Инструкция по делопроизводству ФГБУ «Спеццентручет в АПК»

УТВЕРЖДЕНА приказом директора от 07.02.2012 № 5

ФГБУ «Спеццентручет в АПК»

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству ФГБУ «Спеццентручет в АПК»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в ФГБУ «Спеццентручет в АПК» (далее именуется Учреждение).

Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 (с изменениями, утвержденными постановлением Правительства РФ от 07 сентября 2011 г. № 000), на основании Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденных приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 7.

1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в Учреждении документов возлагается в целом на Отдел документационного обеспечения управления, а по соответствующим вопросам – на структурные подразделения Учреждения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого работника Учреждения.

1.4. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Учреждения возлагается на руководителей этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Учреждения, который назначает служебную проверку
. Результаты проверки сообщаются в Отдел документационного обеспечения управления.

1.5. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения возлагаются на Отдел документационного обеспечения управления.

1.6. Руководители структурных подразделений обязаны:

·  своевременно, в день поступления документов или на следующий день, обеспечить доведение их до исполнителей;

·  организовать оперативное ознакомление работников с распорядительными документами (приказами, распоряжениями), определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов;

·  требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;

·  контролировать правильность оформления документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

II. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Приказ, распоряжение

2.1.1. Приказами оформляются решения норма­тивного характера по основным организационным, административным и кадровым вопросам деятельности Учреждения.

Распоряжения оформляются по оперативным вопросам административно-хозяйственной деятельности Учреждения.

Проекты приказов (распоряжений) готовят специалисты подразделений на основании поручений руководства Учреждения или по инициативе подразделений в соответствии с направлениями их деятельности. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит начальник Отдела кадров.

Приказы и распоряжения подписываются директором Учреждения или первым заместителем директора Учреждения на основании приказа о распределении полномочий, а в их отсутствие лицом, их замещаю­щим;

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоря­жений) и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей подразделений, в которых готовится соответствующий проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распо­ряжений) является обязанностью Отдела документационного обеспечения управления.

Приказы оформляются на бланках приказов \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк приказа. dot, распоряжения – на бланках распоряжений \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк распоряжения. dot .

2.1.2. Проекты приказов (распоряжений) визиру­ются должностными лицами, состав которых определен приказом о распределении полномочий. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

2.1.3. Датой прика­за (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календар­ного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Приказы по основной деятельности и распоряжения регистрируются и хранятся в Отделе документационного обеспечения управления; приказы по личному составу – в Отделе кадров.

2.1.4. Копии приказов (распоряжений) направляются адресатам в соответ­ствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем на обороте проекта приказа.

2.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14 или № 12 (в зависимости от объема документа).

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование вида документа — приказ (распоряжение)

Дата и номер— проставляются при регистрации рукописным способом.

Дата оформляется цифровым способом; но­мер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например:

15.03.2011 № 8

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста прика­за. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается обычным шрифтом через 1 межстрочный ин­тервал. Заголовок выравнивается по центру.

Например:

О подписании договора

на поставку оборудования

Распоряжения могут не иметь заголовка.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и пе­чатается шрифтом размером №через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преам­булы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может на­чинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констати­рующей части указывается наименование этого документа в творитель­ном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ (в приказе) или ОБЯЗЫВАЮ (в распоряжении), которое печатается с новой строки прописными буквами, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписы­ваемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и под­пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве испол­нителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может со­держать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный до­кумент или какие-то его положения, то один из пунктов распорядитель­ной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен содержать слова "считать утратившим силу...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который наносится исполнителем на оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Визы». Коды структурных подразделений в указателе рассылки должны соответствовать кодификатору структурных подразделений Учреждения.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшиф­ровку подписей. Визы располагают в нижней части оборотной стороны последнего листа распорядительного документа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего до­кумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подготовку проекта приказа рекомендуется осуществлять на основе шаблона приказа \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон приказа. dot, руководствуясь унифицированной формой приказа \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма ПРИКАЗА. doc

