Ввод в эксплуатацию и последующая эксплуатация программного обеспечения учета товаров в розничной торговле

Глоссарий

ПО - Программное обеспечение по учету товаров в розничной торговле.

Оператор - Оператор ПО это человек, основной работой которого является ввод данных о приходах товара на склад, перемещениях товаров между складом и торговыми точками, продажах товара с торговых точек.

Владелец бизнеса - Человек которому принадлежит бизнес и который является лицом, заинтересованным в достоверной информации о состоянии бизнеса, он же анализирует текущую ситуацию и принимает решения о дальнейших действиях.

База данных – база данных программы это файлы специального формата в которых сохраняется информация о всех произведенных в ПО действиях.

Организационные мероприятия

До начала запуска ПО в эксплуатацию вам нужно определится с тем возьмете ли вы роль оператора на себя или наймете для этого человека. Критерии выбора в этом случае следующие:

На сбор и ввод данных с одной точки или склада уходит в среднем 15 минут времени. Вам необходимо ввести в базу данных остатки. На эту операцию уйдет от 8 часов до нескольких недель, в зависимости количества товара на точке или на складе.

Если вы всю работу будите делать сами то вам нужно пройти курс обучения работе с ПО и ознакомится с предоставляемой с ПО документаций (ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ. doc или ее сокращенный вариант: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ сокращенная. doc).

Если вы планируете нанять человека на эту работу, то здесь вам нужно определится с тем планируете ли вы его занять на весь день или только на несколько часов в сутки. В случае приема человека на весь рабочий день вам нужно выделить для него рабочее место, обеспеченное компьютером. В случае приема человека не на весь рабочий день, можно дать ему возможность работать дома (чем снизить затраты на его содержание), в этом случае нужно требовать наличие дома у работника компьютера и Интернета (Интернет будет нужен и вам). Нанятому человеку нужно будет также пройти курс обучения работе с ПО и ознакомится с предоставляемой с ПО документаций.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Ввод начальных остатков

Предлагается следующий алгоритм запуска ПО в эксплуатацию: Последовательный вод остатков на точках и складах (даты взяты произвольно).

Провести инвентаризацию на 01.02.07 на складе №1 Начать ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 02.02.07 по складу №1 Закончить ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 05.02.07 по складу №1, в период с 01.02.07 по 05.02.07 не вводить ни каких операций по приходу, перемещению и расходу товара. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 06.02.07 по складу №1 за период с 01.02.07 по 06.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на склад. Провести инвентаризацию на 07.02.07 на точке №1 Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 07.02.07 по складу №1 за период с 07.02.07 по 07.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на склад. Начать ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 08.02.07 по точке №1 Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 08.02.07 по складу №1 за период с 08.02.07 по 08.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на склад. Закончить ввод остатков (в соответствии с инвентаризацией) в базу данных ПО – 09.02.07 по точке №1, в период с 07.02.07 по 09.02.07 не вводить ни каких операций по приходу, перемещению и расходу товара. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 10.02.07 по точке №1 за период с 07.02.07 по 10.02.07. При этом перемещение с торговой точки на склад оформлять как расход, перемещения со склада на торговую точку оформлять как приход на торговую точку. Ввести все операции по приходу, перемещению и расходу товара 10.02.07 по складу №1 за период с 10.02.07 по 10.02.07. При этом перемещение со склада на торговую точку оформлять как расход, перемещения с торговой точки на склад оформлять как приход на склад. Начиная с 11.02.07 приступить к полноценной эксплуатации ПО. Приход оформлять как приход, Перемещение как перемещение, Расход оформлять как расход.

В случае если количество точек / складов больше операции по вводу остатков аналогичны описанным выше. Суть процесса заключается в том что: проводится инвентаризация точки / склада, полученные данные вводятся в базу данных ПО, после ввода данных инвентаризации вводятся все операции произведенные на точке / складе за период ввода данных инвентаризации. При этом если какая либо точка / склад еще не введены в базу данных ПО, операции по перемещению на нее товара оформляются как расход либо приход в зависимости от направления движения товара.

Например у вас есть склад №1, точка №1, точка №2. Склад №1, точка №1 уже введены в базу данных ПО. В этом случае все операции по перемещению товара на точку №2 со склада №1 и точки №1 оформляются как расход со склада №1 и точки №1. После ввода остатков по точке №2, вводятся все операции по точке №2, за период ввода остатков, при этом приход из внешних источников оформляется как приход, перемещения со склада №1 и точки №1 оформляются как приход на точку №2, расход с точки №2 оформляется как расход, перемещения с точки №2 на точку №1 и на склад №1 оформляются как расход с точки №2. После окончания ввод остатков по всем складам / точкам приступаете к нормальной работе с ПО: Приход оформляете как приход, Перемещение как перемещение, Расход оформляете как расход.

Как вы видите процесс довольно затратный по времени и людским ресурсам. При вводе начальных остатков обязательно нужно использовать «оператора», либо нанять на эти работы квалифицированную помощь.

Обмен информацией

Если вы используете оператора для работы с ПО, то возникает вопрос как обмениваться данными между его и вашим компьютерами.

Для этого есть специальная программа «Сервис». Она в полуавтоматическом режиме архивирует данные, которые оператор затем может передать вам на флешке (дискете) либо по Интернету.

Работа с данной программой очень проста, на ее освоение уйдет минут 10-20. Инструкция по ее эксплуатации называется: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ сервиса. doc.

Повседневная работа с ПО

Повседневная работа с ПО очень проста. Вы сами или оператор вводит каждый вечер информацию о поступившем товаре, перемещении товара между складами и точками реализации, о реализации товара.

Если ввод данных осуществляет оператор, то он по окончании сбора данных и вводу их в базу данных ПО, архивирует базу данных и передает этот архив вам (через Интернет, ну или на флешке, или дискете). Вы извлекаете базу данных из архива.

Вы работаете с ПО, анализируете информацию, принимаете необходимые решения.