
Примечание.
Продукция или номенклатурная группа, по данным спецификации которой будет заполняться табличная часть, задается на закладке Общая в качестве субконто счета 109.61.
При заполнении спецификации вручную реквизиты заполняются в следующем порядке:
Номенклатура - следует выбрать конкретную номенклатурную позицию;
Единица измерения - справочно высвечивается учетная единица измерения;
Норма расхода - количество передаваемых медикаментов, в учетных единицах измерения;
Количество - указывается количество списываемых медикаментов.
Счет кредита - следует указать полный счет учета списываемых медикаментов;
Закладка "Члены комиссии"
Для оформления Акта о списании на закладке «Члены комиссии» указываются:
Номер приказа, Дата приказа – номер и дата приказа о постоянно действующей комиссии по списанию ТМЦ.
Председатель комиссии, Члены комиссии – выбором из справочника «Сотрудники» вводятся фамилии и должности председателя и членов постоянно действующей комиссии по списанию ТМЦ.
Сведения о составе комиссии могут быть заполнены автоматически нажатием на ссылку «Заполнить состав комиссии». При нажатии на ссылку открывается справочник «Постоянно действующие комиссии», в котором содержатся сведения о приказах и членах постоянных комиссий.
Из проведенного документа можно сформировать и распечатать Акт о списании материальных запасов по ф. 0 Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря по ф. 0 Бухгалтерскую справку по ф. 0504833. Печатную форму следует выбрать в реквизите «Вид документа».
Документ «Возврат медикаментов поставщику»
Документ предназначен для оформления операций возврата поставщику возвратной тары, недоброкачественных товаров.
Если возврат ТМЦ осуществляется не по причине брака или нарушения условий договора, то возврат следует оформлять документом «Реализация материалов/продукции».
Документ можно ввести на основании документов:
· «Покупка медикаментов».
· «Поступление медикаментов прочее».
Реквизиты документа заполняются следующим образом.
Заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата, ИФО).
При заполнении документа вручную реквизиты указываются в следующем порядке:
КФО – выбрать код вида финансового обеспечения, в рамках которого возвращаются медикаменты.
Если выбран КФО, отличный от 1 ("Бюджет"), то становится активным флажок «Восстановить НДС в бюджет». Если по операции возврата следует восстановить НДС в бюджет, флажок следует включить.
Примечание.
Восстанавливать НДС в бюджет следует в случае, если при покупке медикаментов НДС был принят к вычету.
Если флажок включен, то при проведении документ сформирует проводки по восстановлению НДС (Д-т Счет дебета на сумму НДС, К-т Счет НДС).
Для начисления НДС в бюджет с возврата, на основании документа следует ввести документ «Счет-фактура выданный»
Вид документа (группа «Первичный документ») – следует указать вид первичного документа: «Накладная ТОРГ-12», «Накладная М-15» или «Бухгалтерская справка».
Закладка "Общая"
На закладке указываются:
Счет дебета – выбрать полный счет расчетов с поставщиком и его субконто.
В группе «Счет списания разницы учетной и фактической стоимостей» указывается счет для отнесения разницы между учетной стоимостью и стоимостью, по которой производится возврат ТМЦ, и его аналитика.
Примечание.
Разница между стоимостью возврата и учетной стоимостью возникает из-за того, что медикаменты возвращаются по стоимости их приобретения, а списываются с баланса по учетной средней.
Счет расходов – полный счет на который списывается разница в стоимости возврата и учетной стоимости ТМЦ.
Если по Счету расходов ведется аналитический учет в дополнительных разрезах, следует указать значения соответствующих субконто.
Закладка "Медикаменты"
На закладке указывается информация о возвращаемых медикаментах.
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически:
· Данными из документа–основания;
· При помощи кнопки "Подбор". При этом открывается обработка «Подбор медикаментов по остаткам» для подбора медикаментов, имеющихся в остатке.
При заполнении табличной части вручную реквизиты заполняются в следующем порядке:
Номенклатура - выбрать номенклатуру возвращаемого медикамента.
(Дт) Счет - следует задать счет учета ТМЦ. Выбирается из субсчетов счета 105.00.
Примечание.
Возврат медикаментов производится только после их принятия к учету на счет 105.00. Если номенклатура была оприходована на счет 106.хП, то для принятия ее к учету на счет 105.00 следует воспользоваться документом «Принятие материалов к учету».
МОЛ/Подразделение - указать материально ответственное лицо и подразделение, откуда производится возврат медикаментов.
Количество - указать количество возвращаемых медикаментов.
Цена – указать цену по которой производится возврат.
Сумма – стоимость указанного количества медикаментов без НДС.
Ставка НДС – ставка НДС.
НДС – сумма НДС.
Всего – сумма с учетом НДС.
Если на закладке «Общая» включен флажок «Восстановить НДС в бюджет», то в табличной части дополнительно указывается Счет и КОСГУ для учета НДС.
В графе «(НДС) Счет» указывается:
· Счет 210.Р1 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» - в данном случае НДС по текущей строке табличной части будет восстановлен.
· Если графа пустая (очищена), то по данной строке табличной части НДС восстановлен не будет.
Дополнительные возможности
Из документа можно распечатать печатные формы: «Накладная ТОРГ-12», «Накладная М-15».
Из документа можно ввести счет-фактуру, нажатием на ссылку в нижней части документа.
К документу можно сформировать «Бухгалтерскую справку» (ф. 0504833).
Документ «Внутренний заказ медикаментов»
Документ «Внутренний заказ» предназначен для оформления потребности в товарах (медикаментах), запасы которых меньше необходимого количества в подразделениях предприятия.
