МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 01.01.01 г. N 730
О ПРОСТАВЛЕНИИ АПОСТИЛЯ НА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ,
ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ПРЕДЕЛЫ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Во исполнение Постановления Верховного Совета СССР от 01.01.01 г. N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" <1> и в целях обеспечения проставления апостиля приказываю:
<1> Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496.
1. Возложить обязанности по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, на Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации.
2. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке проставления апостиля на исходящих от Главного информационно-аналитического центра Министерства внутренних дел Российской Федерации и информационных центров МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации (не приводится) <2>.
<2> Далее - "Инструкция".
3. Пункт 11 Положения о Главном информационно-аналитическом центре Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Приказом МВД России от 01.01.01 г. N 33, дополнить подпунктом 30.1 в следующей редакции:
"30.1) осуществление проставления апостиля на исходящих от ГИАЦ МВД России и ИЦ МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации;".
4. ГИАЦ МВД России () до 1 декабря 2008 года обеспечить в установленном порядке в пределах средств, предусмотренных на материально-техническое обеспечение, изготовление штампов "Апостиль" и их рассылку в МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации.
5. ГИАЦ МВД России (), министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации:
5.1. Организовать изучение сотрудниками ГИАЦ МВД России и информационных центров МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации утвержденной Инструкции и обеспечить исполнение ее положений.
5.2. Организовать с 1 января 2009 года прием граждан по вопросу проставления апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, в помещениях, отведенных для приема граждан по вопросу получения сведений о наличии (отсутствии) у них судимости.
При отсутствии указанных помещений обеспечить их выделение и оборудовать необходимой офисной мебелью, стендами со справочной информацией.
5.3. Привести в соответствие с требованиями настоящего Приказа правовые акты, регламентирующие деятельность информационных центров МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации.
5.4. Установить контроль за соблюдением установленного порядка проставления апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации.
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-лейтенанта милиции .
Министр
генерал армии
Р. НУРГАЛИЕВ
Приложение
к приказу МВД России
от 01.01.2001 № 730
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке проставления апостиля на исходящих от Главного информационно-аналитического центра Министерства внутренних дел Российской Федерации и информационных центров МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации официальных документах,
подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет порядок проставления апостиля на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц и архивных документах (архивных справках, выписках или копиях документов), подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации1 по обращениям граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства2, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2. Апостиль проставляется в соответствии с Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года3 (далее - Конвенция), для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Подпись и печать, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.
3. Непосредственное исполнение заявлений о проставлении апостиля осуществляется Главным информационно-аналитическим центром МВД России[1]4 и информационными центрами МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации5.
4. Проставление апостиля осуществляется назначенными в установленном порядке сотрудниками ГИАЦ и информационных центров6.
5. При обращении заявителя в ГИАЦ о проставлении апостиля на официальных документах, исходящих от информационных центров, апостиль проставляется в установленном порядке.
ГИАЦ для обеспечения проставления апостиля запрашивает образцы подписей должностных лиц МВД, ГУВД, УВД по субъекту Российской Федерации1, информационного центра, наличия у названных лиц полномочий на право подписи представляемых на проставление апостиля на официальных документах, образцы оттиска печатей, проставляемых на официальных документах.
6. За проставление апостиля взимается государственная пошлина.
Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации2.
Размер государственной пошлины за проставление апостиля на одном документе установлен подпунктом 41 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации.
На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.
II. Порядок приема, рассмотрения заявлений, регистрации и проставления апостиля и выдачи документов
7. Заявление о проставлении апостиля на официальном документе принимается в установленном порядке на личном приеме в ГИАЦ и информационных центрах по месту получения официального документа при предъявлении паспорта (документа, его заменяющего), официального документа, подлежащего вывозу на территорию иностранного государства - участника Конвенции3, документа об уплате государственной пошлины.
При невозможности личного присутствия заявителя, с заявлением о проставлении апостиля может обратиться уполномоченное им лицо при наличии нотариально удостоверенной доверенности.
8. Заявление о проставлении апостиля, а также документ об уплате государственной пошлины представляются в единственном подлинном экземпляре.
9. Официальный документ представляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело (копия), а другой (оригинал) выдается заявителю.
10. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).
11. Официальные документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на официальных документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.
Копии архивных справок могут быть изготовлены ксеро-, электро-, фотографическим или иным способом. На каждой странице делается отметка «Копия», проставляется штамп архивного подразделения информационного центра с указанием названия подразделения и поисковыми данными подлинного документа – номер фонда, описи, дела, листа.
На копиях рассекреченных документов в обязательном порядке ставится штамп «Рассекречено».
