Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Курганский государственный университет»
(КГУ)
УТВЕРЖДЕНО «____»_______________ 2013 г. И. о. ректора КГУ ___________ |
СБОРНИК РЕГЛАМЕНТОВ ПО РАБОТЕ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА NAUMEN DMS КГУ
Курган 2013
РЕГЛАМЕНТ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В СЭД NAUMEN DMS УНИВЕРСИТЕТА
1 Цель данного регламента – определение порядка обработки входящей документации в СЭД NAUMEN DMS университета.
2 Пошаговый порядок действий пользователей СЭД NAUMEN DMS определяется соответствующими инструкциями пользователей.
3 Инициаторами входящего документа в СЭД NAUMEN DMS являются работники канцелярии.
4 Процедура обработки входящих документов в университете представлена в таблице 1.
Таблица 1 - Процедура обработки входящих документов в университете
Этап движения документов | Пользователи, выполняющие действия на этом этапе | Характеристика процесса обработки |
1 Получение документа в электронном виде | Сотрудник канцелярии | Получение документа по электронной почте или иным способом |
2 Создание электронной регистрационной карточки документа, регистрация | Сотрудник канцелярии | Регистрация документа |
3 Передача бумажного оригинала на рассмотрение и распределение в ректорат или отправка скан-копии в подразделение адресата | Сотрудник канцелярии | В случае прямой отправки документа в подразделение адресата (получение скан-копии бумажного оригинала документа и прикрепление его к карточке документа). В случае прямой отправки документа в подразделение адресата формирование задачи об ознакомлении в ректорат является обязательным |
4 Распределение документа, вынесение резолюции и отправка на исполнение | Ректор, проректор, сотрудник канцелярии | Формируется маршрут движения документа, бумажный оригинал с резолюцией передаётся в канцелярию |
5 Исполнение резолюции | Руководители или сотрудники подразделения адресата | При необходимости формируется электронный отчет и прикрепляется к карточке документа |
При обработке входящей документации пользователи СЭД NAUMEN DMS могут обладать разными ролями (таблица 2).
Таблица 2 – Роли в процессе «Обработка входящей документации»
Название роли | Соответствующие должности | Описание роли |
Инициатор | Сотрудник канцелярии | Сотрудник, занимающийся обработкой корреспонденции |
Адресат | Определяется в зависимости от типа задачи | Сотрудник, получающий входящий документ для ознакомления без вынесения резолюции |
Ответственный за распределение | Сотрудник канцелярии | Сотрудник, определяющий ответственного за резолюцию по документу |
Ответственный за резолюцию | Ректор, проректора | Руководитель, просматривающий корреспонденцию, выносящий (или сразу детализирующий) резолюции, рассматривающий результаты исполнения |
Помощник | Проректор | Сотрудник, наделенный полномочиями готовить проект резолюции по документу, выполнять действия за руководителя |
Ответственный за детализацию | Сотрудник канцелярии | Сотрудник, которому ответственный за резолюцию поручил детализировать вынесенную им резолюцию (создать по резолюции конкретные задачи для исполнителей) |
Исполнитель | Определяется в зависимости от типа задачи | Сотрудник, исполняющий задачи в рамках процесса. Задачи на исполнение ставятся в результате детализации резолюций или запуска подпроцессов исполнении |
Примечания по этапам движения входящего документа:
1) в университете используется карточная, журнальная, автоматизированная формы регистрации. Регистрации документов в СЭД NAUMEN DMS подлежит вся поступающая в КГУ корреспонденция за исключением следующих материалов:
- периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);
- рекламные извещения, плакаты, проспекты;
- копии счетов на оплату;
- первичная документация бухгалтерского учета (авизо);
- поздравительные письма, телеграммы и открытки;
- пригласительные билеты;
- документы, не требующие ответа, объемом более 25 страниц формата А4.
В случае отправки документа в ректорат на рассмотрение на данном этапе скан-копия не выполняется!
2) отправка документа без рассмотрения в ректорате возможна только при явном указании адресата, а также в случае, если документ не требует вынесения резолюции.
