«ЭФФЕКТИВНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ»
«ЭФФЕКТИВНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ»
I. Введение: определение презентации
Одна из самых завидных способностей, какой может обладать человек, - это способность стоять перед аудиторией и говорить убедительно и без видимых усилий. И хотя может показаться, что никаких усилий не приложено, на самом деле успешное выступление на публике неразрывно связано с тщательной подготовкой и мастерским использованием практически приобретенных навыков.
Презентация – это передача информации
определенной аудитории
в определенной форме
с определенной целью
II. Подготовка презентации
Шаг 1: Проанализируйте ситуацию
Шаг 2: Проясните цели
Шаг 3: Разработайте содержание
Шаг 4: Подготовьте визуальные средства
Шаг 5: Подготовьте записи
Шаг 6: Репетируйте
Шаг 7: Проверьте всё
Шаг 8: Оденьтесь подобающе
ШАГ 1. АНАЛИЗ СИТУАЦИИ
Слушатели:
Кто они? Сколько их? Их пол и возраст? Знакомы ли вы с ними?
Их уровень образования, опыт, установки и убеждения в вопросах касающихся темы презентации?
Почему (для чего) они пришли? Какие их потребности может удовлетворить ваша презентация?
Время:
Когда вы будете выступать? Какова продолжительность вашей презентации?
Кто еще будет выступать? Вы будете выступать первым, последним, или в середине?
Интерактивность:
Какая будет атмосфера? Формальная или неформальная? Есть ли у вас выбор?
Будут ли участники задавать вопросы? В конце презентации или по ходу?
Когда Вы планируете раздавать материалы?
Вот некоторые факты об аудитории, которые нужно учитывать:
· это, скорее всего, взрослые люди;
· они считают, что у Вас есть авторитет и способности к тому, чтобы говорить о данном предмете. Это дает Вам некоторые преимущества;
· они настроены с симпатией к Вам, но также ожидают, что Вы будете говорить “только по делу”;
· как правило, они будут внимательнее, если Вам удастся привлечь их воображение и показать, насколько для них важен данный предмет;
· зрительный образ обеспечит более легкий путь к их сознанию;
· они легко отвлекаются, их мысли могут быть заняты еще и чем-то другим;
· внимание их снижается обычно через 10 или 15 минут;
· они заинтересованы в разнообразии;
· им легче запомнить те вещи, которые изображены в виде схемы или имеют ясную структуру;
· запоминанию поможет повторение.
ШАГ 2. Цели презентции
Определите вашу Общую цель:
Повлиять (на кого? зачем?) | |
Обучить (кого? чему?) | |
Проинформировать (кого? о чем?) |
Сформулируйте вашу Конкретную цель:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Проанализировав аудиторию и прояснив цели, вы готовы к тому, чтобы решить:
Что вы должны сообщить?
Как вы должны это сделать?
ШАГ 3. Разработайте содержание
Порядок разработки содержания:
1. Вступление
2. Основная часть
3. Завершение
Основная часть
При разработке Основной части попробуйте воспользоваться приводимыми ниже техниками и рекомендациями.
ТЕХНИКА «СКАЖИ ИМ»:
- Скажи им, что собираешься сказать Скажи им это Скажи им, что сказал
Рекомендации
· Определившись с содержанием, запишите свои мысли и сгруппируйте их.
· Уточните приоритеты (обязан / должен / могу).
· Упростите и выберите главное.
· Выберите лучшую для достижения Ваших целей последовательность изложения: логическую, хронологическую, психологическую
(от известного к неизвестному)
· Информацию давайте небольшими порциями.
· Подводите промежуточные итоги.
· Используйте образность.
Вступление
Эффективное вступление служит достижению следующих целей:
1. Привлечь внимание аудитории.
2. Представиться и вызвать доверие.
3. Сообщить о ваших намерениях.
«КРЮЧОК ВНИМАНИЯ»
(идеи по привлечению внимания):
- Сообщите о факте. «В течение года каждый пятый торговый представитель в стране поменяет работу». Сделайте провокационное или неоднозначное заявление. «Я абсолютно уверен в том, что для того чтобы вылезти из долгов, нам необходимо взять в долг». Задайте вопрос (реальный или риторический). «Кто из присутствующих знает, в чем отличие переговоров от продажи?» (реальный вопрос).
«Как мы сможем понять, что уже готовы к выполнению этой сложной работы?» (риторический вопрос). Начните с цитаты. «В течение года каждый пятый торговый представитель в стране поменяет работу». Расскажите короткий анекдот или случай из жизни. «В тот день, когда я поступил на работу в нашу компанию, со мной произошло одно весьма примечательное событие». Ответьте на вопрос: «А что мне в этом?» «Используя методику, о которой я расскажу вам чуть позже, вы сможете продавать ваш товар даже «мертвым» клиентам».
Завершение
Рекомендации:
- Подведите большой итог. Свяжите завершение с целями! Сделайте что-нибудь запоминающееся. Поразите визуально. Начните со слов: «только представьте…» Вернитесь к эффективному вступлению. Призовите к действию. Обрисуйте конкретные шаги. Дайте позитив («свет в конце туннеля»). Пригласите задавать вопросы.
ШАГ 4. дополнительные материалы
Наглядные пособия
· Наглядность - прекрасный путь привлечения внимания. Пособия должны быть простыми, наглядными, легкими для понимания.
· Наглядное представление идей всегда будет оценено. Цифры редко говорят сами за себя, их надо максимально упростить и представить в виде диаграмм, чтобы облегчить аудитории восприятие цифровых данных.
· Как можно лучше используйте пространство доски (листа бумаги), экрана, т. п. Не тесните информацию. Размещайте ее свободно и систематично.
· Все надписи должны легко читаться. Заголовки и подписи должны быть написаны ясно и по горизонтали.
· Если нужно показать что-то сложное, начинайте с самых простых “картинок” и постепенно усложняйте информацию.
· Оставьте аудитории время на то, чтобы усвоить смысл пособий пока Вы их показываете. Сделайте паузу.
· Глаз привлекают цвет, форма, необычность. Используйте это, чтобы привлечь внимание к важным пунктам!
· Не оставляйте пособия на виду дольше, чем надо. Они могут стать отвлекающими факторами.
· Помните, что дополнения к тому, что изображено на плакатах, Вы сможете сделать всегда, но если они будут переполнены подробностями, внимание аудитории будет потеряно.
Слайды POWER POINT
· «Путеводная нить», помощь ведущему.
· Лучшее усвоение материала. Улучшение запоминаемости.
· Метод демонстрации схем, фотографий и т. д.
· Модно, производят впечатление. Возбуждают интерес.
Принципы создания:
· Четкие и разборчивые
· Лаконичные
· Красивые
· Выдержанные в едином стиле
· Повтор пространственного расположения.
· Повтор цветов.
· Повтор шрифтов.
Ø Баланс текста, графики и свободного пространства.
Ø Использование рисунков и легко читаемых графиков и таблиц.
Ø Связь слайдов повтором заголовка со словами «продолжение».
Ø К каждому маркеру относится одна строка. Максимум – две.
Ø Не более шести маркеров на странице.
Ø Не пишите книгу!!! На слайдах - только самое главное.
С засечками
Без засечек
Свободного стиля
Times New Roman и Arial
читаются легче, чем
Bookman Old Style и Impact.
ПРИМЕНЕНИЕ ОДНИХ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ:
l Делает текст трудно читаемым.
l Препятствует их использованию для ВЫДЕЛЕНИЯ.
l Препятствует использованию аббревиатур
Курсив используется для цитат!
А также для:
l выделения слов
l мыслей (в скобках)
l Заголовков
Шрифт для заголовков должен быть не меньше 24 пунктов.
Шрифт для списка (маркеров) должен быть не меньше 22 пунктов.
Диаграммы должны:
· Иметь название
· Иметь надписи на осях
· Иметь размерность
· Иметь контрастную расцветку
· Выгодно подчеркивать положение дел
Раздаточный материал
· План презентации
· Памятка - конспект
· Информация (статистика, технические характеристики, прайс-листы, описания, реклама)
· Экспонаты и макеты
· Материалы для обсуждения, проработки и утверждения
· Задания, учебные ситуации, тесты
ШАГ 5. Подготовьте записи
· Карточки для записи
· Листы бумаги обычного формата
· Подсказки на флипчарте
· Записи на границах «прозрачек»
· Визуальные средства
· Рисунки
ШАГ 6. Репетируйте
Чем важнее презентация, тем в большей степени нужна ПОЛНАЯ репетиция.
1. Прочтите первый раз про себя
2. Прочтите второй раз вслух
3. Прочтите третий раз перед зеркалом. В конце каждого абзаца отрывайте взгляд от текста и ловите свой взгляд в зеркале.
4. В последующих попытках увеличивайте время, в течение которого Вы отрываетесь от листа и смотрите в зеркало, одновременно проговаривая текст.
5. Сосредоточьтесь на своем голосе.
6. Сосредоточьтесь на своей позе и жестах.