На последнем листе копии архивной справки делается заверительная подпись и проставляется гербовая печать органа, выдавшего эту справку.
Документы, составленные на нескольких листах, должны быть прошнурованы (прошиты) и скреплены печатью органа, выдавшего этот документ.
12. Если официальный документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.
13. Исполнение проведения административных действий по проставлению апостиля на официальных документах осуществляется сотрудниками ГИАЦ и информационного центра, назначенными в установленном порядке.
14. Сотрудник, уполномоченный принимать документы:
14.1. Определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, разъясняет куда следует обратиться по принадлежности.
14.2. Вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов. Датой представления документов является дата их приема.
14.3. Оформляет расписку о приеме документов в двух экземплярах, в которой указываются:
дата представления документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы);
страна предъявления апостиля (указывается в соответствии с заявлением);
количество представленных документов;
номер журнала учета входящих документов и порядковый номер записи в нем, под которым были зарегистрированы представленные документы;
дата выдачи документов и часы приема;
телефон, по которому заявитель в течение срока исполнения может узнать о стадии рассмотрения документов и времени их выдачи;
фамилия и инициалы сотрудника, принявшего документы, а также его подпись.
Первый экземпляр расписки передает заявителю, а второй экземпляр приобщает к поступившим документам.
14.4. Передает сотруднику, уполномоченному на проставление апостиля, поступившие и оформленные на проставление апостиля официальные документы в порядке делопроизводства в течение рабочего дня.
14.5. Выдает официальный документ заявителю (уполномоченному заявителем лицу) при предъявлении им выданного ему экземпляра расписки о приеме документов и документа, удостоверяющего личность (доверенности).
14.6. Знакомит заявителя с перечнем выдаваемых официальных документов (оглашает названия выдаваемых официальных документов). Заявитель расписывается в получении официальных документов в соответствующей графе Журнала регистрации апостиля. Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
14.7. Выдает отказ в проставлении апостиля, к которому прилагается представленный им официальный документ, при непосредственном обращении заявителя.
Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
15. Сотрудник, уполномоченный на проставление апостиля:
15.1. Формирует и ведет дело образцов подписей и оттисков печатей.
15.2. Осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица МВД, ГУВД, УВД, информационного центра, оттиска печати на официальном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа.
В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе, представленном на проставление апостиля, имеющемуся образцу, проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает особое внимание на:
равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;
четкость изображения элементов оттиска;
отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска;
отсутствие искажений деталей оттиска, «смазываний», «стираний».
15.3. Рассматривает представленный на проставление апостиля официальный документ на предмет наличия реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).
15.4. Принимает решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля в день проведения проверки.
15.5. Проставляет на представленном официальном документе апостиль и заполняет его.
Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа «Апостиль», форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Штамп «Апостиль» должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10x10 см. Заголовок штампа «Апостиль» должен содержать текст на французском языке.
Проставление апостиля способом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа «Апостиль» не допускается.
Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, или на отдельном листе бумаги.
В случае проставления оттиска штампа «Апостиль» на отдельном листе, листы документа и лист с оттиском штампа «Апостиль» нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации1. Оттиск гербовой печати располагается равномерно на «звездочке» и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.
15.6. Заполняет проставленный оттиск штампа «Апостиль».
В строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
Если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от имени подразделения системы МВД России, в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается: «подпись не предусмотрена», а в строке 4 - официальное название подразделения системы МВД России, от которого исходит документ.
Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» после слова «подписан» вместо фамилии указывается «должностным лицом», а в строке 3 - должность этого лица.
В строке 3 оттиска штампа «Апостиль» указывается должность лица, подписавшего официальный документ в родительном падеже.
Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности.
В строке 4 оттиска штампа «Апостиль» указывается официальное наименование подразделения системы МВД России, выдавшего документ.
В строке 5 оттиска штампа «Апостиль» в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 оттиска штампа «Апостиль» цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего официальный документ.
В строке 8 оттиска штампа «Апостиль» указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Журнале регистрации апостиля.
В строке 9 оттиска штампа «Апостиль» проставляется гербовая печать ГИАЦ, МВД, ГУВД, УВД по субъекту Российской Федерации.
В строке 10 оттиска штампа «Апостиль» ставится подпись лица, проставившего апостиль.
Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа «Апостиль» не допускается.
15.7. Передает в порядке делопроизводства официальный документ с проставленным апостилем уполномоченному должностному лицу для подписания и проставления гербовой печати в течение рабочего дня.