Скан-копия документа выполняется в формат PDF с параметрами:
- режим «оттенки серого», при необходимости – в цветном режиме;
- разрешение сканирования – 200 dpi, как исключение для повышения качества – 300 dpi;
- многостраничный документ должен быть одним файлом.
3) ректором/проректором формируется резолюция на бумажном оригинале и в электронной карточке документа. Бумажный оригинал с резолюцией передается в канцелярию. Выполняется скан-копия документа (формат PDF) с резолюцией и прикрепляется к карточке документа как вложение. Детализированная резолюция в карточке документа содержит: ФИО исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Может быть назначен контролер с задачей контроля исполнения документа/ответа.
При формировании сроков исполнения следует руководствоваться требованиями Федерального Закона от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
4) передача документа на исполнение/ознакомление выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс ознакомления сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Исполнить», «Перенаправить».
При необходимости документ может быть поставлен на контроль, данная задача выполняется в СЭД NAUMEN DMS, дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс контроля сопровождается внесением контролером соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Визировать», «Перенаправить», «Доработать».
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 3 рабочих дня;
- обычная срочность – 5 рабочих дней.
РЕГЛАМЕНТ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В СЭД NAUMEN DMS УНИВЕРСИТЕТА
1 Цель данного регламента – определение порядка обработки исходящей документации в СЭД NAUMEN DMS университета.
2 Пошаговый порядок действий пользователей СЭД NAUMEN DMS определяется соответствующими инструкциями пользователей.
3 Авторами (инициаторами) исходящих документов в СЭД NAUMEN DMS являются сотрудники структурных подразделений КГУ, ответственные за делопроизводство, или их руководители.
4 Ответственными за подготовку исходящего документа в СЭД NAUMEN DMS являются руководители структурных подразделений КГУ, в которых готовится его проект.
5 Процедура обработки исходящих документов в университете представлена в таблице 3.
Таблица 3 – Процедура обработки исходящих документов в университете
Этап движения документов | Пользователи, выполняющие действия на этом этапе | Характеристика процесса обработки |
1 Создание карточки и проекта документа | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Ответственный за документ считается руководитель подразделения, которое готовит проект документ, а сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство может быть его инициатором |
2 Согласование | Руководители заинтересованных подразделений | |
3 Подписание (утверждение) | Ректор, проректор | На этом этапе печатается один бумажный оригинал подразделением автора и передается в ректорат, после подписания (утверждения) оригинал передается в канцелярию |
4 Оформление | Сотрудник канцелярии | Выполняется заверение оригинала печатью и его регистрация, формируется скан-копия с печатью и прикрепляется к карточке документа |
5 Отправка документа | Сотрудник канцелярии | Выполняется отправка документа почтой или другим способом, и вносятся отметки об отправке в карточку документа |
При обработке исходящей документации пользователи СЭД NAUMEN DMS могут обладать разными ролями (таблица 4).
Таблица 4 – Роли в процессе «Обработка исходящей документации»
Название роли | Соответствующие должности | Описание роли |
Автор/инициатор | Руководитель подразделения, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Сотрудник, осуществляющий подготовку проекта исходящего документа и его ввод в систему. Сотрудник, отправляющий документ на обработку, а также получающий уведомления о ходе процесса его обработки |
Ответственный за согласование | Руководители подразделений | Сотрудник, принимающий участие в согласовании исходящего документа, может отправлять документ на доработку |
Ответственный за утверждение (подписание) | Ректор/проректор | Сотрудник, который обладает полномочиями утверждать (подписывать) исходящий документ |
Ответственный за оформление | Сотрудник канцелярии | Сотрудник, которому поручается оформление документа в бумажном виде (регистрация и заверение печатью) |
Ответственный за отправку | Сотрудник канцелярии | Сотрудник, которому поручается отправка готового документа |
Примечание по этапам движения исходящего документа:
1) в случае многостраничного документа с приложениями целесообразно приложения формировать отдельным файлом и прикреплять к карточке документа в формате DOC или PDF при отсутствии жестких требований к формату файлов.
