ОБ УЧЕТЕ И ХРАНЕНИИ ФОНДОВ МУЗЕЕВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
,
руководитель сектора
музейного дела Центра краеведения и
музейного дела МосгорСЮТур
Данная статья является результатом осмысления ситуации, сложившейся к настоящему времени с учетом и хранением фондов в музеях образовательных учреждений Москвы. В процессе сертификации этих музеев анализировались данные, приведенные в музейных анкетах, а также проводилось знакомство с обозначенной проблемой непосредственно на местах. Выявилась острая потребность в нормативной и методической литературе по всем вопросам музейной деятельности образовательных учреждений и, в особенности, по вопросам учета и хранения музейных предметов. В основу статьи положен конспект лекции, подготовленной для системы повышения квалификации с перспективой её дальнейшего оформления в ведомственную инструкцию.
Общие положения
Музей образовательного учреждения - обобщающее название специфических структур музейного характера, являющихся структурными подразделениями образовательных учреждений разных типов системы Департамента образования города Москвы.
Особенностью музея как информационной системы является то, что он работает с информацией, заключенной в музейных предметах. Отсюда вытекает, что основополагающей работой в музее является работа с фондами музейных предметов. Эта работа состоит из комплектования фондов, учета и хранения музейных предметов, а производной их является самая важная для всего образовательного учреждения экспозиционная и образовательная деятельность.
Целями учета и хранения являются:
- обеспечение юридической защиты музейных фондов;
- создание условий хранения фондов, обеспечивающих физическую их сохранность, возможность и удобство изучения и экспонирования.
Музейные предметы вне зависимости от цены их приобретения или номинальной стоимости не подлежат бухгалтерскому учету. Все музейные предметы по-своему бесценны.
Все предметы музейного значения, собранные в среде их активного или пассивного бытования, в процессе сбора или при поступлении в музей образовательного учреждения, вначале подлежат актированию.
Музейные предметы, принятые по акту на временное хранение, не подлежат записи в Инвентарную книгу (Книгу поступлений). Их учет ведется в отдельной книге учета фондов временного хранения. По истечении срока хранения эти музейные предметы также способом актирования возвращаются владельцу.
Все акты приемки и передачи (временной выдачи или возврата) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр подшивается в музее, второй передается сдатчику, дарителю, продавцу, владельцу и т. п., т. е. второй стороне, участвующей в передаче предмета.
Передача обменного фонда и получение такового от других музеев также оформляется соответствующим актированием.
Следовательно, АКТ является основным документом, фиксирующим вход и выход предметов в музей и из него.
Основные требования, предъявляемые к учету, обработке и хранению фондов музеев образовательных учреждений
Весь фонд музеев образовательных учреждений делится на основной, вспомогательный и обменный.
Основной фонд - это музейные предметы, являющиеся подлинниками и соответствующие профилю музея. Вспомогательный фонд - это предметы, не обладающие свойствами подлинников, но помогающие их изучению и экспонированию, серийные и тиражированные материалы, обладающие познавательной ценностью в настоящее время, а также копии и воспроизведения музейных предметов, хранящихся в этом или других музеях. Кроме того к вспомогательным материалам относятся все новоделы, выполненные специально для данной экспозиции (карты, схемы, увеличенные фотографии и т. д.). По мере исследования некоторые предметы вспомогательного фонда могут становиться музейными предметами и тогда они подлежат записи в книгу поступлений основного фонда. Предметы же основного фонда, как правило, не могут быть переведены во вспомогательный фонд, за исключением случаев ошибочной регистрации, что подлежит отдельному актированию и списанию номера основного фонда в установленном порядке. В случае утраты музейных предметов основного фонда возможно только их списание. Музейные предметы, в которых данный музей не нуждается, образуют обменный фонд.
Учет, научное описание и хранение памятников природы, истории и культуры в школьном музее, как и в государственном музее, преследуют цели обеспечения юридической, научной и физической охраны музейных предметов.
Несмотря на интерактивный характер школьных музеев, тем не менее, надо всеми силами стремиться к максимально длительной сохранности музейных предметов, и юридическую ответственность
за это несет как руководитель музея, так и директор школы. Инвентарная книга (Книга поступлений) является основным юридическим документом учета фондов школьного музея. В инвентарную книгу заносятся только предметы основного фонда. Учет предметов вспомогательного и обменного фондов ведется в отдельных тетрадях. Заполнение всех граф книги обязательно, а ее регистрация и нумерация оформляются приказом по образовательному учреждению с отнесением к номенклатуре основных документов образовательного учреждения за № 01. Инвентарная книга не подлежит сдаче в архив, а должна постоянно храниться в музее, лучше в сейфе. Ответственность за ведение и сохранность этого документа несет руководитель музея и, в первую очередь, директор образовательного учреждения.
Книга должна быть в прочном переплете. Ее графят (по прилагаемому образцу), прошивают по корешку прочными нитками, листы нумеруют в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа. Графы книги лучше располагать на двух страницах по ее развороту. В конце книги делается заверительная надпись о количестве листов в ней. Надпись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения образования, при котором работает музей.
В заголовочных данных на лицевой стороне обложки и на титульном листе кроме наименования самого документа «Инвентарная книга» необходимо отразить название музея, его принадлежность к конкретному учреждению образования, дату начала записей, № по номенклатуре дел 01. После того, как книга будет полностью заполнена записями, на обложке или титульном листе указывается номер тома книги и инвентарные номера музейных предметов, зарегистрированных в ней. (с № по №), а также дата последней записи. Каждый новый том инвентарной книги должен начинаться с очередного порядкового номера, следующего за тем, под которым зарегистрирован последний музейный предмет в предыдущем томе.
