Рабочая книжка

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ

«ДОБРОВОЛЬЦЫ И …»

РАБОЧАЯ КНИЖКА

участника семинара 1

«Не было ни гроша, да вдруг алтын»

/Добровольцы и правила

эффективной работы с ними/

 

Эта книжка – Ваш помощник.

Предлагаем воспользоваться каждым рабочим листом

и отражать на нем не только мысли тренеров и мнения группы,

но, прежде всего, Ваши собственные соображения.

Именно Ваши мысли, идеи, замечания, сомнения

будут впоследствии лучшими советчиками для Вашей работы!

 

 

«- есть ли у Вас план, мистер Фикс?

– О! У меня есть план!!!»

Основы планирования работы с добровольцами, роль координатора. Рабочий лист № 1

Прежде всего, решите, для чего Вашей организации нужны добровольцы. Что они будут делать в Вашей организации? Вы рассчитываете, что работа добровольцев увеличит возможности Вашей организации? Укрепит ее имидж? Расширит спектр услуг Вашим клиентам? Каковы Ваши планы и ожидания?

Итак, ответим на вопросы:

Ø  Учитывает ли стратегия деятельности Вашей организации работу с добровольцами?

Ø  В какую структуру Вы планируете привлекать добровольцев?

В новые добровольческие программы / проекты? (какие)

В уже существующие программы / проекты? (какие)

Ø  Чем добровольцы будут заниматься? Что они будут делать?

Каковы Ваши ожидания от работы добровольцев?

Что будет полезно? Чего Вы опасаетесь?

1.  1.

2.  2.

3.  3.

4.  4.

 

СОВЕТ: Планируйте добровольческие программы и добровольческие вакансии и помните, добровольцы нужны там, где требуются неформальные отношения и человеческое тепло, участие и сострадание, где необходимо творчество и новые идеи, там, где преданность делу и вера в него позволяют защищать и оберегать, исцелять и поддерживать, просвещать и подвигать на свершения.

«- есть ли у Вас план, мистер Фикс?

–  О! У меня есть план!!!»

Основы планирования работы с добровольцами, роль координатора. Рабочий лист № 2

Сколько будет стоить работа с добровольцами? Кто будет координировать деятельность тех добровольцев, которые придут к Вам? Как Вы будете фиксировать их ответственность перед Вашей организацией? Как и в чем, Ваша организация примет на себя ответственность за работающих в ней добровольцев?

Ø  ∑стоимость работы добровольцев в организации = ∑1+∑2+∑3+…∑n

∑1= зарплата координатора + налоги

∑2=………………………………………….

∑3=……………………………………………

Ø  Кто является координатором по работе с добровольцами в Вашей организации, какова его роль?

Ø  Определите должностные обязанности координатора волонтерских групп:

Ø  Насколько «важным» человеком в организации он является?

Ø  Как относятся оплачиваемые сотрудники к идее привлечения добровольцев к работе в Вашей организации?

Ø  Какую работу они могли бы доверить добровольцам?

Ø  Какую работу нельзя доверить добровольцам?

СОВЕТ: если мы хотим развивать нашу деятельность, и точно знаем, для чего нам нужны добровольцы, какую работу мы готовы поручить им, если мы определили организационные процедуры, то все проблемы, неизбежно возникающие с их приходом, превратятся в достижения нашей организации.

«Кто ищет, тот всегда найдет»

Набор добровольцев, отбор, первое собеседование.

Рабочий лист №3

Где искать добровольцев? Дать информацию в СМИ? Или развернуть широкую рекламную кампанию? Может стоит обратиться к Вашим клиентам, партнерам, друзьям, родственникам?

¨  Формы набора (привлечения) добровольцев:

1.  Полный охват

Методы:

-  распространение брошюр или плакатов организаций

-  объявления в СМИ

-  объявления через Интернет

-  контакты с большими общественными ассоциациями

-  широкая рекламная кампания

-  специальная акция

-  объявления на семинарах, тренингах, др. встречах

-  предложения студентам ВУЗов и др. учебных заведений возможности прохождения практики

Для добровольцев любого возраста, пола, с разными интересами, для выполнения любых добровольческих работ. Особенно подходит для набора на разовые акции и мероприятия, а так же для привлечения в Центры Добровольцев и в Агентства Добровольной Помощи.