«Внутренний заказ» отражает потребность какого-либо подразделения в медикаментах или полуфабрикатах необходимых для производства продукции, работ, услуг.
Кнопка "Подбор" позволяет ввести несколько строк в табличную часть:
· многократным выбором из справочника «Номенклатура» (пункт «Подбор по справочнику»);
· при помощи обработки «Подбор медикаментов по остаткам», позволяющей осуществить подбор медикаментов, имеющихся в недостаточном остатке и отобранных по установленному фильтру.
Документ «Поступление медикаментов прочее»
Документ предназначен для оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в учреждение на счет вида 106.хП или 105.хх по всем основаниям, кроме покупки.
Заполнение реквизитов документа следует начинать с выбора хозяйственной операции – реквизит «Вид операции»
Документ позволяет оформить поступление медикаментов по следующим хозяйственным операциям:
Далее заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата, ИФО) и сведения о первичном документе в группе «Первичный документ».
Сумма документа — указывается общая сумма поступления медикаментов.
КФО – выбрать код вида финансового обеспечения, в рамках которого производится поступление медикаментов.
МОЛ /Подразделение – указать материально ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются медикаменты, выбором из справочника «Центры материальной ответственности».
Закладка "Общая"
Реквизиты на закладке «Общая» указываются в следующем порядке:
Счет кредита – указать полный счет выбором из рабочего плана счетов (выбор ограничен хозяйственной операцией) и его субконто.
Для хозяйственной операции «Безвозмездное получение (межбюджетное) (10Х - 401.10.150)» дополнительно следует указать КЭК счета кредита.
Флажок «Поступление МЗ на счет 106» определяет счет, на который будут оприходованы медикаменты – счет вида 106.хП «(Покупка) Вложения в материальные запасы» или 105.хх «Материальные запасы».
· Если флажок «Поступление МЗ на счет 106» включен, то медикаменты будут оприходованы на счет 106.хП «(Покупка) Вложения в материальные запасы».
Примечание.
Медикаменты следует оприходовать на счет вида 106.хП, если их себестоимость формируется по нескольким договорам (например, доставка, включаемая в стоимость осуществляется по отдельному договору).
· Если флажок «Поступление МЗ на счет 106» выключен, то медикаменты будут оприходованы на счет вида 105.хх
Вид затрат – следует выбрать вид затрат (например, материальные) из справочника «Виды затрат». Реквизит становится видимым доступным, только если включен флажок «Поступление МЗ на счет 106».
Для хозяйственных операций «Из научного подразделения (10Х - 401.10.180, забалансовый счет 12)» и «От демонтажа экспериментальных устройств (10Х - 401.10.180, забалансовый счет 13)» дополнительно указывается забалансовый счет в реквизите «Списать с забалансового счета».
Для хозяйственных операций «Централизованное снабжение (10Х - 304.04.340)» и «Внутриведомственное перемещение (10Х - 304.04.340)» становится доступным реквизит «Извещение». В этом реквизите можно указать входящее извещение, которое было получено от передающей стороны. Это позволит связать документ с номером и датой извещения, согласно которому материалы были получены в рамках ценрализованного снабжения или внутриведомственных передач. Информация о входящих извещениях ведется в справочнике «Извещения входящие».
Закладка "Медикаменты"
На закладке «Медикаменты» следует заполнить табличную часть вводом строк по каждой номенклатурной позиции.
Номенклатура – выбрать номенклатуру поступившего медикаментов.
Единица измерения – указать учетную единицу измерения медикаментов. Если для номенклатурной позиции, в справочнике «Номенклатура», указана единица измерения, то реквизит в табличной части будет заполнен автоматически.
Счет дебета – следует задать счет оприходования ТМЦ. Выбирается из субсчетов счета 105.00 (за исключением счета вида 105.х7 «Готовая продукция») или 106.хП в зависимости от состояния флажка «Поступление МЗ на счет 106».
Количество мест – указать количество полученных единиц товара (кг, упаковок, банок, пачек, мешков и т. д.).
Количество в 1 месте - указать количество в учетной единице измерения в 1 месте полученного товара. По умолчанию предлагается 1.000.
Количество в учетных единицах – рассчитывается автоматически как произведение значений двух предыдущих граф («Количество в учетных единицах» = «Количество мест» х «Количество в 1 месте») или может быть указано вручную.
Сумма – стоимость указанного количества медикаментов.
Журнал " Документы по учету запасов медикаментов "
Предназначен для работы с документами, регистрирующими движение медикаментов по счетам:
· 105.01 "Медикаменты и перевязочные средства";
а также по счету 106.04.НР «Расходы на приобретение МЗ».
Счет 106.04.НР «Расходы на приобретение МЗ» используется для формирования фактической себестоимости приобретенных МЗ. По счету ведется аналитический учет по номенклатуре материальных запасов (субконто1 «Номенклатура»), по видам затрат (субконто3 «Виды затрат» типа справочник) и по партиям (субконто1 «Партии» типа документ «Поступление МЗ»).
Расчет средней стоимости при списании конкретного вида МЗ производится по учреждению в целом по полному счету плана счетов (с учетом КБК) и не зависит от МОЛ и подразделения.
«Ввод остатков медикаментов»
«Покупка медикаментов»
«Внутреннее перемещение медикаментов»
«Списание медикаментов»
«Возврат медикаментов поставщику»
«Поступление медикаментов прочее»
«Внутренний заказ медикаментов»
для ввода данных (балансовой стоимости и количества) в начале эксплуатации программы "1С:Бухгалтерия" и автоматического формирования проводок.