Все записи в инвентарной книге делаются аккуратно, черными или фиолетовыми чернилами, исправления, которые допускаются только в крайнем случае, вносятся красными чернилами и удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея.
Музейные предметы принято регистрировать в инвентарной книге в день их поступления в фонды музея. Если в музейное собрание одновременно поступает большое количество памятников истории и культуры, которые не могут быть зарегистрированы в однодневный срок, то допускается увеличение этого срока до нескольких дней (до 3-х дней).
Инвентарная книга должна иметь следующие графы:
1. Дата записи.
2. Инвентарный номер.
Дается каждому отдельному предмету. Номер записи становится личным номером предмета, дублируется непосредственно на нем и, тем самым, предмет музейного значения приобретает статус музейного предмета.
3. Наименование, краткое описание предмета.
4. Количество предметов.
Наиболее удобно и грамотно присваивать отдельный номер каждому предмету. Исключения допускаются в случае поступления очень больших коллекций одноименных предметов из одного источника, что случается крайне редко.
5. Время изготовления предмета.
Эта графа, естественно, заполняется более или менее приблизительно на основании легенды, наличия датировки на предмете или после уточнении при атрибуции.
6. Размер (в см), вес.
Размеры указываются по умолчанию в сантиметрах, иначе указываются единицы измерения (напр.: 36 мм), вес указывается с указанием единицы измерения (напр.: 500 г или 0,5 кг). Вес указывается обязательно только для предметов из драгоценных металлов и камней, что для дано топа музеев также является редкостью.
7. Материал, техника изготовления.
8. Сохранность. Полная или частичная (обязательно перечислить утраты).
9. Способ получения (акт №)
10. Подпись, сделавшего запись.
11. Примечание.
Заносятся дополнительные сведения о предметах, полученные уже после записи в инвентарную книгу (о передаче в другой музей, об исключении предмета из основного фонда при его списании с указанием причины).
Одновременно с записью в инвентарную книгу на каждый предмет (на его неэкспозиционную часть) наносится инвентарный номер несмываемой тушью или краской. На рисунках, фотографиях, документах и других материалах на бумажной основе инвентарные номера пишутся на оборотной стороне в левом нижнем углу простым карандашом. Если инвентарный номер на предмете невозможно написать (наградные медали, значки и т. п.), то к нему прикрепляется бирка из тонкого картона, на которой пишется инвентарный номер. Инвентарные номера монет, памятных медалей и фотонегативов пишутся на конвертах, в которых они хранятся.
Основанием для записи в книгу поступлений является в первую очередь акт, составленный в двух экземплярах. Вторым документом для записи является полевая этикетка. Третий документ - это первичная легенда, оформленная в момент изъятия предмета из среды бытования, она оформляется чаще всего в форме полевого дневника. Запись в инвентарную книгу ведет ответственный сотрудник музея (руководитель - или ответственный за фонды).
Полевая этикетка
На этикетке указываются следующие данные:
Название предмета, место сбора, название населенного пункта, дома, региона, Ф. И.О. сдатчика, Ф. И.О. собравшего, стоимость, если есть. Этикетка привязывается к предмету.
Первичная легенда
В момент изъятия из среды бытования пишется максимально полная легенда.
В легенду входит название: общеупотребительное, местное, семейное. Время и место изготовления, если знают - авторство, первый владелец, смена владельцев, форма использования, смена этих форм, функции предмета в момент изъятия его из среды бытования, описание среды бытования и её отличительных особенностей.
Если предмет и подлинный, но нет легенды и ничего о нем не известно, то, строго говоря, его нельзя отнести к основному фонду. Легенда должна быть составлена либо в момент изъятия его из среды бытования, или потом, путем доисследования, определения, его изучения с помощью литературы, архивных документов, определителей, либо путем экспертизы в государственных музеях.
Легенды помогают при создании экспозиций, выставок и соответствующей экспедиционной работе.
Первичная легенда никогда не переписывается и, как правило, должна храниться вместе с актом или в специальной папке. На эту запись наносится номер акта поступления и, затем, инвентарный номер, который присвоен музейному предмету. Первичная легенда в процессе научной обработки предмета, которую ведут дети под началом руководителя музея, может пополняться новыми данными, которые заносятся на обратную сторону инвентарной карточки или на отдельный лист, хранящийся вместе с инвентарной карточкой.
Инвентарная карточка
Дальнейшую работу по атрибуции и научному описанию предмета ведут дети под руководством преподавателя. При этом дети заполняют сведения о результатах своей работы в виде инвентарной карточки музейного предмета.
Порядок хранения
Все музейные предметы (основного, вспомогательного, обменного фондов), не находящиеся в экспозициях, а в особенности те подлинники, копии которых находятся в экспозиции, подлежат очень внимательному и бережному хранению.
Самым простым типом оборудования для хранения фондов являются закрытые шкафы и стеллажи.
Если хранение осуществляется в подиумной части экспозиции, то все шкафы должны быть оснащены замками, ключи от которых находятся у человека, ответственного за хранение.
Хранение может осуществляться в специальных закрытых помещениях, которые называются фондохранилищами. На инвентарных карточках и в инвентарной книге на хранящиеся в фондах предметы делается запись карандашом о месте хранения.
Хранящиеся в музее оружие и боеприпасы подлежат экспертизе органами МЧС, МВД, Министерством обороны на предмет их безопасности с составлением соответствующего акта, подлежащего постоянному хранению в музее.