2.  Целенаправленный набор

Те же методы, но в объявлениях и при рекламе обязательно указывать, для каких работ требуются добровольцы и каковы критерии отбора (например: только со специальным образованием, только юноши в возрасте 18-25 лет, владеющие компьютером и т. п.)

3.  Набор по принципу концентрических колец

Путем привлечения добровольцев из групп, которые уже как то связаны с организацией, постепенно расширяя среду привлечения (например, акция для Клуба Добровольцев: «Пришел сам – приведи товарища»).

Интересный метод:

-распространение слухов, «сарафанное радио»

4.Привлечение из ближайшего окружения

Методы:

-  проведение обучения ценностям системы

-  разработка и постоянная поддержка философии привлечения

-  равнение на авторитеты

Эффективно для «замкнутых» систем: школа, корпорация, церковная община, там, где важны идентификация и связанность.

 

СОВЕТ: независимо от возраста, пола и профессии, социального статуса и личных качеств, люди хотят быть полезными, а значит, могут стать добровольцами.

Осуществляйте продуманный поиск добровольцев, имейте ввиду, что пожилые люди охотно слушают местные радиопрограммы, а молодые люди отзываются на яркие примеры. Нас окружают люди, имеющие множество полезных ресурсов. Их нужно только позвать и попросить о помощи.

«Кто ищет, тот всегда найдет»

Набор добровольцев, отбор, первое собеседование.

Рабочий лист №4

Чем привлечь добровольцев к деятельности Вашей организации? Какую «конфетку» Вы им можете предложить? Как найти интересную работу для добровольца и полезного добровольца для необходимой работы?

 

СОВЕТ: Привлекая людей к работе в Вашей организации, Вам необходимо не только ясно и понятно объяснять, для какой конкретной работы нужны добровольные помощники, но, прежде всего, объяснять цели этой работы.

Ответьте на вопросы:

Ø  Кому поможет то, что Вы намерены делать?

Ø  Что изменится в обществе в результате этих действий?

Ø  Чем именно Ваша организация может быть интересна добровольцу?

Ø  Какие интересные формы работы Вы можете предложить?

Ø  Что может измениться в жизни добровольца в лучшую сторону, если он придет в Вашу организацию?

Ø  С какими интересными людьми он познакомится, какие новые знания получит?

Возможно, в Вашей организации есть особая символика для добровольцев или специальная форма? Вручаете ли Вы удостоверения Вашим добровольцам? Как обставлена процедура прихода нового человека для добровольной работы?

 

СОВЕТ: привлечь людей к Вашей деятельности могут самые разнообразные возможности, открывающиеся в организации для них. Это и соучастие в достижении целей, возможности профессионального роста, уход от одиночества, приобретение новых знаний, навыков. Это возможность проявить заботу, сострадание, милосердие, быть нужным и полезным, найти новых друзей и многое другое. Важно определить эти возможности и говорить о них с добровольцами.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«Кто ищет, тот всегда найдет»

Набор добровольцев, отбор, первое собеседование.

Рабочий лист №5

Кто осуществляет отбор добровольцев в Вашей организации? Как выбрать метод отбора? Все ли добровольцы нам подходят? Как отказать добровольцу?

¨  Любой отбор добровольцев начинается с собеседования.

Ø  Кто проводит первичное собеседование с добровольцами в Вашей организации?

Ø  В какой форме проходит это собеседование?

§  индивидуальное

§  групповое

§  в определенное организацией, время, в специальном месте

§  в любое время, удобное потенциальному добровольцу

§  ………………………………………………………….

 

 

СОВЕТ: для разных сфер деятельности нужны люди с разными профессиональными и личностными качествами. Необходимо осуществлять отбор добровольцев для каждого вида работ.

Ø  Если Вы отказываете добровольцу, как это отразится на деятельности организации?

Ø  Какие чувства возникают у Вас, когда Вам приходится отказывать добровольцам в работе для Вашей организации?

 

СОВЕТ: если человек не соответствует требованиям, не бойтесь отказать добровольцу, но лучше предложите ему другую работу.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«От минора до мажора»

Мотивация добровольцев и ее значение.

Рабочий лист №6

Почему добровольцы работают в НКО? Почему они пришли именно в Вашу организацию? Каковы их мотивы участия в этой деятельности? Почему они готовы работать бесплатно?

Мотивация – это то, что толкает нас совершить какое-либо действие в соответствии с возникшей у нас потребностью.