2) при формировании сроков согласования документов следует придерживаться обоснованных сроков и средних рекомендованных уровней срочности согласования для каждого этапа:
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 2 рабочих дня;
- обычная срочность – 3 рабочих дня;
- документ с высокой трудоемкости рассмотрения – 5 рабочих дней.
Выбор уровней срочности «срочно» и «очень срочно» должен быть мотивирован и обоснован отдельным приложением к документу в виде вложения.
Данный процесс сопровождается внесением соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить.
3) печатается один бумажный оригинал подразделением автора и передается в ректорат, после рассмотрения ректором/проректором оригинала бумажного документа он с подписью передается в канцелярию. В электронной карточке документа ректором (помощником ректора/проректора) выполняется отметка об утверждении документа. Данный процесс сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить». Далее электронный документ передается на оформление в канцелярию.
В случае отклонения документа это отмечается в электронной карточке документа. После внесения изменений автором процесс обработки документа в СЭД NAUMEN DMS запускается заново.
4) выполняется заверение бумажного оригинала печатью и его регистрация. Регистрационные номера на оригинале и в карточке документа в СЭД NAUMEN DMS должны совпадать. Формируется скан-копия готового документа в формате PDF и прикрепляется к карточке документа как вложение.
Скан-копия документа выполняется в формат PDF с параметрами:
- режим «оттенки серого», при необходимости – в цветном режиме;
- разрешение сканирования – 200 dpi, как исключение для повышения качества – 300 dpi;
- многостраничный документ должен быть одним файлом.
5) отправка выполняется требуемым одним или несколькими способами.
РЕГЛАМЕНТ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СЛУЖЕБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЭД NAUMEN DMS УНИВЕРСИТЕТА
1 Цель данного регламента – определение порядка обработки информационно-справочной служебной документации в СЭД NAUMEN DMS университета.
2 Пошаговый порядок действий пользователей СЭД NAUMEN DMS определяется соответствующими инструкциями пользователей.
3 Авторами (инициаторами) информационно-справочных служебных документов в СЭД NAUMEN DMS являются сотрудники структурных подразделений КГУ, ответственные за делопроизводство или их руководители.
4 Ответственным за подготовку информационно-справочного служебного документа в СЭД NAUMEN DMS является, руководитель структурного подразделения КГУ, которое формирует проект.
5 Основными информационно-справочными служебными документами в университете являются служебная записка, докладная записка, заявка, жалоба. Перечень информационно-справочных служебных документов, не подлежащих хранению с СЭД NAUMEN DMS, определяется приказом ректора.
6 Информационно-справочные служебные документы формируются и двигаются только в СЭД NAUMEN DMS.
7 Информационно-справочные служебные документы могут быть направлены в подразделения КГУ одного уровня по структуре управления либо в вышестоящее подразделение.
8 При обработке информационно-справочной служебной документации пользователи СЭД NAUMEN DMS могут обладать разными ролями, (таблица 5).
9 Процедура обработки информационно-справочных служебных документов в университете представлена в таблицах 6 и 7.
