Регламент Координационного совета

Регламент Координационного совета

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Оренбургской области

РЕГЛАМЕНТ

работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Оренбургской области

I. Общие положения

1.1.  Координационный совет при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Оренбургской области (далее – Совет) осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, утвержденным приказом Минюста России .

1.2.  Персональный состав Совета утверждается приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Оренбургской области (далее-Управление).

1.3.  Заседания Совета проводятся не реже одного раза в квартал в соответствии с планом, формируемым на полугодие.

1.4.  В территориальных органах и учреждениях Минюста России по Оренбургской области, представленных в Совете, для координации работы по обеспечению его деятельности, подготовки заседаний, а также решения процедурных и технических вопросов назначаются постоянные представители при Совете. Сведения о постоянных представителях, в том числе об их замене, оперативно направляются ответственному секретарю Совета.

1.5.  Ответственный секретарь Совета, назначаемый приказом Управления, организует и решает все вопросы документационного и организационного обеспечения заседаний Совета.

1.6.  Ответственный секретарь Совета:

1.6.1 готовит проекты приказов Управления об утверждении планов работы Совета, направляет после их утверждения копии членам Совета и другим лицам;

1.6.2 осуществляет решение организационных задач по подготовке заседаний (взаимодействие с постоянными представителями, подготовка помещения, организация оповещения, регистрация участников заседания, ведение и оформление протокола, аудиозапись заседаний, взаимодействие со СМИ и т. д.).

II. Планирование работы Совета

2.1. Совет строит свою работу в соответствии с планом на полугодие, который составляется на основе предложений председателя и членов Совета с учетом распорядительных актов, указаний и решений коллегиальных органов Минюста России.

2.2. На каждое заседание может выноситься не более трех вопросов.

2.3. Предложения в план работы Совета по полугодиям направляются членами Совета в адрес его председателя не позднее 01 декабря, июня. При несвоевременном поступлении предложений ответственный секретарь направляет соответствующие запросы членам Совета или постоянным представителям.

2.4. Предложения в план работы Совета должны быть актуальными и содержать формулировки вопросов, выносимых на рассмотрение, сроки их рассмотрения, фамилии докладчиков (содокладчиков) и лиц ответственных за подготовку материалов к заседанию Совета, наименования подразделений-исполнителей.

2.5. Проект плана формируется заместителем начальника Управления, ответственного за организацию работы Совета, на основе обобщения ответственным секретарем Совета всех поступивших предложений.

2.6. Проект плана работы Совета согласуется ответственным секретарем со всеми его членами.

2.7. План работы Совета утверждается приказом Управления не позднее 30 декабря, июня. Подготовка проекта приказа об утверждении плана работы Совета, обязанность по направлению его копий в Минюст России, всем членам Совета и другим лицам возлагается на ответственного секретаря.

2.8. План работы Совета подлежит направлению в Минюст России не позднее 5 дней со дня утверждения.

III. Заседания Совета

3.1. Заседания Совета ведет начальник Управления – председатель Совета, а в его отсутствие – заместитель начальника – член Совета.

3.2. Заседание считается правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа его членов.

3.3. Плановые заседания Совета проводятся, как правило, в 3 пятницу последнего месяца квартала.

3.4. По решению председателя Совета в повестку дня заседания могут включаться вопросы, не предусмотренные планом работы Совета. Неотложные вопросы могут рассматриваться на внеочередных заседаниях, назначаемых председателем Совета, как по своей инициативе, так и по предложению других членов Совета.

3.5. В случае необходимости заседания Совета могут проводиться в расширенном составе с приглашением руководителей (представителей) органов государственной власти и местного самоуправления, а также заинтересованных организаций (участники заседания).

3.6. Присутствующие на заседании Совета руководители (представители) органов и организаций, не представленных в Совете (участники заседания), обладают правом совещательного голоса. При этом приглашенные на заседание лица, присутствуют при рассмотрении только тех вопросов, на обсуждение которых они приглашались.

3.7. Лица, участвующие в заседаниях Совета с правом совещательного голоса, могут с разрешения председательствующего на нем выступать в прениях, вносить предложения, давать справки.

3.8. Председатель Совета (председательствующий) открывает и закрывает заседания, информирует членов Совета о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (представляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.

3.9. Повестка и порядок работы заседания Совета уточняются и утверждаются в начале его работы. Регламент заседания, как правило, предусматривает: доклад – до 20 минут, содоклад и выступления – до 15 минут, справки – до 5 минут.

3.10. Докладчиками на заседании Совета, как правило, являются его члены, ответственные за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса. По согласованию с председателем Совета докладчиками на заседании могут быть и иные лица.

3.11. Итогом всестороннего обсуждения каждого вопроса повестки дня является принятие простым большинством голосов членов Совета решения открытым голосованием (при равенстве голосов решающим является голос председателя Совета), что в дальнейшем оформляется протоколом, который подписывается председателем Совета. Ход рассмотрения вопроса осуществляется совместно с обсуждением проекта решения по этому вопросу

3.12. Подготовка проекта решения Совета организуется должностными лицами, указанными в плане работы Совета. Для подготовки проектов решений и иных документов к заседанию Совета по предложению членов Совета могут создаваться рабочие группы.

3.13. На заседании Совета должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам решения.