Отчет "Ведомость остатков медикаментов"
Предназначен для получения информации по остаткам медикаментов на счете 105, с возможностью отборов и группировок по различным критериям.
Отчет имеет широкие возможности по настройке структуры выводимой в отчет информации.
Отчет поставляется с предопределенными настройками группировок:
Параметры отбора по умолчанию
В форму отчета добавлены следующие параметры отбора информации.
· Дата отчета. Для отбора по дате
· Счет. Для отбора по субсчету счета 105
· КФО. Для отбора по коду вида финансового обеспечения
· МОЛ. Для отбора по материально ответственному лицу
· Подразделение. Для отбора по подразделению
· Номенклатура. Для отбора по конкретной номенклатуре или группе номенклатуры
Возможные показатели отчета
· Цена. При включении показателя в отчет будет выводиться средняя учетная цена номенклатуры
· Количество. При включении показателя в отчет будет выводиться количество номенклатуры
· Сумма. При включении показателя в отчет будет выводиться учетная стоимость номенклатуры
Все настройки отчета в пользовательском режиме могут быть изменены или созданы новые настройки.
Обработка " Подбор медикаментов по остаткам"
Обработка предназначена для множественного выбора в документ медикаментов, имеющихся в остатках на счетах. Обработка вызывается из документов и позволяет выполнить подбор медикаментов.
Шапка обработки
Шапка содержит реквизиты фильтра для отбора медикаментов в список.
Если в шапке изменить значение какого-либо реквизита, то для обновления списка следует нажать на кнопку Рассчитать остатки в панели инструментов табличного поля. При нажатии кнопки будет произведен пересчет остатков с учетом установленных значений фильтра.
Примечание.
При вызове обработки из документа, производится автоматическая установка фильтра с учетом данных документа, из которого произведен вызов. Поэтому менять значения реквизитов шапки, как правило не нужно.
Режимы подбора
Под режимом подбора понимается порядок выбора значений медикаментов и передачи его в документ.
Обработка поддерживает два основных режима подбора:
· режим с непосредственной передачей выбранного медикамента в документ
· режим с предварительным отбором медикаментов и последующей передачей отобранных медикаментов в документ
В режиме непосредственной передачи, выбранный медикамент сразу же передается в табличную часть документа. При этом количество, которое указано при выборе будет прибавлено к количеству, которое уже стоит в табличной части у выбранного медикамента. Таким образом последовательным выбором одного и того же медикамента можно набрать в табличную часть нужное количество этого актива.
В режиме предварительного отбора, выбранные медикаменты, сначала отбираются в дополнительную таблицу отбора. Когда нужные медикаменты в нужном количестве собраны в таблице отбора по кнопке В документ весь список таблицы будет перенесен в табличную часть документа. При этом старые данные табличной части документа будут очищены, т. е. данные отбора заменят существующие данные табличной части.
В режиме предварительного отбора Таблица остатков содержит дополнительные колонки:
· С картинкой (первая колонка). Если для строки в колонке стоит зеленый или красный шар, то значит эта позиция уже содержится в таблице отбора. Если шар красный, то это означает, что в таблицу отбора было отобрано количество больше, чем есть в остатке.
· Остаток кол.. В колонке отображается остаток медикаментов с учетом уже отобранного количества.
Внимание!
При подборе медикаментов режим с предварительным отбором можно включать и отключать. Включение и отключение режима производится по кнопке Включить предварительный отбор в панели инструментов Таблицы остатков.
Оба режима подбора поддерживают возможность при выборе указывать количество, выбранного медикамента. Для включения этой возможности следует установить флажок Запрашивать количество.
Если флажок запрашивать количество отключен, то медикамент выбирается в количестве 1 шт.
Реквизит Остатки на показывает момент времени, на который производится расчет остатков. Если реквизит не заполнен, то значит получаются актуальные остатки.
Примечание!
Реквизит Остатки на устанавливается автоматически при вызове обработки из документа и менять его в ручную не следует.
Состав продукта и порядок продаж
Программный продукт «Учет медикаментов. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения " включает в себя:
· установочный диск с дистрибутивом конфигурации "«Учет медикаментов. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного учреждения ";
· комплект документации по конфигурации;
· лицензионное соглашение на право использования отраслевой конфигурации.
Справочники:
Справочник «Сотрудники»
Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках учреждения. Данный справочник подчинен справочнику «Учреждения».
Справочник можно открыть из меню «Справочники – Сотрудники», а также из справочника «Учреждения» (кнопка «Перейти»).
Справочник многоуровневый, т. е. в справочнике можно объединять сотрудников в произвольные группы и подгруппы.
Информация о работнике хранится в карточке сотрудника (элемент справочника «Сотрудники»).
В карточке каждого сотрудника отражается учреждение, в котором он числится.
Информация обо всех контрагентах учреждения, в том числе работниках, содержится в справочнике «Контрагенты».
В реквизите «Контрагент» следует выбрать соответствующего работника.
Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации и проживания, данные документа, удостоверяющего личность, хранятся в справочнике «Контрагенты».
При выборе работника в форме элемента отражаются данные о нем, заданные в справочнике «Контрагенты».
Справочник «Подразделения»
Справочник предназначен для ведения списка подразделений учреждения и мест хранения медикаментов.
Справочник можно открыть из меню «Справочник – Подразделения», а также из справочника «Учреждения» (кнопка «Перейти»).
В справочнике отражается список подразделений учреждения, заданного в шапке списка.
Справочник – многоуровневый, т. е. в справочнике можно объединять подразделения в произвольные группы.
Каждый элемент справочника характеризуется только двумя обязательными реквизитами – кодом и наименованием.