профессиональные навыки § Потребность получить новую информацию, ориентацию, полезные контакты, связи § Потребность реализовать собственные идеи § Потребность влиять на общественные изменения " width="308" height="385 "/>

 

 

СОВЕТЫ:

§  Добровольчество – это уникальная возможность для человека совместить удовлетворение своих личных потребностей с потребностями общества. Поэтому общественные организации – самая благоприятная среда для развития добровольчества. Высокие цели и минимум бюрократии, неформальное общение и наглядность результатов работы, многообразие возможностей для самореализации и поддержка единомышленников – все это притягивает активных людей.

§  Каждым человеком движут собственные мотивы в соответствии с его жизненными ценностями и опытом. Основным мотивом деятельности людей служит желание удовлетворить собственные потребности.

§  Чтобы обеспечить условия, мотивирующие добровольческую работу людей, лидеры и члены общественных организаций должны создавать ситуации, в которых добровольцы, выполняя необходимую работу, могут в то же время удовлетворить эти потребности.

§  Определяя способы выявления мотиваций людей, приемлемые для Вашей организации. Тогда Вы сможете формировать требования к добровольцами и, одновременно, удовлетворять их требования к организации.

«Назвался груздем, полезай в кузовок»

Заключение соглашения с добровольцем,

права и ответственность организации и добровольца.

Рабочий лист №7

Какие требования предъявляют добровольцы к НКО? Оправданы ли эти требования на Ваш взгляд? Может ли Ваша организация удовлетворять требования добровольцев? Какие основные требования предъявляет Ваша организация к добровольцам? Какие основные условия и правила Вы оговариваете с добровольцами? Как не обмануть ожидания добровольцев и реализовать ожидания?

¨  П Р О П О Р Ц И Я

ПРАВ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ

§  Права организации	§  Ответственность добровольцев
§  Ответственность организации	§  Права добровольцев

 

СОВЕТЫ:

§  Гарантией соблюдения пропорции прав и ответственности может служить «Соглашение» или «Договор». При этом помните, что главной этической ценностью человека является свобода. Внутренние законы и правила организации могут быть выстроены таким образом, чтобы не отнимать свободу.

§  Форма соглашения может быть любая. Вы можете разработать ее сами, можете использовать уже действующие в общественных организациях договоры и соглашения с добровольцами. Важно, чтобы этот документ отражал все то, что полезно именно для Вашей организации, был достаточно прост и лаконичен.

«Ученость – вот беда, ученье – вот причина».

Обучение добровольцев: обязательное обучение, обучение, как поощрение. Рабочий лист № 8

Всегда ли добровольцы, пришедшие к Вам в организацию, имеют достаточную квалификацию? В каких случаях мы обучаем добровольцев, а в каких привлекаем специалистов?

Ø  Как своевременно выявить потребности в обучении у персонала?

Ø  Каковы основные причины потребности в дополнительном обучении?

виды деятельности § Изменение Миссии § Изменение услуг клиентам в организации § Личные изменения § Профессиональные потребности § " width="404" height="251 "/>

 

СОВЕТ: большинство людей, придя в общественную организацию для добровольной работы, нуждаются в дополнительных знаниях и навыках. Организуйте лекции, семинары, обучающие программы по темам, которые интересуют добровольцев и будут полезны для их работы в Вашей организации.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«Ученость – вот беда, ученье – вот причина».

Обучение добровольцев:

обязательное обучение, обучение, как поощрение.

Рабочий лист № 9

Какие дела можно доверить добровольцу? Как определить его ответственность и обязанности? «Тихони» и «выскочки», что им поручать и как с них спрашивать?

¨  Каковы Ваши главные опасения при работе с добровольцами? Отметьте те опасения, которые можно устранить, предусматривая обучение добровольцев.

З А Д А Ч И	П Е Р С О Н А Л	Д О Б Р О В О Л Ь Ц Ы
Сфера отв-ти	Обязанности	Сфера отв-ти	обязанности

¨  Обдумайте, при каких условиях Вам легче делегировать полномочия добровольцам:

§  квалификация добровольца

§  «проверка в деле»

§  дружеские отношения

§  «бартер»

§  ….

§  ….

§  ….

§  …..