ВОЛНЕНИЕ 9 10 СТРАХ
Причины страха:
Потерять лицо
Все забыть
Каверзные вопросы
Некомпетентность
Ошибка
Враждебность
Страх показать свой страх
И многое другое…
· ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭНЕРГИЮ СТРАХА
· ДАЙТЕ СЕБЕ ПРАВО НА ОШИБКУ
· НАБЛЮДАЙТЕ Свой страх
III. ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Создание нужного психологического настроя
· Верьте в себя, в свою подготовку и в то, о чем говорите.
· Вы - эксперт. Концентрируйтесь на том, что знаете.
· Будьте искренни, будьте самими собой.
· Будьте подобны аудитории.
Основные параметры речи
Содержательные:
· Информативность (отсутствие «воды»)
· Лексический состав (деловая, понятная лексика)
· Логическая структура (последовательные выводы, краткие итоги)
· Построение фраз (не более 13 слов в предложении, избегание разделения «Я-Вы»)
Звуковые:
· Темп (не более 120 слов в минуту)
· Ритм и паузы. Паузы могут быт от 1 до 5 секунд.
· Интонация (соответствует содержанию, нет монотонности)
· Социальные звуки (сведены к минимуму)
Язык тела:
· Контакт глаз
· Больше открытых жестов
· Отсутствие агрессивных поз и жестов
· Соответствие речи
Эффективное взаимодействие с аудиторией
Специфика большой аудитории:
· Максимум ораторского мастерства.
· Максимум четкости в работе с визуальными средствами и проекционной техникой.
· Минимум вопросов и ответов.
Специфика малочисленной аудитории:
· Максимум вопросов и ответов.
· Максимум неофициальности.
· Максимум гибкости.
· Максимум знания своего предмета.
Общие рекомендации
· Поддерживайте позитивный контакт с аудиторией.
· Будьте открыты, естественны, честны.
· Избегайте высказываний «я-вы», «вы должны».
· Поддерживайте контакт глаз.
· Не говорите громко, тихо, быстро, медленно.
· Делайте паузы, думайте молча.
· Следите за адекватностью «языка тела».
Как справиться с трудными вопросами?
ü Отложить и потом обязательно ответить.
ü Переадресовать эксперту.
ü Вернуть вопрос тому, кто его задал.
ü Переадресовать аудитории. Предложить для всеобщего обсуждения.
ü Признать свое незнание и пообещать отыскать ответ.
Ответы на возражения:
1. СОГЛАСИЕ, А НЕ СПОР
"Спасибо за Ваш вопрос…"
"Вы абсолютно правы…"
2. ВОПРОСЫ (уточнение возражений)
"Что? Кто? Где? Когда? Как?"
3. ПОВТОРНОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ (и аргументированный ответ)
"Если я Вас правильно понял, вы хотите…"
"Таким образом, Вы имеете в виду, что…"
4. ЗАВЕРШЕНИЕ
"Я ответил на ваш вопрос?"
"Прояснил ли мой ответ ситуацию?"
Ø Если в вопросе лежит скрытое возражение, переформулируйте вопрос.
Ø Если оппонент хочет показать свои знания, похвалите его.
Ø Если не знаете ответа на вопрос, честно признайтесь в этом и пообещайте ответить позже
Ø Если вопрос кажется опасным, отступите и спросите совета (у оппонента или аудитории)
Ø Если проверяют ваши знания – переадресуйте вопрос оппоненту или эксперту.
Ø Если вопрос оборонительный – побудите оппонента выговориться. Если не знаете ответа – переадресуйте вопрос аудитории.
IV. Инструкция по провалу презентации.
Основные недостатки и ошибки, который может совершить ведущий:
· Читает по бумажке.
· Мнет и теряет бумаги.
· Заминки, паузы.
· Речь сбивчивая невнятная, скороговоркой.
· Слова-паразиты («во-от», «значит», «так сказать», «в общем» и т. п.)
· Говорит слишком тихо.
· Повышает голос на слушателей.
· «Прячется» за проектором, столом, экраном.
· Суетится, мечется, не знает, как лучше встать.
· Поворачивается спиной к аудитории.
· Прячет глаза, не смотрит на аудиторию.
· Взгляд исподлобья.
· Неуверен в себе, извиняется по нескольку раз, говорит о своем «незнании» темы, «я в первый раз»
· Руки «в замке», руки в карманах
· Слишком активно жестикулирует.
· Не подготовился заранее к работе с техникой, не знает, как включать и т. п.
· Не верит в то, что говорит, сомнение в теме, продукте, компании («я тут не со всем согласен»)
· Не улыбается.
· Попытки «понизить» аудиторию («не всем, конечно, это понятно», «тут все не специалисты»)
· Неопрятный внешний вид, прическа в беспорядке, мятая одежда.