Справочник «Центры материальной ответственности»
Справочник «Центры материальной ответственности» предназначен для хранения информации о материально ответственных лицах и подразделениях (местах хранения), за которыми закреплены нефинансовые активы.
Справочник используется для ведения аналитического учета на счетах нефинансовых активов 101 «Основные средства», 102 «Нематериальные активы», 103 «Непроизводственные активы», 105 «Материальные запасы».
Справочник можно открыть из справочника «Учреждения» (кнопка «Перейти»).
Справочник подчинен справочнику «Учреждения», поэтому в нем можно просматривать и вводить информацию только по выбранному учреждению.
В типовой конфигурации справочник реализован многоуровневым, т. е. в справочнике можно объединять центры материальной ответственности в произвольные группы.
Справочник является составным и включает в себя информацию о материально ответственном лице и о подразделении, в котором хранятся медикаменты.
В форме элемента справочника указываются:
МОЛ – материально ответственное лицо или сотрудник, у которого медикаменты находятся на ответственном хранении или за которым они закреплены в учете. Выбирается из справочника «Сотрудники» учреждения.
Подразделение – подразделение учреждения. Выбирается из справочника «Подразделения».
Наименование – название цента материальной ответственности, формируется автоматически. Сформированное автоматически наименование можно отредактировать вручную.
Справочник «Номенклатура»
Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения списка медикаментов.
В справочнике «Номенклатура» ведется список номенклатуры медикаментов и перевязочных средств.
Справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета.
Справочник «Номенклатура» многоуровневый, т. е. в справочнике можно объединять номенклатуру в произвольные группы и подгруппы.
При вводе нового элемента программа предлагает заполнить реквизиты, в которых будут храниться сведения о номенклатурной единице, в режиме диалога в окне «Номенклатура». В дальнейшем будем называть это окно «карточкой номенклатуры», так как здесь содержатся все сведения о конкретной номенклатурной позиции.
В шапке карточки указываются общие сведения о номенклатурной единице:
Код – код номенклатурной единицы в справочнике «Номенклатура», присваивается автоматически.
Номенклатурный номер – указать номенклатурный номер в соответствии с классификацией, принятой в учреждении. Заполняется не обязательно.
Группа – группа, в которую входит данная номенклатура.
Наименование. Указывается краткое наименование номенклатуры, используется для выбора из справочника и печати в отчетных и первичных документах.
Полное наименование. Указывается технически правильное наименование.
Если краткое наименование полностью идентифицирует номенклатуру, полное наименование можно не задавать – в первичных документах и регистрах учета в графе «Наименование» будет печататься полное наименование, если оно задано, если нет, то краткое наименование.
Справочник «Серии медикаментов»
В конфигурации предусмотрено ведение учета по сериям номенклатуры. Возможность использования серий номенклатуры включается в настройках параметров учета установкой флажка «Использовать серии номенклатуры».
Справочник «Серии номенклатуры» подчинен справочнику «Номенклатура».
Необходимость ведения учета по сериям для позиции номенклатуры определяется в справочнике «Номенклатура» установкой флажка «Вести учет по сериям» в форме элемента справочника.
Если для номенклатуры ведется учет по сериям, то дополнительно можно вести партионный учет по сериям (установить флажок «Вести партионный учет по сериям»), учет по сериям в незавершенном производстве (установить флажок «Вести учет по сериям в незавершенном производстве»), контролировать наличие внутренней и/или внешней сертификации для серий номенклатуры (установить флажки «Требуется внутренняя сертификация», «Требуется внешняя сертификация»).
Для каждой серии необходимо указать параметры:
- Номер серии
- Номер ГТД (Выбирается из справочника «Номера ГТД»)
- Страна происхождения (Выбирается из справочника «Классификатор стран мира»)
- Срок годности
Из этих параметров формируется наименование серии по умолчанию. При необходимости его можно скорректировать..
Для одной позиции номенклатуры может быть задано несколько записей в справочнике «Серии номенклатуры».
Для серий номенклатуры, для которой необходима внутренняя и/или внешняя сертификация, в форме элемента справочника становится доступной закладка «Сертификация». На этой закладке для серий прошедших сертификацию отображается информация о полученном сертификате. По гиперссылке можно открыть документ «Сертификация номенклатуры», которым зарегестрированы результаты сертификации или создать новый документ.
Справочник «Классификатор единиц измерения»
Справочник содержит часто используемые единицы измерения.
Справочник используется для задания учетных единиц измерения медикаментам.
Справочник имеет одноуровневую структуру. В качестве кода элемента в справочник введены коды единиц согласно общероссийскому классификатору единиц измерения ОКЕИ. Краткое и полное наименование единиц измерения приводятся также в соответствии с ОКЕИ.
Справочник может пополняться. Редактирование и ввод новых элементов производится непосредственно в форме списка справочника.
При заполнении справочника можно воспользоваться общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ).
Для добавления данных из общероссийского классификатора необходимо нажать кнопку «Подбор из ОКЕИ». Откроется таблица общероссийского классификатора единиц измерения.
Непосредственно из таблицы можно добавить новую единицу измерения в справочник «Единицы измерения». Для этого надо установить курсор на нужной записи и нажать клавишу Enter или два раза нажать левую клавишу мыши.
Если такого элемента нет в справочнике «Единицы измерения», то будет сформирован новый элемент с заполненными параметрами. При нажатии на кнопку «ОК» эта информация добавится в справочник.
Справочник «Источники финансового обеспечения (ИФО)»
Справочник предназначен для ведения обособленного учета с целью формирования отдельных балансов.
Элементы справочника являются разделителями учета наравне со справочником «Учреждения».