Предусмотрите эти условия в период привлечения, отбора и обучения добровольцев

 

СОВЕТЫ:

§  Не бойтесь делегировать добровольцам полномочия. Люди ответственно подойдут к делу и поручениям, если увидят Вашу ответственность, ответственность персонала и других добровольцев. Опасаясь поручать добровольцу серьезные дела, если он готов к этому, Вы можете охладить его стремления и уже не получить той отдачи, которую могли бы.

§  При определении задач, ответственности, поручений, не забывайте определять вместе с добровольцем ожидаемые результаты его работы в организации. После исполнения работы фиксируйте их достижение, даже если результаты достигнуты не в полной мере.

§  Люди хотят расти! Добровольная работа, совмещенная с личностным ростом, дает уверенность в своих силах и самоуважение.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«Не было у бабы забот, да купила порося»

Контроль работы добровольцев,

оценка добровольного труда, учет и статистика.

Рабочий лист №10

Доволен ли доброволец своей работой? Довольны ли клиенты организации работой добровольца? Что изменилось в организации в связи с работой добровольца? Как зависит решение задач от работы добровольца? На пользу организации работает доброволец, или во вред? Доброволец исполняет порученные ему обязанности, или действует по своему усмотрению? Как Вы узнаете об этом?

рабочего времени добровольцев § Отчеты добровольцев § Собеседования с добровольцами § Аттестация добровольцев § Сбор неофициальной информации § ………. " width="405" height="260 "/>

 

СОВЕТЫ:

§  Разработайте систему мониторинга, контроля и оценки работы добровольцев.

§  Работа добровольцев должна отслеживаться и контролироваться. Для каждого человека важно, чтобы его работу замечали. Для каждой организации важно, чтобы люди, работающие в ней, двигались к общей цели, а не в разные стороны. Организуйте систему учета добровольческой работы, рабочего времени добровольцев, мероприятий для добровольцев. Следите, чтобы каждый доброволец был закреплен за определенной программой, проектом, акцией, сферой деятельности.

§  Сводки или отчеты о работе, наблюдения координаторов, обсуждения на собраниях – все это поможет контролю. Однако наиболее эффективна обратная связь с самим добровольцем. Есть ли у него трудности, нужно ли что-либо дополнительное для клиентов Вашей организации, с которыми он работает? Возможно, он устал, или хочет изменить вид деятельности, пройти дополнительное обучение, или реализовать новую идею? Как Вы узнаете об этом, если в Вашей организации работает 200 добровольцев? Назначайте координаторов по работе с добровольцами. Проводите опросы, анкетирования Ваших добровольцев. Не забывайте анкетировать и Ваших клиентов, узнавая у них о работе добровольцев.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«Не было у бабы забот, да купила порося»

Контроль работы добровольцев,

оценка добровольного труда, учет и статистика.

Рабочий лист №11

Как часто, при составлении годовых отчетов о деятельности наших организаций, мы мучительно вспоминаем, сколько добровольцев работали с нами в течение года, что и как они делали?! Как учесть все результаты работы добровольцев?

¨  Контроль работы – это не обидно! Контроль дает основания полагать, что работа добровольца важна и необходима. По каким показателям нам целесообразно учитывать работу добровольцев?

¨  Показатели эффективности добровольческой работы в организации:

§  Количество рабочих часов

§  Условная стоимость работы

§  Условная стоимость услуг клиентам

§  Количество добровольческих акций

§  Количество клиентов, которым добровольцы оказывают помощь

§  СМИ о работе добровольцев

¨  Показатели эффективности работы с добровольцами:

§  Сколько добровольцев привлечено

§  Сколько добровольцев прошли обучение

§  Сколько добровольцев работают на постоянной основе

§  Сколько добровольцев работают на разовой основе (вызов/ приглашение)

§  Сколько добровольцев были поощрены (получили дипломы, награды и т. п.)

§  Сколько добровольческих акций организовано

§  СМИ о работе организации

¨  Оценка работы добровольцев не должна быть приурочена к годовому отчету. Это работа, внимание которой уделяется постоянно в течение года.

СОВЕТ:

§  Определяя формы оценки результатов труда добровольцев в вашей организации, Вы получаете серьезные аргументы для поддержки ее деятельности. Смело используйте эти аргументы в отношениях с бизнесом, властью, СМИ. Организация, пользующаяся широкой общественной поддержкой, находит для своей деятельности и поддержку финансовую.

«Конец – всему делу венец»

Поощрение и удержание добровольцев.

