Изменения в учетные документы вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.
3.4. Оформление результатов проверки наличия, выявившей неисправимо-поврежденные документы
Если в ходе проверки наличия выявлены неисправимо поврежденные документы, заведующим архивохранилищем составляется акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 7).
Неисправимо поврежденными архивными документами признаются документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Акт подписывается заведующим архивохранилищем, заведующим отделом организации хранения и учета архивных документов, главным хранителем и утверждается директором.
Составляется карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя (приложение № 11) или карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста (приложение № 12).
О факте выявления неисправимо поврежденных архивных документов сообщается в Управление архивами Свердловской области. Комиссия Управления архивами по подведению итогов проверки наличия и состояния дел назначает экспертов и организует экспертизу данных документов. Эксперты составляют заключение о физическом состоянии документов, возможности или невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает Управление архивами Свердловской области на основании представляемых директором архива экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 7).
3.4.1 Порядок снятия неисправимо поврежденных документов с государственного учета
На основании решения комиссии Управления архивами Свердловской области (поступившей в архив выписки из протокола заседания комиссии), издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
На основании приказа, в соответствии с актом о неисправимых повреждениях документов заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов вносит соответствующие изменения в учетные документы, в том числе в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов», в раздел «Движение» базы данных «Архивный фонд». Отметки о снятии документов с учета вносятся в карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя (приложение № 11), карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста (приложение № 12).
4. Состав документов по результатам проверки наличия, направляемых на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области
Для утверждения результатов проведенной проверки наличия и состояния архивных документов, выявившей сбалансированность учетных документов и соответствие количества хранящихся документов учетным документам, на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области представляются:
– листы проверки наличия и состояния документов (приложение № 1),
– акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 2),
– сведения об итогах проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3)
– сопроводительное письмо-справка (примерный перечень вопросов) – (приложение № 13).
Сопроводительное письмо-справка подписывается руководителем архива.
Для утверждения результатов проведенной проверки, выявившей несбалансированность учетных документов и не выявившей неисправимо поврежденных и необнаруженных дел, на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области представляется:
– листы проверки наличия и состояния документов (приложение № 1),
– акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 2),
– сведения об итогах проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3)
– акты о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4),
– акты об обнаружении архивных документов (приложение № 5),
– сопроводительное письмо-справка (приложение № 13) (если данные, полученные по итогам проверки, не совпадают с данными паспорта архива, необходимо проанализировать причины расхождения изложить их в сопроводительном письме-справке помимо других сведений).
Для утверждения результатов проведенной проверки наличия, выявившей неисправимо поврежденные документы, и снятия данных документов с государственного учета на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области представляются:
– листы проверки наличия и состояния документов (приложение № 1),
– акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 2),
– сведения об итогах проверки наличия состояния архивных документов (приложение № 3),
– акты о неисправимых повреждениях документов (приложение № 7),
– заключение экспертов о физическом состоянии документов,
– сопроводительное письмо-справка (приложение № 13).
Для утверждения результатов проведенной проверки наличия, выявившей необнаруженные дела, на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области представляются:
– листы проверки наличия и состояния документов (приложение № 1),
– акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 2),
– сведения об итогах проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3),
– перечень документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 10) (в бумажном и электронном варианте),
– сопроводительное письмо-справка (приложение № 13).
Если в ходе розыска необнаруженные дела найдены, на рассмотрение комиссии по подведению итогов проверки наличия и состояния дел представляются:
– листы проверки наличия и состояния документов фондов, в которых были найдены необнаруженные дела (приложение № 1),
– акты проверки наличия и состояния архивных документов фондов, в которых были найдены необнаруженные дела (приложение № 2),
– справки об обнаружении архивных документов,
– сопроводительное письмо-справка (приложение № 13)..