Подготовку проекта распоряжения рекомендуется осуществлять на основе шаблона распоряжения \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон распоряжения. dot, руководствуясь унифицированной формой распоряжения \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма РАСПОРЯЖЕНИЯ. doc

2.2. Положение, правила, инструкция, порядок

2.2.1. Положения, правила, инструкции, порядки относятся к группе организационно-правовых документов Учреждения. Положение принимается в том случае, если в нем устанавли­ваются системно связанные между собой правила по вопросам функционирования Учреждения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции (порядке) излагается порядок осуществления какой-либо дея­тельности или порядок применения положений.

2.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции, порядка) печатается на общем бланке. Текст излагается от третьего лица единственного или множественно­го числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходи­мо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, порядка) отвечает на во­прос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные тре­бования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвеча­ет на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, порядка) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разра­ботки, основное назначение нормативного акта и сфера его распростра­нения, ответственность за нарушение установленных правил и техноло­гий.

Основной текст положения (правил, инструкции, порядка) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и под­пунктов производится арабскими цифрами.

2.3. Протокол

2.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и вы­ступлений, проектов решений.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и со­трудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протокол оформляется на бланке протокола \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк протокола. dot.

2.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель

Секретарь

Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прила­гаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, за­писывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируют­ся только принятые постановления (решения) по соответствующим во­просам.

2.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах кален­дарного года отдельно по каждой группе протоколов (протоколы совещаний у директора, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.)

2.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтере­сованным должностным лицам в соответствии с указа­телем рассылки, который составляет ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

2.3.5. Протоколы печатаются на бланке протокола или простом листе бумаги и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужир­ным шрифтом.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравни­вается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформле­нии протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид за­седания, совещания".

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения собрания, совещания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Повестка дня включает вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и вклю­чает наименование должности лица, председательствовавшего на засе­дании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (ини­циалы и фамилия). Ниже располагают оформленную аналогичным образом подпись секретаря заседания (совещания).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф ограничения доступа к документу — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печа­тается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему.

Подготовку проекта протокола рекомендуется осуществлять на основе шаблона протокола \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон протокола. dot, руководствуясь унифицированной формой протокола \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма ПРОТОКОЛА. doc

2.4. Служебные письма

2.4.1. Служебные письма Учреждения готовятся:

·  как сопроводительные письма к основным документам;

·  как ответы на запросы различных организаций;

·  как инициативные письма.

2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюци­ей руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поруче­ний, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициати­вных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.4.3. Служебные письма печатаются на бланке письма –

\\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк письма. dot

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст слу­жебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или не­скольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.4.4. Разновидностью писем является письмо филиала в головной офис и сторонним организациям. Такие письма печатаются на бланке письма филиала -\\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк письма филиала. dot.

Документы, за исключением единичных писем, направляются в обязательном порядке с сопроводительным письмом, подготовленным на основе шаблона сопроводительного письма филиала \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон сопроводительного письма филиала. dot, руководствуясь унифицированной формой сопроводительного письма филиала \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА филиала. doc.

2.4.5. Текст письма излагается:

- от 1-го лица множественного числа: «Просим направить…», «Направляем на рассмотрение…»

- от 1-го лица единственного числа: «Считаю необходимым…», «Прошу выделить…» (только на бланках должностного лица)

- от 3-го лица единственного числа: "Руководство считает...", "Управление рассмотрело..."

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Подготовку текста письма рекомендуется осуществлять на основе унифицированных текстов деловых писем \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\Разновидности писем. doc

Подготовку проекта письма рекомендуется осуществлять на основе шаблона письма \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон письма. dot, руководствуясь унифицированной формой письма \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма ПИСЬМА. doc

2.4.6. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается приказом о распределении полномочий, подписанным директором.

2.5. Доверенности

2.5.1.  Доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляются Отделом финансирования, бухгалтерского учета и отчетности на основании унифицированной формы М-2.

Доверенности на право представления интересов и подписание документов готовятся и оформляются исполнителем заинтересованного структурного подразделения на бланке доверенности \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк доверенности. dot на основании шаблона доверенности \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон доверенности. dot, руководствуясь унифицированной формой доверенности \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма ДОВЕРЕННОСТИ. doc

2.5.2. Все виды доверенностей регистрируются Отделе документационного обеспечения управления.

2.6.  Служебные записки

2.6.1. Служебная записка относится к группе внутренних документов учреждения и служит для передачи информации от структурных подразделений (за исключением филиалов) директору Учреждения и его заместителям, а также между структурными подразделениями.

Служебная записка оформляется на бланке служебной записки \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк служебной записки. dot

Подготовку проекта служебной записки рекомендуется осуществлять на основе шаблона служебной записки \\server1\groups\public\Общие\Шаблоны документов\Шаблон служебной записки. dot, руководствуясь унифицированной формой служебной записки \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\форма СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ. doc

Альбом унифицированных документов – приложение № 1.

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Учреждения долж­ны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.1.2. В Учреждении применяются следующие виды бланков:

бланк с указанием наименования Учреждения и справочных данных об организации (бланк письма) бланк письма филиала бланк с указанием наименования Учреждения (общий бланк - для поздравительных писем и внутренних документов, не имеющих своих бланков) бланк приказа бланк распоряжения бланк протокола бланк акта бланк служебной записки бланк доверенности

Альбом унифицированных бланков – приложение № 2.

3.1.3. Все бланки существуют в электронном виде на сетевом ресурсе - \\server1\groups\public\Общие\Бланки и внутреннем портале http://local. *****/

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов ра­ботники Учреждения обязаны соблю­дать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.2.1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно переда­вать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?", — "О выделении...", "Об изменении..." или согласовываться с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «чего?». Например: договор аренды…

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события зафиксированного в документе (прото­кол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2011 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2011).

3.2.3. Подпись документа

Документы, направляемые в сторонние организации, подписываются директором Учреждения и его заместителями в соответствии с их компетен­цией, установленной в приказе о распределении полномочий.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписав­шего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициа­лы и фамилия).

Например:

Директор личная подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор личная подпись

Главный бухгалтер личная подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель директора по информационно - Заместитель директора по общим аналитической работе вопросам

подпись подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии личная подпись Наименование должности

Члены комиссии личная подпись Наименование должности

личная подпись Наименование должности

личная подпись Наименование должности

Если должностное лицо, которое должно подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с пред­логом "за" или проставлением косой черты перед наименованием долж­ности.

3.2.4. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделени­ям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подраз­делению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Минсельхоз России

Департамент научно-технологической

политики и образования

При направлении документа конкретному должностному лицу на­именование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Отдел технической документации

Специалисту

При адресовании документа руководителю организации или ее заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициа­лы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

ул. Садовая, Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

3.2.5. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой (для внутреннего согласования со специалистами) или гри­фом согласования (для внешнего согласования с другими организациями).

Визирование проекта документа проводится при необходимости оце­нки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ра­нее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем подразделения, где готовился проект документа, или ответственным исполнителем, если над документом работали несколько подразделений, а также другими должностными лицами согласно приказу о распределении полномочий.

Визы на приказах включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Визы на исходящих документах включают только подпись визирующего.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного или исходящего документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется сле­дующим образом:

Замечания прилагаются

Первый заместитель директора подпись

01.06.2011

Согласование проекта документа может осуществляться с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее со­гласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающе­го согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента

научно-технологической политики

и образования

подпись

дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива от 01.01.2001

№ 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласо­вания", если содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения про­ставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

подпись

03.05.2011

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования документа, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

3.2.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполните­ля (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

Прошу подготовить ответ.

подпись

03.05.2011

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Прошу проработать вопрос.

подпись

03.05.2011

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, под­пись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на самом документе или на отдельном листке-поручении с указанием реги­страционного номера документа, к которому относится резолюция.

3.2.8. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, номер его телефона

Например:

Иванова доб.2008

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.

3.2.9. Оформление приложений к документу

Отметку о наличии, приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечис­ляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указы­вается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: письмо -Страхование» № 2/2631 от 01.01.2001 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложения к письмам-извещениям или письмам-приглашениям, подготовленные специально для данного письма требуется обозначить в качестве приложения, сделав в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Приложение

к письму ФГУ «Спеццентручет в АПК» от _____________ № ______

На приложениях к сопроводительным письмам, где документы направляются для подписания или использования в качестве самостоятельных документов данная отметка не ставится.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение

к приказу директора

от _____________№________

Если приложений несколько, указывается номер приложения.

Например:

Приложение

к приказу директора

от ___________№________

3.2.10. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Заверение производится должностными лицами согласно приказу о распределении полномочий.

Например:

Верно

Первый заместитель директора

подпись

дата

3.2.11. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах согласно приказу о распределении полномочий. Заверительная надпись удостоверяется печатью согласно положению о порядке использования печатей.

3.2.12. Отметка об исполнении документа

Исполненным считается документ, работа над которым завершена. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка включа­ет: слово «В дело», номер дела, в котором бу­дет храниться документ, краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свиде­тельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Учреждении, регламентируются настоящий Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностны­ми инструкциями работников.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой, электрической связи и через курьеров и службы экспресс-доставки.

С помощью почтовой связи в Учреждение доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных, ценных писем, бандеролей.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электрон­ной почте.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в Учреждение, независимо от способа доставки, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководст­вом и доставляются исполнителям в соответствии со схемой прохождения входящих документов \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Инструкция по делопроизводству\Схема прохождения входящих документов (прил.3).doc

(приложение № 3)

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Отдела документационного обеспечения управления.

Конверты проверяются на предмет правильности адресования и целостности упаковки вложения. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается в отделение связи. В случае обнаружения нарушения целостности упаковки вложения составляется акт, один экземпляр которого направляется корреспонденту \\server1\groups\public\Канцелярия\Почта\Акт установления вскрытия. doc

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования вложения. В случае обнаружения недостачи вложения об этом сообщается корреспонденту.

Конверты, полученные из судебных органов, инспекций ФНС сохраняются и прикрепляются к письму. Конверты сохраняются также в случаях, если только по конверту возможно установить адресата и дату отправления, а также, если срок исполнения документов на момент получения документа истек или близок к истечению.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, дополняемый входящим номером и датой поступления документа.

4.3.2. Документы, адресованные директору Учреждения, а также без указания конкретного лица или струк­турного подразделения предварительно рассматриваются специалистом Отдела документационного обеспечения управления, а затем направляются руководству или в соответствующее структурное подразделение.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению до­кументы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные директором документы возвращаются в Отдел документационного обеспечения управления, где в электронную регистрационную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структур­ными подразделениями, получает ответственный исполнитель, осталь­ным исполнителям передаются копии документа.

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с про­ставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же прави­лам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.4.1. Схема прохождения исходящих документов приведена в приложении № 4. \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Инструкция по делопроизводству\Схема прохождения исходящих документов (прил.4).doc

Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтовой, электрической связью, через службы экспресс-доставки или доставляются нарочным. Способ отправки определяется исполнителем, исходя из важности, срочности, ценности документов. Для определения возможного срока доставки можно использовать типовые сроки, регламентируемые службой экспресс-доставки.

Документы, не имеющие адресной части, отправляются адресату с сопроводительным письмом, позволяющим зафиксировать факт отправки и получения документа.

4.4.2. Процедура отправки по почте

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляет­ся Отделом документационного обеспечения управления в соответ­ствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными По­становлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000. Документы для отправки передаются полностью оформленными, за­регистрированными с заполненным бланком заказа на отправку корреспонденции \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк заказа на отправку корреспонденции по почте. dot - приложение № 5. Исполнитель документа несет ответственность за достоверность сведений, указанных в заказе на отправку. Корреспонденция отправляется не позднее следующего дня за днем подачи на отправку.

4.4.3. Процедура отправки с помощью служб экспресс-доставки

Для отправки экспресс-почтой исполнитель заполняет заявку на экспресс-доставку \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк заказа на отправку экспресс-почтой. dot - приложение № 6. Руководитель подразделения, подписавший заявку, несет ответственность за целесообразность отправки данным способом; а исполнитель – за достоверность сведений, указанных в заявке. Отправление вместе с заполненной заявкой передается для отправки в Отдел документационного обеспечения управления. Отправления по заявкам, поданным до 14.00, забираются курьером в этот же день и отправляются из Москвы на следующий день. Отправления по заявкам, поданным после 14.00, забираются курьером на следующий день и отправляются из Москвы на следующий за днем забора день. Необходимость экстренной доставки оговаривается при подаче заявки в Отдел документационного обеспечения управления.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправ­ляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.4.4. Процедура отправки телеграфом

Текст документа, который требуется передать посредством телеграфной связи печатается на бланке для писем с обязательным указанием в адресате почтового адреса отправителя. Документ подписывается директором или его заместителем и удостоверяется печатью ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ. За­регистрированный документ передается в Отдел документационного обеспечения управления с заполненным бланком заказа на отправку телеграмм \\server1\groups\public\Общие\Бланки\Бланк заказа на отправку телеграмм. dot – приложение № 7 .

4.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется пере­дача информации в виде факсограмм и электронных сообщений.

Отправка документов по факсу осуществляется по месту их издания сотрудниками соответствующих подразделений.

Виды документов, отправляемых по факсу или электронной почте, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются руководителями подразделений с учетом срочности и важности отправлений.

Все документы, не имеющие адресной части (договоры, акты и др.) необходимо направлять адресатам с сопроводительным письмом, дающим информацию о цели отправки и содержимом отправления. \\server1\groups\public\Общие\Унифицированные формы документов\Разновидности писем. doc

4.5. Порядок прохождения внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых до­кументов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и со­гласования с руководителем подразделения, ответственным за подготовку проекта документа, передаются в Отдел документационного обеспечения управления, который осуществляет контроль за правильностью их оформления, а затем в Правовое управление для проверки соответствия со­держания документов действующему законодательству. Дальнейшее визирование распорядительного документа осуществляется в соответствии с приказом о распределении полномочий.

Оформленные документы передаются на подпись директору или первому заместителю директора.

4.5.3. Копии подписанных директором (первым заместителем директора) распорядительных доку­ментов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделе­ния, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Исходящие служебные записки готовятся исполнителями, подписываются руководителями структурных подразделений, регистрируются в Отделе документационного обеспечения управления и передаются адресату.

4.6. Учет количества документов

4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются Отделом документационного обеспечения управления и представляются руководству.

4.6.2. Учет количества документов может проводиться по Учреждению в целом или по отдельным подразделениям.

4.7. Работа исполнителей с документами и контроль за их исполнением

4.7.1. Руководители структурных подразделений Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение до­кументов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.7.2. Срок исполнения документа, поставленного руководителем на «КОНТРОЛЬ», составляет 5 рабочих дней.

4.7.3.  Контроль за исполнением документов в установленный срок осуществляет специалист Отдела документационного обеспечения управления.

4.7.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку не­обходимой информации, подготовку проекта документа, его оформле­ние, согласование, представление на подписание (утверждение) руково­дством Учреждения, подготовку к пересылке адресату.

4.7.5.  При наличии ответственного исполнителя все остальные соис­полнители ответственны за своевременный и качественный анализ ин­формации и представление ответственному исполнителю в установлен­ные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.7.6.  До окончания установленного срока
исполнения документа ответственный исполнитель информирует специалиста, осуществляющего контроль за исполнением документов, о результатах исполнения документа и ставит на документе отметку об исполнении.

4.7.7.  В случае неисполнения документа в установленный срок по объективным причинам ответственный исполнитель докладывает руководству о причинах неисполнения и ходатайствует о продлении срока исполнения документа.

4.7.8.  Специалист, осуществляющий контроль за исполнением документов еженедельно доводит, до руководства сведения о состоянии исполнительской дисциплины.

4.7.9.  Срок ознакомления исполнителей с приказами (распоряжениями) составляет 5 рабочих дней. До истечения данного срока копии распорядительных документов с отметкой об ознакомлении должны быть направлены по электронной почте специалисту, осуществляющему контроль за исполнением документов.

V. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

5.1. Регистрация документов

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме в электронном регистрационном журнале, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, ис­полнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы:

поступающие из других организаций и от физических лиц, кроме нерегистрируемых в Отделе документационного обеспечения управления \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Инструкция по делопроизводству\Перечень нерегистрируемых (прил.8).doc - приложение № 8,

·  создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, пе­редачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в за­висимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются входящие, исходящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения, различные виды внутренних документов.

5.1.5. В Учреждении устанавливается централизованная система регистрации документов, при которой все документы регистрируются в Отделе документационного обеспечения управления за исключение документов по личному составу, регистрируемых в Отделе кадров.

5.1.6. Документы регистрируются в разделе ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ на внутреннем портале Учреждения и в электронном регистрационном журнале. На поступающих документах проставляется входящий штамп, включающий наименование Учреждения, входящий номер и дату поступления документа. К документам, присланным без сопроводительного письма составляется регистрируемая опись \\server1\groups\public\Канцелярия\Форма описи присланных документов. doc – приложение № 9.

5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера (для приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок и др.), который может дополняться номером дела по номенклатуре дел (для исходящих документов). Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

способ доставки;

дата и регистрационный номер документа;

дата и входящий номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

адресат;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

ФИО руководителя, подписавшего документ;

исполнитель;

ссылка на входящий (исходящий) документ.

Состав реквизитов индивидуален для каждого вида документа.

VI. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

6.1. При работе со служебными документами в Учреждении используются печати и штампы установленного образца.

6.2. Использование печатей Учреждения осуществляется в соответствии с положением о порядке использования печатей, использование штампа согласования – в соответствии с Порядком заключения договоров и государственных контрактов и осуществления документооборота при их реализации.

6.3. Оттиски печатей на документах проставляются в строго определенных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностного лица, подписавшего документ, если бланком документа не определено иное местонахождение печати.

6.4. Изготовленные печати регистрируются в Отделе документационного обеспечения в журнале учета печатей и выдаются работникам, ответственным за их использование, под роспись.

6.5. Хранение печатей должно осуществляться в сейфах или запираемых шкафах.

6.6. Общий контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет Отдел документационного обеспечения управления.

6.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования штампов в подразделениях возлагается на их руководителей. В случае утери штампа ответственный за штамп незамедлительно ставит в известность Отдел документационного обеспечения управления.

6.8. Аннулированные печати и штампы возвращаются в Отдел документационного обеспечения управления, где уничтожаются с проставлением соответствующих отметок в журнале учета печатей и штампов.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой со­вокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, системати­зацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, норма­тивно-методическими документами Федеральной архивной службы Рос­сии, а также соответствующими нормативно-методическими документа­ми по архивному делу и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организа­цию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголов­ков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки ис­полненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел, передаваемых на хранение в архив.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенк­латурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, обра­зующиеся в деятельности Учреждения, их виды, состав и содержание.

7.1.3. Номенклатура дел составляется Отделом документационного обеспечения управления на основании данных о планируемых делах, структурными подразделениями.

7.1.4. Номенклатура дел Учреждения, подписывается начальником Отдела документационного обеспечения управления, утверждается директором Учреждения.

7.1.5. После утверждения номенклатуры дел она становится доступной сотрудников подразделений, осуществляющих на ее основе формирование дел подразделения \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Номенклатура дел. doc

7.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарно­го года.

7.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Учреждения являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с кодификатором структурных подразделений, утвержденным директором Учреждения.

7.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.

7.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по кодификатору структурных подразделений и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-05, где 03 — обозначе­ние структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка де­ла по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основ­ное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных форму­лировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также ввод­ных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (пе­риод), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела упот­ребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указыва­ются основные разновидности документов, которые должны быть сгруп­пированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспон­дентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое на­звание.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными коррес­пондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если пере­писка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориаль­ных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается не­скольких однородных административно-территориальных единиц, в за­головке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территори­альной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документа­цию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены пла­ны (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразде­лов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, со­ставляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформ­ления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Переч­ню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 указывается ответственный за формирование данного дела.

В графе 6 «Примечание» проставля­ются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, перехо­дящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению и т. д.

7.1.10. Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

7.1.11. По окончании года производится подсчет заведенных за год дел и в конце номенклатуры дел Отделом документационного обеспечения управления делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в Учреждении децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны немедленно помещаться в соответствующие дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. В случае отсутствия в номенклатуре дел соответствующего по содержанию дела исполнитель сообщает в Отдел документационного обеспечения управления о необходимости заведения нового дела.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом документационного обеспечения управления и руководителями соответствующих подразделений.

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в со­ответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело до­кументы одного календарного года, за исключением переходящих дел; помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с до­бавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, обратной хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хро­нологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными доку­ментами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ука­занными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от при­казов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; в некоторых случаях документ-ответ помещается за документом-запросом.

7.2.7. Дела Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации лис­тов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразде­лений, ответственными за заведение и формирование дел, при методиче­ской помощи и под контролем Отдела документационного обеспечения управления.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или час­тичное оформление дел.

7.2.9. Частичному оформлению подлежат все дела, за исключением дел по личному составу. Частичное оформление включает оформление обложки дела по установленной форме \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Форма обложки дела. doc – приложение № 10.

На об­ложке дела указываются следующие реквизиты: наименование Учреждения; наименование структурного подразделения; ин­декс дела; заголовок дела; дата дела (год начала и окончания); срок хранения дела и статья по Перечню;

·  внесение по окончании года необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (дополнение даты ведения дела очередным годом для переходящих дел).

7.2.10. Полному оформлению подлежат дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки де­ла; нумерацию листов в де­ле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.11. Обложка дела по личному составу оформляется по установленной форме. Стандартные реквизиты обложки дела дополняются количеством листов в деле.

Датой дел, содержащих распорядитель­ную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, ме­сяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка располо­жения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заве­рителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная над­пись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись состав­ляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надпи­си цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, осо­бенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество лис­тов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверитель­ной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из со­ответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Учреждения, с указанием сроков хранения.

7.2.12. Для учета дел по личному составу, а также особо ценных дел, требующих, по мнению руководства, специального учета, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на от­дельном листе по установленной форме \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Внутренняя опись дела. doc – приложение № 11, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается циф­рами и прописью количество включенных в нее документов и количест­во листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.13. Дела по личному составу переплетаются с учетом воз­можного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность докумен­тов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении ко­решками наружу.

Завершенные дела по личному составу хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в архив Учреждения.

Завершенные дела временного (до 10 лет) хранения и долговременного хранения, а также неиспользуемые незавершенные дела передаются в архив по мере необходимости.

7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разреше­ния руководителя подразделения с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи дел. Таким же способом фиксируется выдача дел сотрудникам подразделений для работы. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения руководства Учреждения.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для хранения документов временного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по лич­ному составу, а также их учета, использования, образуется архив Учреждения.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Учреждения включает работу Отдела документационного обеспечения управления по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов — установление ценности и сроков хранения документов на основе принятых критериев.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в Учреждении на стадии делопроизводства проводится: при со­ставлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к пе­редаче в архив Учреждения; на стадии архивного хранения - ежегодно по окончании календарного года в архиве Учреждения.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности докумен­тов в Учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется — ЭК).