Использование этого справочника как разделителя учета дает возможность дополнительной детализации учета на уровне Источников финансового обеспечения в рамках одного учреждения.
Справочник иерархический, элементы справочника можно распределить по группам.
Реквизиты справочника:
Код – код элемента справочника.
Наименование – осмысленное наименование источника финансового обеспечения.
Справочник «Виды первичных документ»
В справочнике ведется перечень наименований первичных документов. Информация из справочника «Виды первичных документов» используется для указания видов первичных документов в документах программы для последующего отражения в журналах операций и других регистрах учета.
Ведение учета
Документ «Ввод остатков медикаментов»
Для ввода данных (количества и стоимости) по остаткам медикаментов в начале эксплуатации программы и автоматического формирования проводок предназначен документ «Ввод остатков медикаментов».
Реквизиты документа заполняются в следующем порядке:
В шапке документа следует указать общие реквизиты (Номер, Дата, Учреждение, ИФО).
Примечание. При вводе начальных остатков в качестве даты документа должна быть установлена дата, предшествующая дате начала учета.
В реквизите Счет учета следует выбрать 105 счет, по которому вводятся остатки.
В табличной части документа указываются:
КФО – указать код вида финансового обеспечения, в рамках которого вводится остаток.
В графе «Номенклатура» - из справочника «Номенклатура» выбирается соответствующая номенклатурная позиция.
Счет учета – выбрать полный счет оприходования медикаментов.
МОЛ/Подразделение – МОЛ и подразделение, в которое приходуются медикаменты.
Количество мест – указать количество приходуемых единиц (кг, упаковок, банок, пачек, мешков и т. д.).
Счет учета – выбрать счет оприходования медикаментов. Выбор производится из субсчетов счета 105.
Данные вводятся по каждой номенклатурной позиции. Список номенклатуры может быть либо заведен заранее, либо его можно дополнять при вводе остатков.
В табличной части документа указываются:
Номер строки заполняется автоматически.
Номенклатура. Из справочника «Номенклатура» выбирается конкретная номенклатура, если справочник заведен заранее, или в этот справочник добавляется новая позиция.
МОЛ/Подразделение – МОЛ и подразделение, в которое приходуются медикаменты, указать выбором из справочника «Центы материальной ответственности».
Количество мест – указать количество приходуемых единиц (кг, упаковок, банок, пачек, мешков и и. д.).
Количество в 1 месте – указать количество в учетной единице измерения (количество товара в упаковке в учетных единицах измерения) в 1 месте. По умолчанию предлагается 1.000.
Количество в учетных единицах – рассчитывается автоматически как произведение значений двух предыдущих граф («Количество в учетных единицах» = «Количество мест» х «Количество в 1 месте») или может быть указано вручную.
Сумма – указать балансовую стоимость указанного количества медикаментов.
После заполнения последней графы таблицы на экран вновь будет выдан список медикаментов для очередного выбора. Для отказа от ввода новой строки нажмите клавишу Esc.
При проведении документа по каждой номенклатурной позиции автоматически будут сформированы проводки на сумму балансовой стоимости.
Документ «Покупка медикаментов»
Документ Покупка медикаментов предназначен для оформления поступления медикаментов от поставщика на счет 105. Реквизиты документа заполняются в следующем порядке.
Вид операции – выбрать вид операции, в соответствии с которым должны формироваться проводки – Поступление от поставщика.
Номер документа присваивается автоматически при записи документа.
Дата документа устанавливается равной рабочей дате программы. Может быть изменена.
Выбрать учреждение, от имени которого оформляется операция.
Если учет ведется в разрезе источников финансового обеспечения, для формирования проводок следует указать ИФО.
МОЛ/Подразделение – указать материально ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются медикаменты, выбором из справочника «Центры материальной ответственности».
В группе реквизитов «Первичный документ» целесообразно указать наименование, номер и дату входящего первичного документа (накладная, товарный чек, счет-фактура и т. п.).
КФО – выбрать код вида финансового обеспечения, в рамках которого производится поступление медикаментов.
Сумма документа – указывается общая стоимость медикаментов.
Закладка «Общая»
На закладке «Общая» указываются счет расчетов и его аналитика в зависимости от выбранной хозяйственной операции.
Контрагент и основание расчетов заполняются выбором из соответствующих справочников. Если данные о контрагенте в справочнике отсутствуют, их можно ввести непосредственно в режиме выбора из справочника и сразу внести в документ.
Закладка «Медикаменты»
На закладке «Медикаменты» вводятся данные по каждой номенклатурной позиции. Список номенклатуры может быть либо заведен заранее, либо его можно дополнять при вводе документа.
Номер строки. Заполняется автоматически.
Номенклатура – выбрать номенклатуру приходуемого медикамента. При вводе в справочник новой позиции необходимо указать номенклатурный номер, краткое и полное наименование, тип и учетную единицу измерения МЗ. Заполнив необходимые реквизиты, нажмите кнопку «ОК» для их сохранения и нажатием клавиши Enter (или двойным нажатием левой клавиши мыши) внести медикамент в документ. После выбора нужной номенклатуры необходимо заполнить справочник Серии номенклатуры, где будут отображаться номер серии, срок годности и производитель медикамента.
Единица измерения – указать учетную единицу измерения медикамента.
Счет дебета – следует задать счет оприходования ТМЦ – 105.31 (Медикаменты и перевязочные средства – иное движимое имущество учреждения).
Количество мест – указать количество приходуемых единиц (упак., шт., пачек и т. д.).
Количество в 1 месте – указать количество в учетной единице измерения (количество товара в упаковке в учетных единицах измерения) в 1 месте. По умолчанию предлагается 1.000.