Для снятия с учета архивных документов, необнаруженных в ходе розыска на рассмотрение комиссии Управления архивами Свердловской области представляются:
– листы проверки наличия и состояния документов архивных документов фондов, в которых были выявлены необнаруженные дела (приложение № 1),
– акты проверки документов фондов, в которых были выявлены необнаруженные дела (приложение № 2),
– акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 9),
– справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду,
– перечень документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов и предлагаемых к списанию (приложение № 10) (в бумажном и электронном варианте),
– сопроводительное письмо-справка (приложение № 13).
Заключение
Проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных документов - одним из основных направлений работы архива.
В целях улучшения организации проверки наличия, повышения качества ее проведения, устранения причин не обнаружения дел, итоги проверки наличия рассматриваются экспертно-методической комиссией Государственного архива в городе Красноуфимске и на совещаниях дирекции.
Зав. отделом организации хранения
и учета архивных документов
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно - методической
комиссии Государственного архива
в городе Красноуфимске
от_08.06.2009__№ _6_
____________________________________ Приложение
(название архива)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ № _______
наличия и состояния документов фонда № ____________________________________________________________________________________
(название)
Проверку проводили _____________________________________________________________________________________________________
Наличие документов Состояние документов
Номера описей | Кол-во ед. хр., числящихся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате | Номера ед. хр., выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии (№ дела) | Имеется в наличии (описанных) | Имеются не включенные в описи (временные шифры | Номера единиц хранения, требующих | Номера ед. хр., неисправимо | Примечание | |||||||||||||
Литерные номера, не отражен-ные в итоговой записи | Пропущен-ные номера, не отраженные в итоговой записи | Другие, в результате чего объем | |||||||||||||||||||||
не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | увеличился на | уменьшился на | дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета или | восстановления за- | |||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
итого | |||||||||||||||||||||||
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись__________________________________________________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должностей работников подписи расшифровка подписи
Дата
Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов
Формат А3 (297 ´ 420)
Приложение |
___________________________ (название архива) | |
АКТ __________ № ______ (дата) проверки наличия и состояния архивных документов | УТВЕРЖДАЮ Директор _________________________________ (название архива) Подпись Расшифровка подписи Дата |
ФОНД №_________
Название фонда_______________________________________________________________________
№№ описей__________________________________________________________________________
Проверка проводилась с _______________________ по _____________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _____________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _______________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на _______________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ______________________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _________________________________________________________ед. хр.
(количество)
из них: требующих:
а)дезинфекции___________________________________________________________________ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции___________________________________________________________________ед. хр.
(количество)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
Формат А4 (210 ´ 297)
в)реставрации _____________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г)переплета или подшивки ________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
д)восстановления затухающих текстов______________________________________________ ед. хр.
(количество)
е)неисправимо поврежденных_____________________________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) _________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
з) _________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
и) _________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
к) _________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
л) __________________________________________________________________________ед. хр.
(количество)
6. Имеется не включенных в описи________________________________________________ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии__________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименования
должностей
работников Подписи Расшифровка подписей
СОГЛАСОВАНО Подпись Расшифровка подписи
Заведующий отделом
(архивохранилищем)
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния документов
(продолжение)
Формат А4 (210 ´ 297)
Приложение
Сведения
об итогах проверки наличия и состояния архивных документов в ______________________
№№ п/п | № фонда | Числятся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате | Количество дел, выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии | Имеется в наличии (включенных в описи) | Имеется не включенных в описи | Итого имеющихся в наличии (включенных и не включенных в описи) | Количество дел (ед. хр.), требующих: | Неисправимо поврежденных дел | ||||||||||||
Имеют литерные номера | Пропуще-но номеров | Другие, в результате чего объем | |||||||||||||||||||||
Не учтенные | Не перечислены, но учтены в объеме | Не учтенные | Не перечислены, но учтены в объеме | Увеличился на | Уменьшился на | дезинфекции и дезинсекции | реставрации | подшивки и переплета | шифровки | замены и оформления обложек | нумерации листов | составления листов- заверителей | картонирования | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
Всего по архиву |
Заведующий отделом ОСД * Подпись Расшифровка подписи
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