3.14. При наличии замечаний у членов Совета и участников заседаний по проектам решений и другим документам они вправе вносить свои предложения в виде собственных проектов и записок, которые приобщаются к материалам заседания и подлежат рассмотрению (обсуждению) на нем.

3.15. В случае несогласия с принятым решением, член Совета может изложить свое особое мнение в письменной форме, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания.

3.16. Решение Совета, принятое в пределах его компетенции, обязательно для территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб и федеральных государственных учреждений Минюста России, находящихся на территории Оренбургской области. Для территориальных структур федеральных органов власти, органов государственной власти и местного самоуправления Оренбургской области, общественных объединений и иных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Оренбургской области, решения Совета носят рекомендательный, координирующий характер.

IV. Порядок подготовки материалов к заседанию Совета, согласования его проекта решения, сроки оформления и доведения решения в окончательном виде

4.1. Повестка дня заседания окончательно формируется председателем Совета не позднее 7 дней до его проведения. До наступления этого срока члены Совета вправе предложить к рассмотрению дополнительный вопрос или снять запланированный вопрос с обсуждения по мотивированному предложению, изложенному в письменном обращении к председателю Совета.

4.2. Подготовка материалов заседания Совета (справки, пояснительные записки, проекты решения, другие документы) производится исполнителями с учетом оценки необходимости, включая статистическую и иную информацию, действующие по этой проблеме нормативные акты, решения коллегиальных органов и распорядительные акты (приказы) Минюста России с обязательным анализом и обобщением их фактического исполнения, результатов взаимодействия и сложившегося положения дел.

4.3. Ответственность за своевременность и качественную подготовку материалов, подлежащих рассмотрению на заседании Совета, возлагается на ответственного секретаря и постоянных представителей, а также докладчиков по вопросам повестки дня (исполнителей). При совместной подготовке материалов ответственность за подготовку возлагается на орган (организацию), руководитель который первым указан в плане работы Совета в числе исполнителей. В случае необходимости всесторонняя проработка вопроса осуществляется на рабочих группах.

4.4. По планируемым для рассмотрения Советом вопросам в обязательном порядке готовятся справки, проекты решения, список лиц, приглашаемых на заседание, список докладчиков и выступающих, а также иные документы. Проект решения составляется в объеме не более 3–4 страниц (по итогам работы 5–6 страниц) машинописного текста, напечатанного через 1,5 интервала. В констатирующей части проекта решения в сжатой форме излагается суть и цели рассмотрения проблемы, в постанавливающей части – выводы, предложения и конкретные мероприятия по выполнению намеченных задач с указанием реальных сроков, а также конкретных должностных лиц, ответственных за исполнение. В зависимости от содержания рассматриваемого вопроса, могут быть подготовлены документы, в том числе совместные. Справки по вопросу повестки дня не должны превышать 5–6 страниц машинописного текста, отпечатанного отчетливо, без рукописных поправок.

4.5. Представленные к заседанию Совета материалы, должны быть подписаны исполнителем, согласованы и завизированы у руководителей-членов Совета.

4.6. Подготовленные в соответствии с планом работы Совета материалы представляются заместителю начальника Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Оренбургской области, ответственного за организацию работы Совета, не позднее, чем за 10 дней до даты проведения его заседания, а по вопросам, включенным в повестку дня по специальному указанию начальника Управления не позднее, чем за 5 дней.

4.7. Заместитель начальника Управления вправе в случае некачественной подготовки материалов по вопросу повестки дня заседания Совета возвращать их исполнителю для доработки по согласованию с начальником Управления. Подготовленные, а также отредактированные после устранения недостатков материалы Совета не позднее 7 дней до дня заседания представляются начальнику Управления для ознакомления, а остальным членам Совета и участникам заседания - не позднее 5 дней (в случае включения вопроса в повестку дня за 7 дней до заседания - соответственно: за 5 и 3 дня).

4.8. После проведения заседания Совета доработанное с учетом предложений и замечаний членов Совета решение в 3-дневный срок предоставляется исполнителем (постоянным представителем) ответственному секретарю для оформления протокола, который предъявляется на подпись начальнику Управления не позднее 10 дней со дня проведения заседания Совета. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, справки и иные документы.

4.9. Тиражирование подписанного протокола заседания Совета и его направление членам Совета осуществляет ответственный секретарь.

V. Контроль выполнения плана работы Совета и его решений

5.1. Общий контроль выполнения плана работы Совета и исполнения решений осуществляет его председатель.

5.2. Текущий контроль за своевременностью и качеством исполнения решений Совета осуществляют указанные в решении члены Совета.

5.3. Члены Совета, на которых решением возложено проведение определенных мероприятий, должны организовать направление информации (справка) об их выполнении ответственному секретарю по истечении срока, определенного в решении.

5.4. Ответственный секретарь один раз в полугодие обобщает информацию о выполнении всех решений Совета, контролируемых за этот период, и представляет ее председателю вместе с проектом приказа об утверждении плана работы Совета на предстоящее полугодие для сведения и принятия решения об обсуждении на одном из заседаний.

5.5. Вопросы о ходе текущей реализации принятых Советом решений регулярно рассматриваются на его заседаниях с заслушиванием отчетов членов Совета, ответственных за контроль их выполнения.