Количество в учетных единицах – рассчитывается автоматически как произведение значений двух предыдущих граф («Количество в учетных единицах» = «Количество мест» х «Количество в 1 месте») или может быть указано вручную.
Печать и проведение документа
После заполнения всех реквизитов из документа можно распечатать приходный ордер по форме № М-4 (кнопка «Печать»).
По кнопке «Печать» можно распечатать также бухгалтерскую справку по проводкам, сформированным документом (только для проведенного документа).
При проведении документа по каждой номенклатурной позиции, включенной в спецификацию, рассчитывается сумма, принимаемая к учету, и формируются проводки на сумму стоимости МЦ, принимаемую к учету, с корреспонденциями в зависимости от вида поступления.
Перед проведением документа рекомендуется сверить итоговую сумму документа (реквизит «Итого» на закладке «Общая») с итоговой суммой сопроводительного документа на поступившие медикаменты (счет-фактуры, накладной).
Также на основании введенного документа «Покупка медикаментов» можно распечатать Стеллажную карточку, в которой будут отображаться:
- Наименование медикамента
- Производитель
- Поставщик
- Серия медикамента
- Срок годности
- Количество
- Цена
- Дата получения
Документ «Внутреннее перемещение медикаментов»
Внутреннее перемещение медикаментов с МОЛ на МОЛ при смене материально ответственных лиц (из подразделения в подразделение) оформляется и регистрируется в программе с помощью документа «Внутреннее перемещение медикаментов».
Реквизиты документа заполняются в следующем порядке.
Выбрать учреждение, для которого оформляется перемещение медикаментов.
Если учет ведется в разрезе источников финансового обеспечения, для оформления проводок следует указать ИФО.
Ввести дату документа.
В реквизите «Отправитель» следует указать материально-ответственное лицо и подразделение, передающее медикаменты.
В реквизите «Получатель» следует указать материально-ответственное лицо и подразделение, принимающее медикаменты.
В группе «Первичный документ» - следует указать вид первичного документа, которым оформляется данная операция: «Требование-накладная М11», «Накладная М-15».
В табличной части документа указываются номенклатура передаваемых медикаментов, их количество.
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически подбором из справочника «Номенклатура» или по остаткам (кнопка «Подбор»).
При подборе из справочника двойным нажатием левой клавиши мыши на строке с нужной номенклатурой соответствующий элемент вносится в спецификацию документа без закрытия справочника. Для окончания подбора справочник следует закрыть.
При подборе по остаткам открывается фильтр, в котором можно указать передаваемые медикаменты. Обработка позволяет осуществлять подбор медикаментов, имеющихся в остатке и отобранных по установленному фильтру.
Также документ «Внутреннее перемещение медикаментов» формирует две цены: фактическую и среднюю стоимость медикаментов.
Печать и проведение документа.
Из документа можно сформировать и распечатать Требование-накладную по унифицированной форме М-11 (ф. 0315006), Накладную М-15 или «Бухгалтерскую справку» (ф.0504833).
Заполненный правильно документ следует сохранить и провести.
Документ «Внутренний заказ медикаментов»
Документ «Внутренний заказ медикаментов» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у склада позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится получение позиций номенклатуры.
Подбор медикаментов в документ можно произвести из справочника «Номенклатура» через пункт меню «Подбор по остаткам» и «Подбор по справочнику» на панели табличной части.
Документ «Списание медикаментов»
Документ «Списание медикаментов» - позволяет произвести списание на собственные нужды (401.20.272 – 105.00).
Документ «Списание медикаментов» можно ввести на основании документов:
- Покупка медикаментов (с хоз. операцией по оприходованию медикаментов на счет 105);
- Поступление медикаментов прочее (с хоз. операцией по оприходованию медикаментов на счет 105).
При вводе на основании документ-основание отражается в форме документа.
При вводе на основании большинство реквизитов заполняются автоматически данными из документа-основания.
В группе «Первичный документ» - следует указать вид первичного документа, которым оформляется данная операция.
Закладка «Общая»
Состав реквизитов на закладке «Общая» зависит от выбранной хозяйственной операции.
МОЛ, Подразделение отправитель – указать материально ответственное лицо и подразделение, за которым числились списываемые медикаменты (выбором из справочника «Центры материальной ответственности»).
МОЛ, Подразделение получатель – указать материально ответственное лицо и подразделение, которым передаются списываемые медикаменты (выбором из справочника «Центры материальной ответственности»).
Счет дебета – указать полный счет, на который списываются медикаменты.
Закладка «Медикаменты»
На закладке «Медикаменты» указываются номенклатура списываемых медикаментов, их количество. Для справки приводится норма расхода.
В реквизите «Счет кредита» следует указать полный счет, на котором учитываются списываемые медикаменты.
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически подбором из справочника «Номенклатура» или по остаткам (кнопка «Подбор»).
При подборе из справочника двойным нажатием левой клавиши мыши на строке с нужной номенклатурой соответствующий элемент вносится в спецификацию документа без закрытия справочника. Для окончания подбора справочник следует закрыть.
При подборе по остаткам открывается фильтр, в котором можно указать передаваемые медикаменты. Обработка позволяет осуществлять подбор медикаментов, имеющихся в остатке и отобранных по установленному фильтру.
Закладка «Члены комиссии»
Для оформления Акта о списании на закладке «Члены комиссии» следует указать номер и дату приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию активов, а также председателя и членов комиссии. Эту информацию можно ввести в соответствующих реквизитах документа, а также выбором комиссии из справочника «Постоянно действующие комиссии» (нажав на ссылку «Заполнить состав комиссии»). Документ «Списание медикаментов» формирует две цены: фактическую и среднюю стоимость медикаментов.