Рабочий лист №12

Почему добровольцы уходят от Вас? Почему они остаются? Как их удержать? Стоит ли их удерживать?

Доброволец остается, если:

§  удовлетворяются его ожидания

§  открываются новые перспективы

§  возникают новые стимулы

§  ……………………………….

§  ……………………………….

§  ……………………………….

Доброволец уходит, если:

§  не удовлетворяются его ожидания

§  не открываются новые перспективы

§  не возникают новые стимулы

§  ……………………………………

§  ……………………………………

§  ……………………………………

Добровольцы часто уходят по причинам,

не связанным с организацией и ее деятельностью!

 

СОВЕТЫ:

§  Планы работы Вашей организации не должны мешать творчеству добровольцев. Включите в план работы «День добровольческих идей и предложений» и Вы узнаете, как много видят и могут предложить Ваши добровольцы, как много ресурсов они могут привнести для совершенствования и развития работы организации.

§  Поддерживайте Ваших добровольцев в их начинаниях, не сдерживайте инициативу по пустякам. Дайте добровольцам дополнительные ресурсы для реализации их идей, и они увеличат их во много раз.

§  Удержать добровольцев в организации поможет только искреннее внимание к ним и их работе. Вовремя изменить работу, дать совет, или помочь, предоставить дополнительные возможности, или обучить, познакомить с другими людьми и по человечески поддержать – все это Ваша ответственность за то, чтобы люди не уходили из организации, не уносили обиду за невнимание к ним, к их работе и потребностям.

«Конец – всему делу венец»

Поощрение и удержание добровольцев.

Рабочий лист №13

Эффективность работы с добровольцами определяется не столько количеством привлеченных людей для добровольной работы, сколько длительностью их работы в организации.

взаимопомощи § Поддержка инициатив § Оценка работы внутренняя § Оценка работы внешняя § Поощрение § Продвижение § Предоставление новых возможностей § Предоставление возможности принятия решений " width="442" height="366"/>

СОВЕТ:

Организуйте сами, или предложите добровольцам организовать «Клуб добровольцев» вашей организации. Совместные встречи, чаепития, праздники, дискуссии, встречи с интересными людьми создадут общность, в которой каждому станет теплее и комфортнее. Помните, групповые мотивации порой, бывают сильнее индивидуальных. И все же, будьте готовы к тому, что кто-то уйдет из Вашей организации. И это будет происходить постоянно, из года, в год. Добровольцы – это не Ваш оплачиваемый персонал! Несмотря на то, что Вы в них много вложили и, по Вашему мнению, сделали все, чтобы они остались, их право уйти из Вашей организации без объяснения причин.

ВАШИ ВЫВОДЫ:

«Конец – всему делу венец»

Поощрение и удержание добровольцев.

Рабочий лист №14

Признание и поощрение добровольцев – обязанность организации, в которой они работают. Как Ваша организация исполняет эту обязанность? Какие особые формы есть у Вас? Поделитесь опытом.

¨  Как поощряют добровольцев в Вашей организации сегодня?

¨  Как Вы хотели бы поощрять добровольцев?

¨  Что для этого необходимо?

Продвижение – форма признания и поощрения. Продвижение добровольца – это:

§  Ответственность более высокого уровня

§  Новая должность

§  Делегирование больших полномочий, в т. ч. принятие решений более высокого уровня

§  Возможность передавать опыт и обучать

§  Рекомендации для профессиональной деятельности

§  Представительство от организации на конференциях, семинарах и т. д.

§  Включение в состав штатного персонала

СОВЕТЫ:

§  Важным аспектом в работе с добровольцами является поощрение. Не обязательно оно должно выражаться в материальных предметах, ценных подарках и т. д. Гораздо важнее общественное признание. Проявите творческий подход к этому шагу и найдите свою особую форму поощрения добровольцев именно в Вашей организации.

§  Если вовремя замечать, что доброволец готов взять на себя дополнительную ответственность, или реализовать собственную идею, проект, программу, что он готов провести исследования, вести самостоятельную научную работу, что он лидер, продвигайте его, назначайте на новую вакансию, или создайте ее для него.

§  Продвижение добровольца может существенно повлиять на рост Вашей организации. Поощряйте ответственную инициативу, продвигайте своих добровольцев и Вы уведите, как растет Ваша организация.

ВАШИ ВЫВОДЫ: