Менеджмент: дифференциация и интеграция деятельности
План
1 Разделение деятельности в системе и процессах управления и
главные факторы интеграции управления
2. Характеристики интеграции менеджмента
3. Роль цели и функций в интеграции управления
4 Разделение деятельности в системе и процессах управления
Совместная деятельность людей построена на разделении труда. И если управление предназначено для согласования деятельности, то главной его задачей является интеграция, объединение деятельности.
Интеграция – это форма согласования, это не объединение в виде суммирования, а построение системы взаимодополнительности, взаимозаменяемости до определенной степени, взаимоответственности, сочетания и совмещения разделенных функций. Интеграция деятельности достигается посредством управления.
Одной из важнейших тенденций развития управления с первых моментов его возникновения и до настоящего времени является тенденция дифференциации управленческой деятельности по функциям, полномочиям, ролевому статусу, стилю, ответственности и пр. (схема 5.1).
Это оказывается необходимым для выравнивания нагрузки, специализации деятельности, обеспечения ритмичности работы, повышения профессионализма управления. В конечном итоге дифференциация управленческой деятельности ведет к повышению производительности и эффективности труда.
Дифференциация, выступающая как объективная потребность развития управления, требует интеграции, т. е. объединения разрозненных, выделенных элементов и видов управленческой деятельности. При этом, чем выше степень дифференциации управления, тем сложнее и труднее его интеграция.
В определенных условиях может возникать противоречие между тенденциями дифференциации и интеграции управления. Оно проявляется в сдерживании, например, процессов дифференциации возможностями интеграции. В некоторых случаях вообще дальнейшая дифференциация становится невозможной, потому что это может привести к разрушению системы управления, если становится невозможным ее объединение, т. е. интеграция.
Продолжением процессов дифференциации и интеграции управления является специализация всего управления и, в конечном итоге, его профессионализация.
Интеграция управления как следствие его дифференциации определяется следующими группами факторов (схема 5.2).
1. Цель и миссия управления, которые объединяют людей в системе совместной их управленческой деятельности.
Общность цели – важнейший интеграционный фактор деятельности, как бы ни была разделена эта деятельность. Цель – это общее стремление к достижению какого-либо состояния, конечного результата, положения.
Особое значение в интеграции управления имеет миссия, которая характеризует назначение организации, является отправным моментом в различных управленческих действиях, доминантой приоритетов и ограничений.
2. Методология и организация управления.
Методология как одна из важнейших характеристик менеджмента отражает соответствие цели, средствам и методам ее достижения. В управленческой деятельности всегда есть выбор и средств и методов воздействия, возможность учета критических факторов, ограничений, приоритетов, оценки реальности. Все это не может не влиять на интеграцию менеджмента.
Но методология тесно связана с организацией управления, т. е. установленным порядком решения проблем. Только в определенной организационной среде возможны реализация определенных методологий управления.
Связь методологии и организации управления проявляется в технологии решения проблем, технологии разработки и реализации управленческих решений. Технология управленческой деятельности и обнаруживает и показывает ее интеграцию.
3. Стратегия и тактика менеджмента.
В основных функциях управления заложена его потребность в стратегии и тактике. Дальновидное предвидение, тщательное планирование, соединенные с хорошей организацией, эффективным контролем и удачной мотивацией, характеризуют сочетание стратегии и тактики менеджмента, которое в свою очередь является значительным интеграционным фактором.
Действительно, ничто так не объединяет людей, как ощущение успешного движения к общей цели, как реализация будущего.
С другой стороны основные функции управления, определяют содержательную полноту воздействия, необходимую законченность решения проблем. Например, что дает планирование без контроля, организация без мотивации, регулирование без координации? Каким будет управление, если реализация этих основных функций не отражает потребности согласования деятельности, т. е. планирование не соответствует контролю, мотивация осуществляется вне организации или не опирается на хорошую организацию деятельности?
4. Сочетание формального и неформального управления.
Это сочетание также является одной из объективных характеристик всякого управления. Оно может быть различным и по-разному влиять на состояние, как объекта, так и субъекта управления. Удачное, а точнее, эффективное сочетание формального и неформального управления обладает большим интеграционным потенциалом.
5. Интра - и инфраменеджмент.
Любое управление имеет внутреннюю и внешнюю направленность, которые в конкрентных обстоятельствах находятся также в определенном сочетании.
2. Характеристики интеграции менеджмента
Факторы интеграции менеджмента находит свое проявление в его характеристиках (схема 5.3).
1. Степень дифференциации управления, вызванная потребностями эффективного управления и возможностями специализации отдельных его функций. Она выражается в комплексе характеристик системы управления – структура, уровни, количество звеньев, централизация (распределение полномочий) и пр.
Существует предел всякой дифференциации, когда мы говорим о дифференциации деятельности человека. Есть действия, которые разделять бессмысленно и невозможно. Существует оптимальная степень дифференциации. Критерием ее оптимальности являются физиологические факторы, организационные возможности, эффективность и производительность труда, возможность и условия его специализации, требования и ограничения интеграции.
2. Структура ценностей, а точнее их гармоничность, соответствие цели, общность у различных индивидов, составляющих систему совместной деятельности. Ценности определяют пути и средства достижения цели. При их противоречивости нет интеграции деятельности и трудно ее достичь в процессах управления. Ценности являются одним из главных факторов механизма управления.
3. Технологии управления, связывающие в динамике, точнее в пространстве и времени отдельные действия, усилия, подразделения системы управления. Интеграция – это не только статика связей, но и динамика взаимодействий, это фактор времени и пространственных границ.
4. Система компетенций также имеет большое значение в интеграции управления.
Компетенции – это наличие необходимой информации как в знаниях и специальной подготовке, так и в информационном обеспечении управления. При значительной недостаточности информации вряд ли возможна интеграция управления. Некомпетентное управление вносит разброд в деятельность людей, рождает непредвиденные, подчас искусственные проблемы. Это управление с завязанными глазами не способное объединять людей, обеспечивать соответствие цели и средств ее достижения.
5. Промежуточный результат совместной деятельности, или этапный результат в процессе движения к цели также является интегрирующим фактором. Он отражает реальность и полезность объединения, способствует его укреплению. Не случайно многие менеджеры акцентируют внимание своих сотрудников на достижение этапных результатов.
Результат управления тоже имеет интеграционное значение, потому что он показывает, что дает согласованность деятельности, насколько возможно получение общего результата при данном варианте интеграции деятельности. Результат закрепляет варианты интеграции. Какой бы ни была интеграция управления, если она не ведет к получению реального результата, а существует сама по себе, такая интеграция будет, рано или поздно, нарушена, система совместного труда распадется. Так происходит, когда фирма входит в зону кризисного состояния, падают доходы, не находит сбыта продукция, уменьшается зарплата и пр. Вместе с этим падает интерес к производительному труду, нарушается дисциплина деятельности, снижается качество продукции. Это симптом дезинтеграции управления – нарушается согласованность, необходимы новые подходы к управлению, чтобы исправить положение и поднять интеграционный потенциал управления.
6. Характеризует интеграцию менеджмента и тип управления. Например, наибольший интеграционный потенциал имеет управление типа управления проектом, стратегический менеджмент, мотивационный менеджмент.
Некоторые типы управления имеют свойство усиленной концентрации внимания на какой-либо весьма важной проблеме, например, экологический менеджмент, инновационный менеджмент. Это очень перспективные типы управления, но в них возникает опасность одностороннего подхода к управлению и, если не учитывать необходимость их сочетания с другими типами, возможно снижение потенциала интеграции менеджмента.
7. Отражает интеграцию менеджмента и стиль управления, характеризующий как индивидуальные черты менеджера, так и особенности управляемой группы людей. Есть личности, которые очень удачно могут разрушать, но весьма неудачно умеют созидать, строить, формировать. Это пронизывает всю их деятельность и рождает определенный стиль менеджмента. Часто такой стиль является препятствием интеграционным процессам.
Каждая из этих характеристик в дальнейшем будет рассмотрена подробнее и глубже.
5.4. Роль цели и функций в интеграции управления
Из определения управления следует, что интеграция управления зависит от многих факторов управления, если не от всех, но основными являются цели, функции, информация, коммуникации, решения, результаты (схема 5.4).
Цель представляет собой идеальный образ состояния управляемой системы. Причем этот образ существует не только в сознании менеджера, но и в сознании каждого работника фирмы. Менеджер только обобщает этот образ и ставит его в основу своей управленческой деятельности. Истоки цели – интересы работников, или точнее, та часть этих интересов, которая отражает их общность, и благодаря которой люди объединяют деятельность и получают возможность удовлетворения оставшихся интересов – личных, не совпадающих с общими. Если поставленная менеджером цель отражает совпадающие интересы всех или в большей своей части отражает общие интересы, то цель является интегрирующим фактором, объединяет людей, заставляет их искать рациональные варианты осуществления совместной деятельности, общего движения к получению того результата, который соответствует пониманию цели. При этом, вероятно, есть необходимость делать различие между пониманием результата и цели. Цель – это нечто большее чем результат работы, который можно рассматривать как этап в достижении цели, Цель это то, что является в деятельности человека путеводной звездой, позволяет получать один результат за другим и результаты связанные общим направлением в движении к цели. Именно поэтому цель и является интегрирующим фактором (схема 5.5).
Согласование деятельности в значительной мере определяется функциями управления. Согласование это также достижение интеграции, гармоничности взаимодействия работников в осуществлении своей деятельности. Согласование – это обеспечение взаимодополнительности, взаимоприемлемости. Конечно, оно зависит и от функций управления.