Печать и проведение документа
Заполненный правильно документ следует сохранить и провести.
Из проведенного документа можно сформировать и распечатать Акт о списании материальных запасов по ф.0 Требование-накладная М-11, Ведомость выдачи материальных ценностей по ф.0504833.
При проведении документа по каждой номенклатурной позиции, отобранной в спецификацию, автоматически будут сформированы проводки на сумму стоимости списываемых медикаментов.
Документ возврат медикаментов поставщику
Для отражения в учете возврата поставщику недоброкачественных медикаментов применяется документ «Возврат медикаментов поставщику».
Документ можно ввести на основании документов:
- Покупка медикаментов
- Поступление медикаментов прочее
При вводе на основании документ-основание отражается в форме документа.
При вводе на основании большинство реквизитов документа заполняется автоматически данными из документа-основания.
Закладка «Общая»
На закладке «Общая» указываются:
Счет дебета – выбрать полный счет учета расчетов с поставщиком и его субконто.
В группе «Счет списания разницы учетной и фактической стоимости» указывается счет для отнесения разницы между учетной стоимостью и стоимостью, по которой производится возврат медикаментов (реквизит «Счет расходов»), и его аналитика. Разница между стоимостью возврата и учетной стоимостью возникает из-за того, что медикаменты возвращаются по стоимости их приобретения, а списываются с баланса – по учетной средней.
Вид документа (группа «Первичный документ») – следует указать вид первичного документа: «Накладная ТОРГ-12», «Накладная М-15» или «Бухгалтерская справка», которым будет оформлена данная операция.
Закладка «Медикаменты»
После выбора документа поступления спецификации будут заполнены автоматически данными из документа-основания.
В таблице следует оставить строки с возвращаемой номенклатурой и по каждой позиции указать возвращаемое количество.
Стоимость возвращаемых медикаментов будет пересчитана исходя из цены, заданной в документе поступления.
Реквизиты документа заполняются аналогично документу «Списание медикаментов». Отличие заключается в том, что документ «Возврат медикаментов поставщику» формируется на основании документ «Покупка медикаментов» т. е. по фактической цене.
Печать и проведение документа
После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления документа, сформировав его печатную форму в зависимости от вида первичного документа – «Накладная ТОГР-12» или «Накладная М-15».
Заполненный правильно документ следует сохранить и провести.
При проведении документа по каждой номенклатурной позиции, отобранной в спецификацию, автоматически будут сформированы проводки по списанию медикаментов с баланса, по отражению сумму НДС и корректировке отклонений стоимости списания и стоимости возврата.
Документ «Инвентаризация медикаментов»
Документ предназначен для оформления данных инвентаризации товарно-материальных ценностей, числящихся на счете 105 «Материальные запасы», по форме 0504087 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов», а также для регистрации результатов инвентаризации.
Реквизиты документа заполняются в следующем порядке:
Учреждение – указать учреждение, чьи ценности надо инвентаризировать.
ИФО – реквизит отбора информации при автозаполнении документа. Возможные значения отбора:
- БЕЗ УЧЕТА ИФО – для отбора медикаментов без учета ИФО
- ПО ПУСТОМУ ИФО – для отбора медикаментов, учитываемых по пустому ИФО
- КОНКРЕТНОЕ ЗНАЧЕНИЕ ИФО – для отбора медикаментов по выбранному ИФО
Счет – реквизит отбора информации по субсчетам счета 105.00:
- если указан счет 105.00 или реквизит пустой, то отбор будет по всем субсчетам счета 105.00
- если указан конкретный субсчет, то отбор будет по нему
МОЛ/Подразделение – указать центр материальной ответственности (материально ответственное лицо и подразделение), в котором проводится инвентаризация.
Реквизит «Тип цены» определяет, в каких ценах рассчитывать стоимость инвентаризируемых медикаментов и результаты инвентаризации. В качестве значения реквизита можно указать один из типов цен справочника «Типы цен номенклатуры» или значение «балансовая стоимость».
Если указано значение «балансовая стоимость», то стоимость будет рассчитываться на основании балансовой стоимости медикаментов на дату проведения инвентаризации.
Если указан тип цен из справочника «Типы цен номенклатуры», то стоимость будет рассчитываться исходя из значения цены указанного типа, установленного в карточке номенклатуры.
Форма документа содержит три закладки: «Инвентаризация», «Результаты», «Члены комиссии».
Закладка «Инвентаризация»
На закладке «Инвентаризация» указываются инвентаризуемые медикаменты, их стоимость и количество по данным бухгалтерского учета и фактическое наличие.
Спецификация может быть заполнена автоматически по данным бухгалтерского учета (кнопка «Заполнить по данным учета»).
При нажатии кнопки «Заполнить по данным учета» спецификация заполняется номенклатурой медикаментов, которые числятся за указанным подразделением, МОЛ, по которым на дату документа есть остатки на счете 105.00.
Для каждой позиции (элемента справочника «Номенклатура») приводится наименование, код, номенклатурный номер, количество, цена и стоимость по данным бухгалтерского учета.
Стоимость номенклатуры определяется в соответствии с выбранным значением реквизита «Тип цены».
Примечание: Перед заполнением таблицы документ следует записать.
Закладка «Члены комиссии»
На закладке «Члены комиссии» следует указать номер и дату приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председателя и членов комиссии.
Эту информацию можно ввести в соответствующих реквизитах документа, а также выбором комиссии из справочника «Постоянно действующие комиссии» (нажав на ссылку «Заполнить состав комиссии»).