15.8. Вносит в Журнал регистрации апостиля запись, в которой указываются:
порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа «Апостиль»);
дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа «Апостиль»);
наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);
фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 оттиска штампа «Апостиль» соответственно);
фамилия, инициалы и должность лица, проставившего апостиль (строки 7, 10 оттиска штампа «Апостиль» соответственно);
фамилия, имя, отчество заявителя;
данные документа, удостоверяющего личность заявителя;
страна предъявления апостиля (указывается согласно заявлению);
реквизиты документа об уплате государственной пошлины.
Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации, в графе Журнала регистрации апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.
15.9. Готовит официальный документ с проставленным апостилем к выдаче и передает в порядке делопроизводства официальные документы сотруднику, уполномоченному выдавать документы.
15.10. Принимает решение об отказе в проставлении апостиля если:
официальный документ не предназначен для вывоза за пределы территории Российской Федерации;
на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
если подпись должностного лица и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют образцам, имеющимся в ГИАЦ;
подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.
Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя.
При наличии письменного обращения заявителя или отметки в заявлении на проставление апостиля о необходимости получения отказа в письменной форме сотрудник, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект отказа и представляет его на подпись уполномоченному должностному лицу.
15.11. Уведомляет заявителя о готовности отказа в проставлении апостиля и передает его сотруднику, уполномоченному выдавать документы.
16. Уполномоченное лицо на подписание апостиля:
16.1. Подписывает запрос:
- на получение образцов подписи;
- на подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации, информационного центра, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ;
- на истребование образца оттиска печати подразделения МВД России, от которого исходит официальный документ.
16.2. Подписывает апостиль и проставляет на нем гербовую печать.
Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.
16.3. Подписывает отказ в проставлении апостиля, который в порядке делопроизводства передается сотруднику, уполномоченному на проставление апостиля.
17. Срок рассмотрения заявления о проставлении апостиля в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати подразделения МВД России, от которого исходит документ, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления официальных документов.
В случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати - срок исполнения не должен превышать 30 рабочих дней.
18. Выдача официального документа заявителю (уполномоченному заявителем лицу) производится при предъявлении имеющегося у него экземпляра расписки о приёме документов и документа, удостоверяющего личность (для уполномоченного заявителем лица необходимо также наличие нотариально удостоверенной доверенности).
В случае отказа в проставлении апостиля, при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя ему при непосредственном обращении выдается письменный отказ, к которому прилагается представленный заявителем официальный документ.
Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
19. При ознакомлении с перечнем выдаваемых официальных документов, заявитель расписывается в их получении в соответствующей графе Журнала регистрации апостиля. Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.
III. Контроль за соблюдением порядка проставления апостиля
20. Текущий контроль за соблюдением порядка проставления апостиля осуществляется должностными лицами ГИАЦ и информационных центров, ответственными за организацию работы.
Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается правовыми актами ГИАЦ.
20.1. Контроль за полнотой и качеством проставления апостиля включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц ГИАЦ и информационных центров.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в установленном порядке.
20.2. Персональная ответственность сотрудников ГИАЦ и информационных центров за соблюдение порядка проставления апостиля закрепляется в их должностных обязанностях в соответствии с требованиями законодательства.
20.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с проставлением апостиля или отказа в его проставлении на отдельных видах официальных документов. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Результаты проведения проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Акт подписывается сотрудником, осуществлявшим проверку и руководителем проверяемого подразделения.
21. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе проставления апостиля, действия или бездействие должностных лиц МВД, в судебном порядке.
1 Далее – «официальные документы».
2 Далее – «заявители».
3 Бюллетень международных договоров,1993, №6
4Далее – «ГИАЦ».
5Далее – «информационные центры».
6 Далее – «сотрудники».
1 Далее – «МВД, ГУВД, УВД».
2 Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340; 2001, №1, ст.18; №23, ст.2289; №33, ст.3413; 2002, №1, ст.4; №22, ст.2026; №30, ст.3021, 3033; 2003, №19, ст.1749; №21, ст. 1958; №28, ст. 2879; 2004, № 27, ст. 2715; №30, ст. 3088; №34,ст. 3518; №35, ст.3607; 2005, № 1, ст.30, 38; №24, ст.2312; №27, ст. 2710, 2717; №30, ст.3104; 2006, №31, ст3436, 3443, 3452; №50, ст.5279, 5286; 2007, №1, ст. 20; №13, ст. 1465; №31, ст. 3991, 4013; №45, ст. 5416, 5417, 5432; №46, ст. 5553, 5554, 5557; №49, ст.6045, 6046, 6071; №50, 6237, 6245.
3 См. статус Конвенции.
1 Далее – «гербовая печать».