Главную интеграционную нагрузку в согласовании деятельности играют основные функции управления, которые были уже названы как виды деятельности, отражающие содержание управления. Поэтому они и являются функциями интеграции управления, они объединяют работников в систему совместного труда (схема 5.6).
Но интеграцию управления обеспечивают эти функции не сами по себе, а их реализация в полном наборе и определенном соотношении. Управление – это реализация всех основных функции управления, но распределение усилий, внимания, приоритетов при этом может быть различным. Можно отдавать приоритет функции контроля и организовать детальный контроль. Это влияет на социально-психологическую атмосферу и, возможно, не в лучшую сторону, создаст, напряженность, опасения, возникнет опасность разобщения работников и поиски виновных, «стрелочников». А если организация построена на жестких регламентах по предмету контроля, то всегда отклонения вероятны.
Но можно в управлении отдавать предпочтения функции мотивирования и опираясь на заинтересованность работников в определенном качестве труда не вводить сверхжесткий и сверхдетальный контроль. Это будет уже другое управление и это управление, наверно, будет отличаться большей интеграцией работников и их деятельности. Усиление контроля и ужесточение организации – это сравнительно легкий способ получения непродолжительного и неустойчивого успеха в управлении. Устойчивый успех, как показывает практика, может быть только в условиях общей заинтересованности, самоконтроля. Интеграция управления достигается опорой на функцию мотивирования и возникает тогда, когда именно этой функции отводится приоритет и ведущее место, ей отдается больший объем усилий и внимания. Аналогичную роль играет и функция координации. В процессах координации происходит укрепление целостности и интеграционной стабильности фирмы. Остальные функции из состава основных также играют интеграционную роль, в зависимости от того, как они реализуются. Функция организации является основой интеграционных процессов в управлении, но только лишь в том случае, когда организация согласуется с мотивацией и не противостоит ей, когда приоритет отдается мотивации, т. е. реализуется правило – не мотивация для организации, а организация для мотивации деятельности.
Одним из важнейших факторов интеграции управления являются коммуникации. Коммуникации – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией.
Без коммуникаций не возможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация здесь выступает как условие организации.
Без коммуникаций невозможно и управление, потому что оно с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся коммуникации, с другой – формирует те коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.
Существует два аспекта коммуникаций – информационный и личностный. Первый характеризует процессы движения информации, второй – взаимодействия личностей. Эти два аспекта теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводятся, потому что коммуникации строятся не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.
Вспомним детскую игру в испорченный телефон. Сообщение, проходя по цепочке индивидуальных передач, искажается до неузнаваемости. Причин такого искажения может быть множество: неправильное понимание, сокращение, намеренное искажение и пр. Аналогичные процессы происходят и в любой группе совместного труда. Но степень искажения информации здесь, помимо всего прочего, зависит и от управления.
Понятие «коммуникация» соединяет в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношение индивидуума к цели управления и управленческим решениям. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок ее движения, влияет на отношение индивидуума, как к информации, так и к управлению и другим индивидуумам.
Нередко понятие «коммуникация» отождествляют с понятием «информация» или в практическом менеджменте рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления.
Однако коммуникацию нельзя рассматривать таким образом. Это явление социально-экономического плана, явление существа человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.
Коммуникации отражают такие понятия «не информационного содержания» как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они лежат в основе коммуникаций и определяют их характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация – это лишь внешнее проявление коммуникаций, это их результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникациям. Они опосредуются информацией, но не тождественны ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить работу, это и рождает и питает информационные потоки в группах совместного труда.
Но то, что коммуникации не являются только и исключительно информацией не значит, что коммуникации можно противопоставить информации, или понимать в отрыве от информации. Безусловно, информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и группы людей. Без информации невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникаций.
Понимание коммуникаций в качестве связей, в основе которых лежат интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Менеджер, занимающийся только диспетчированием информационных потоков, распределением и перераспределением информации, никогда не будет иметь успеха в своей деятельности. Ведь необходим отбор и поиск информации. Для этого надо понимать, что интересы соединяют людей, а не информация. Информация «работает» тогда, когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда она понимаема и принимаема, в том случае, если отражает интересы.
Но информация, как и коммуникации, является фактором интеграции управления.
Результат управления – это материализация его целей, функций, управленческих решений, это отражение интеграционного потенциала управления в его реальном виде и реальном существовании.
Решения могут разобщать людей и могут их объединять. Если решения направлены на разрешение второстепенных проблем или частичное разрешение проблем, тогда они вносят элемент разобщенности и не играют той интеграционной роли, для которой они предназначены.
Человек извечно стремится к гармонизации своей деятельности и эта гармонизация в системе совместного труда проявляется как интеграция управления, т. е. такое объединение деятельности, которое способно дать общий эффект, привести к общему результату, и, которое в процессе деятельности не рождает разрушающих конфликтных ситуаций.