Таблица 5 - Роли в процессе «Обработка с информационно-справочной служебной документации»
Название роли | Соответствующие должности | Описание роли |
Автор | Руководитель подразделения, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Пользователь системы, осуществляющий подготовку проекта документа и его ввод в систему, заполнение карточки документа, автор отправляет документ на обработку, а также получает уведомления о ходе процесса его обработки |
Ответственный за согласование | Руководители подразделений | Пользователь системы, который принимает участие в согласовании служебного документа и может отправлять документ на доработку |
Ответственный за подпись (утверждение) | Проректор, руководители подразделений | Сотрудник, обладающий полномочиями подписывать (утверждать) документ, получающий уведомления о дальнейших резолюциях |
Ответственный за резолюцию | Проректор, руководители подразделений | Сотрудник, наделенный полномочиями выносить резолюцию по документу |
Ответственный за ознакомление | Определяется в зависимости от типа задачи | Пользователь системы, перед которым ставится задача на ознакомление с документом и запрашивается подтверждение ознакомления |
Исполнитель | Определяется в зависимости от типа задачи | Сотрудник, исполняющий задачи в рамках процесса. Задачи на исполнение ставятся в результате детализации резолюций или добавления подзадач на исполнение |
Контролер | Сотрудник канцелярии, назначенный контролером | Сотрудник, проверяющий выполнение задачи |
Таблица 6 - Процедура обработки информационно-справочных служебных документов в университете между подразделениями одного уровня по структуре управления
Этап движения документов | Пользователи, выполняющие действия на этом этапе | Характеристика процесса обработки |
1 Создание проекта документа | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Документ создается только в СЭД NAUMEN DMS |
2 Согласование | Руководители выше рангом | Этап согласования может отсутствовать |
3 Подписание (утверждение) | Руководители подразделений | Автор документа при необходимости может выполнить эту задачу, этап может быть пропущен |
Продолжение таблицы 6
4 Вынесение детализированной резолюции | Проректор, руководители подразделений | Автор документа при необходимости может выполнить эту задачу, может быть назначен контролер |
5 Исполнение или ознакомление | Руководители подразделений, исполнитель, ответственный за исполнение/ознакомление | При необходимости формируется электронный отчет и прикрепляется к карточке документа |
Таблица 7 - Процедура обработки информационно-справочных служебных документов в университете по структуре управления вверх
Этап движения документов | Пользователи, выполняющие действия на этом этапе | Характеристика процесса обработки |
1 Создание проекта документа | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Документ создается только в СЭД NAUMEN DMS |
2 Согласование | Руководители подразделений | Этап согласования может отсутствовать |
3 Подписание (утверждение) | Руководители подразделений | Автор документа при необходимости может выполнить эту задачу, этап может быть пропущен |
4 Вынесение детализированной резолюции | Руководители подразделений | Автор документа при необходимости может выполнить эту задачу |
5 Ознакомление | Ректор, проректор, руководители подразделений | Формируется отметка об ознакомлении в карточке документа |
Примечания по этапам движения информационно-справочных служебных документов (таблица 6, 7):
1) в случае многостраничного документа с приложениями их целесообразно формировать отдельным файлом и прикреплять в карточке документа в формате DOC или PDF при отсутствии жестких требований к формату файлов.
Приложения в форме скан-копий материалов выполняются в формате PDF с параметрами:
- режим «оттенки серого», при необходимости – в цветном режиме;
- разрешение сканирования – 200 dpi, как исключение для повышения качества – 300 dpi.
2) при формировании сроков согласования документов следует придерживаться обоснованных сроков и средних рекомендованных уровней срочности согласования для каждого этапа:
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 2 рабочих дня;
- обычная срочность – 3 рабочих дня;
- документ с высокой трудоемкости рассмотрения – 5 рабочих дней.
Выбор уровней срочности «срочно» и «очень срочно» должен быть мотивирован и обоснован отдельным приложением к документу в виде вложения.
Данный процесс сопровождается внесением соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить». При необходимости этап согласования может быть пропущен.
3) отметка о подписании (утверждении) документа является обязательной. Данный процесс сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить».
В случае отклонения документа это отмечается в электронной карточке документа. После внесения изменений автором процесс обработки документа в СЭД NAUMEN DMS запускается заново. После отметки об утверждении документ регистрируется в электронном журнале регистрации.
4) детализированная резолюция в карточке документа содержит: ФИО исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Данный процесс сопровождается внесением соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Вынести резолюцию», «Детализировать резолюцию», «Отклонить», «Перенаправить». Может быть назначен контролер с задачей контроля ознакомления с документом.
При формировании сроков исполнения следует придерживаться обоснованных сроков исполнения задач и критериев исполнения документов. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 3 рабочих дня;
- обычная срочность – 5 рабочих дней.
Срок исчисляется в рабочих днях с даты вынесения резолюции по документу.
5) передача документа на ознакомление выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс ознакомления сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Ознакомиться», «Перенаправить».
Передача документа на контроль выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс контроля сопровождается внесением контролером соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Визировать», «Перенаправить», «Доработать».
РЕГЛАМЕНТ ОБРАБОТКИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В СЭД NAUMEN DMS УНИВЕРСИТЕТА
1 Цель данного регламента – определение порядка обработки распорядительной документации в СЭД NAUMEN DMS университета.
2 Пошаговый порядок действий пользователей СЭД NAUMEN DMS определяется соответствующими инструкциями пользователей.
3 Авторами (инициаторами) распорядительного документа в СЭД NAUMEN DMS являются сотрудники структурных подразделений КГУ, ответственные за делопроизводство или их руководители.
4 Ответственным за подготовку проекта распорядительного документа в СЭД NAUMEN DMS документа является руководитель структурного подразделения КГУ, которое формирует проект.
5 Основными распорядительными документами в университете являются приказ, распоряжение.
6 Оформление бумажного оригинала распорядительного документа обязательно.
7 Процедура обработки распорядительных документов в университете представлена в таблице 8.
Таблица 8 – Процедура обработки распорядительных документов в университете
Этап движения документов | Пользователи, выполняющие действия на этом этапе | Характеристика процесса обработки |
1 Создание проекта документа | Проректор, руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Руководитель как исключение |
2 Согласование 1-го уровня | Проректор, руководители подразделений, | Если автором является проректор/руководитель подразделения, этап может пропускаться |
3 Согласование 2-го уровня | Проректор, руководители подразделений | Если автором является проректор, этап может пропускаться |
Продолжение таблицы 8
4 Подписание (утверждение) | Ректор, проректор | На этом этапе печатается один бумажный оригинал подразделением автора и передается в ректорат, после подписания оригинал передается в канцелярию/отдел кадров |
5 Оформление | Сотрудник канцелярии/отдела кадров | Выполняется заверение оригинала печатью, его регистрация, формируется скан-копия оригинала и прикрепляется к карточке документа, вносятся регистрационные сведения в карточку документа |
6 Рассылка (электронная) | Сотрудник канцелярии/отдела кадров | Рассылку в СЭД NAUMEN DMS осуществляет отдел кадров или канцелярия, в зависимости от места регистрации документа |
7 Ознакомление | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Формируется отметка об ознакомлении в карточке документа |
8 Исполнение | Руководители и делопроизводители подразделений вуза | Формируется отметка об исполнении в карточке документа |
9 Контроль исполнения | Сотрудник канцелярии, назначенный контролером | Формируется отметка о результатах контроля в карточке документа |
При обработке распорядительной документации пользователи СЭД NAUMEN DMS могут обладать разными ролями (таблица 9).
Таблица 9 – Роли в процессе «Обработка распорядительной документации»
Название роли | Соответствующие должности | Описание роли |
Автор | Проректор, руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Сотрудник, осуществляющий подготовку проекта распорядительного документа и его ввод в СЭД NAUMEN DMS, заполнение карточки распорядительного документа и запуск процесса обработки |
Ответственный за согласование 1 этапа | Проректор, руководители подразделений, | Сотрудник, принимающий участие в согласовании распорядительного документа, может отправлять документ на доработку |
Ответственный за согласование 2 этапа | Проректор, руководители подразделений | Сотрудник, принимающий участие в согласовании распорядительного документа, может отправлять документ на доработку |
Продолжение таблицы 9
Ответственный за утверждение (подписание) | Проректор, ректор | Сотрудник, который обладает полномочиями утверждать (подписывать) распорядительный документ |
Ответственный за оформление | Сотрудник канцелярии/отдела кадров | Сотрудник, которому поручается оформление документа в бумажном виде (регистрация и заверение печатью) |
Ответственный за рассылку | Сотрудник канцелярии/отдела кадров | Сотрудник, ответственный за рассылку документа на ознакомление |
Ответственный за ознакомление | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Сотрудник, который должен ознакомиться с документом после введения его в действие |
Ответственный за исполнение | Руководители подразделений, сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство | Сотрудник, исполняющий документ |
Контролёр | Сотрудник канцелярии, назначенный контролером | Сотрудник, проверяющий исполнение документа |
Примечания по этапам движения распорядительного документа:
1) в случае многостраничного документа с приложениями целесообразно приложения формировать отдельным файлом и прикреплять в карточке документа в формате DOC или PDF при отсутствии жестких требований к формату файлов.