В группе «Дополнительные параметры» следует указать:
- Номер и дату приказа о проведении инвентаризации
- Период проведения инвентаризации (даты начала и конца)
- Причину инвентаризации
После заполнения таблицы учетными данными следует распечатать инвентаризационную опись по ф.0504087 (кнопка «Инвентаризационная опись 0504087»).
По кнопке «Печать – Дополнительный бланк» можно распечатать дополнительный пустой бланк табличной части формы 0504087.
По необходимости по кнопке «Печать – Инв-22 (приказ)» можно распечатать Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации по форме Инв-22.
Правильно заполненный документ следует сохранить в журнале (кнопка «ОК»).
Отражение результатов инвентаризации
После проведения инвентаризации в документе можно отразить фактические данные.
На закладке «Инвентаризация», в каждой строке спецификации следует указать фактическое количество номенклатуры, установленное по результатам работы инвентаризационной комиссии. Значения фактического количества указываются в колонке «(ФУ) Количество» таблицы.
При наличии недостач количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в большую сторону.
При наличии излишков количество, указанное по учетным данным, следует скорректировать в большую сторону.
При обнаружении излишков номенклатуры, которая не указана в спецификации документа, нужно ввести в новую строку, указав фактическое наличие, цену и стоимость.
Закладка «Результаты»
На закладке «Результаты» производится распределение отклонений фактического количества от учетного по каждой номенклатурной позиции по счетам бухгалтерского учета.
Верхняя таблица на закладке показывает информацию об отклонениях, выявленных в результате инвентаризации, и редактированию не подлежит.
В нижней части закладки находится панель с двумя закладками «Списание недостач» и «Оприходование излишков».
На закладке «Списание недостач» производится распределение недостач, а на закладке «Оприходование излишков» - распределение излишков по счетам бухгалтерского учета.
Автоматическое заполнение закладок производится при нажатии на кнопку «Распределить отклонения по счетам учета».
При этом программа выполняет распределение отклонений по счетам учета в соответствии с имеющимися остатками на счетах, с учетом КФО, ИФО, КПС и заполнение таблиц распределения.
Документ содержит средства управления порядком распределения отклонений по счетам учета.
Таблица, расположенная с левой стороны на закладке «Списание недостач» является таблицей управления и служит для определения порядка распределения недостач по счетам.
Таблица содержит сочетания значений КФО и ИФО, по которым в учете есть остатки медикаментов.
После автоматического распределения недостач таблицу распределения, при необходимости, можно редактировать вручную.
Для автоматического распределения только недостач следует нажать кнопку «Распределить недостачи».
Реквизиты, расположенные с левой стороны на закладке «Оприходование излишков» определяют параметры полного счета (КФО, ИФО, КПС), на который будут оприходованы излишки. Синтетический счет учета медикаментов автоматически определяется из карточки номенклатуры.
Для автоматического распределения только излишков следует нажать на кнопку «Распределить излишки».
Правильно заполненный документ следует сохранить в журнале (кнопка «ОК»).
Отражение результатов инвентаризации в учете
При наличии недостач на основании документа следует ввести документ «Списание медикаментов». При наличии излишков на основании документа следует ввести документ «Поступление медикаментов прочее».
Документ «Поступление медикаментов прочее»
Документ универсальный, предназначен для оформления операций по поступлению медикаментов в учреждение на счет 105,31 по всем основаниям, кроме покупки.
Вид операции – выбрать вид операции, в соответствии с которым должны формироваться проводки. Документ позволяет оформить следующие хозяйственные операции:
- Централизованное снабжение
- Внутриведомственное перемещение
- Безвозмездное получение
- Поступление от ликвидации
- Поступление излишков
Выбранная операция определяет состав реквизитов и корреспондирующий счет.
Реквизиты документа заполняются аналогично документу «Покупка медикаментов» с учетом следующих особенностей.
В группе реквизитов «Первичный документ» целесообразно указать наименование, номер и дату входящего первичного документа (накладная, товарный чек, счет-фактура и т. п.).
Сумма документа – указывается общая стоимость медикаментов – фактическая.
Закладка «Общая»
На закладке «Общая» указываются счет расходов и его аналитика в зависимости от выбранной хозяйственной операции.
Информация на закладке «Медикаменты» оформляется аналогично документу «Покупка медикаментов».
Отчет «Ведомость остатков медикаментов»
Отчет «Ведомость остатков медикаментов» предназначен для получения информации по остаткам медикаментов на счете 105,31, с возможностью отборов и группировок по различным критериям.
Отчет имеет широкие возможности по настройке структуры выводимой в отчет информации.
Отчет поставляется с тремя предопределенными настройками группировок:
- Остатки, сгруппированные по МОЛ и подразделению
- Остатки, сгруппированные по МОЛ, подразделению и счету
- Остатки, сгруппированные по всей аналитике счета 105
Параметры отбора по умолчанию
В форму отчета добавлены следующие параметры отбора информации.
- Дата отчета. Для отбора по дате
- Счет. Для отбора по субсчету счета 105
- КФО. Для отбора по коду вида финансового обеспечения
- МОЛ. Для отбора по материально ответственному лицу
- Подразделение. Для отбора по подразделению
- Номенклатура. Для отбора по конкретной номенклатуре или группе номенклатуры
Возможные показатели отчета
- Цена. При включении показателя в отчет будет выводиться средняя учетная цена номенклатуры
- Количество. При включении показателя в отчет будет выводиться количество номенклатуры
- Сумма. При включении показателя в отчет будет выводиться учетная стоимость номенклатуры
Все настройки отчета в пользовательском режиме могут быть изменены или созданы новые настройки.
