Федерального казначейства
ВНЕДРЕНИЕ электронного документооборота с отделением Сбербанка – как элемент совершенствования деятельности территориальных органов
Федерального казначейства.
Отделения Управления Федерального казначейства по Вологодской области хорошо знакомы с системой электронного документооборота, посредством СЭД осуществляется документооборот с Управлением Федерального казначейства по Вологодской области, получателями средств, обеспечена передача отчетности в налоговые органы, Отделения Пенсионного фонда. И только с отделениями Сбербанка документооборот осуществляется на бумажных носителях, хотя возможность установить электронный документооборот имелась довольно давно. Причин работать «по старинке» на мой взгляд, несколько. Первое Автоматизированная система «Клиент – Сбербанк» до недавнего времени предлагала передавать в Банк платежные поручения, выписка по счетам содержала информацию только об остатке на счете. Второе Необходимости устанавливать данную систему и получать информацию в предложенном виде для нашего Отделения не было, так как Допофис Сбербанка расположен в одном здании с Отделением. В октябре 2009 после ряда преобразований, закрытия допофиса Отделения Сбербанка, расположенного в одном с нами здании и необходимостью осуществления взаимодействия с допофисом, расположенном на расстоянии 3 км от Отделения, возникла острая необходимость решения вопроса о внедрении электронного документооборота с отделением Сбербанка. Выяснилось, что одной из причин закрытия обслуживающего нас допофиса, явилась доработка автоматизированной системы «Клиент – Сбербанк», территориальная удаленность организаций и учреждений от обслуживающего допофиса руководством Сбербанка не принималась во внимание и клиентам было настоятельно рекомендовано устанавливать электронный документооборот.
Работу в этом направлении мы начали 1 ноября 2009 года с направления заявки с просьбой о переходе на электронный документооборот. Требования к оборудованию при установке системы «Банк – Клиент» минимальные: компьютер с операционной системой Windows и доступ в Интернет по выделенной или коммутируемой линии через любого провайдера. Рассмотрели предложенные тарифы по договору: за предоставление услуги через сеть Интернет -2500 рублей, по коммутируемому доступу для бюджетополучателей, лицевые счета которых открыты в органах федерального казначейства – бесплатно, мы выбрали, конечно, второй вариант. Кроме того, установка, техническое сопровождение АРМ «Клиент» специалистом банка на рабочем месте клиента, включая обучение персонала основам работы с системой, осуществляется бесплатно, ежемесячная плата за предоставление услуги не взимается. Ознакомившись с предлагаемыми условиями, мы пытались максимально ускорить процесс подписания договора, для того чтобы далее уже работать непосредственно над вопросом скорейшего внедрения АРМ «Клиент». Подписание непосредственно Договора заняло порядка месяца, дальше изготовление дистрибутива, еще 10 дней и только после Новогодних каникул 15 января 2010 года специалист сбербанка установил АРМ «Клиент», подписали сертификаты ключей ЭЦП руководителя и главного бухгалтера. Еще неделя ушла на регистрацию сертификатов ЭЦП.
25 января 2010 года первый раз получили от Допофиса Сбербанка выписку и приложение к выписке по счету 40116 и отправили платежное поручение (возврат остатка денежных средств согласно сводному объявлению). Итак, от момента подачи заявки на подключение к системе «Клиент – Сбербанк» до начала реальной работы прошло 2,5 месяца. Достаточно много времени, но результат стоил затраченных усилий. Очевидные плюсы состоят в том, что
1. Мы имеем возможность, не выходя из здания Отделения, получать выписку и приложения к ней по счету 40116. В нашем случае это экономия рабочего времени, расходов на транспорт, возможность своевременно обработать выписку и представить бюджетную отчетность в Управление в установленный срок. Особо хотелось бы сказать о форме выписки и приложениям к ней по счету 40116. Выписка, полученная посредством АРМ «Клиент» несколько отличается от выписки, полученной на бумажном носителе, она содержит больше информации (например, номер документа клиента, назначение платежа, наименование банка). Поступают средства обычно по объявлению и той информации, которую можно посмотреть в прилагаемом к выписке объявлении вполне достаточно, чтобы обработать выписку. Оригиналы документов, т. е. ордер объявления, получаем по договоренности с допофисом позднее в удобное для нас время.
2. В настоящее время Отделения открывают новые , для подключения к системе «Клиент – Сбербанк», достаточно направить в допофис заявку и новые счета подключат к АРМ «Клиент» в течение 2-х дней.
3. Мы можем отправлять в банк посредством АРМ «Клиент» платежные поручения по счетам 40116, а также документы в соответствии с другими договорами, например, ведомость для зачисления заработной платы и других доходов работников Отделения в формате dbf. Подтверждение на бумажном носителе представлять не требуется. В этом случае экономия еще и в расходах на бумагу.
Первоначально вызывала беспокойство скорость передачи информации при коммутированном доступе, бытует мнение, что доступ через сеть Интернет значительно быстрее, а значит выгоднее. Сегодня можно сказать, что беспокоились зря. Получение и передача информации происходит быстро, а программа настроена так, что после передачи – получения информации соединение автоматически прерывается, а поскольку информацией мы обмениваемся с обслуживающим нас Допофисом, а не с Отделением г. Череповца, то и стоимость соединения равнозначна местному звонку.
В заключение хочу сказать, что все новое сначала кажется сложным и внедрение происходит не просто, но если есть заинтересованность или как в нашем случае единственная возможность выполнения возложенных обязанностей на должном уровне, то оказывается, не так это и сложно. А нашим специалистам, знакомым с электронным документооборотом не понаслышке, внедрить электронный документооборот со Сбербанком вполне по силам.
Спасибо за внимание!