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее рабо­ты определяется положением, которое утверждается руководителем Учреждения.

8.1.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществ­ляется отбор документов для передачи в архив Учреждения; отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за преды­дущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор дел проводится Отделом документационного обеспечения управления на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и но­менклатуры дел Учреждения.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляют­ся:

описи дел по личному составу \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Опись дел по личному составу. doc – приложение № 12.

описи дел для передачи в архив \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Опись дел для передачи в архив. doc – приложение № 13.

акты о выделении дел к уничтожению\\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Акт на уничтожение. doc – приложение № 14.

8.1.9. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

8.1.10. Описательная статья описи дел по личному составу имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по опи­си; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (то­ма); количество листов в деле (томе); примечание.

8.1.11 Описательная статья описи дел для передачи в архив имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по опи­си; индекс дела; заголовок дела, № тома; крайние годы дела (то­ма) (для незавершенных – год начала дела); срок хранения дела и № статей по перечню, статус дела (завершенное/незавершенное); место хранения (присваивается сотрудником архива).

8.1.12. При составлении описи дел по личному составу и для передачи в архив соблюдаются следующие требо­вания: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вно­сятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок вос­производится полностью).

8.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей де­лается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

8.1.14. Опись дел по личному составу подписывается начальником Отдела документационного обеспечения управления и утверждается руководителем Учреждения. Опись дел по личному составу состав­ляется в двух экземплярах, один из которых передается в государственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в Учреждении.

8.1.15. Опись дел для передачи в архив подписывается руководителем подразделения, передающего дела в архив, и согласовывается с начальником Отдела документационного обеспечения управления. Опись дел для передачи в архив состав­ляется в двух экземплярах, один из которых хранится в подразделении, другой – в архиве.

8.2. Порядок передачи документов в архив

8.2.1. В архив Учреждения переда­ются завершенные дела с документами временного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также незавершенные дела, неиспользуемые в структурных подразделениях.

8.2.2. Завершенные дела с документами по личному составу передаются в архив Учреждения после истечения года их хранения и использования в структурном подразделении.

8.2.3. Завершенные дела временного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также неиспользуемые незавершенные дела передаются в архив по мере необходимости.

8.2.4. Передача производится по описям дел для передачи в архив с предварительной проверкой специалистом Отдела документационного обеспечения управления правильности формирования, оформления передаваемых дел и соответствие количества дел, включенных в опись, коли­честву дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.5. Прием каждого дела производится специалистом Отдела документационного обеспечения управления в присутствии руководителя струк­турного подразделения. В конце каждого экземпляра описи под указанным цифрой и прописью ко­личеством фактически переданных и принятых дел ставятся подписи передавшего и принявшего дела.

8.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного под­разделения Учреждения, специалистом Отдела документационного обеспечения управления принимает все дела подразделения независимо от сроков хра­нения.

8.3. Порядок пользования делами, переданными в архив

8.3.1. Для получения из архива дел во временное пользование (до 30 дней) специалистом подразделения заполняется заказ на временную выдачу дел \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Заказ на выдачу дел. doc – приложение № 15 .

8.3.2. В случае если дела, находящиеся в архиве, необходимы для пользования в структурном подразделении более 30 дней, оформляется возврат дела по описи возврата дел из архива \\server1\groups\public\Общие\Нормативные документы по делопроизводству\Архивное хранение\Опись дел для возврата из архива. doc – приложение № 16.

8.4. Подготовка к уничтожению документов

8.4.1. Акт о выделении документов к уничтожению составляется Отделом документационного обеспечения управления на дела всего Учреждения на основании информации о наличии дел, подлежащих уничтожению, из структурных подразделений. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то на­звание каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

8.4.2. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем Учреждения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

8.4.3. Дела, включенные в акт на уничтожение, уничтожаются без возможности их восстановления. В номенклатурах дел ставится отметка об уничтожении данных дел.