Приложения в форме скан-копий материалов выполняются в формате PDF с параметрами:
- режим «оттенки серого», при необходимости – в цветном режиме;
- разрешение сканирования – 200 dpi, как исключение для повышения качества – 300 dpi.
2) при формировании сроков согласования документов следует придерживаться обоснованных сроков и средних рекомендованных уровней срочности согласования для каждого этапа:
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 2 рабочих дня;
- обычная срочность – 3 рабочих дня;
- документ с высокой трудоемкости рассмотрения – 5 рабочих дней.
Выбор уровней срочности «срочно» и «очень срочно» должен быть мотивирован и обоснован отдельным приложением к документу в виде вложения.
Данный процесс сопровождается внесением соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить».
3) указания, аналогичные 2 этапу обработки распорядительного документа.
4) печатается один бумажный оригинал подразделением автора и передается в ректорат, после рассмотрения ректором/проректором оригинала бумажного документа он с подписью передается в канцелярию/отдел кадров. В электронной карточке документа ректором (помощником ректора/проректора) выполняется отметка об утверждении документа. Данный процесс сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Удовлетворить», «Отклонить», «Перенаправить. Далее электронный документ передается на оформление в канцелярию/отдел кадров.
В случае отклонения документа это отмечается в электронной карточке документа. После внесения изменений автором процесс обработки документа в СЭД NAUMEN DMS запускается заново.
5) выполняется заверение бумажного оригинала печатью и его регистрация. Регистрационные номера на оригинале и в карточке документа в СЭД NAUMEN DMS должны совпадать. Формируется скан-копия готового документа в формате PDF и прикрепляется к карточке документа как вложение.
Скан-копия документа выполняется в формат PDF с параметрами:
- режим «оттенки серого», при необходимости – в цветном режиме;
- разрешение сканирования – 200 dpi, как исключение для повышения качества – 300 dpi;
- многостраничный документ должен быть одним файлом.
6) процесс рассылки документа сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Детализировать», «Перенаправить». Для формирования списка исполнителей выбирается действие «Детализировать», а также может быть указан контролер для выполнения задачи контроля.
7) передача документа на ознакомление выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс ознакомления сопровождается внесением исполнителем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Ознакомиться», «Перенаправить».
8) передача документа на исполнение выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс ознакомления сопровождается внесением пользователем соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Исполнить», «Перенаправить».
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 3 рабочих дня;
- обычная срочность – 5 рабочих дней.
9) передача документа на контроль выполняется в СЭД NAUMEN DMS, при необходимости дополнительно может быть осуществлена отправка документа по электронной почте. Процесс контроля сопровождается внесением контролером соответствующих изменений в карточке задач: «Принять к исполнению», «Визировать», «Перенаправить», «Доработать».
РЕГЛАМЕНТ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
В СЭД NAUMEN DMS УНИВЕРСИТЕТА
1 Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
2 Организация контроля:
2.1 Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
2.2 Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью СЭД NAUMEN DMS.
2.3 Ответственность за организацию контроля исполнения документов в вузе возлагается на канцелярию.
2.4 Руководители, сотрудники подразделений, ответственные за делопроизводство, обязаны проверять в СЭД NAUMEN DMS поставленные задачи по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа, не реже чем два раза в течение рабочего дня: с 800–1100, с 1500–1700.
2.5 Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- очень срочно – 1 рабочий день;
- срочно – 3 рабочих дня;
- обычная срочность – 5 рабочих дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях с даты вынесения резолюции по документу, для распорядительных и информационно-справочных служебных документов. Для входящих документов срок исполнения исчисляется с момента регистрации документа в канцелярии.
2.6 Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не являются основанием для признания документа исполненным.
2.7 Снять документ с контроля могут только должностные лица, на которых возлагается задача контроля исполнения данных документов. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является успешное исполнение задач по документу.
2.8 Проверка и регулирование процесса исполнения документа выполняется путём автоматических напоминаний о приближении сроков завершения задач в СЭД NAUMEN DMS, а также регулярного информирования соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями.
3 Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.
